【正文】 保管期滿需要銷毀時，由公司檔案管理人員提出銷毀意見，編制《檔案銷毀申請單》，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。第七節(jié)　檔案保密第33條　檔案室集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。第六節(jié)　附則第36條　本辦法由公司總裁辦負(fù)責(zé)解釋、修訂。第3條　本規(guī)定適用于公司。其它類：企業(yè)所獲的各類榮譽(yù)證、牌、匾，由社會團(tuán)體頒發(fā)的相關(guān)證照如會員證、理事證等。第三節(jié)　管理職責(zé)第5條　根據(jù)公司現(xiàn)有證照的情況，將證照的管理部門及管理職責(zé)規(guī)定如下：（一）總裁辦負(fù)責(zé)第一類證照中的資質(zhì)類和經(jīng)營類證照的保管、展示、使用及財務(wù)類正照保密的管理，其中財務(wù)類證照副本可由財務(wù)部門長期借用。負(fù)責(zé)第一類證照中經(jīng)營類：其中財務(wù)類證照（副本）的保管、保密、使用、年審、變更的管理；包括地稅、國稅登記證、購置稅完稅證明及由金融部門（單位）頒發(fā)的各類有效證件如貸款卡等。保存該證復(fù)印件（已蓋章）。從行政人事部、安環(huán)部、焊培中心獲得與生產(chǎn)技術(shù)有關(guān)第二類證照檔案并予備案，包括技術(shù)人員技術(shù)職稱證、工人等級證、焊工證、電工證、起重工證。制定本部門所負(fù)責(zé)證件的評聘、升級、更換與繼續(xù)再教育計劃，并負(fù)責(zé)具體實(shí)施。保存該證復(fù)印件（已蓋章）。叉車司機(jī)、吊車司機(jī)檔案報物裝區(qū)域公司和各事業(yè)部區(qū)域公司備案。根據(jù)公司需求負(fù)責(zé)在招聘擁有造價師證（國證）的社會人員時的推薦、面試；負(fù)責(zé)本部管理范圍的造價師、預(yù)算員證的保管使用、建立檔案及制定年度繼續(xù)再教育計劃，并將檔案及再教育計劃報行政人事部備案。負(fù)責(zé)特種作業(yè)人員考試機(jī)構(gòu)分級許可的年審、增項和升級。包括：材料員、保管員、計劃員、叉車司機(jī)、吊車司機(jī)等負(fù)責(zé)全公司特種車輛（如吊車、叉車、升降車）和運(yùn)輸車輛等的行駛許可證辦理和年審，建立全公司特種車輛和運(yùn)輸車輛檔案，并與投資部相互備案。駐外區(qū)域公司人員證件在總部所在地獲取的報請總部責(zé)任部門辦理，在當(dāng)?shù)氐膱笳堄媱澓笥煽偛控?zé)任部門去當(dāng)?shù)貐f(xié)助辦理。（十一）各級單位主要負(fù)責(zé)人為證照管理第一責(zé)任人，證照專管員是證照管理的直接責(zé)任人。第7條　管理要求（一）專管員建檔登記項目包括：一類證應(yīng)有證照名稱、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時間、有效期限、年審年檢、副本去向等，二、三類證應(yīng)有：姓名、性別、證照名稱、等級、頒發(fā)部門、登記日期、取證日期、有效期限、年審年檢、原證件去向等。（四）已任職專管員原則上不得隨意調(diào)整，確因工作需要須調(diào)整的，須征得兩主管部門同意，方可辦理交接手續(xù)。（二）第二類證照的辦理區(qū)域公司或其它部門提出要求報行政人事部經(jīng)辦→行政人事部制定計劃→行政人事部經(jīng)辦人員提出申請→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→提交職稱評定委員會表決→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→總裁批準(zhǔn)→行政人事部發(fā)放完善檔案→行政人事部發(fā)放證照。（二）所有證照年審年檢須在頭一年提出計劃和申請，提出申請和計劃時，須留出足夠的整理和整改時間?！C照的移交由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)督移交→證照交接完成后，證照專管中及時建檔登記→證照復(fù)印件送相關(guān)使用單位，并留備案送交使用單位。（二）使用證照復(fù)印件時，同樣在申請中注明，復(fù)印件須有總裁辦專管員加蓋有“與原件無異”“使用用途”和“有效期限”等內(nèi)容的藍(lán)色印章。第六節(jié)　變更和注銷第15條　證照變更和。（四）證照原件使用完畢后須及時歸檔并辦理登記手續(xù)。第13條　證照使用審批流程使用部門的經(jīng)辦人提出申請→總裁辦負(fù)責(zé)人審批→公司負(fù)責(zé)人審批→申請人履行借出手續(xù)。