【正文】 根據(jù)這一原則，在設(shè)置中職文秘機構(gòu)時，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公的整體需。 三、整體效益原則 中職文秘部門作為群體集 合的組織和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的輔助工作機構(gòu)，首先是作為一個整體出現(xiàn)的。因此，合理就是體現(xiàn)在設(shè)置原則中的實事求是。管理層次要少，也不等于越少越好。部門中人員各自分工獨當(dāng)一面，合作起來整體協(xié)調(diào)無一疏漏。正如美國一位管理學(xué)家所說的，最佳的機構(gòu)，就是能完成所負(fù)擔(dān)的任務(wù)而又最簡單的機構(gòu)。 第二，精簡、合理、高效的 原則 中職文秘部門的組織形式和人員配備，要符合精簡、合理、高效的要求。政府系統(tǒng)的中職文秘部門，主要為協(xié) 調(diào)政府系統(tǒng)工作而設(shè)置；在政府以外，各級各類組織中的中職文秘部門，主要為協(xié)調(diào)本組織機構(gòu)的工作活動而設(shè)置。那么以輔助管理、綜合服務(wù)為職責(zé)的各級中職文秘部門的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)首先遵循分級 分類管理的原則。在實際工作中，任何一個中職文秘部門，都首先對直接上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，受直接上級領(lǐng)導(dǎo)指揮，并主要為直接上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)?！叭?wù)”思想，是從黨政機關(guān)中職文秘工作的角度出發(fā)提出的，長期以來對中職文秘工作起到了積極的作用。現(xiàn)行中職文秘工作機構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級各類組織體制改革的需要。這基本上是建國以來我國黨政機關(guān)中職文秘機構(gòu)的設(shè)置原則。 1951 年，中央人民政府政務(wù)院在對各級人民政府機關(guān)中職文秘長和不設(shè)中職文秘長 的辦公廳主任的工作任務(wù)和中職文秘工作機構(gòu)的決定中對我國中職文秘機構(gòu)的設(shè)置及人員編制提出了最基本的原則和要求：“各級中職文秘工作機構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)根據(jù)精簡原則，盡力減少層次，辦公廳一般可分設(shè)兩層，最多不超過三層。從這個意義上說，中職文秘部門已經(jīng)超越了各職能部門的業(yè)務(wù)職責(zé)而具有了全局意義。而且，由于它所處的樞紐地位，使它成為除機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機構(gòu)。每一職能部門擔(dān)負(fù)著機關(guān)職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財會等。 中職文秘部門作為各級黨政機關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。中職文秘部門又稱中職文秘機構(gòu)，是現(xiàn)代中職文秘工作的組織形式，也是中職文秘人員在其中從事中職文秘工作的地方。中職文秘部門是公務(wù)中職文秘工作的組織形式，私人中職文秘一般受雇于個人，直接接受雇主管理。中職文秘的橫向分類，有利于中職文秘明確就職行業(yè)的素質(zhì)要求，有利于形成不同社會行業(yè)中穩(wěn)定的中職文秘隊伍，使中職文秘一步步走向了專業(yè)化和永業(yè)化，應(yīng)當(dāng)說，這是一個良好的發(fā)展趨勢。這就是中職文秘的“永業(yè)化”?！坝罉I(yè)化”是指隨著中職文秘的專業(yè)化發(fā)展趨勢，出現(xiàn)了中職文秘多年甚至終身從事某一行業(yè)中職文秘的現(xiàn)象，中職文秘不僅不再是“萬金油”，而且有了重要的第二專業(yè)特點，并且形成了長期的、穩(wěn)定的從業(yè)特點，比如在計算機行業(yè)或金融行業(yè)就職的中職文秘，也許他 會從這家公司到那家公司，但是他不會離開計算機行業(yè)或金融行業(yè)。這使中職文秘職業(yè)出現(xiàn)了“專業(yè)化”。這兩種分類方法所強調(diào)的中職文秘的職業(yè)層次和相應(yīng)的專業(yè)水平正是目前世界范圍內(nèi)中職文秘工作發(fā)展向?qū)I(yè)化和永業(yè)化發(fā)展所必需的重要條件。 （三）兩種分類是中職文秘職業(yè)向“專業(yè)化”、“永業(yè)化”發(fā)展的重要條件 前面，我們談了中職文秘的縱向分類和橫向分類對于中職文秘工作的意義。 