檔案信息化建設(shè)與電子文件管理-預覽頁
【正文】 真實性、完整性、安全性和可識別性。 各立檔單位從 2020 起產(chǎn)生的永久、長期保管的檔案，在向區(qū)檔案館移交時，必須按照市檔案局的統(tǒng)一要求，將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可，并要做好開放審查和密級劃分。根據(jù)我區(qū)辦公自動化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，在各級黨政機關(guān)中普及應用文檔 一體化管理系統(tǒng)，并與機關(guān)辦公自動化和電子政務(wù)同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展。 研究和制訂全區(qū)電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵約束機制，推動檔案信息化建設(shè)有序開 展。 從 2020 年 1 月 1 日 起， 各立檔單位形成的永久、長期保管的檔案，必須進行數(shù)字化加工后才能向區(qū)檔案館移交。 提高信息安全意識 。 文檔一體化原則。文檔一體化的作用是顯而易見的：一可以減少人力物力的浪費；二提高了對檔案的利用率；三便于文件和檔案的檢索。同時，電子文件也要按照其記錄信息的保存價值進行物理 歸檔，轉(zhuǎn)化為電子檔案，并按有關(guān)規(guī)定安全保管。因此，當前各機關(guān)凡是具有保存價值的電子文件，必須要有相應的紙質(zhì)文件一并歸檔。 第 三 節(jié) 紙質(zhì)檔案數(shù)字化 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)工作，也是為檔案信息高速公路提供充足的貨源做準備。 二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié) （ 1）檔案整理：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，對檔案進行適當整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。 第三步，區(qū)分掃描件和非掃描件。破損嚴重、無法直接進行掃描檔案，應先進行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理后再進行掃描。掃描工作完成后，拆除過程裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重 新裝訂。 根據(jù)《 重慶市機關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)程 》和《重慶市 檔案資料數(shù)字化標準 》規(guī)定：紙質(zhì)檔案 掃描的分辨率應達到 200dpi， 按灰度方式掃描的圖片存為 JPG 格式，壓縮 品質(zhì)采用 “ 中 ” 級；按黑白方式掃描的存為 TIF 格式，采用 LZW 壓縮。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。還要認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。 第三步，去污。對在幅面檔案進行分區(qū)掃 描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。首先，根據(jù)采取不同的掃描色彩模式，采取不同的存儲格式。首先是目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達達到 95%以上（含 95%）時，予以驗收 “ 通過 ” 。認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。 第 四 節(jié) 機關(guān)檔案室信息化建設(shè) 機關(guān)檔案室如何按照檔案部門有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求做好本單位的檔案信息化工作，更好地服務(wù)于機關(guān)各項工作，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。要做好檔案信息化工作，就必須結(jié)合工作的重要性，對領(lǐng)導進行說明和宣傳，使其真正了解 該項工作，從而能夠在人員的培訓、設(shè)備的配備、經(jīng)費的批給等方面給予支持，保證檔案信息化工作的順利開展，這是我們每個檔案工作者不可推卸的責任和義務(wù)。近期目標注重實用和可行。文檔一體化是機關(guān)辦公自動化對機關(guān)檔案管理提出的必然要求。 最近幾年，我 們重慶市 一直都在推廣應用 “ 科怡檔案管理軟件 ” 。 現(xiàn)在我 區(qū) 許多單位辦公自動化和現(xiàn)代化程度較高，形成了大量的電子文件。我們可以根據(jù)這種情況，對通過網(wǎng)絡(luò)傳送和本機關(guān)形成的 —— 屬于歸檔范圍的電子文件，以數(shù)字形式直接全文歸檔；對的紙質(zhì)文件利用掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經(jīng)失去檔案價值的檔案資料予以按程序批準銷毀，以減少不 必要的重復勞動
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