（四）證照年審年檢時，須全公司其它部門配合參與和參加年審年檢的審核程序時，由責(zé)任部門提出計劃，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)任部門負(fù)責(zé)組織落實(shí)。（三）第三類證照的辦理主管部門經(jīng)辦人員提出計劃→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批→經(jīng)辦人員執(zhí)照政府有關(guān)部門要求辦理。第四節(jié)　辦理第8條　辦理職責(zé)證照管理責(zé)任部門的主要負(fù)責(zé)人是本單位證照辦理的第一責(zé)任人。（二）各單位應(yīng)設(shè)證照專管員或兼職專管員，各單位提出證照專管員建議名單，有管理一類證照原件的駐外區(qū)域公司的專管員須公司總裁辦批準(zhǔn)并授權(quán)后負(fù)責(zé)單位證照管理，僅有管理二、三類證照的區(qū)域公司和各部門的專管員報公司行政人事部批準(zhǔn)授權(quán)后負(fù)責(zé)單位證照管理。（二）駐外省區(qū)域公司所屬的第一類證照由區(qū)域公司專管員保管。駐外區(qū)域公司負(fù)責(zé)對本部所在地所辦理的第一類證照的保管、展示、使用和保密的管理，制定證照年度復(fù)審計劃，報請總部相關(guān)責(zé)任部門后，由相關(guān)責(zé)任部門去當(dāng)?shù)貐f(xié)助區(qū)域公司辦理。（九）各事業(yè)部區(qū)域公司負(fù)責(zé)建立本區(qū)域公司人員證件檔案。負(fù)責(zé)建立全公司焊工檔案（從行政人事部獲取焊工職業(yè)資格等級），并制定年度焊工培訓(xùn)計劃，并將檔案及培訓(xùn)計劃報、投資部及安環(huán)管理部備案。證件包括：普焊證、壓力容器焊工證。（六）市場投資部負(fù)責(zé)全公司預(yù)算員的預(yù)算員證（含中石化頒發(fā)的預(yù)算員證和國家建委頒發(fā)的預(yù)算員證）的取證、使用和繼續(xù)再教育。負(fù)責(zé)本部門負(fù)責(zé)的公司各類證照保管使用、建立檔案，制定年度取證、換證、復(fù)審計劃并具體執(zhí)行。負(fù)責(zé)收集第四類證照的信息，并建立信息檔案。（四）行政人事部負(fù)責(zé)公司第二類證照的評聘及保管使用（包括技術(shù)職稱證、工人技能等級證及各類國證）。負(fù)責(zé)本部門各類證照的保管使用、建立檔案，制定本部門年度取證、年審、換證計劃，并具體執(zhí)行，其中公司類證照檔案及計劃報總裁辦備案，所有人員證照檔案及計劃報行政人事部備案，其中七大員八大證人員證件檔案報安環(huán)部備案。負(fù)責(zé)本公司財務(wù)各類證照的保管使用、建立檔案，制定本部門年度取證、換證計劃并具體執(zhí)行，公司類證照檔案及計劃報總裁辦備案、人員證照檔案及計劃報行政人事部備案。負(fù)責(zé)建立公司第一類證照的全部檔案，制定公司年度換證、變更、升級或年審計劃，有權(quán)監(jiān)督和考核其它部門負(fù)責(zé)的相關(guān)證件的維護(hù)、使用、年審、變更和升級的管理。（三）第三類證照：即由各管理部門或?qū)I(yè)管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的個人上崗資格證：包括安全員證、預(yù)算員證、焊工證、起重工證、無損檢測人員資格證、理化試驗(yàn)人員資格證、質(zhì)保師證、帶壓堵漏人員資格證、安全閥維修校驗(yàn)人員資格證、電工證（含普通電工證、電工入網(wǎng)作業(yè)證、電工電氣試驗(yàn)證）儀表工檢定證（含可燃?xì)怏w報警器人員檢定證、有毒有害氣體人員檢定證、壓力表人員檢定證）會計證及建筑部門頒發(fā)的七大員八大證（含施工員、測量員、安全員、資料員、勞務(wù)員、質(zhì)檢員、材料員、實(shí)驗(yàn)員）。資質(zhì)類，即企業(yè)資質(zhì)類證明等，包括資質(zhì)等級證、安全生產(chǎn)許可證、行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營許可相關(guān)證件：如壓力容器制造許可證、壓力管道安裝許可證、安全閥校驗(yàn)維修資格證、特種作業(yè)人員考試分級機(jī)構(gòu)資格許可、三體系（質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康與安全）認(rèn)證證書、防爆電氣設(shè)備安裝修理資格證書、電氣設(shè)施承裝承修承試資格證及中石化頒發(fā)的維修保運(yùn)資格證等。