【正文】 第六節(jié)　變更和注銷第15條　證照變更和。（四）證照原件使用完畢后須及時(shí)歸檔并辦理登記手續(xù)。（二）使用證照復(fù)印件時(shí)，同樣在申請(qǐng)中注明，復(fù)印件須有總裁辦專管員加蓋有“與原件無(wú)異”“使用用途”和“有效期限”等內(nèi)容的藍(lán)色印章。第13條　證照使用審批流程使用部門的經(jīng)辦人提出申請(qǐng)→總裁辦負(fù)責(zé)人審批→公司負(fù)責(zé)人審批→申請(qǐng)人履行借出手續(xù)?！C照的移交由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)督移交→證照交接完成后，證照專管中及時(shí)建檔登記→證照復(fù)印件送相關(guān)使用單位，并留備案送交使用單位。（四）證照年審年檢時(shí)，須全公司其它部門配合參與和參加年審年檢的審核程序時(shí)，由責(zé)任部門提出計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)任部門負(fù)責(zé)組織落實(shí)。（二）所有證照年審年檢須在頭一年提出計(jì)劃和申請(qǐng)，提出申請(qǐng)和計(jì)劃時(shí)，須留出足夠的整理和整改時(shí)間。（三）第三類證照的辦理主管部門經(jīng)辦人員提出計(jì)劃→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批→經(jīng)辦人員執(zhí)照政府有關(guān)部門要求辦理。（二）第二類證照的辦理區(qū)域公司或其它部門提出要求報(bào)行政人事部經(jīng)辦→行政人事部制定計(jì)劃→行政人事部經(jīng)辦人員提出申請(qǐng)→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→提交職稱評(píng)定委員會(huì)表決→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→總裁批準(zhǔn)→行政人事部發(fā)放完善檔案→行政人事部發(fā)放證照。第四節(jié)　辦理第8條　辦理職責(zé)證照管理責(zé)任部門的主要負(fù)責(zé)人是本單位證照辦理的第一責(zé)任人。（四）已任職專管員原則上不得隨意調(diào)整，確因工作需要須調(diào)整的，須征得兩主管部門同意，方可辦理交接手續(xù)。（二）各單位應(yīng)設(shè)證照專管員或兼職專管員，各單位提出證照專管員建議名單，有管理一類證照原件的駐外區(qū)域公司的專管員須公司總裁辦批準(zhǔn)并授權(quán)后負(fù)責(zé)單位證照管理，僅有管理二、三類證照的區(qū)域公司和各部門的專管員報(bào)公司行政人事部批準(zhǔn)授權(quán)后負(fù)責(zé)單位證照管理。第7條　管理要求（一）專管員建檔登記項(xiàng)目包括：一類證應(yīng)有證照名稱、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時(shí)間、有效期限、年審年檢、副本去向等，二、三類證應(yīng)有：姓名、性別、證照名稱、等級(jí)、頒發(fā)部門、登記日期、取證日期、有效期限、年審年檢、原證件去向等。（二）駐外省區(qū)域公司所屬的第一類證照由區(qū)域公司專管員保管。（十一）各級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人為證照管理第一責(zé)任人，證照專管員是證照管理的直接責(zé)任人。駐外區(qū)域公司負(fù)責(zé)對(duì)本部所在地所辦理的第一類證照的保管、展示、使用和保密的管理，制定證照年度復(fù)審計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)總部相關(guān)責(zé)任部門后，由相關(guān)責(zé)任部門去當(dāng)?shù)貐f(xié)助區(qū)域公司辦理。駐外區(qū)域公司人員證件在總部所在地獲取的報(bào)請(qǐng)總部責(zé)任部門辦理，在當(dāng)?shù)氐膱?bào)請(qǐng)計(jì)劃后由總部責(zé)任部門去當(dāng)?shù)貐f(xié)助辦理。（九）各事業(yè)部區(qū)域公司負(fù)責(zé)建立本區(qū)域公司人員證件檔案。包括：材料員、保管員、計(jì)劃員、叉車司機(jī)、吊車司機(jī)等負(fù)責(zé)全公司特種車輛（如吊車、叉車、升降車）和運(yùn)輸車輛等的行駛許可證辦理和年審，建立全公司特種車輛和運(yùn)輸車輛檔案，并與投資部相互備案。負(fù)責(zé)建立全公司焊工檔案（從行政人事部獲取焊工職業(yè)資格等級(jí)），并制定年度焊工培訓(xùn)計(jì)劃，并將檔案及培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)、投資部及安環(huán)管理部備案。負(fù)責(zé)特種作業(yè)人員考試機(jī)構(gòu)分級(jí)許可的年審、增項(xiàng)和升級(jí)。證件包括：普焊證、壓力容器焊工證。根據(jù)公司需求負(fù)責(zé)在招聘擁有造價(jià)師證（國(guó)證）的社會(huì)人員時(shí)的推薦、面試；負(fù)責(zé)本部管理范圍的造價(jià)師、預(yù)算員證的保管使用、建立檔案及制定年度繼續(xù)再教育計(jì)劃，并將檔案及再教育計(jì)劃報(bào)行政人事部備案。