【正文】 13．辦公室主任職責(zé) 14．1對(duì)得知生產(chǎn)行政工作出現(xiàn)異常情況，未能及時(shí)向公司反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)； 14．2對(duì)公司行文發(fā)生差錯(cuò)、收集與整理的資料失實(shí)造成嚴(yán)重后果負(fù)責(zé)； 14．3對(duì)機(jī)密文件和文書(shū)檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)； 14．4對(duì)公文、函件、報(bào)刊、電報(bào)傳遞不及時(shí)或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)； 14．5對(duì)印鑒、合同、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)； 14．6對(duì)所屬服務(wù)工作質(zhì)量差，造成不良影響負(fù)責(zé)； 14．7對(duì)本室所屬崗位發(fā)生設(shè)備、人身、交通、火災(zāi)事故負(fù)責(zé)； 14．8對(duì)未及時(shí)根據(jù)公司方針目標(biāo)要求編制好本室方針目標(biāo)以。 10．負(fù)責(zé)公司辦公用品的分配調(diào)整及辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)的制定和管理，并對(duì)辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室文明辦公進(jìn)行檢查督促。 5．做好公司印鑒、介紹信、合同的使用保管、函電收發(fā)和報(bào)刊收訂分發(fā)工作。 3．負(fù)責(zé)組織公司的工作會(huì)議，安排做好會(huì)務(wù)工作。辦公室職責(zé)1．負(fù)責(zé)督促、檢查行政部門(mén)對(duì)國(guó)家的方針政策、上級(jí)指示和公司辦公會(huì)議決定的貫徹執(zhí)行。3．傳達(dá)公司整體工作計(jì)劃、各級(jí)會(huì)議精神及工作要求，反應(yīng)員工工作建議。第六條 部門(mén)例會(huì)主要內(nèi)容為：1．聽(tīng)取部門(mén)內(nèi)部各崗位工作情況匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。第五條 各部門(mén)經(jīng)理主持召開(kāi)本部門(mén)例會(huì)。但會(huì)上一旦形成決議，無(wú)論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。4．其他需要解決的問(wèn)題。2．各部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)一周工作情況，以及需提請(qǐng)執(zhí)行董事或其他部門(mén)協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。公司例會(huì)管理制度第一條 公司管理人員例會(huì)每周舉行一次，由公司法人主持，各部門(mén)經(jīng)理級(jí)人員參加。3．禁止因私撥打長(zhǎng)途電話。四．長(zhǎng)途電話使用規(guī)范：1．長(zhǎng)途電話限部門(mén)主管以上人員使用。2． 使用前應(yīng)對(duì)通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱。三．電話使用規(guī)范：1． 非業(yè)務(wù)電話每次通話時(shí)間以三分鐘為限。電話管理制度為使本公司電話管理有序化，特制訂本制度：一．電話管理原則：使電話發(fā)揮最大效力并節(jié)省話費(fèi)。嚴(yán)格管理空白收據(jù)和空白發(fā)票，認(rèn)真辦理領(lǐng)用手續(xù)，按規(guī)定簽發(fā)支票，對(duì)簽發(fā)空頭支票負(fù)全責(zé)。保管好庫(kù)存現(xiàn)金，確保其安全無(wú)缺，如有短缺要賠償損失。出納員崗位職責(zé)辦理現(xiàn)金收支和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照我國(guó)有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定，管好貨幣資金，不坐支現(xiàn)金，不以白條抵庫(kù)。負(fù)責(zé)裝訂、管理會(huì)計(jì)檔案。按公司規(guī)定安排固定資產(chǎn)及庫(kù)存材料等資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)。負(fù)責(zé)總帳、明細(xì)帳、分類(lèi)帳的核對(duì)工作，銀行存款的調(diào)節(jié)工作，匯總會(huì)計(jì)憑證，登記總帳。負(fù)責(zé)登記各項(xiàng)經(jīng)管的明細(xì)帳、分類(lèi)帳、總帳。進(jìn)行成本費(fèi)用預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制、核算、分析和考核，督促本公司有關(guān)部門(mén)降低消耗、節(jié)約費(fèi)用，提高經(jīng)濟(jì)效益。完成領(lǐng)導(dǎo)布置的其他工作。工程付款依據(jù)合同、財(cái)務(wù)帳、工程預(yù)算進(jìn)行審核。及時(shí)、準(zhǔn)確核算各種原始票據(jù)，并制單入帳。按照各工程預(yù)算進(jìn)行工程成本的控制。財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)崗位職責(zé)清楚工程整體概況，包括規(guī)模、合同額、所需主要材料、開(kāi)竣工時(shí)間及項(xiàng)目部人員構(gòu)成等。負(fù)責(zé)全公司財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)的工作，合理協(xié)調(diào)各崗位工作，并考核財(cái)會(huì)人員工作業(yè)績(jī)，不斷提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。組織公司有關(guān)部門(mén)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析，組織編制公司財(cái)務(wù)計(jì)劃、成本計(jì)劃、努力降低成本、增收節(jié)支、提高效益。制定和管理稅收政策及程序。