【正文】 只有通過(guò)科學(xué)的組織架構(gòu)，才能有效地將中職文秘的個(gè)體功能轉(zhuǎn)化為整體功能，從而保證整體的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供有力的輔助和服務(wù)。在有些單位 ，中職文秘部門輔助與服務(wù)的范圍和需要處理的事務(wù)較多，中職文秘部門設(shè)置相應(yīng)的管理層次是具體工作的需要，目的是進(jìn)一步理順中職文秘要輔助與服務(wù)的范圍和層次，理清事務(wù)責(zé)任。所謂合理，是指部門和人員都是因?qū)嶋H工作需要而科學(xué)設(shè)置。按照分級(jí)分類原則設(shè)置的中職文秘部門，無(wú)論在職責(zé)、權(quán)力和范圍上都與其輔助和服務(wù)的對(duì)象相統(tǒng)一，從而能夠更有效地完成所屬組織機(jī)構(gòu)的各種任務(wù)。每個(gè)現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在實(shí)施計(jì)劃、組織、指揮的過(guò)程中，都是實(shí)行分級(jí)管理的。具體來(lái)說(shuō)要遵循以下原則： 第一，分級(jí)分類管理原則 近年來(lái)，在我國(guó)各級(jí)中職文秘工作部門中，十分強(qiáng)調(diào)“為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本系統(tǒng)相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民服務(wù)”的指導(dǎo)思想。為了適應(yīng)業(yè)務(wù)分工，組織機(jī)構(gòu)可適應(yīng)向橫的方向發(fā)展，可把中職文秘業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作劃分開(kāi)來(lái)， 具體編制應(yīng)依各地區(qū)各部門具體情況決定，各單位要盡量減少事務(wù)人員，充實(shí)業(yè)務(wù)部門，在部分人員中（如收發(fā)、繕寫等）可進(jìn)行定額制；警衛(wèi)勤雜人員的編制，亦應(yīng)做合理規(guī)定，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約，提高工作效能的目的”。正因?yàn)橹新毼拿夭块T能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對(duì)各職能部門的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。職能部門是分工專管某項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作部門或單位。 一、中職文秘部門概述 中職文秘部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。中職文秘的縱向分類，有利于加強(qiáng)中職文秘的管理，有利于中職文秘的自覺(jué)學(xué)習(xí)提高，有利于構(gòu)建科學(xué)合理的中職文秘職業(yè)隊(duì)伍。比如計(jì)算機(jī)公司對(duì)中職文秘在計(jì)算機(jī)知識(shí)技術(shù)方面的要求；證券公司對(duì)中職文秘的金融證券知識(shí)要求等等。縱向分類和橫向分類是從不同的角度，使我們準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)和理解中職文秘這門職業(yè)，有利于中職文秘職業(yè)的發(fā)展和完善。這樣就使得中職文秘工作的分工越來(lái)越細(xì)，并且對(duì)中職文秘的專業(yè)水平要求也越來(lái)越高，將中職文秘進(jìn)行橫向分類的好處就在于，它不僅注重中職文秘工作所具有的一般性特點(diǎn)，同時(shí)又特別強(qiáng)調(diào)各行各業(yè)中職文秘必須具備“第二專業(yè)”特色。另一方面，由于不同層次的中職文秘工作對(duì)中職文秘所具備的職業(yè)素質(zhì)平要求不一樣，這就促使低一層次的中職文秘人員必須不斷提高自己的職業(yè)技術(shù)水平，才能有機(jī)會(huì)晉升到高一層次的中職文秘職位。準(zhǔn)確充分地認(rèn)識(shí)中職文秘這門職業(yè)，是做好中職文秘工作的基礎(chǔ)。根據(jù)我國(guó)的具體情況，對(duì)中職文秘進(jìn)行橫向劃分，有利于中職文秘工作水平提高。社會(huì)上對(duì)黨政中職文秘、企業(yè)中職文秘、外事中職文秘、公關(guān)中職文秘等劃分，從分類目的和分類標(biāo)準(zhǔn)上，都值得進(jìn)一步斟酌。政務(wù)中職文秘在各類中職文秘中地位比較重要，職位、級(jí)別相對(duì)較高。 政務(wù)中職文秘。 醫(yī)務(wù)中職文秘?；鶎咏虅?wù)中職文秘主要負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備設(shè)施管理、教學(xué)檔案管理以及具體考務(wù)工作。有時(shí)，商務(wù)中職文秘可以在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。由于中職文秘所就職的行業(yè)不同，在工作中所涉及的具體內(nèi)容不同，所以對(duì)中職文秘工作中必備的“第二專業(yè)”知識(shí)能力要求也不同。