（六）市場(chǎng)投資部負(fù)責(zé)全公司預(yù)算員的預(yù)算員證（含中石化頒發(fā)的預(yù)算員證和國(guó)家建委頒發(fā)的預(yù)算員證）的取證、使用和繼續(xù)再教育。叉車司機(jī)、吊車司機(jī)檔案報(bào)物裝區(qū)域公司和各事業(yè)部區(qū)域公司備案。負(fù)責(zé)本部門負(fù)責(zé)的公司各類證照保管使用、建立檔案，制定年度取證、換證、復(fù)審計(jì)劃并具體執(zhí)行。保存該證復(fù)印件（已蓋章）。負(fù)責(zé)收集第四類證照的信息，并建立信息檔案。制定本部門所負(fù)責(zé)證件的評(píng)聘、升級(jí)、更換與繼續(xù)再教育計(jì)劃，并負(fù)責(zé)具體實(shí)施。（四）行政人事部負(fù)責(zé)公司第二類證照的評(píng)聘及保管使用（包括技術(shù)職稱證、工人技能等級(jí)證及各類國(guó)證）。從行政人事部、安環(huán)部、焊培中心獲得與生產(chǎn)技術(shù)有關(guān)第二類證照檔案并予備案，包括技術(shù)人員技術(shù)職稱證、工人等級(jí)證、焊工證、電工證、起重工證。負(fù)責(zé)本部門各類證照的保管使用、建立檔案，制定本部門年度取證、年審、換證計(jì)劃，并具體執(zhí)行，其中公司類證照檔案及計(jì)劃報(bào)總裁辦備案，所有人員證照檔案及計(jì)劃報(bào)行政人事部備案，其中七大員八大證人員證件檔案報(bào)安環(huán)部備案。保存該證復(fù)印件（已蓋章）。負(fù)責(zé)本公司財(cái)務(wù)各類證照的保管使用、建立檔案，制定本部門年度取證、換證計(jì)劃并具體執(zhí)行，公司類證照檔案及計(jì)劃報(bào)總裁辦備案、人員證照檔案及計(jì)劃報(bào)行政人事部備案。負(fù)責(zé)第一類證照中經(jīng)營(yíng)類：其中財(cái)務(wù)類證照（副本）的保管、保密、使用、年審、變更的管理；包括地稅、國(guó)稅登記證、購(gòu)置稅完稅證明及由金融部門（單位）頒發(fā)的各類有效證件如貸款卡等。負(fù)責(zé)建立公司第一類證照的全部檔案，制定公司年度換證、變更、升級(jí)或年審計(jì)劃，有權(quán)監(jiān)督和考核其它部門負(fù)責(zé)的相關(guān)證件的維護(hù)、使用、年審、變更和升級(jí)的管理。第三節(jié)　管理職責(zé)第5條　根據(jù)公司現(xiàn)有證照的情況，將證照的管理部門及管理職責(zé)規(guī)定如下：（一）總裁辦負(fù)責(zé)第一類證照中的資質(zhì)類和經(jīng)營(yíng)類證照的保管、展示、使用及財(cái)務(wù)類正照保密的管理，其中財(cái)務(wù)類證照副本可由財(cái)務(wù)部門長(zhǎng)期借用。（三）第三類證照：即由各管理部門或?qū)I(yè)管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的個(gè)人上崗資格證：包括安全員證、預(yù)算員證、焊工證、起重工證、無(wú)損檢測(cè)人員資格證、理化試驗(yàn)人員資格證、質(zhì)保師證、帶壓堵漏人員資格證、安全閥維修校驗(yàn)人員資格證、電工證（含普通電工證、電工入網(wǎng)作業(yè)證、電工電氣試驗(yàn)證）儀表工檢定證（含可燃?xì)怏w報(bào)警器人員檢定證、有毒有害氣體人員檢定證、壓力表人員檢定證）會(huì)計(jì)證及建筑部門頒發(fā)的七大員八大證（含施工員、測(cè)量員、安全員、資料員、勞務(wù)員、質(zhì)檢員、材料員、實(shí)驗(yàn)員）。其它類：企業(yè)所獲的各類榮譽(yù)證、牌、匾，由社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的相關(guān)證照如會(huì)員證、理事證等。資質(zhì)類，即企業(yè)資質(zhì)類證明等，包括資質(zhì)等級(jí)證、安全生產(chǎn)許可證、行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可相關(guān)證件：如壓力容器制造許可證、壓力管道安裝許可證、安全閥校驗(yàn)維修資格證、特種作業(yè)人員考試分級(jí)機(jī)構(gòu)資格許可、三體系（質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康與安全）認(rèn)證證書、防爆電氣設(shè)備安裝修理資格證書、電氣設(shè)施承裝承修承試資格證及中石化頒發(fā)的維修保運(yùn)資格證等。第3條　本規(guī)定適用于公司。第38條　附件制度編號(hào)SHZD001制度版本第1版修訂時(shí)間20160801生效時(shí)間20160901修訂部門總裁辦簽 發(fā) 人證照管理辦法第一節(jié)　總則第1條　為加強(qiáng)公司各類證照管理，確保公司各類證照的有效性和不斷升級(jí)，維護(hù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行，遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，特制定本規(guī)定。第六節(jié)　附則第36條　本辦法由公司總裁辦負(fù)責(zé)解釋、修訂。第34條　檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。