這就要求不同行業(yè)的中職文秘除了具有一般中職文秘的專業(yè)知識以外，還要具備較高的相應(yīng)專業(yè)知識水平。隨著中職文秘工作日益普遍化和社會化，中職文秘不僅存在于政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體，同時也滲透到社會的各個角落?？v向分類方法從客觀上促進(jìn)了中職文秘人員自覺提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而推動中職文秘隊伍整體業(yè)務(wù)水平的不斷提高。對中職文秘進(jìn)行縱向分類，目的是使各個 層次的中職文秘充分明確自己的工作職責(zé)和工作范圍，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，從而保證中職文秘工作有序、高效地進(jìn)行。因此，對中職文秘進(jìn)行科學(xué)的分類十分重要。不同層次、不同行業(yè)的中職文秘工作，差別也較大。以專業(yè)情況看，行政中職文秘和商 務(wù)中職文秘、企業(yè)中職文秘和院校的教學(xué)中職文秘在專業(yè)上有很大差別，所以在專業(yè)上對中職文秘加以分類有很重要的意義，比如可以分為：行政、教學(xué)、外事、法律、醫(yī)務(wù)、商務(wù)、財務(wù)等中職文秘，這樣，對于定向培養(yǎng)專業(yè)知識、提 高中職文秘專業(yè)技能有益，也便于對不同行業(yè)中職文秘的考核，可以避免中職文秘雜而不精的弱點。美國就有把中職文秘劃成十類的區(qū)分方法，分別為政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)、事務(wù)、技術(shù)、法律、醫(yī)務(wù)、教學(xué)、外事、私人中職文秘。中職文秘職業(yè)資格鑒定標(biāo)準(zhǔn)中有“涉外中職文秘”的提法，我國加入世界貿(mào)易組織后，社會經(jīng)濟的全球化以及中職文秘職業(yè)的國際化將使涉外中職文秘很快成為歷史稱呼。 目前我國對中職文秘在不同社會行業(yè)中的橫向分類沒有明確界說。 還有以中職文秘工作的不同分工內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的橫向分類。其主要工作是：收集信息、調(diào)查研究、綜合情況、草擬文件、組織會議、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)等。在我國，包括黨務(wù)中職文秘和行政中職文秘，主要在黨、政各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。也辦理與病人約定診療時間，辦理住院手續(xù)，打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄，負(fù)責(zé)收費和訂購辦公用品等事務(wù)。這類中職文秘人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。主要負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其它事務(wù)等。 司法中職文秘。教學(xué)中職文秘主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實施工作，協(xié)助對教學(xué)工作進(jìn)度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)中職文秘主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi) 各個部門的工作，主管教學(xué)后勤保證工作，保證教學(xué)任務(wù)的完成。 教學(xué)中職文秘。主要指在從事各種商務(wù)活動的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動的中職文秘人員，他們的具體工作是商務(wù)公司或企業(yè)內(nèi)從事行政管理事務(wù)以及輔助決策工作。依照這一劃分方法，主要可以將中職文秘劃分為：商務(wù)中職文秘、教學(xué)中職文秘、司法中職文秘、醫(yī)務(wù)中職文秘、政務(wù)中職文秘等。在高等職業(yè)教育的中職文秘專業(yè)中，已經(jīng)出現(xiàn)了將中職文秘專業(yè) 更細(xì)致地劃分為檔案信息中職文秘、行政中職文秘、商務(wù)中職文秘、涉外中職文秘等等情況，這雖然還不能算比較科學(xué)的劃分，但畢竟反映了社會對中職文秘的更細(xì)化的專業(yè)要求。 （二）中職文秘的橫向分類所謂橫向分類是根據(jù)中職文秘在工作中所需要的第二專業(yè)知識，或者說是中職文秘所供職的組織需要中職文秘具備的專業(yè)知識加以分類，也是對不同社會行業(yè)或崗位群就職的中職文秘加以分類。