【文章內(nèi)容簡介】 成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。二、文書檔案實現(xiàn)信息化管理的好處 辦公及使用效率高，文檔時效性強(qiáng) 計算機(jī)強(qiáng)大的計算力量在文書檔案管理的過程中發(fā)揮了重要的作用，它已經(jīng)完全取代傳統(tǒng)的手工操作。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規(guī)范相關(guān)內(nèi)容、檔案使用的持久性、等要求，或是對分類統(tǒng)計需準(zhǔn)確無誤的要求。對于工作人員而言都是艱巨的任務(wù)。但是，有了計算機(jī)中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強(qiáng)了文檔的時效性，使傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。傳統(tǒng)的文檔由于是紙質(zhì)的，所以保存的時間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，我們已經(jīng)能夠隨時隨地地通過一些外圍設(shè)備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設(shè)備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長久性。在傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現(xiàn)且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進(jìn)而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”,管理員可以根據(jù)檔案的內(nèi)外特征對檔案進(jìn)行綜合性的管理。在計算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態(tài)。使文檔信息得到充分的共享。由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質(zhì)的，因此會經(jīng)常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現(xiàn)象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠(yuǎn)近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風(fēng)險也比較大，對檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計算機(jī)技術(shù)來對文件實現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過因特網(wǎng)來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。三、文書檔案信息化管理系統(tǒng)的大概構(gòu)成和解決的問題文書檔案管理信息系統(tǒng)由各種相關(guān)聯(lián)的程序、該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實現(xiàn)的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權(quán)限授予不同的登陸者，以此來實現(xiàn)不同管理人員對文檔的不同操作。不同的功能模塊實現(xiàn)不同的功能，他們各自負(fù)責(zé)自己的工作，但彼此之間又互相聯(lián)系。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫可以用來存儲該系統(tǒng)所有文檔的相關(guān)信息。數(shù)據(jù)庫是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)來進(jìn)行的。當(dāng)用戶需要紙質(zhì)版的文檔的時候，打印系統(tǒng)就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉(zhuǎn)換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進(jìn)行預(yù)覽并最后打印出紙質(zhì)文件。四、文書檔案管理信息化建設(shè)存在的問題電子檔案的內(nèi)容變化多端，所以說它的穩(wěn)定性反倒不如紙質(zhì)檔案。并且黑客等網(wǎng)絡(luò)黑手的出現(xiàn)時電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認(rèn)檔案是否真實。要想實現(xiàn)對電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業(yè)人員來擔(dān)任這項工作。有人會說，我以前管理過紙質(zhì)檔案，在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗，或者說是IT界的一名大神，掌握計算機(jī)個各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法同先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起，因此我們所需要的是一種復(fù)合型的人才，是那種能夠把理論知識和先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起來對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的人。而現(xiàn)在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發(fā)揮他們應(yīng)有的價值，而對檔案的管理工作也稱不上信息化。五、應(yīng)對方法、外網(wǎng)隔離我們系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)都是我們管理人員的工作區(qū)域，而外網(wǎng)上的各種隱患才是對我們電子檔案管理系統(tǒng)最致命的傷害，因此我們課在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是一種性價比最高的解決方法。隔離防護(hù)第一層的實現(xiàn)是由路由器來實現(xiàn)的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務(wù)。在所有訪問內(nèi)網(wǎng)的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動忽略那些篩選掉的IP的訪問請求。防火墻則擔(dān)任第二層防護(hù)任務(wù)。防火墻的認(rèn)證機(jī)制可以幫助我們實現(xiàn)這個功能。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；將所有經(jīng)過防火墻的痕跡都保留下來；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。首先要提高管理系統(tǒng)硬件設(shè)施方面的標(biāo)準(zhǔn)，只有將硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)提上來，管理人員才有機(jī)會接觸到這些先進(jìn)的思想和技術(shù)，繼而學(xué)習(xí)掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時俱進(jìn)，積極充實自己的大腦，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，保證讓自己能夠始終走在社會的最前列。同時，相關(guān)單位也要多組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學(xué)習(xí)程度的好壞來作為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實力。六、結(jié)束語文書檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們?nèi)ゲ粩嗨伎嫉?。在信息化技術(shù)盛行的當(dāng)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再符合社會的發(fā)展需求。因此，實現(xiàn)文書檔案的信息化管理是一個必然的事件，我們也要利用信息化管理這個強(qiáng)有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠(yuǎn)保留下來。參考文獻(xiàn)[1]湯穎．淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].科技風(fēng),20140911.[2][J].商情：教育經(jīng)濟(jì)研究，20080811.第四篇：科技檔案管理信息化建設(shè)科技檔案管理信息化建設(shè)摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展使得各行各業(yè)發(fā)生了巨大變化，將其運(yùn)用于科技檔案管理上，能顯著提高管理效率和質(zhì)量。因此，國家對于科技檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展問題越來越重視。所以，本文就對科技檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析探討，希望可以對大家日后的研究有所幫助。關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化；管理系統(tǒng)；人才前言：近些年來，國家對于科技檔案管理的發(fā)展越來越重視，隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更新，檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為一種社會的發(fā)展趨勢。因此，相關(guān)單位必須要重視科技檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的相關(guān)問題采取合理的解決措施，這就需要相關(guān)單位了解并做到以下內(nèi)容：科技檔案信息化建設(shè)的意義分析要知道，由于檔案被長期保存在密封的空間內(nèi)，經(jīng)常會受到潮濕環(huán)境以及火災(zāi)的影響，所以相關(guān)單位必須支付一定的文檔保管費(fèi)用。所以，這樣的情況在一定程度上影響了檔案管理系統(tǒng)的整體發(fā)展。但是，由于近些年來，國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公自動化以及無紙化的出現(xiàn)，使得整個檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。而這種變化也意味著檔案工作將以多種多樣的形式面向整個社會[1]。另外，從檔案信息化的角度看，環(huán)保檔案管理的科技信息化也迫在