承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。負(fù)責(zé)全公司財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)的工作，合理協(xié)調(diào)各崗位工作，并考核財(cái)會(huì)人員工作業(yè)績(jī)，不斷提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。參與公司與施工隊(duì)、采供部與材料供應(yīng)商的結(jié)算。每周詳細(xì)向執(zhí)行董事上報(bào)資金收支計(jì)劃報(bào)表，并由執(zhí)行董事簽批后方可做資金支出。進(jìn)行成本費(fèi)用預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制、核算、分析和考核，督促本公司有關(guān)部門(mén)降低消耗、節(jié)約費(fèi)用，提高經(jīng)濟(jì)效益?；蛘哂韶?cái)務(wù)人員與審批人進(jìn)行電話聯(lián)系，先行借款或報(bào)銷(xiāo)，待審批人回公司后再進(jìn)行補(bǔ)簽。所有日常購(gòu)用物品均須到庫(kù)房辦理入庫(kù)手續(xù)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)發(fā)票后面附有經(jīng)庫(kù)房管理員簽字的入庫(kù)單，并經(jīng)各相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)。日常支出時(shí)應(yīng)盡量取得原始發(fā)票，對(duì)于不能取得原始發(fā)票的情況，需由對(duì)方出具收款證明。嚴(yán)格禁止個(gè)人借款，特殊情況需由公司部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別人員做擔(dān)保并由總裁批準(zhǔn)后方可借支。借款出差人員回公司后五天內(nèi)應(yīng)按規(guī)定到財(cái)務(wù)部報(bào)帳，報(bào)帳后所欠金額三天內(nèi)補(bǔ)齊，對(duì)于不辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)且三天內(nèi)不能補(bǔ)齊所欠款項(xiàng)的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從當(dāng)月工資中扣回。所有備用金借款于每年年度終了報(bào)帳時(shí)歸還結(jié)清。購(gòu)置固定資產(chǎn)必須開(kāi)具正式發(fā)票 。購(gòu)置固定資產(chǎn)借款：施工用具、加工設(shè)備單價(jià)在1000元以上，使用年限在一年以上者，辦公設(shè)施單價(jià)2000元以上者，屬固定資產(chǎn)。前次借支出差返回時(shí)間超過(guò)5天無(wú)故未報(bào)銷(xiāo)者，不得再借款。二、借款和各種費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)及審批制度借款審批及標(biāo)準(zhǔn)：出差借款： 出差人員應(yīng)先到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取一式兩聯(lián)的“借款單”，詳細(xì)填寫(xiě)借款日期、資金性質(zhì)、部門(mén)、出差地、出差事由、出差天數(shù)及金額，經(jīng)本部門(mén)主管簽字后報(bào)總經(jīng)理簽批。1加強(qiáng)本部門(mén)管理，進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，提高本部門(mén)工作人員素質(zhì)。參與項(xiàng)目部與施工隊(duì)結(jié)算，參與采供部與材料供應(yīng)商結(jié)算。參與公司工程承包合同和采購(gòu)合同的評(píng)審工作。建立健全各種財(cái)務(wù)帳目，編制財(cái)務(wù)報(bào)表，并利用財(cái)務(wù)資料進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)。編制和執(zhí)行財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，督促有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)資金回流，確保資金的有效供應(yīng)。建立健全公司各種財(cái)務(wù)管理制度，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)工作程序執(zhí)行。貫徹公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度做好自己的本職工作。 第十一章 附責(zé)本制度自執(zhí)行董事簽發(fā)之日起執(zhí)行。 第四十六條 機(jī)密信息包括：書(shū)面或口頭信息、資料、手冊(cè)、方法、設(shè)想、合同與協(xié)議文本等不為公眾所知的信息；文件包括：備忘錄、筆記、信函、計(jì)劃、磁帶等；軟件指機(jī)器內(nèi)的任何程序包括：可讀密碼、數(shù)據(jù)、操作指令等。第九章 保密制度第四十四條 員工有責(zé)任嚴(yán)格遵守公司保密條例。 第四十二條 與會(huì)者必須對(duì)會(huì)議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(shí)、有檢查。 第四十條 公司總經(jīng)理例會(huì)，根據(jù)總經(jīng)理會(huì)議需求安排，會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)記錄，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要（會(huì)議紀(jì)要應(yīng)編號(hào)、及時(shí)、規(guī)范），分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。 3． 對(duì)于臨時(shí)來(lái)訪的人員，需做到文明、禮貌待客，主動(dòng)、友善地和來(lái)訪者打招呼、問(wèn)候；耐心應(yīng)答，不厭其煩；在來(lái)訪者離開(kāi)時(shí)，主動(dòng)與其道別。 第三十八條 公務(wù)接待禮儀1． 公務(wù)接待反映的不僅是接待個(gè)人的綜合素質(zhì)，也會(huì)反映公司整體風(fēng)貌，所以公務(wù)接待應(yīng)遵循熱情、尊重、平等、適度的原則進(jìn)行。