舊時， 在一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，常將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助理和襄理兩級，現(xiàn)在臺港澳地區(qū)仍有這種職業(yè) 稱謂?！?LR— 2 級中職文秘”則不同，除完成“ LR— 1 級中職文秘”的工作外，還要憑自己的知識、技能、判斷能力去主動完成一些較為復(fù)雜的工作。 第二，根據(jù)中職文秘所承 擔(dān)的職責(zé)的大小進(jìn)行分類，簡稱“ LR類”。（參見夏日通利著，陳宜編譯：《企業(yè)中職文秘》九龍雅士出版社出版） 美國中職文秘從縱向上分有兩種： 第一，根據(jù)中職文秘為之服務(wù)的管理人員的級別的高低進(jìn)行分類，簡稱“ LS 類”。 （ 4）高級中職文秘。此外，有關(guān)上司個人稅金的申報、銀行存款的提存等，均要協(xié)助辦理。有些公司將此等級的人才，調(diào)升為主要對上司個人負(fù)責(zé)的中職文秘。 （ 3）中級中職文秘。是擔(dān)任中職文秘工作有 23 年之久者。主要擔(dān)當(dāng)有關(guān)中職文秘課文書的收發(fā)、電話應(yīng)付、傳達(dá)命令 、泡茶等中職文秘主要業(yè)務(wù)，并在見習(xí)期間接受資深中職文秘的指導(dǎo)。 （ 1）見習(xí)中職文秘。其主要是根據(jù)中職文秘的資格和承擔(dān)責(zé)任的不同，在縱向上分為不同的等級。盡管這個劃分還不是很細(xì)致，但是它初步規(guī)范了中職文秘職業(yè)等級。高級中職文秘的工作綜合 性強，知識能力要求全面，常被認(rèn)為是單位的“內(nèi)部總管”。 高級中職文秘指中職文秘機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公廳（室）主任，這一級別的中職文秘職責(zé)基本是參與政務(wù)，管理事務(wù)兩個方面。 中級中職文秘一般指分管文字工作、信息工作的中職文秘。 初級中職文秘 指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印制收發(fā)、會務(wù)服務(wù)等。 1997 年國家勞動與社會保障部開始實行中職文秘職業(yè)等級標(biāo)準(zhǔn)，并在部分省市組織了中職文秘等級鑒定考試，中職文秘有了初級、中級和高級的劃分。傳統(tǒng)的中職文秘是按照我國行政級別劃分的，中職文秘機構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)就是辦公室主任，其次是副主任，然后是主任科員、科員。這里，我們主要介紹縱向和橫向標(biāo)準(zhǔn)下劃分的中職文秘種類。特別是隨著社會科技生產(chǎn)水平的發(fā)展，專業(yè)劃分越來越細(xì)，新的社會行業(yè)崗位不斷出現(xiàn)， 因此對中職文秘也有了不斷發(fā)展變化的職業(yè)要求。 二、中職文秘的分類 中職文秘在社會上職業(yè)覆蓋范圍非常廣泛。 據(jù)此，在我國，中職文秘是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。 其次，明確中職文秘的職業(yè)崗位歸屬。人們逐步意識到，定義 我國的“中職文秘”，主要應(yīng)當(dāng)從三個方面把握?！薄八饺酥新毼拿亍钡奶岢?，不僅進(jìn)一步明確了中職文秘是一門職業(yè)，而且間接反映了當(dāng)時我國社會體制從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)化的現(xiàn)實。張先生還提出中職文秘可以是“附著個人”，雖然并沒有很明確提出“私人中職文秘”，在當(dāng)時容易被理解為是指某位領(lǐng)導(dǎo)同志身邊的中職文秘，但是畢竟把中職文秘的歸屬范圍從“組織”擴大到了“ 個人”，為后來“私人中職文秘”的提出開拓了思路。所以，中職文秘決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱。張家儀指出“中職文秘是身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。但是無論是“職務(wù)名稱”還是“行政職位”，都體現(xiàn)了在當(dāng)時歷史背景下對計劃經(jīng)濟體制、行政管理工作方式的中職文秘特點的把握，主要體現(xiàn)的是以黨政中職文秘為主的公務(wù)中職文秘特色。其次，比較準(zhǔn)確地概括了中職文秘的職責(zé)，這一觀點在后來中職文秘學(xué)研究中被廣泛認(rèn)同?！? 兩位學(xué)者是在中職文秘學(xué)研究中比較早對“中職文秘”進(jìn)行界定的?！睅缀跏窃谕粫r期，袁維國先生在《中職文秘學(xué)》一書中同樣認(rèn)為“中職文秘，在我國現(xiàn)代主要指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其它日常行政事務(wù)和交辦事項。 