【正文】 右的協(xié)調(diào)工作；還要做好與社會方方面面的溝通工作，以保證領(lǐng)導的決策能夠順利實施，組織系統(tǒng)能夠正常運轉(zhuǎn)。中職文秘部門通過撰擬簡報、通訊、信息，組織各類會議，受權(quán)傳達上級指示等活動，協(xié)助下級正確理解并貫徹執(zhí)行上級各項指示。而下級各方面的情況，需要通過中職文秘部門的調(diào)查研究、接待采訪和處理來信等方式并加以匯總綜合提供給領(lǐng)導?？梢姡新毼拿夭块T在組織系統(tǒng)中的地位不僅特殊，也很重要。從橫向來看，它是各職能管理部門信息匯合與集散的重要樞紐；從縱向來看，它既是決策層與執(zhí)行層的結(jié)合部，又是決策層與職能管理層之間的紐帶；從內(nèi)外來看，它不僅是從外界吸收信息能量的窗口，而且也是釋放信息能量的門戶。正是通過中職文秘部門的上情下達，上級和領(lǐng)導的指示、決策才得以落實和貫徹實施；也是通過中職文秘部門的下情上呈，上級和領(lǐng)導才能夠更全面地知曉下面的實情，從而進行正確的決策、管理，因此說，中職文秘部門是 各級各類組織中溝通信息的主要渠道。 由于中職文秘部門處于領(lǐng)導中樞和職能 部門之間，因此它成了上情下達，下情上呈的樞紐，所謂上情下達，就是通過“辦文”、“辦會”、“辦事”的方式，將上級和領(lǐng)導的指令傳達給下級和各職能部門。中職文秘機構(gòu)處于承上啟下的地位，在各類各級黨政機關(guān)中有著特殊的地位和作用。這多少說出了中職文秘部門的地位和職能。 七、中職文秘部門的地位和職能 中職文秘部門是任何單位組織中必不可少的機構(gòu)。其中辦公事務(wù)是中職文秘部門主要承擔的日常事務(wù)工作，行政事務(wù)主要承擔輔助管理、協(xié)調(diào)溝通的工作，法律事務(wù)主要是協(xié)助財務(wù)部門、公司企業(yè)領(lǐng)導和公司律師做好服務(wù)性事務(wù)性工作。 在公司企業(yè)中，中職文秘部門內(nèi)部的工作系統(tǒng)很少有明確的界說，辦公室人員設(shè)置一般規(guī)模不大。辦公室主任常常既是中職文秘部門的領(lǐng)導者，也是公司企業(yè)領(lǐng)導者的左右手。行政事務(wù)主要指承上啟下、輔助領(lǐng)導、協(xié)調(diào)公司企業(yè)內(nèi)各職能部門之間關(guān)系，協(xié)助有關(guān)部門開展公關(guān)工作等等。當中職文秘工作形成系統(tǒng)時，辦公室承擔所有辦公事務(wù)。這一工作系統(tǒng)是任何公司都需要首先設(shè)置的。 （二） 公司企業(yè)中中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)公司企業(yè)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)主要可以分為辦公事務(wù)、行政事務(wù)和法律事務(wù)。有的機關(guān)日常值班室是行政辦公室下的一項常規(guī)工作。比如有的機關(guān)文書工作與機要工作合并，同時負責網(wǎng)上辦公、電子政務(wù)的工作，有的機要還負責機關(guān)計算機信息安全工作。一般機關(guān)辦公室多是按照工作分工下設(shè)科、室（組）。 總體分析，黨政機關(guān)中中職文秘部門的工作系統(tǒng)大體包括文字、文書、機要、檔案、政策研究、信息處理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班。 市、縣級中職文秘部門以及省、 市、自治區(qū)各部、委、廳、局中職文秘部門相對要簡單些，一般僅設(shè)“辦公室”，“辦公室”下設(shè)“科”或“組”。處以下有的設(shè)“科”或“室”，有的不設(shè)。 （一）黨政機關(guān)中中職文秘 部門的內(nèi)部工作系統(tǒng) 黨中央、國務(wù)院的中職文秘部門稱為“辦公廳”，“辦公廳”下設(shè)“中職文秘局”、“信訪局”、“機要局”、“外事局”等，“中職文秘局”又下設(shè)“檔案處”、“綜合處”、“會議處”等。最普遍的是稱“辦公室”，級別 高一些的稱“辦公廳”。三是協(xié)調(diào)機制好，內(nèi)部協(xié)作和諧，外部溝通順暢。 臨時性中職文秘部門的特點一是時間性強，集中在一定時間內(nèi)完成既定工作。再次，臨時性中職文秘機構(gòu)對相關(guān)領(lǐng)導機構(gòu)或牽頭單位領(lǐng)導負責。 首先，這種臨時性中職文秘工作機構(gòu)是由主辦單位牽頭組織建立。