檔案信息化建設(shè)與電子文件管理-免費(fèi)閱讀
【正文】 我們可以根據(jù)這種情況，對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)傳送和本機(jī)關(guān)形成的 —— 屬于歸檔范圍的電子文件，以數(shù)字形式直接全文歸檔；對(duì)的紙質(zhì)文件利用掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。 最近幾年，我 們重慶市 一直都在推廣應(yīng)用 “ 科怡檔案管理軟件 ” 。近期目標(biāo)注重實(shí)用和可行。 第 四 節(jié) 機(jī)關(guān)檔案室信息化建設(shè) 機(jī)關(guān)檔案室如何按照檔案部門有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求做好本單位的檔案信息化工作，更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)達(dá)到 95%以上（含 95%）時(shí)，予以驗(yàn)收 “ 通過 ” 。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。首先，根據(jù)采取不同的掃描色彩模式，采取不同的存儲(chǔ)格式。 第三步，去污。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。掃描工作完成后，拆除過程裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重 新裝訂。 第三步，區(qū)分掃描件和非掃描件。 二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié) （ 1）檔案整理：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。因此，當(dāng)前各機(jī)關(guān)凡是具有保存價(jià)值的電子文件，必須要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。文檔一體化的作用是顯而易見的：一可以減少人力物力的浪費(fèi)；二提高了對(duì)檔案的利用率；三便于文件和檔案的檢索。 提高信息安全意識(shí) 。 研究和制訂全區(qū)電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開 展。 各立檔單位從 2020 起產(chǎn)生的永久、長(zhǎng)期保管的檔案，在向區(qū)檔案館移交時(shí)，必須按照市檔案局的統(tǒng)一要求，將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可，并要做好開放審查和密級(jí)劃分。 對(duì) 館藏檔案全文數(shù)字 化 ， 逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。 加快 檔案局（館）內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。 數(shù)字化是建設(shè)檔案信息化的基礎(chǔ)工作，是保證檔案信息資源快速有效傳播、方便使用、長(zhǎng)期保存的一項(xiàng)重要手段。 第二，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)?；覊m、潮濕等自然因素會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成自然損害；頻繁的調(diào)閱和復(fù)印原始檔案，也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成人為的損害。紙質(zhì)檔案存放占用空間大，手工查檔會(huì)因檔案的不斷增加、庫房?jī)?nèi)同一類檔案可能出 現(xiàn)空間存放位置交叉或不統(tǒng)一，使檢索和查詢工作量大，而影響 檔案 的 利用查詢服務(wù)。、檔案信息化建設(shè)的提出 檔案信息化建設(shè) 是隨著以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的信息技術(shù)的發(fā)展而逐步發(fā)展的，特別是 最近十年，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，也為檔案信息資源的科學(xué)保管和廣泛應(yīng)用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，利用 微機(jī)調(diào)閱數(shù)字檔案可以大大提高檔案的查詢速度，同時(shí)可以提高查全率和查準(zhǔn)率。提供電子檔案，可以避免紙質(zhì)檔案因多次反復(fù)利用而造成損害，保護(hù)檔案原件。信息技術(shù)是指完成信息的獲取、加工、傳遞和利用等技術(shù)的總和?，F(xiàn)在的檔案信息資源絕大多數(shù)都是以紙質(zhì)為載體，搞好檔案信息化建設(shè)，首先就要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理。 各級(jí)各部門要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，要充 分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，積極爭(zhēng)取和創(chuàng)造條件，大力推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分發(fā)揮檔案館（室）的各項(xiàng)功能。 建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。 （三） 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) 檔案管理軟件的開發(fā)與利用 進(jìn)一步加大重慶市檔案管理軟件的推廣力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平。 完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。 保密、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全 （六） 人才隊(duì)伍建設(shè) 三、檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的基本原則 檔案信息化建設(shè)，應(yīng)遵循其自身所具有的基本規(guī)律和特點(diǎn)。 雙軌制原則。 確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，包括機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)，有時(shí)會(huì)涉及到國(guó)家機(jī)密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共
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