【正文】 育的中職文秘專業(yè)中，已經(jīng)出現(xiàn)了將中職文秘專業(yè) 更細致地劃分為檔案信息中職文秘、行政中職文秘、商務(wù)中職文秘、涉外中職文秘等等情況，這雖然還不能算比較科學(xué)的劃分，但畢竟反映了社會對中職文秘的更細化的專業(yè)要求。由于中職文秘所就職的行業(yè)不同，在工作中所涉及的具體內(nèi)容不同，所以對中職文秘工作中必備的“第二專業(yè)”知識能力要求也不同。依照這一劃分方法，主要可以將中職文秘劃分為：商務(wù)中職文秘、教學(xué)中職文秘、司法中職文秘、醫(yī)務(wù)中職文秘、政務(wù)中職文秘等。 商務(wù)中職文秘。主要指在從事各種商務(wù)活動的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動的中職文秘人員，他們的具體工作是商務(wù)公司或企業(yè)內(nèi)從事行政管理事務(wù)以及輔助決策工作。有時，商務(wù)中職文秘可以在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。 教學(xué)中職文秘。主要指在教育教學(xué)機構(gòu)、院校各級機構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還可以分為教學(xué)中職文秘和教務(wù)中職文秘兩類。教學(xué)中職文秘主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實施工作，協(xié)助對教學(xué)工作進度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)中職文秘主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi) 各個部門的工作，主管教學(xué)后勤保證工作，保證教學(xué)任務(wù)的完成。基層教務(wù)中職文秘主要負責(zé)教學(xué)設(shè)備設(shè)施管理、教學(xué)檔案管理以及具體考務(wù)工作。 司法中職文秘。主要指就職于法院、企業(yè)、社團律師或律師事務(wù)所的中職文秘人員。主要負責(zé)接待或陪同律師訪問當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其它事務(wù)等。 醫(yī)務(wù)中職文秘。這類中職文秘人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。主要負責(zé)醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī) 務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)機構(gòu)內(nèi)部各個部門之間的關(guān)系和對外的聯(lián)絡(luò)溝通。也辦理與病人約定診療時間，辦理住院手續(xù)，打印病史資料和醫(yī)療護理記錄，負責(zé)收費和訂購辦公用品等事務(wù)。 政務(wù)中職文秘。在我國，包括黨務(wù)中職文秘和行政中職文秘，主要在黨、政各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。高級政務(wù)中職文秘在參與決策和執(zhí)行決策方面都直接發(fā)揮作用，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。其主要工作是：收集信息、調(diào)查研究、綜合情況、草擬文件、組織會議、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)等。政務(wù)中職文秘在各類中職文秘中地位比較重要，職位、級別相對較高。 還有以中職文秘工作的不同分工內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進行的橫向分類。主要包括文字中職文秘、信息資料中職文秘、值班中職文秘、前臺中職文秘、機要中職文秘、生活中職文秘等等。 目前我國對中職文秘在不同社會行業(yè)中的橫向分類沒有明確界說。社會上對黨政中職文秘、企業(yè)中職文秘、外事中職文秘、公關(guān)中職文秘等劃分，從分類目的和分類標(biāo)準(zhǔn)上，都值得進一步斟酌。中職文秘職業(yè)資格鑒定標(biāo)準(zhǔn)中有“涉外中職文秘”的提法，我國加入世界貿(mào)易組織后，社會經(jīng)濟的全球化以及中職文秘職業(yè)的國際化將使涉外中職文秘很快成為歷史稱呼。 國外一般 將中職文秘因其所屬行業(yè)或所需知識不同、技能側(cè)重不同，在橫向上有不同分類和職能要求。美國就有把中職文秘劃成十類的區(qū)分方法，分別為政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)、事務(wù)、技術(shù)、法律、醫(yī)務(wù)、教學(xué)、外事、私人中職文秘。根據(jù)我國的具體情況，對中職文秘進行橫向劃分，有利于中職文秘工作水平提高。