【正文】 門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部唯 一的綜合性部門，與各個職能 部門相比較，中職文秘部門的職能是輔助管理，綜合服務。 1．輔助管理 中職文秘部門是組織管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的輔助管理部門。中職文秘工作的本質(zhì)，是通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，貫徹領導意圖，推進領導中樞的決策與管理進程。中職文秘工作是組織管理工作的一部分，主要是以輔助領導實現(xiàn)管理目標的形式來體現(xiàn)職能。因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)。第一，體現(xiàn)管理的職能。領導是以科學決策和決策的貫徹來實現(xiàn)領導與管理，中職文秘部門在承上啟下中也要體現(xiàn)貫徹領導決策意圖的管理職能。中職文秘部門輔助領導決策，一是在領導決策之前進行調(diào)查研究，摸清情況，收集各方面的信息，綜合各方面的情況 資料，為決策提供及時、準確、全面、有效的依據(jù)，為決策做準備和預測；二是提出或協(xié)同有關職能部門提出一個或幾個方案，撰擬決策文稿，供領導參考、選擇；三是在執(zhí)行領導決策中，宣傳、貫徹、實施決策，并協(xié)調(diào)在貫徹決策過程中的各方面關系；四是在領導決策后檢查決策的執(zhí)行情況，綜合來自各方面的反饋信息，以便修正、完善決策；還要負責調(diào)查決策在各方面引起的反應、貫徹中存在的問題，建議領導采取必要的措施，總結(jié)經(jīng)驗教訓，優(yōu)化決策效果，為制定新的最佳決策提供有效的反饋信息。圍繞貫徹領導決策，中職文秘部門所開展的工作，體現(xiàn)了重要的管理職 能。第二，體現(xiàn)輔助性職能。中職文秘部門的管理工作，主要體現(xiàn)在為實現(xiàn)領導的管理意圖所展開的“辦文”、“辦會”、“辦事”中。輔助管理工作主要是以大量的日常事務的承辦和處理來體現(xiàn)，有些工作看起來簡單，有些工作看起來瑣碎，甚至有“沒完沒了、沒昏沒曉、沒饑沒飽”的特點，但卻是基礎性工作，是整個組織全局工作能否順利進行的重要環(huán)節(jié)。仍然以中職文秘部門輔助領導決策為例，決策前收集信息，制作調(diào)查問卷，統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果，利用先進的計算機分析軟件對調(diào)查數(shù)據(jù)進行科學分析；撰擬可選擇方案的文稿，組織有關論證會、座談會的會務工作；決策后協(xié) 助具體承辦部門落實和督辦工作等等，在領導決策程序中，中職文秘部門承擔的主要是協(xié)助性、協(xié)調(diào)性工作，是以順利地推進領導的管理工作為主要工作目標。應當明確的是，中職文秘部門輔助管理職能不僅體現(xiàn)在輔助領導層推進管理，同時也體現(xiàn)在 輔助執(zhí)行層貫徹領導決策推進各方面管理。因此，中職文秘部門的工作是組織管理工作的一部分，也是主要以輔助性管理來體現(xiàn)部門職能的。 2．綜合服務 中職文 ... 第二篇：中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材 中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材 中職 文秘工作是一項有著悠久歷史的工作。但是中職文秘作為一門職業(yè)，在中國有明顯的現(xiàn)代特色。盡管研究中國中職文秘發(fā)展史的學者將中職文秘的起源定位在 4000 年前，但是客觀地說，那只是歷代各級胥吏僚佐所從事的文牘性很強的有中職文秘工作特色的工作。他們不是今天職業(yè)意義上的中職文秘。新中國的中職文秘工作與自 20 世紀 20 年代初中國共產(chǎn)黨成立以來的黨務中職文秘工作有較大的繼承性，但是相當一部分黨政中職文秘工作前輩不是職業(yè)中職文秘，而是職業(yè)革命家。中職文秘作為一門職業(yè)，在我國，是 20 世紀 80 年代初改革開放以后蓬勃興起的，隨著我國 社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和與國際接軌的現(xiàn)代管理方法， 20 多年來，中職文秘已成為中國最廣泛的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的第 361 行。 一、中職文秘的定義 關于“中職文秘”一詞的涵義，古今有所不同。據(jù)古代文獻記載，“中職文秘”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書?！稘h書劉向傳》記載：“詔向領校中五經(jīng)中職文秘，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數(shù)術、方技，無所不究?！薄稌x書荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在中職文秘”。這里的“中職文秘”都是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻。除了指宮 禁藏書外，“中職文秘”也指那些用隱語來預卜吉兇的讖緯之書?！逗鬂h書鄭玄傳》記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹中職文秘緯術之奧”。 由“中職文秘”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說的官署和官職稱之為“中職文秘寺”、“中職文秘省”和“中職文秘監(jiān)”、“中職文秘郎”、“中職文秘令”等。這些“中職文秘”官職或機構的主要職責是掌管國家典籍，與今天的“中職文秘”涵義仍有較大的差異。 真正使中職文秘這一職業(yè)在我國具有了現(xiàn)代意義的開端，是孫中山領導的中華民國臨時政府。當時中華民國臨 時政府實行總統(tǒng)制，下設中職文秘處、設中職文秘長一人， 中職文秘若干人，政府各局、部也設有中職文秘室、中職文秘科和中職文秘官。各省都督府也設立了中職文秘員。這時的中職文秘，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓文陈殑盏娜?，同時，作為一種特定的職務，中職文秘也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責了。但是這個時候的“中職文秘”，主要是政務中職文秘，還不能等同于今天的職業(yè)中職文秘。 對當代“中職文秘”定義的探討，是從 1980 年代開展中職文秘學研究時開始。王千弓先生在 1985 年主編的《中職文秘學與中職文秘工作》一書中界定中職文秘“是社會主義國家工作人員職務名稱之一。其職責是協(xié)助領導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務工作以及其它日常行政事務和交辦事項。在黨政機關、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為中職文秘工作人員，或簡稱為中職文秘?！睅缀跏窃谕粫r期，袁維國先生在《中職文秘學》一書中同樣認為“中職文秘，在我國現(xiàn)代主要指黨和政府機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責是輔助管理，綜合服務；主要工作是撰擬文稿、 管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務、聯(lián)絡協(xié)調(diào)、催辦查辦等。” 兩位學者是在中職文秘學研究中比較早對“中職文秘”進行界定的。他們首先把握住了當時我國中職文秘的歸屬性問題，這實質(zhì)上是認識到了中職文秘的從屬性。其次，比較準確地概括了中職文秘的職責，這一觀點在后來中職文秘學研究中被廣泛認同。再次，對中職文秘的主要工作內(nèi)容做出了較全面的概括。但是無論是“職務名稱”還是“行政職位”，都體現(xiàn)了在當時歷史背景下對計劃經(jīng)濟體制、行政管理工作方式的中職文秘特點的把握，主要體現(xiàn)的是以黨政中職文秘為主的公務中職文秘特色。相比較而言，張家儀先生在 1986 年第 3 期《中職文秘》中撰文“也談 ‘中職文秘’的定義”更準確。張家儀指出“中職文秘是身處領導機構或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務的服務人員。而中職文秘從事的工作也就是中職文秘職業(yè)，中職文秘職業(yè)也是服務性 的。所以，中職文秘決不是一種職務，而是一種職業(yè)名稱?！痹谶@個觀點中，比較明確地提出中職文秘是一門職業(yè)，是比“職位”、“職務”更為準確的界定。張先生還提出中職文秘可以是“附著個人”，雖然并沒有很明確提出“私人中職文秘”，在當時容易被理解為是指某位領導同志身邊的中職文秘，但是畢竟把中職文秘的歸屬范圍從“組織”擴大到了“ 個人”，為后來“私人中職文秘”的提出開拓了思路。 1990 年侯玉珍老師在其主編的《中職文秘實務》（中國國際廣播出版社）一書中，對“中職文秘”有如下概括“現(xiàn)代‘中職文秘’的涵義是指：直接協(xié)助各級領導機構和領導干部以及私人，撰制掌管文件、輔助決策，處理日常事務的執(zhí)行和承辦人員?！薄八饺酥新毼拿亍钡奶岢?，不僅進一步明確了中職文秘是一門職業(yè)，而且間接反映了當時我國社會體制從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)化的現(xiàn)實。 整個 1990 年代，中職文秘的定義隨著迅速發(fā)展的中職文秘學理論研究而不斷完善。人們逐步意識到，定義 我國的“中職文秘”，主要應當從三個方面把握。 首先，明確中職文秘是一門社會職業(yè)。 其次，明確中職文秘的職業(yè)崗位歸屬。 再次，明確中職文秘的工作內(nèi)容和職責。 據(jù)此，在我國，中職文秘是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校以及一切合法的社會組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。中職文秘的主要工作是圍繞領導中樞或領導者的工作辦文、辦會、辦事，主要職責是輔助管理、綜合服務。 二、中職文秘的分類 中職文秘在社會上職業(yè)覆蓋范圍非常廣泛。無論是國內(nèi) 、國外，社會有多少行業(yè)或組織，就會有多少起承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通各方作用的中職文秘部門及中職文秘。