【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過程中，有很多教師對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。(2)檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。3．2解決辦法(1)加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購入設(shè)施設(shè)備。我們要爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)檔案管理的重視，加大對(duì)檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。(2)加強(qiáng)信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會(huì)的角度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚(yáng)檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會(huì)化中，應(yīng)當(dāng)重視相應(yīng)的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的流動(dòng)性、共享性和價(jià)值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化的目的的。(3)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。加強(qiáng)使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。第三篇：文書檔案管理信息化建設(shè)淺談文書檔案管理信息化建設(shè)淺談?wù)簷n案工作中有一個(gè)不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應(yīng)這瞬息萬變的社會(huì)?，F(xiàn)在，一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構(gòu)和作用，并仔細(xì)比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點(diǎn)。提出了存在的問題以及相應(yīng)的解決措施。關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；建設(shè)；問題應(yīng)對(duì)引言近幾年來計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，高速緩存的大存儲(chǔ)空間的檔案影星管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業(yè)性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達(dá)到的是實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關(guān)信息的狀態(tài)，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點(diǎn)恰好為這一設(shè)想的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)好機(jī)會(huì)。一、傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷由于在傳統(tǒng)文書管理的系統(tǒng)下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費(fèi)時(shí)間又需要耗費(fèi)人力，人工工作難免對(duì)時(shí)效性有所影響。如出現(xiàn)身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質(zhì)文檔的數(shù)量有限，無法滿足多人同時(shí)使用的需求，如果出現(xiàn)使用高峰期便需要排隊(duì)等候使用的情況，無疑這將使文檔的時(shí)效性大打折扣。傳統(tǒng)的文書檔案室紙質(zhì)的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復(fù)性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復(fù)雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進(jìn)行登記，而登記過程的復(fù)雜與繁瑣也是令體會(huì)過的人深感無奈。，保存難度大紙張是大多傳統(tǒng)文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠(yuǎn)的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價(jià)值。對(duì)其保存便成為一項(xiàng)艱難的任務(wù)。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在翻閱與移動(dòng)過程中不可避免的會(huì)造成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。二、文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的好處 辦公及使用效率高，文檔時(shí)效性強(qiáng) 計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算力量在文書檔案管理的過程中發(fā)揮了重要的作用，它已經(jīng)完全取代傳統(tǒng)的手工操作。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規(guī)范相關(guān)內(nèi)容、檔案使用的持久性、等要求，或是對(duì)分類統(tǒng)計(jì)需準(zhǔn)確無誤的要求。對(duì)于工作人員而言都是艱巨的任務(wù)。但是，有了計(jì)算機(jī)中的一些辦公軟件，一切就變得簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強(qiáng)了文檔的時(shí)效性，使傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的文檔缺乏時(shí)效性的問題得以解決。傳統(tǒng)的文檔由于是紙質(zhì)的，所以保存的時(shí)間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會(huì)使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對(duì)這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，我們已經(jīng)能夠隨時(shí)隨地地通過一些外圍設(shè)備來讀取和存儲(chǔ)電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動(dòng)設(shè)備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長久性。在傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實(shí)現(xiàn)且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進(jìn)而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個(gè)個(gè)“個(gè)體戶”,管理員可以根據(jù)檔案的內(nèi)外特征對(duì)檔案進(jìn)行綜合性的管理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時(shí)間的影響，并有效地了解各方面的信息動(dòng)態(tài)。使文檔信息得到充分的共享。由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質(zhì)的，因此會(huì)經(jīng)常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現(xiàn)象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠(yuǎn)近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)也比較大，對(duì)檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)文件實(shí)現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過因特網(wǎng)來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。三、文書檔案信息化管理系統(tǒng)的大概構(gòu)成和解決的問題文書檔案管理信息系統(tǒng)由各種相關(guān)聯(lián)的程序、該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實(shí)現(xiàn)的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權(quán)限授予不同的登陸者，以此來實(shí)現(xiàn)不同管理人員對(duì)文檔的不同操作。不同的功能模塊實(shí)現(xiàn)不同的功能，他們各自負(fù)責(zé)自己的工作，但彼此之間又互相聯(lián)系。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫可以用來存儲(chǔ)該系統(tǒng)所有文檔的相關(guān)信息。數(shù)據(jù)庫是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)來進(jìn)行的。當(dāng)用戶需要紙質(zhì)版的文檔的時(shí)候，打印系統(tǒng)就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉(zhuǎn)換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進(jìn)行預(yù)覽并最后打印出紙質(zhì)文件。四、文書檔案管理信息化建設(shè)存在的問題電子檔案的內(nèi)容變化多端，所以說它的穩(wěn)定性反倒不如紙質(zhì)檔案。并且黑客等網(wǎng)絡(luò)黑手的出現(xiàn)時(shí)電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動(dòng)不會(huì)在原稿上留下痕跡，所以將無法確認(rèn)檔案是否真實(shí)。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業(yè)人員來擔(dān)任這項(xiàng)工作。有人會(huì)說，我以前管理過紙質(zhì)檔案，在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，或者說是IT界的一名大神，掌握計(jì)算機(jī)個(gè)各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管