以專業(yè)情況看，行政中職文秘和商 務(wù)中職文秘、企業(yè)中職文秘和院校的教學(xué)中職文秘在專業(yè)上有很大差別，所以在專業(yè)上對中職文秘加以分類有很重要的意義，比如可以分為：行政、教學(xué)、外事、法律、醫(yī)務(wù)、商務(wù)、財務(wù)等中職文秘，這樣，對于定向培養(yǎng)專業(yè)知識、提 高中職文秘專業(yè)技能有益，也便于對不同行業(yè)中職文秘的考核，可以避免中職文秘雜而不精的弱點。 三、中職文秘分類的意義 中職文秘的社會覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富。不同層次、不同行業(yè)的中職文秘工作，差別也較大。準(zhǔn)確充分地認識中職文秘這門職業(yè)，是做好中職文秘工作的基礎(chǔ)。因此，對中職文秘進行科學(xué)的分類十分重要。 （一）縱向分類是穩(wěn)定中職文秘隊伍，提高中職文秘人員職業(yè)水平的重要保障 縱向分類是根據(jù)中職文秘職位中工作內(nèi)容的不同層次及重要性程度進行劃分的。對中職文秘進行縱向分類，目的是使各個 層次的中職文秘充分明確自己的工作職責(zé)和工作范圍，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，從而保證中職文秘工作有序、高效地進行。另一方面，由于不同層次的中職文秘工作對中職文秘所具備的職業(yè)素質(zhì)平要求不一樣，這就促使低一層次的中職文秘人員必須不斷提高自己的職業(yè)技術(shù)水平，才能有機會晉升到高一層次的中職文秘職位?？v向分類方法從客觀上促進了中職文秘人員自覺提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而推動中職文秘隊伍整體業(yè)務(wù)水平的不斷提高。 （二）橫向分類是提高中職文秘人員專業(yè)知識水平的基礎(chǔ) 對中職文秘進行橫向劃分是為了適應(yīng)不同行 業(yè)，不同專業(yè)對中職文秘工作的不同要求。隨著中職文秘工作日益普遍化和社會化，中職文秘不僅存在于政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體，同時也滲透到社會的各個角落。這樣就使得中職文秘工作的分工越來越細，并且對中職文秘的專業(yè)水平要求也越來越高，將中職文秘進行橫向分類的好處就在于，它不僅注重中職文秘工作所具有的一般性特點，同時又特別強調(diào)各行各業(yè)中職文秘必須具備“第二專業(yè)”特色。 這就要求不同行業(yè)的中職文秘除了具有一般中職文秘的專業(yè)知識以外，還要具備較高的相應(yīng)專業(yè)知識水平。橫向分類在客觀上起到了推動中職文秘人員學(xué)習(xí)就 職行業(yè)的專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)所在行業(yè)工作特點需要的作用。 （三）兩種分類是中職文秘職業(yè)向“專業(yè)化”、“永業(yè)化”發(fā)展的重要條件 前面，我們談了中職文秘的縱向分類和橫向分類對于中職文秘工作的意義?？v向分類和橫向分類是從不同的角度，使我們準(zhǔn)確認識和理解中職文秘這門職業(yè)，有利于中職文秘職業(yè)的發(fā)展和完善。這兩種分類方法所強調(diào)的中職文秘的職業(yè)層次和相應(yīng)的專業(yè)水平正是目前世界范圍內(nèi)中職文秘工作發(fā)展向?qū)I(yè)化和永業(yè)化發(fā)展所必需的重要條件。專業(yè)化是指隨著各行各業(yè)分工越來越細，對中職文秘的專業(yè)要求也越來越 高，中職文秘職業(yè)隊伍中已經(jīng)有專門從事某一行業(yè)或某一專業(yè)的中職文秘，或某專業(yè)、某行業(yè)對中職文秘明確提出專業(yè)要求，沒有相應(yīng)專業(yè)知識的中職文秘不能勝任。這使中職文秘職業(yè)出現(xiàn)了“專業(yè)化”。比如計算機公司對中職文秘在計算機知識技術(shù)方面的要求；證券公司對中職文秘的金融證券知識要求等等?！坝罉I(yè)化”是指隨著中職文秘的專業(yè)化發(fā)展趨勢，出現(xiàn)了中職文秘多年甚至終身從事某一行業(yè)中職文秘的現(xiàn)象，中職文秘不僅不再是“萬金油”，而且有了重要的第二專業(yè)特點，并且形成了長期的、穩(wěn)定的從業(yè)特點，比如在計算機行業(yè)或金融行業(yè)就職的中職文秘，也許他 會從這家公司到那家公司，但是他不會離開計算機行業(yè)或金融行業(yè)。多年從業(yè)的經(jīng)歷、經(jīng)驗和成績，也使他有了較高級的中職文秘地位，因此促使他長年甚至終身從事計算機行業(yè)或金融行業(yè)的中職文秘。這就是中職文秘的“永業(yè)化”。中職文秘的縱向分類，有利于加強中職文秘的管理，有利于中職文秘的自覺學(xué)習(xí)提高，有利于構(gòu)建科學(xué)合理的中職文秘職業(yè)隊伍。