特別是隨著社會科技生產(chǎn)水平的發(fā)展，專業(yè)劃分越來越細，新的社會行業(yè)崗位不斷出現(xiàn)， 因此對中職文秘也有了不斷發(fā)展變化的職業(yè)要求。從研究如何作好中職文秘工作的角度出發(fā)，按照不同的標準，可以對中職文秘做出不同的分類。這里，我們主要介紹縱向和橫向標準下劃分的中職文秘種類。 （一） 中職文秘的縱向分類所謂縱向分類，主要是針對中職文秘所承擔的職責范圍大小和工作任務輕重的不同，在縱向上劃分出不同的層次和級別，即高級中職文秘，中級中職文秘和初級中職文秘。傳統(tǒng)的中職文秘是按照我國行政級別劃分的，中職文秘機構中的領導就是辦公室主任，其次是副主任，然后是主任科員、科員。辦公室主任及其屬下中職文秘職位的高低要看這個中職文秘辦公室的級別。 1997 年國家勞動與社會保障部開始實行中職文秘職業(yè)等級標準，并在部分省市組織了中職文秘等級鑒定考試，中職文秘有了初級、中級和高級的劃分。按照這個標準，各級中職文秘的層次和級別主要體現(xiàn)在對中職文秘的知識和技能所掌握的程度上，同時反映在職責范圍大小和工作任務輕重。 初級中職文秘 指從事一般日常行政事務的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡、值班、文書的印制收發(fā)、會務服務等。他們不一定有中職文秘的職稱，但通常也被稱為中職文秘工作人員。 中級中職文秘一般指分管文字工作、信息工作的中職文秘。他們主要負責起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等，其工作成效對領導工作的推進起比較重要作用。 高級中職文秘指中職文秘機構的領導、辦公廳（室）主任，這一級別的中職文秘職責基本是參與政務，管理事務兩個方面。他們不僅是組織和機構中領導的重要助手，同時也可以是領導中樞的成員。高級中職文秘的工作綜合 性強，知識能力要求全面，常被認為是單位的“內(nèi)部總管”。 對中職文秘的縱向劃分，還應當包括學歷、工作經(jīng)歷、學識、技術能力、實際工作熟練程度等綜合素質(zhì)，但目前的勞動部考核不能兼顧各個方面。盡管這個劃分還不是很細致，但是它初步規(guī)范了中職文秘職業(yè)等級。 國外也有與此類似的中職文秘分類方式。其主要是根據(jù)中職文秘的資格和承擔責任的不同，在縱向上分為不同的等級。如日本企業(yè)界的中職文秘等級是 4 級。 （ 1）見習中職文秘。指擔任中職文秘職務未滿 1 年者。主要擔當有關中職文秘課文書的收發(fā)、電話應付、傳達命令 、泡茶等中職文秘主要業(yè)務，并在見習期間接受資深中職文秘的指導。 （ 2）初級中職文秘。是擔任中職文秘工作有 23 年之久者。除了見習中職文秘的應有業(yè)務，還需負責整理文件、回復信函、排定行事時間表、購買車票，以及到公司外接待訪客等等。 （ 3）中級中職文秘。是具有 45 年以上工作經(jīng)驗，可單獨處理高難度的中職文秘業(yè)務者。有些公司將此等級的人才，調(diào)升為主要對上司個人負責的中職文秘。其主要任務為調(diào)配上司的時間表，以及對外的預約。此外，有關上司個人稅金的申報、銀行存款的提存等，均要協(xié)助辦理。同時，指導新進的 見習中職文秘，是重要的任務之一。 （ 4）高級中職文秘。中職文秘課長就屬于相當高級的中職文秘，是名副其實的上司協(xié)助者，更高級者，還有主任中職文秘的職稱，大多由高級職員擔任，亦是董事長的正式輔佐人。（參見夏日通利著，陳宜編譯：《企業(yè)中職文秘》九龍雅士出版社出版） 美國中職文秘從縱向上分有兩種： 第一，根據(jù)中職文秘為之服務的管理人員的級別的高低進行分類，簡稱“ LS 類”。按這種標準分類，從低到高，共有四個級別，即 LS— 1級、 LS— 2 級、 LS— 3 級、 LS— 4 級。 第二，根據(jù)中職文秘所承 擔的職責的大小進行分類，簡稱“ LR類”。共有兩個級別，“ LR— 1 級中職文秘”是較低一級的中職文秘，要根據(jù)管理人員總的指示精神，獨立完成按程序安排的辦公室日常工作，大多是干服務性事務?！?LR— 2 級中職文秘”則不同，除完成“ LR— 1 級中職文秘”的工作外，還要憑自己的知識、技能、判斷能力去主動完成一些較為復雜的工作。 我國不同的歷史時期，不同的組織機構，對中職文秘的縱向分類也有所不同。舊時， 在一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，常將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務的人分為助理和襄理兩級，現(xiàn)在臺港澳地區(qū)仍有這種職業(yè) 稱謂。在各國使館中，通常將介于參贊和隨員之間的外交人員，分為一等中職文秘，二等中職文秘和三等中職文秘，也就是人們常說的一秘、二秘、三秘。 （二）中職文秘的橫向分類所謂橫向分類是根據(jù)中職文秘在工作中所需要的第二專業(yè)知識，或者說是中職文秘所供職的組織需要中職文秘具備的專業(yè)知識加以分類，也是對不同社會行業(yè)或崗位群就職的中職文秘加以分類。我國當代中職文秘職業(yè)，經(jīng)過 20 多年的發(fā)展，在橫向上已經(jīng)有了黨政中職文秘、商務企業(yè)中職文秘、涉外中職文秘的粗線條劃分。在高等職業(yè)教