例如，召開與會人員多、規(guī)模大、會期長的大型會議，工作涉及各個方面，臨時性會務(wù)工作量很大，就要成立一個“大會中職 文秘處”；舉辦一項大型活動、對某一件事情展開專門調(diào)查，也需要設(shè)立為主抓領(lǐng)導做輔助和服務(wù)工作的臨時性中職文秘機構(gòu)。 五、 臨時性中職文秘機構(gòu)臨時性中職文秘機構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導機關(guān)在實際工作需要時所設(shè)置的非常設(shè)性中職文秘班子，主要是為解決臨時發(fā)生的重要事件、臨時組織重要的活動或會議等所成立的臨時性領(lǐng)導機構(gòu)服務(wù)的中職文秘機構(gòu)。 由此分析，股份制公司企業(yè)的中職文秘部門主要是指總經(jīng)理辦公室。比如有的設(shè)置生產(chǎn)部、技術(shù)部、銷售部等，有的設(shè)置項目策劃部、開發(fā)部，有的設(shè)置公共關(guān)系部。 股份制公司的組織機構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個職能總監(jiān)負責的各事業(yè)部，其中不可或缺的是財務(wù)部和人力資源部。總經(jīng)理辦公室主要負責按照領(lǐng)導授意處理公司的文件信函、組織公司會議 、掌管公司文書檔案、接待和安排來客與領(lǐng)導的約見以及電話傳真往來業(yè)務(wù)。股份制企業(yè)的總經(jīng)理、副總經(jīng)理一般會配備助理，總經(jīng)理助理是主要對領(lǐng)導者負責的中職文秘，一般不隸屬于總經(jīng)理辦公室。董事長、總經(jīng)理是管理層。因此，股份制企業(yè)的董事會中職文秘身份比較特殊。在上市公司，董秘在負責董事會層次的中職文秘工作以外，還主要承擔公司與證交所的聯(lián)絡(luò)溝通，按有關(guān)規(guī)則辦理公司的股權(quán)與信息披露事務(wù)。在董事會機構(gòu)中設(shè)置 的董事會中職文秘（簡稱“董秘”），是公司的高級管理人員。我們首先來分析股份制企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置以及其中的中職文秘部門： 董事會公司總經(jīng)理 股東大會董事會中職文秘決策層管理層監(jiān)事會 在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機構(gòu)應當是股東大會，股東大會和董事會是決策層。 四、股份制企業(yè)集團中的中職文秘部門 我國股份制企業(yè)實行的是董事會領(lǐng)導下的經(jīng)理負責制，是獨立經(jīng)營實體，要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學。公司企業(yè)的中職文秘部門一般是從第四種形式起步，隨著公司企業(yè)的逐步發(fā)展而擴大的。第二，企業(yè)中的中職文秘部門工作人員屬非生產(chǎn)人員，不直接創(chuàng)造產(chǎn)值。第一，企業(yè)中的中職文秘部門是直接為生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)的。盡管單位規(guī)模小，但是工作所涉及的范圍不小，中職文秘一般要求全時在崗，負責電話接聽、文電處理、文稿制作、來客接待等。多存在不設(shè)中職文秘部門的單位內(nèi)。這類中職文秘部門一般設(shè)置在人員規(guī)模比較小的公司企業(yè)中 ，被稱為“文秘室”、“值班室”，主要負責單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導臨時交辦的各種工作。 （三）專業(yè)性的中職文秘部門。有時也需要與其它部門合作展開工作，比如與營銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對外的公關(guān)宣傳活動等。這類中職文秘部門 多是在公司企業(yè)作為行政辦公室，與營銷辦公室、技術(shù)辦公室、公關(guān)外聯(lián)部等辦公室并立。這類中職文秘部門多被稱為“公司辦公室”、“集團辦公室”。特點是中職文秘部門對領(lǐng)導中樞集體負責，全面掌管單位內(nèi)部行政管理事務(wù)，同時負責對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、開展公共關(guān)系事務(wù)，甚至涉及輔助業(yè)務(wù)領(lǐng)導的工作。歸納起來，大體有四種形式： （一）綜合性的中職文秘部門。 