第七節(jié)　檔案保密第33條　檔案室集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。第31條　銷毀檔案時(shí)必須注意保密，并指定專人（二人以上）監(jiān)銷。第六節(jié)　檔案的銷毀第29條　公司檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由公司檔案管理人員提出銷毀意見，編制《檔案銷毀申請(qǐng)單》，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。第28條　借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。第26條　借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。（二）檔案管理員接到借閱單，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。第24條　在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案管理員負(fù)責(zé)辦理。第23條　聲像檔案原版一般不得借出。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。格式：全宗號(hào)流水號(hào)。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。（二）聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，人力資源信息員協(xié)助。第19條　聲像檔案資料的征集：（一）總裁辦有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料；（二）在征集的聲像資料中，凡涉及國(guó)家和公司保密事件的，應(yīng)向公司總裁報(bào)送目錄。第18條　聲像資料收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。第17條　聲像資料收集時(shí)間：（一）聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。聲像檔案一般由錄像帶、攝像帶、照片（含底片）等文字說明兩部分組成。第14條　檔案管理員應(yīng)根據(jù)本制度，及時(shí)對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行存檔，建立立卷號(hào)，并保證立卷號(hào)的唯一性，填寫《檔案存檔記錄》。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。第10條　歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項(xiàng)目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整，按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類、立卷，使案卷能正確反映出工作活動(dòng)的真實(shí)情況，便于保管和利用。件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)，以年度為界，每年必須從01編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2014。全宗號(hào)：檔案館/室給立檔部門編制的代號(hào)。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。第9條　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。（二）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的在請(qǐng)示跨年度會(huì)議文件會(huì)議開始年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。（七）實(shí)物檔案：所獲榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)品、銅牌等按時(shí)間順序即時(shí)交總裁辦保管。設(shè)備投入使用后7天之內(nèi)移交總裁辦歸檔保管。（四）技術(shù)檔案：由技術(shù)部門立卷歸檔保管。（二）會(huì)計(jì)檔案：由財(cái)務(wù)部門立卷歸檔保管。公司檔案大致分為以下幾類：（一）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；（二）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件（含受控文件）；（三）制度類：管理制度匯編；（四）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)（供銷）合同兩種；（五）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；（六）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等；（七）人力資源類：?jiǎn)T工信息檔案及相關(guān)制度；（八）工商檔案類；（九）工程類：工程圖紙、工程竣工資料等；（十）財(cái)務(wù)檔案類。