對當(dāng)代“中職文秘”定義的探討，是從 1980 年代開展中職文秘學(xué)研究時開始。這時的中職文秘，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職務(wù)的人，同時，作為一種特定的職務(wù)，中職文秘也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)了。當(dāng)時中華民國臨 時政府實行總統(tǒng)制，下設(shè)中職文秘處、設(shè)中職文秘長一人， 中職文秘若干人，政府各局、部也設(shè)有中職文秘室、中職文秘科和中職文秘官。這些“中職文秘”官職或機構(gòu)的主要職責(zé)是掌管國家典籍，與今天的“中職文秘”涵義仍有較大的差異。鄭玄傳》記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹中職文秘緯術(shù)之奧”。除了指宮 禁藏書外，“中職文秘”也指那些用隱語來預(yù)卜吉兇的讖緯之書。荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在中職文秘”。劉向傳》記載：“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)中職文秘，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究。據(jù)古代文獻(xiàn)記載，“中職文秘”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。中職文秘作為一門職業(yè)，在我國，是 20 世紀(jì) 80 年代初改革開放以后蓬勃興起的，隨著我國 社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和與國際接軌的現(xiàn)代管理方法， 20 多年來，中職文秘已成為中國最廣泛的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的第 361 行。他們不是今天職業(yè)意義上的中職文秘。但是中職文秘作為一門職業(yè)，在中國有明顯的現(xiàn)代特色。因此，中職文秘部門的工作是組織管理工作的一部分，也是主要以輔助性管理來體現(xiàn)部門職能的。仍然以中職文秘部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為例，決策前收集信息，制作調(diào)查問卷，統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果，利用先進(jìn)的計算機分析軟件對調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析；撰擬可選擇方案的文稿，組織有關(guān)論證會、座談會的會務(wù)工作；決策后協(xié) 助具體承辦部門落實和督辦工作等等，在領(lǐng)導(dǎo)決策程序中，中職文秘部門承擔(dān)的主要是協(xié)助性、協(xié)調(diào)性工作，是以順利地推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的管理工作為主要工作目標(biāo)。中職文秘部門的管理工作，主要體現(xiàn)在為實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的管理意圖所展開的“辦文”、“辦會”、“辦事”中。圍繞貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策，中職文秘部門所開展的工作，體現(xiàn)了重要的管理職 能。領(lǐng)導(dǎo)是以科學(xué)決策和決策的貫徹來實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與管理，中職文秘部門在承上啟下中也要體現(xiàn)貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策意圖的管理職能。因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)。中職文秘工作的本質(zhì)，是通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)中樞的決策與管理進(jìn)程。 （二）中職文秘部門的職能 中職文秘部門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部唯 一的綜合性部門，與各個職能 部門相比較，中職文秘部門的職能是輔助管理，綜合服務(wù)。（詹銀才《涉外中職文秘學(xué)》，杭州大學(xué)出版社） 這段話可以說是對中職文秘部門地位的形象概括。所以，中職文秘部門作為組織系統(tǒng)中的樞紐，縱向上就要做好承上啟下，上傳下達(dá)的工作；橫向上要做好聯(lián)系左