【正文】 他應(yīng)該考慮哪些問題？答：1。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。四、設(shè)計(jì)題1 ．康橋賓館位于本市南京西路45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在n 月15 日上午9 39。( 9 ）主題詞。( 7 ）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。（ 5 ）勸主送機(jī)關(guān)。( 3 ）簽發(fā)人姓名。答：( 1 ）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。 ( 3 ）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。11．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？答：( 1 ）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。 （6) 以誠懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞； （7) 為讓對(duì)方打開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對(duì)方認(rèn)同自己）。10．辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：（1) 清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)； （2) 說服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；（3) 偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等； （4) 要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽對(duì)方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。9 ．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：( 1 ）會(huì)議名稱； ( 2 ）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； ( 3 ）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）。（3）人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。( 5 ）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；( 6 ）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；( 7 ）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；( 8 ）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。6．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？答：( l ）要獲得上司的許可；( 2 ）如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；( 3 ）要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等；( 4 ）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。( 9 ）分發(fā)。( 7 ）用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。答：( l ）擬稿。5 ．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；( 3 ）報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是… … 。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。4 ．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：( 1 ）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位（人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（3)認(rèn)真閱讀。對(duì)急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。（2)及時(shí)拆封。 ( 2 ）決定；( 3 ）公告；通告； ( 4 ）通知；通報(bào)；( 5 ）議案；( 6 ）報(bào)告；( 7 ）請(qǐng)示； ( 8 ）批復(fù)；意見； ( 9 ）函； ( 10 ）會(huì)議紀(jì)要。（9) 凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（6) 加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名，（7) 將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。（X）70 ．文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，叫以等交接班后再報(bào)告上司。（X) 68 ．女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。”（√）66 ．無論，什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（X）64 ．對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。（√) 62 ．小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（X) 60 ．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（X) 58 ．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（X) 56 ．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（X) 54 ．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（√) 52 ．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（X) 50．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（√)48．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（√)46．如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。(X )44．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。“做過某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（√) 40．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目二的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（√)38．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X) 36．口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般司事或顧客說話，就可通俗。(X ) 34．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。(√) 32．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。(√ )30．文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（√) 28．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（X) 26．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（X) 24．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（√)23．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。（√)21．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（√) 18．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（X)16．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（√)14．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（√) 12．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。(√)10．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（X) 9。（X)7．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。(Y) 5．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（√)3．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。如問函與復(fù)函等用（A) A ．通訊者特征立卷 B ．按地區(qū)特征立卷C ．按文種特征立卷 D ．按文種特征立卷二、判斷題1．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。A ．歸檔時(shí)間 B ．歸檔憑證 C ．歸檔模式 D ．歸檔歷史51 ．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B) A ．以右為次 B ．以右為尊 C ．以后為次 D ．以左為尊52 ．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(A ) A ．有共同利益的話題 B ．夸耀自己的話題C ．保密的話題 D ．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題53 ．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（D) A ．時(shí)間 B ．便利 C ．經(jīng)濟(jì) D ．愛好54 ．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C) A ．加人自己的主觀意見 B ．不記錄議題C ．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D ．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論55 ．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？( C) A ．按收件人姓名分揀 B ．按收件部門名稱分揀C ．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D ．按郵件重要性分揀56 ．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？(A ) A ．一般的圖紙 B ．機(jī)密文件 C ．很長(zhǎng)的文件 D ．感謝信57 ．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（B) A ．訂購 B ．制造 C ．分配 D ．儲(chǔ)備58 ．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A) A ．初次寫信，或有過激言行的 B ．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C ．已做結(jié)案處理的 D ．沒有具體內(nèi)容的匿名信59 ．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。A ．離人口最遠(yuǎn) B ．離人口最近C ．靠近門口D ．靠近窗戶43 ．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A） A ．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B ．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C ．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D ．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去44 ．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該（D） A ．不作聲，等無人時(shí)查字典 B ，作判斷，用同偏旁的字音讀C ．不用讀，只稱呼姓即可 D ．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？ 45 ．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（D) A ．不理睬 B ．不征求主持人意見，停止筆錄C ．征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D ．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)46 ．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B) ，了解要求約會(huì)者的心理。A ．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B ．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C ．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D ，午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交30 ．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（A）。A ．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B ．上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C ．如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D ．會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好27 ．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（B)A ．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 B ．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃C ．為商務(wù)洽談收集資料 D ．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單28 ．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（D）。A ．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON ”位置B ．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C ．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30 一150 厘米D ．錄音時(shí)要防止雜音混人，可采用傳輸線錄音 24 ．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（C)A ．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B ．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C ．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D ．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限25 ．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）。A ．安置窗簾遮擋室外光線 B ．與其他設(shè)備正確連接C ．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源 D ．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能22 ．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的（C）。A ．語句要簡(jiǎn)短 B ．由過程先說 C ．利用重復(fù)的效果 D ．說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語言20 ．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A ．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B ．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C ．未用完一道菜時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D ．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意17 ．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（D) A ．與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