檔案信息化建設(shè)與電子文件管理(參考版)
2024-11-16 21:13本頁面
【正文】 在對(duì)現(xiàn)有庫存檔案進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)重要價(jià)值的檔案先進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)注意：對(duì)于檔案數(shù)字化處理，要區(qū)別輕重緩急予以對(duì)待。一方面，文書立卷改革從傳統(tǒng)的以卷為單位進(jìn)行立卷改為以件為單位進(jìn)行立卷，正可以方便歸檔的紙質(zhì)文 件與形成的電子文件的達(dá)到對(duì)應(yīng)。 六、抓好室藏檔案的數(shù)字化工作，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享。 五，做好電子文件的收集和歸檔，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件兩套制保管。如果各自為政，使用不同的檔案 管理軟件，就造成今后檔案進(jìn)館不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，所有輸入的數(shù)據(jù)都要推倒重來，這樣就造成重復(fù)勞動(dòng)和人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。 四、使用統(tǒng)一的檔案管理軟件。各機(jī)關(guān)在規(guī)劃和組織實(shí)施機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化時(shí)，要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，使檔案信息化工作與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。 文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則。要通過落實(shí)近期目標(biāo)，摸索經(jīng)驗(yàn)，修訂和完善長(zhǎng)期目標(biāo)，改進(jìn)工作，循序漸進(jìn)。制訂長(zhǎng)期目標(biāo)要做到通盤考慮，保持檔案信息化建設(shè)的高質(zhì)量和統(tǒng)一性，為技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費(fèi)。 二、制訂目標(biāo)，分步落實(shí)，做到長(zhǎng)計(jì)劃短安排。 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，檔案工作的發(fā)展離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，而領(lǐng)導(dǎo)的支持是建立在認(rèn)識(shí)和了解的基礎(chǔ)上。應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。 （ 8）數(shù)據(jù)備份。 第四步，驗(yàn)收登記。 合格率 =抽檢合格的文件數(shù) /抽檢文件總數(shù) *100% 第三步，驗(yàn)收審核。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為 “ 不合格 ” 。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢 的比率不得低于 5%。 第一步，數(shù)據(jù)抽檢。 （ 6）數(shù)據(jù)掛接。第三是采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過 XML 文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。 （ 5）目錄建庫 。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。 （ 4）圖像存儲(chǔ)。 第五步，裁邊處理。 第四步，圖像拼接。對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。 第二步，糾偏。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。由于操作不當(dāng)，造成掃描的 圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。 照片檔案掃描的分辨率 以常見 5 寸照片大?。?）為參照，統(tǒng)一采用 600dpi；對(duì)于其它太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相應(yīng)的調(diào)整；對(duì)于一些涉及重要?dú)v史事件和人物的照片，其掃描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加 ， 掃描后的照片以 TIF 格式存儲(chǔ)，采用 LZW 壓縮 。登記掃描的頁數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。 第六步，裝訂。 第五步，檔案整理登記。 第四步，頁面修整。按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。拆除裝 訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。 第二步，拆除裝訂。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。整理步驟是： 第一步，目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)技 術(shù)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，對(duì)人員的素質(zhì)有很高的要求，即要熟悉檔案業(yè)務(wù)，又要懂得計(jì)算機(jī)操作。沒有檔案數(shù)字化就談不上檔案信息化建設(shè)。要采取徹底的防范措施，確保機(jī)關(guān)辦公局域網(wǎng)和機(jī)關(guān)檔案信息的安全。 確保網(wǎng)絡(luò)安全的
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