不得與公司內(nèi)外無(wú)關(guān)之人談?wù)摫竟緳C(jī)密 3. 承辦其它部門(mén)主管交辦的事情前，必須先報(bào)告自己的部門(mén)主管；承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，辦理的同時(shí)通告自己的部門(mén)主管 4. 同事間未經(jīng)同意不得翻看對(duì)方的文件、資料等；遇緊急情況，經(jīng)上級(jí)主管同意可以查找。 第三十七條 工作中應(yīng)注意的禮儀1． 上級(jí)交辦的事，立即去做，不得拖延，辦理結(jié)果需及時(shí)反饋；并且在工作流程中主動(dòng)向上級(jí)匯報(bào)進(jìn)展情況。如遇正式場(chǎng)合或商務(wù)拜會(huì)須著職業(yè)裝。 3． 員工著裝須大方得體，與工作的環(huán)境相適應(yīng)，男性職員不得穿奇裝異服，襯衣的領(lǐng)子不得有污穢。 第八章 員工禮儀第三十六條 儀表1． 員工頭發(fā)要保持整潔、自然，指甲不能太長(zhǎng)，并保持指甲清潔，應(yīng)注意修剪。 2． 員工接聽(tīng)電話應(yīng)使用普通話及禮貌規(guī)范用語(yǔ)，接聽(tīng)電話統(tǒng)一首語(yǔ)：您好！員工接聽(tīng)電話應(yīng)對(duì)重要電話做好記錄，記錄對(duì)方名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及事由，并迅速傳達(dá)相關(guān)人員。 第三十四條 辦公秩序1． 遵守勞動(dòng)紀(jì)律，不得遲到、早退、曠工； 2． 每天最后離開(kāi)公司的人員應(yīng)在離開(kāi)辦公室時(shí)將門(mén)窗鎖好并切斷電源； 3． 離開(kāi)辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好； 4． 不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。 2 員工應(yīng)愛(ài)護(hù)公共設(shè)施、注意公共衛(wèi)生。 4． 公司項(xiàng)目圖書(shū)資料屬于公司重要資料，如有遺失或毀損，借閱人除照價(jià)賠償外，公司將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政處罰。如在約定時(shí)限內(nèi)不能及時(shí)歸還的，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。 2． 公司圖書(shū)資料借閱的最長(zhǎng)期限為一個(gè)月。并及時(shí)根據(jù)圖書(shū)資料的完好程度配合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求確定補(bǔ)充方案。辦公室在辦理完入庫(kù)手續(xù)后應(yīng)及時(shí)參照《公司圖書(shū)資料編號(hào)規(guī)則》進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并及時(shí)更新和公布《公司圖書(shū)資料一覽表》，以便員工按需進(jìn)行借閱。 第三十條 圖書(shū)資料的保管 1． 公司圖書(shū)資料統(tǒng)一由辦公室保管。 2． 員工根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展需求需采購(gòu)圖書(shū)的，須填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，并報(bào)辦公室審核、部門(mén)經(jīng)理審批后方可進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)人憑正規(guī)購(gòu)書(shū)發(fā)票及時(shí)辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù)及財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。 3． 一般性圖書(shū)資料：指為提高員工業(yè)務(wù)技能或?yàn)樨S富員工文化生活所購(gòu)進(jìn)的相關(guān)圖書(shū)資料。 第六章 圖書(shū)資料管理辦法第二十八條 圖書(shū)資料的分類(lèi) 1． 公司圖書(shū)資料根據(jù)用途劃分為項(xiàng)目圖書(shū)資料和一般性圖書(shū)資料兩大類(lèi)。 第二十七條 辦公用品歸還 1． 員工在離職時(shí)，應(yīng)將部分可再用的辦公用品進(jìn)行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計(jì)算器等。 第二十六條 辦公用品的月度統(tǒng)計(jì) 1． 辦公室負(fù)責(zé)每月底對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤(pán)存，要求做到帳實(shí)相符。第二十五條 辦公用品的領(lǐng)用 1. 辦公用品領(lǐng)用應(yīng)由領(lǐng)用人填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》，辦公室負(fù)責(zé)核對(duì)發(fā)放。 3） 特殊物品：批量?jī)r(jià)值較高的物品，應(yīng)選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。 2． 辦公用品采購(gòu)由辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并采取以下方式： 1） 定點(diǎn)：公司指定大型超市或指定的辦公用品專(zhuān)營(yíng)店進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。第五章 辦公用品管理辦法第二十二條 公司辦公用品是指單位價(jià)值在100 元以?xún)?nèi)的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)生用品等。 3． 公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、投影儀等由辦公室管理、保養(yǎng)與維護(hù)。 2． 使用人在使用公司公共設(shè)備時(shí)注意合理、安全使用，并愛(ài)護(hù)公共設(shè)備。 3． 