第38條　附件制度編號SHZD001制度版本第1版修訂時間20160801生效時間20160901修訂部門總裁辦簽 發(fā) 人證照管理辦法第一節(jié)　總則第1條　為加強(qiáng)公司各類證照管理，確保公司各類證照的有效性和不斷升級，維護(hù)公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)行，遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，特制定本規(guī)定。第34條　檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。第31條　銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人以上）監(jiān)銷。第28條　借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。（二）檔案管理員接到借閱單，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案管理員負(fù)責(zé)辦理。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。第19條　聲像檔案資料的征集：（一）總裁辦有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；（二）在征集的聲像資料中，凡涉及國家和公司保密事件的，應(yīng)向公司總裁報送目錄。第17條　聲像資料收集時間：（一）聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。第14條　檔案管理員應(yīng)根據(jù)本制度，及時對相關(guān)文件進(jìn)行存檔，建立立卷號，并保證立卷號的唯一性，填寫《檔案存檔記錄》。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。件號：歸檔文件的排列順序號，以年度為界，每年必須從01編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。全宗號：檔案館/室給立檔部門編制的代號。第9條　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。（七）實(shí)物檔案：所獲榮譽(yù)證書、獎品、銅牌等按時間順序即時交總裁辦保管。（四）技術(shù)檔案：由技術(shù)部門立卷歸檔保管。公司檔案大致分為以下幾類：（一）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（二）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件（含受控文件）；（三）制度類：管理制度匯編；（四）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)（供銷）合同兩種；（五）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；（六）會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等；（七）人力資源類：員工信息檔案及相關(guān)制度；（八）工商檔案類；（九）工程類：工程圖紙、工程竣工資料等；（十）財務(wù)檔案類。第三節(jié)　檔案管理規(guī)定第３條　檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、財務(wù)資料、人事行政檔案、科學(xué)技術(shù)文件、質(zhì)量體系文件、專利資料、認(rèn)證資料、供銷合同、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料、標(biāo)準(zhǔn)化文件、基建圖紙、公司日常會議、收文發(fā)文、企業(yè)文化等行政資料，設(shè)備說明書、圖書、音像資料、照片、榮譽(yù)證書等相關(guān)檔案資料。（四）負(fù)責(zé)對公司檔案的管理進(jìn)行不定期的檢查工作。第２條　適用范圍公司及所屬各部門檔案管理第二節(jié)　管理部門和職責(zé)第３條　總裁辦負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，具體職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)公司檔案的保管、定期檢查和日常管理工作。3．項目印章僅用于項目部與業(yè)主、監(jiān)理之間技術(shù)資料、技術(shù)文件的往來，嚴(yán)禁用于對外簽訂任何合同（協(xié)議），對外借貸、賒欠材料、機(jī)具；且不可用作收款、收據(jù)及收取材料的憑證使用?，F(xiàn)委派　　　 　 　同志辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用后即由我單位承擔(dān)管理責(zé)任。