檔案信息化建設(shè)與電子文件管理(編輯修改稿)
2024-12-18 21:13 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 檔案信息化法制建設(shè)。 研究和制訂全區(qū)電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開 展。 完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。 制訂我區(qū)電子文件歸檔及檔案信息采集、交換、整合和安全管理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。 規(guī)范檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。 從 2020 年 1 月 1 日 起， 各立檔單位形成的永久、長(zhǎng)期保管的檔案，必須進(jìn)行數(shù)字化加工后才能向區(qū)檔案館移交。 全區(qū)各單位的檔案在進(jìn)行數(shù)字化加工前，必須與區(qū)檔案局取得聯(lián)系，并在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下進(jìn)行。 （五） 檔案信息安全保障體系建設(shè) 安全管理體制 。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí) 、完整、有效。 提高信息安全意識(shí) 。 保密、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全 （六） 人才隊(duì)伍建設(shè) 三、檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的基本原則 檔案信息化建設(shè)，應(yīng)遵循其自身所具有的基本規(guī)律和特點(diǎn)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中要著重把握三條基本原則。即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。 文檔一體化原則。 多年的實(shí)踐證明，機(jī)關(guān)的檔案信息化建設(shè)必須以文檔一體化為前提。必須把檔案信息化納入機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)發(fā)展。 文檔一體化就是從文書和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生 成制發(fā)到歸檔管理的全過程，使用 “ 文檔一體化 ” 計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，一次輸入 ，多次利用，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作信息共享，規(guī)范銜接。文檔一體化的作用是顯而易見的：一可以減少人力物力的浪費(fèi)；二提高了對(duì)檔案的利用率；三便于文件和檔案的檢索。 雙軌制原則。 即電子文件紙質(zhì)文件并存的原則。在今后相當(dāng)一個(gè)時(shí)期內(nèi)，具有重要保存價(jià)值的電子文件，一定要有相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)文件歸檔保存。同時(shí)，電子文件也要按照其記錄信息的保存價(jià)值進(jìn)行物理 歸檔，轉(zhuǎn)化為電子檔案，并按有關(guān)規(guī)定安全保管。凡是實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化機(jī)關(guān)，都要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制。 電子文件歸檔和電子檔案管理是當(dāng)前檔案工作中的一個(gè)熱點(diǎn)問題，國(guó)家檔案局出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。預(yù)計(jì)在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。因此，當(dāng)前各機(jī)關(guān)凡是具有保存價(jià)值的電子文件，必須要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。 確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，包括機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)，有時(shí)會(huì)涉及到國(guó)家機(jī)密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離。機(jī)關(guān) 涉密檔案信息不得存儲(chǔ)在與公共信息網(wǎng)相連的信息設(shè)備上。要采取徹底的防范措施，確保機(jī)關(guān)辦公局域網(wǎng)和機(jī)關(guān)檔案信息的安全。 第 三 節(jié) 紙質(zhì)檔案數(shù)字化 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)工作，也是為檔案信息高速公路提供充足的貨源做準(zhǔn)備。沒有檔案數(shù)字化就談不上檔案信息化建設(shè)。 一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的含義 紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)技 術(shù)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，對(duì)人員的素質(zhì)有很高的要求，即要熟悉檔案業(yè)務(wù)，又要懂得計(jì)算機(jī)操作。 二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié) （ 1）檔案整理：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。整理步驟是： 第一步，目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容
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