第5條　部門檔案由各部門總監(jiān)指派本部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門的日常檔案管理工作，具體要求參照本制度。第三節(jié)　檔案管理規(guī)定第３條　檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)資料、人事行政檔案、科學(xué)技術(shù)文件、質(zhì)量體系文件、專利資料、認(rèn)證資料、供銷合同、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料、標(biāo)準(zhǔn)化文件、基建圖紙、公司日常會(huì)議、收文發(fā)文、企業(yè)文化等行政資料，設(shè)備說明書、圖書、音像資料、照片、榮譽(yù)證書等相關(guān)檔案資料。（六）負(fù)責(zé)公司檔案的存放工作，應(yīng)做到：防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防霉變、防高溫、防強(qiáng)光。（四）負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案的管理進(jìn)行不定期的檢查工作。（三）負(fù)責(zé)定期整理各種檔案資料，裝訂成冊(cè)、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一保管。第２條　適用范圍公司及所屬各部門檔案管理第二節(jié)　管理部門和職責(zé)第３條　總裁辦負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，具體職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)公司檔案的保管、定期檢查和日常管理工作。承諾單位（蓋章）：承諾單位負(fù)責(zé)人（簽名）：印章管理人（簽名）：時(shí)間： 　　年　月　日附件4印章使用申請(qǐng)審批表申請(qǐng)日期：　　年　月　日申請(qǐng)單位（蓋章）經(jīng)辦人事由業(yè)務(wù)類型□工程部業(yè)務(wù)□行政人事部業(yè)務(wù)□預(yù)結(jié)算部業(yè)務(wù)□投資部業(yè)務(wù)□財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)□發(fā)展部業(yè)務(wù)□總裁辦業(yè)務(wù)□總工室業(yè)務(wù)□資產(chǎn)投資部業(yè)務(wù) 用章類型□公司公章　□法人代表章　□公司合同專用章□公司公章鋼印□其他申請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)主管部門意見相關(guān)部門會(huì)簽意見公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核公司總裁審批備注：此表根據(jù)辦理業(yè)務(wù)由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后即可蓋章，需總裁審批的 業(yè)務(wù)要總裁簽名后方可蓋章附件5印章收回移交表申請(qǐng)日期：　　年　月　日印章名稱印章使用單位印章停用原因用章單位領(lǐng)導(dǎo)審批我單位擬把該印章交回公司總裁辦，現(xiàn)委派 1 同志辦理移交手續(xù)。3．項(xiàng)目印章僅用于項(xiàng)目部與業(yè)主、監(jiān)理之間技術(shù)資料、技術(shù)文件的往來，嚴(yán)禁用于對(duì)外簽訂任何合同（協(xié)議），對(duì)外借貸、賒欠材料、機(jī)具；且不可用作收款、收據(jù)及收取材料的憑證使用。對(duì)于項(xiàng)目印章的管理，我區(qū)域公司（項(xiàng)目部）做出如下承諾：1．嚴(yán)格按照粵源天〔2016〕72號(hào)文件規(guī)定派本單位在冊(cè)員工妥善管理項(xiàng)目部印章?，F(xiàn)委派　　　 　 　同志辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用后即由我單位承擔(dān)管理責(zé)任。第22條　本辦法自發(fā)布之日起施行。第20條　總裁辦必須定期或不定期對(duì)各類印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)處理。第19條　印章管理人員要愛護(hù)印章，保持印章整潔干凈，確保印章使用質(zhì)量；因事外出，要詳細(xì)交代印章使用要求和蓋章的基本技巧，并辦理好交接手續(xù)；對(duì)用章手續(xù)不全或超過審批范圍的用章，印章管理人員有權(quán)予以拒絕，必要時(shí)向部門主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第18條　印章責(zé)任人分為職能部門經(jīng)辦人員（印章管理人員）部門主要領(lǐng)導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總裁。在此之前已經(jīng)辦理了密匙證書或電子鑰匙的單位，請(qǐng)立即到總裁辦補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。第十一節(jié)　電子印章管理第15條　電子