中職文秘的橫向分類，有利于中職文秘明確就職行業(yè)的素質(zhì)要求，有利于形成不同社會行業(yè)中穩(wěn)定的中職文秘隊伍，使中職文秘一步步走向了專業(yè)化和永業(yè)化，應(yīng)當(dāng)說，這是一個良好的發(fā)展趨勢。 第二節(jié)中職 文秘部門 到目前為止，私人中職文秘在我國中職文秘中所占比重仍然很小，所以，對中職文 秘的職業(yè)探討，基本以公務(wù)中職文秘為主要對象。中職文秘部門是公務(wù)中職文秘工作的組織形式，私人中職文秘一般受雇于個人，直接接受雇主管理。 一、中職文秘部門概述 中職文秘部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進行決策、管理，推進領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進行有效工作的綜合部門。中職文秘部門又稱中職文秘機構(gòu)，是現(xiàn)代中職文秘工作的組織形式，也是中職文秘人員在其中從事中職文秘工作的地方。它有廣義和狹義之分，從廣義上說 ，它是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)服務(wù)的辦事機構(gòu)，它不僅指各級負責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的中職文秘、檔案、機要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門；從狹義上說，它僅指直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事機構(gòu)，即各級辦公廳（室）中的中職文秘、文書、機要等部門。 中職文秘部門作為各級黨政機關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。職能部門是分工專管某項業(yè)務(wù)的工作部門或單位。每一職能部門擔(dān)負著機關(guān)職能的一部分，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財會等。中職文秘部門雖然不 承擔(dān)某一項具體職能部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示提供輔助和服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由中職文秘部門承擔(dān)。而且，由于它所處的樞紐地位，使它成為除機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機構(gòu)。正因為中職文秘部門能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動進行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。從這個意義上說，中職文秘部門已經(jīng)超越了各職能部門的業(yè)務(wù)職責(zé)而具有了全局意義。 由于中職文秘部門具有輔助領(lǐng)導(dǎo)部門實施管理，協(xié) 調(diào)職能部門開展工作，承上啟下，聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐作用，所以，在中職文秘部門的設(shè)置上，一定要科學(xué)、合理。 1951 年，中央人民政府政務(wù)院在對各級人民政府機關(guān)中職文秘長和不設(shè)中職文秘長 的辦公廳主任的工作任務(wù)和中職文秘工作機構(gòu)的決定中對我國中職文秘機構(gòu)的設(shè)置及人員編制提出了最基本的原則和要求：“各級中職文秘工作機構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)根據(jù)精簡原則，盡力減少層次，辦公廳一般可分設(shè)兩層，最多不超過三層。為了適應(yīng)業(yè)務(wù)分工，組織機構(gòu)可適應(yīng)向橫的方向發(fā)展，可把中職文秘業(yè)務(wù)、研究工作、機關(guān)事務(wù)管理工作劃分開來， 具體編制應(yīng)依各地區(qū)各部門具體情況決定，各單位要盡量減少事務(wù)人員，充實業(yè)務(wù)部門，在部分人員中（如收發(fā)、繕寫等）可進行定額制；警衛(wèi)勤雜人員的編制，亦應(yīng)做合理規(guī)定，以達精簡節(jié)約，提高工作效能的目的”。這基本上是建國以來我國黨政機關(guān)中職文秘機構(gòu)的設(shè)置原則。 隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入和政治體制改革的展開，我國中職文秘部門所歸屬的社會組織發(fā)生了很大變化，社會組織從政府的行政管理機構(gòu)擴大到有政府機構(gòu)，還有了更多的企業(yè)機構(gòu)，包括公司、商務(wù)集團等等，事業(yè)單位逐步從政府行政體制轉(zhuǎn)變?yōu)楣补芾頇C構(gòu)的體制，整個社會是朝著 “小政府、大社會”的現(xiàn)代化管理模式發(fā)展?