三、公司企業(yè)的中職文秘部門 公司企業(yè)中的中職文秘部門是公司企業(yè)內(nèi)部行政管理機構(gòu)，也是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導集體之下設(shè)置的履行輔助管理、綜合服務(wù)職責的綜合機構(gòu)。中職文秘部門的負責人稱辦公廳（室）主任。各級中職文秘部門都 約定俗成地稱為“辦公室”。政府職能機構(gòu)自國務(wù)院以下為各部機關(guān)、（司）局機關(guān)、處機關(guān)及科室。 在我國，各級政府機構(gòu)的設(shè)置上自全國人大常委會，依次為國務(wù)院、各?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū)）政府、地方政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（街道）政府、村鎮(zhèn)（居家委會）政府機構(gòu)。行政機關(guān)中職文秘部門的設(shè)置一般包括文書處理、檔案、機要、調(diào)研、政策研究、信訪、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)等部門，是機關(guān)首腦的參謀部、思想庫，情況、信息從這里綜合反映上去；決策、意見、方案從這里提出初步設(shè)想，同時又是整個機關(guān)的后勤部、財政部，掌握機關(guān)財務(wù)預決算、收入、支出，負責機關(guān)生活、福利、交通、電訊、基建等全部行政事務(wù)工作。從某種意義上說，中職文秘部門是機關(guān)工作正常運行的保證。行政機關(guān)的中職文秘部門是機關(guān)工作的樞紐。 二、行政機關(guān)的中職文秘部門 行政機關(guān)主要指黨政機關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機構(gòu)。在這個基礎(chǔ)上，對各類中職文秘工作進行深入細致的分析、比較，根據(jù)輕重緩急，進行科學的分類，規(guī)定組織等級，科學地配置人力資源，從而達到 整體設(shè)置合理、高效運轉(zhuǎn)的目的。只有通過科學的組織架構(gòu)，才能有效地將中職文秘的個體功能轉(zhuǎn)化為整體功能，從而保證整體的高效運轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導和領(lǐng)導機關(guān)提供有力的輔助和服務(wù)。所謂高效，包括四方面內(nèi)容：一是保證所設(shè)置的部門在必要的時間內(nèi)完成所規(guī)定的各項工作；二是保證所設(shè)置的 部門能以最少的工作量換取最大的工作成果；三是保證所設(shè)置的部門善于總結(jié)經(jīng)驗汲取教訓，在業(yè)務(wù)上不斷創(chuàng)新；四是保證所設(shè)置的部門機制靈活，運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，適應變化。在有些單位，中職文秘部門輔助與服務(wù)的范圍和需要處理的事務(wù)較多，中職文秘部門設(shè)置相應的管理層次是具體工作的需要，目的是進一步理順中職文秘要輔助與服務(wù)的范圍和層次，理清事務(wù)責任。人浮于事，互相牽制，固然影響辦事效率，但人手過少，分擔不開，使人員負擔過重，也難以完成任務(wù)。所謂合理，是指部門和人員都是因?qū)嶋H 工作需要而科學設(shè)置。所謂精簡，一是指人員要精干，人數(shù)不能過多；二是指機構(gòu)內(nèi)部層次要少，不能因人設(shè)事，因人設(shè)職，不搞內(nèi)部的“小而全”。按照分級分類原則設(shè)置的中職文秘部門，無論在職責、權(quán)力和范圍上都與其輔助和服務(wù)的對象相統(tǒng)一，從而能夠更有效地完成所屬組織機構(gòu)的各種任務(wù)。中央一級的領(lǐng)導機構(gòu)必須配備中央一級的中職文秘機構(gòu)進行輔助管理，省市一級的領(lǐng)導機構(gòu)必須配備省、市一級的中職文秘機構(gòu)進行輔助管理，縣一級的領(lǐng)導機構(gòu)必須配備縣一級的中職文秘機構(gòu)進行輔助管理。每個現(xiàn)代領(lǐng)導機構(gòu)在實施計劃、組織、指揮的過程中，都是實行分級管理的。同時我們也意識到，這是一個宏觀的指導思想。具體來說要遵循以下原則： 第一，分級分類管理原則 近年來，在我國各級中職文秘工作部門中，十分強調(diào)“為直接領(lǐng)導服務(wù)，為本系統(tǒng)相關(guān)的各級領(lǐng)導服務(wù)，為人民服務(wù)”的指導思想。 隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入和政治體制改革的展開，我國中職文秘部門所歸屬的社會組織發(fā)生了很大變化，社會組織從政府的行政管理機構(gòu)擴大到有政府機構(gòu)，還有了更多的企業(yè)機構(gòu)，包括公司、商務(wù)集團等等，事業(yè)單位逐步從政府行 政體制轉(zhuǎn)變?yōu)楣补芾頇C構(gòu)的體制，整個社會是朝著“小政府、大社會”的現(xiàn)代化管理模式發(fā)展。為了適應業(yè)務(wù)分工，組織機構(gòu)可適應向橫的方向發(fā)展，可把中職 文秘業(yè)務(wù)、研究工作、機關(guān)事務(wù)管理工作劃分開來，具體編制應依各地區(qū)各部門具體情況決定，各單位要盡量減少事務(wù)人員，充實業(yè)務(wù)部門，在部分人員中（如收發(fā)、繕寫等）可進行定額制；警衛(wèi)勤雜人員的編制，亦應做合理規(guī)定，以達精簡節(jié)約，提高工作效能的目的”。 由于中職文秘部門具有輔助領(lǐng)導部門實施管理，協(xié)調(diào)職能部門開展工作，承上啟下，聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐作用，所以，在中職文秘部門的設(shè)置上，一定要科學、合理。正因為中職文秘部門能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動進行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。中職文秘部門雖然不承擔某一項具體職能部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)根據(jù)領(lǐng)導的指示提供輔助和服務(wù)、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由中職文秘部門承擔。職能部門是分工專管某項業(yè)務(wù)的工作部門或單位。它有廣義和狹義之分，從廣義上說，它是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導工作和機關(guān)服務(wù)的辦事機構(gòu)，它不僅指各級負責綜合性工作的辦公廳（室），而且包括其下屬的中職文秘、檔案、機要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門；從狹義上說，它僅指直接為領(lǐng)導工作服務(wù)的辦事機構(gòu)，即各級辦公廳（室）中的中職文秘、文書、機要等部門。 一、中職文秘部門概述 中職文秘部門是輔助領(lǐng)導部門進行決策、管理，推進領(lǐng)導工作，并協(xié)助領(lǐng)導協(xié)調(diào)各職能部門進行有效工作的綜合部門。 第二節(jié)中職文秘部門 到目前為止，私人中職文秘在我國中職文秘中所占比重仍然很小，所以，對中職文 秘的職業(yè)探討，基本以公務(wù)中職文秘為主要對象。中職文秘的縱向分類，有利于加強中職文秘的管理，有利于中職文秘的自覺學習提高，有利于構(gòu)建科學合理的中職文秘職業(yè)隊伍。多年從業(yè)的經(jīng)歷、經(jīng)驗和成績，也使他有了較高級的中職文秘地位，因此促使他長年甚至終身從事計算機行業(yè)或金融行業(yè)的中職文秘。比如計算機公司對中職文秘在計算機知識技術(shù)方面的要求；證券公司對中職文秘的金融證券知識要求等等。專業(yè)化是指隨著各行 各業(yè)分工越來越細，對中職文秘的專業(yè)要求也越來越高，中職文秘職業(yè)隊伍中已經(jīng)有專門從事某一行業(yè)或某一專業(yè)的中職文秘，或某專業(yè)、某行業(yè)對中職文秘明確提出專業(yè)要求，沒有相應專業(yè)知識的中職文秘不能勝任?？v向分類和橫向分類是從不同的角度，使我們準確認識和理解中職文秘這門職業(yè)，有利于中職文秘職業(yè)的發(fā)展和完善。橫向分類在客觀上起到了推動中職文秘人員學習就職行業(yè)的專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平，適應所在行業(yè)工作特點需要的作用。這樣就使得中職文秘工作的分工越來越細，并且對中職文秘的專業(yè)水平要求也越來越高，將中職文秘進行橫向分類的好處就在于，它不僅注重中職文秘工作所具有的一般性特點，同時又特別強調(diào)各行各業(yè)中職文秘必須具備“第二專業(yè)”特色。 （二）橫向分類是提高中職文秘人員專業(yè)知識水平的基礎(chǔ) 對中職文秘進行橫向劃分是為了適應不同行業(yè)，不同專業(yè)對中職文秘工作的不同要求。另一方面，由于不同層次的中職文秘工作對中職文秘所具備的職業(yè)素質(zhì)平要求不一樣，這就促使低一