領(lǐng)用或借用設(shè)備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。 第二十條 辦公設(shè)備的歸還 1． 短期借用的辦公設(shè)備，如照相機(jī)、硬盤(pán)等，在使用完后應(yīng)及時(shí)歸還辦公室，辦公室應(yīng)檢查辦公設(shè)備使用狀態(tài)良好后辦理歸還手續(xù)。 2． 辦公設(shè)備必須詳細(xì)備案紀(jì)錄，登記造冊(cè)，由辦公室統(tǒng)一保管； 第十九條 辦公設(shè)備與用品的借用 1． 凡借用公司辦公設(shè)備、器材，需填寫(xiě)設(shè)備借用單，并由部門(mén)經(jīng)理簽字認(rèn)可。 2． 各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)辦公設(shè)備，單位價(jià)值1000 元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，單位價(jià)值在 1000 元以下的由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室審核，原則上由辦公室安排購(gòu)買(mǎi)，或經(jīng)辦公室同意由申購(gòu)部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)。采購(gòu)大中型設(shè)備器具、大宗基建材料等，必須有兩人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。 第十六條 辦公設(shè)備包括：辦公用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、辦公家具、照相機(jī)等單位價(jià)值較高的實(shí)物資產(chǎn)。對(duì)各類(lèi)介紹信存根，要妥善保管。 第十三條 公司印鑒一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用印，印章應(yīng)在辦公室內(nèi)使用并由專(zhuān)管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。 第三章 辦公室印信管理辦法第十一條 印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。登記表永久保存。 3． 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。第十條 檔案的銷(xiāo)毀 1． 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。 3． 公司檔案密級(jí)分為機(jī)密與普通兩個(gè)級(jí)別，機(jī)密級(jí)檔案經(jīng)總監(jiān)級(jí)批準(zhǔn)后方可借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)2個(gè)工作日，普通檔案由部門(mén)經(jīng)理審批后至辦公室辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間最長(zhǎng)為一周。 第九條 檔案的借閱 1． 總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接辦理借閱手續(xù)。 3. 原始資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、登記，同時(shí)更新上次的歸檔目錄，各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。 第四條 資料的收集與整理 1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度更新、年度歸檔”規(guī)則，“項(xiàng)目歸檔”根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度情況分階段歸入項(xiàng)目檔案。第二條 公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。 4． 項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目會(huì)議記錄等具有參考價(jià)值的文件資料。 第四條 本制度所指行政事務(wù)管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印信管理；圖書(shū)資料管理；辦公室設(shè)備管理、辦公用品管理制度、辦公室日常涉外公務(wù)及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀(jì)律管理；保密規(guī)定等。第二條 辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門(mén)之間的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查， 溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報(bào)；逐步建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。 辦公室行政事務(wù)管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。可使用的絕不予廢、換。消耗性工具屬正常性消耗，可經(jīng)過(guò)經(jīng)理簽字同意后至保管員處以舊、廢換新。丟失和使用不當(dāng)損壞照價(jià)或折價(jià)賠償。常備性工具包括電鉆、拉鉚槍、膠槍、玻璃刀、活扳手、鋸弓、扁鏟、錢(qián)垂、各種銼刀、鐵錘、90度靠尺、水平尺、三角尺、萬(wàn)能角度尺、鋼板尺、鋼卷尺、Φ5mm以上的鉆頭(包括5mm)。本著愛(ài)護(hù)工具，持續(xù)生產(chǎn)的原則特制訂以下制度。工具使用管理制度工具是生產(chǎn)中不可缺少的得力助手。由當(dāng)班工人填寫(xiě)交接班記錄，下一班工人接班前檢查設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)使用情況，確認(rèn)交接班記錄如實(shí)記載并簽字。在檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，采取以下解決途徑：①一般經(jīng)簡(jiǎn)單調(diào)整、修理可以解決的，有操作工人解決；②通過(guò)維修工人的巡回檢查和生產(chǎn)小組及時(shí)反映情況，溝通生產(chǎn)與維修