，F(xiàn)行中職文秘工作機構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級各類組織體制改革的需要。具體來說要遵循以下原則： 第一，分級分類管理原則 近年來，在我國各級中職文秘工作部門中，十分強調(diào)“為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本系統(tǒng)相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民服務(wù)”的指導(dǎo)思想?！叭?wù)”思想，是從黨政機關(guān)中職文秘工作的角度出發(fā)提出的，長期以來對中職文秘工作起到了積極的作用。同時我們也意識到，這是一個宏觀的指導(dǎo)思想。在實際工作中，任何一個中職文秘部門，都首先對直接上級領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，受直接上級領(lǐng)導(dǎo)指揮，并主要為直接上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。每個現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在實施計劃、組織、指揮的過程中，都是實行分級管理的。那么以輔助管理、綜合服務(wù)為職責(zé)的各級中職文秘部門的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)首先遵循分級 分類管理的原則。中央一級的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)必須配備中央一級的中職文秘機構(gòu)進行輔助管理，省市一級的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)必須配備省、市一級的中職文秘機構(gòu)進行輔助管理，縣一級的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)必須配備縣一級的中職文秘機構(gòu)進行輔助管理。政府系統(tǒng)的中職文秘部門，主要為協(xié) 調(diào)政府系統(tǒng)工作而設(shè)置；在政府以外，各級各類組織中的中職文秘部門，主要為協(xié)調(diào)本組織機構(gòu)的工作活動而設(shè)置。按照分級分類原則設(shè)置的中職文秘部門，無論在職責(zé)、權(quán)力和范圍上都與其輔助和服務(wù)的對象相統(tǒng)一，從而能夠更有效地完成所屬組織機構(gòu)的各種任務(wù)。 第二，精簡、合理、高效的 原則 中職文秘部門的組織形式和人員配備，要符合精簡、合理、高效的要求。所謂精簡，一是指人員要精干，人數(shù)不能過多；二是指機構(gòu)內(nèi)部層次要少，不能因人設(shè)事，因人設(shè)職，不搞內(nèi)部的“小而全”。正如美國一位管理學(xué)家所說的，最佳的機構(gòu)，就是能完成所負擔(dān)的任務(wù)而又最簡單的機構(gòu)。所謂合理，是指部門和人員都是因?qū)嶋H工作需要而科學(xué)設(shè)置。部門中人員各自分工獨當(dāng)一面，合作起來整體協(xié)調(diào)無一疏漏。人浮于事，互相牽制，固然影響辦事效率，但人手過少，分擔(dān)不開，使人員負擔(dān)過重，也難以完成任務(wù)。管理層次要少，也不等于越少越好。在有些單位 ，中職文秘部門輔助與服務(wù)的范圍和需要處理的事務(wù)較多，中職文秘部門設(shè)置相應(yīng)的管理層次是具體工作的需要，目的是進一步理順中職文秘要輔助與服務(wù)的范圍和層次，理清事務(wù)責(zé)任。因此，合理就是體現(xiàn)在設(shè)置原則中的實事求是。所謂高效，包括四方面內(nèi)容：一是保證所設(shè)置的部門在必要的時間內(nèi)完成所規(guī)定的各項工作；二是保證所設(shè)置的部門能以最少的工作量換取最大的工作成果；三是保證所設(shè)置的部門善于總結(jié)經(jīng)驗汲取教訓(xùn)，在業(yè)務(wù)上不斷創(chuàng)新；四是保證所設(shè)置的部門機制靈活，運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，適應(yīng)變化。 三、整體效益原則 中職文秘部門作為群體集 合的組織和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的輔助工作機構(gòu)，首先是作為一個整體出現(xiàn)的。只有通過科學(xué)的組織架構(gòu)，才能有效地將中職文秘的個體功能轉(zhuǎn)化為整體功能，從而保證整體的高效運轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供有力的輔助和服務(wù)。根據(jù)這一原則，在設(shè)置中職文秘機構(gòu)時，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公的整體