第20條　總裁辦必須定期或不定期對各類印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時處理。第18條　印章責(zé)任人分為職能部門經(jīng)辦人員（印章管理人員）部門主要領(lǐng)導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總裁。第十一節(jié)　電子印章管理第15條　電子印章，視同實(shí)物印章進(jìn)行管理。第12條　印章管理人員嚴(yán)禁私自用章，應(yīng)做好每次印章使用登記，并保存審批程序文件；嚴(yán)禁為與本單位無關(guān)的人和事出具證明等，嚴(yán)禁在空白便函上加蓋印章。特殊情況下，領(lǐng)導(dǎo)交辦或請示同意后，可先蓋章后補(bǔ)辦審批手續(xù)。攜帶印章外出時，保管人員要隨身攜帶，妥善保管。第六節(jié)　印章的啟用第7條　印章領(lǐng)用后，由責(zé)任單位按公司辦文程序負(fù)責(zé)辦理發(fā)布印章啟用通知手續(xù)?？偛棉k應(yīng)指定人員專門負(fù)責(zé)印章的刻制工作，負(fù)責(zé)印章刻制的人員不得同時兼任印章管理員。2．業(yè)務(wù)印章由印章對應(yīng)的公司總部各職能部門負(fù)責(zé)管理，責(zé)任單位為各職能部門。（三）區(qū)域公司印章與項目印章。（一）一號印章。第五節(jié)　附則第10條　本辦法由公司總裁辦負(fù)責(zé)解釋、修訂。第四節(jié)　處罰規(guī)定第6條　以上報表所列種類，均為公司規(guī)定報表，各部負(fù)責(zé)報表責(zé)任人，必須嚴(yán)格按規(guī)定內(nèi)容和時間報出，及時為公司管理層提供準(zhǔn)確可靠的信息數(shù)據(jù)。附件5：文件處理單序號：　　　　　　　　　　　　　　　　　收文時間：2016年　月　日文件名稱發(fā)文單位文件編號內(nèi)容摘要擬辦意見二○　　年　月　日領(lǐng)導(dǎo)批示二○　　年　月　日承辦部門意見二○　　年　月　日制度編號SHZD001制度版本第1版修訂時間20160801生效時間20160901修訂部門總裁辦簽 發(fā) 人報表管理制度第一節(jié)　總則第1條　目的規(guī)范報表管理，量化各部門所發(fā)生的各項經(jīng)營數(shù)據(jù)，強(qiáng)化目標(biāo)管理、計劃管理。第11條　本辦法自發(fā)布之日起施行。（2）向政府有關(guān)部門提交的說明、請示、報告等。（2）一般函、電等，由總裁辦直接分轉(zhuǎn)處理。（3）各部門接收的函件一律先交至總裁辦編號并存檔。e、總裁辦負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)。第9條　內(nèi)行文發(fā)文流程（1）起草人→部門負(fù)責(zé)人（審核）→總裁辦（審核）→分管領(lǐng)導(dǎo)（審核）→總裁（簽發(fā)）→總裁辦（存檔發(fā)放）（2）說明a、各部門如需發(fā)文，贏事先向總裁辦申請編號并填寫《內(nèi)行文審批單》（見附件3）。（7）公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。（3）在首頁正文上方注明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數(shù)、擬定部門，簽發(fā)人。第三節(jié)　內(nèi)行文的管理第5條　內(nèi)行文的范圍：凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀(jì)要和會議簡報，均屬內(nèi)行文范圍。第二節(jié)　文件的分類第4條　文件的分類外收文：公司從外部接收的政府文件。第30條　附件制度編號SHZD001制度版本第1版修訂時間20160801生效時間20160901修訂部門總裁辦簽 發(fā) 人文件管理制度第一節(jié)　總則第1條　為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。第26條　舉報人因受打擊報復(fù)而造成人身傷害及名譽(yù)、經(jīng)濟(jì)損失的，舉報管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)法律規(guī)定處理，舉報人也可以依法向人民法院起訴，請求損害賠償。第八節(jié)　相關(guān)責(zé)任第23條　對違反本規(guī)定有關(guān)條款和泄露舉報人信息、騙取舉報獎金的責(zé)任人員，依照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，情節(jié)輕微的，一律調(diào)離工作崗位或是降薪