在各國(guó)使館中，通常將介于參贊和隨員之間的外交人員，分為一等中職文秘，二等中職文秘和三等中職文秘，也就是人們常說(shuō)的一秘、二秘、三秘。共有兩個(gè)級(jí)別，“ LR— 1 級(jí)中職文秘”是較低一級(jí)的中職文秘，要根據(jù)管理人員總的指示精神，獨(dú)立完成按程序安排的辦公室日常工作，大多是干服務(wù)性事務(wù)。中職文秘課長(zhǎng)就屬于相當(dāng)高級(jí)的中職文秘，是名副其實(shí)的上司協(xié)助者，更高級(jí)者，還有主任中職文秘的職稱，大多由高級(jí)職員擔(dān)任，亦是董事長(zhǎng)的正式輔佐人。其主要任務(wù)為調(diào)配上司的時(shí)間表，以及對(duì)外的預(yù)約。除了見(jiàn)習(xí)中職文秘的應(yīng)有業(yè)務(wù)，還需負(fù)責(zé)整理文件、回復(fù)信函、排定行事時(shí)間表、購(gòu)買車票，以及到公司外接待訪客等等。指擔(dān)任中職文秘職務(wù)未滿 1 年者。 國(guó)外也有與此類似的中職文秘分類方式。他們不僅是組織和機(jī)構(gòu)中領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，同時(shí)也可以是領(lǐng)導(dǎo)中樞的成員。他們不一定有中職文秘的職稱，但通常也被稱為中職文秘工作人員。辦公室主任及其屬下中職文秘職位的高低要看這個(gè)中職文秘辦公室的級(jí)別。從研究如何作好中職文秘工作的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)中職文秘做出不同的分類。中職文秘的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦文、辦會(huì)、辦事，主要職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。 首先，明確中職文秘是一門社會(huì)職業(yè)。 1990 年侯玉珍老師在其主編的《中職文秘實(shí)務(wù)》（中國(guó)國(guó)際廣播出版社）一書中，對(duì)“中職文秘”有如下概括“現(xiàn)代‘中職文秘’的涵義是指：直接協(xié)助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部以及私人，撰制掌管文件、輔助決策，處理日常事務(wù)的執(zhí)行和承辦人員。而中職文秘從事的工作也就是中職文秘職業(yè)，中職文秘職業(yè)也是服務(wù)性 的。再次，對(duì)中職文秘的主要工作內(nèi)容做出了較全面的概括。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、 管理文書、接待來(lái)訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等。王千弓先生在 1985 年主編的《中職文秘學(xué)與中職文秘工作》一書中界定中職文秘“是社會(huì)主義國(guó)家工作人員職務(wù)名稱之一。各省都督府也設(shè)立了中職文秘員。 由“中職文秘”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說(shuō)的官署和官職稱之為“中職文秘寺”、“中職文秘省”和“中職文秘監(jiān)”、“中職文秘郎”、“中職文秘令”等。這里的“中職文秘”都是指帝王宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)?！稘h書新中國(guó)的中職文秘工作與自 20 世紀(jì) 20 年代初中國(guó)共產(chǎn)黨成立以來(lái)的黨務(wù)中職文秘工作有較大的繼承性，但是相當(dāng)一部分黨政中職文秘工作前輩不是職業(yè)中職文秘，而是職業(yè)革命家。 2．綜合服務(wù) 中職文 ... 第二篇：中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材 中職文秘教師資格證、教師招聘面試教材 中職 文秘工作是一項(xiàng)有著悠久歷史的工作。輔助管理工作主要是以大量的日常事務(wù)的承辦和處理來(lái)體現(xiàn)，有些工作看起來(lái)簡(jiǎn)單，有些工作看起來(lái)瑣碎，甚至有“沒(méi)完沒(méi)了、沒(méi)昏沒(méi)曉、沒(méi)饑沒(méi)飽”的特點(diǎn)，但卻是基礎(chǔ)性工作，是整個(gè)組織全局工作能否順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。中職文秘部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，一是在領(lǐng)導(dǎo)決策之前進(jìn)行調(diào)查研究，摸清情況，收集各方面的信息，綜合各方面的情況 資料，為決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效的依據(jù)，為決策做準(zhǔn)備和預(yù)測(cè)；二是提出或協(xié)同有關(guān)職能部門提出一個(gè)或幾個(gè)方案，撰擬決策文稿，供領(lǐng)導(dǎo)參考、選擇；三是在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策中，宣傳、貫徹、實(shí)施決策，并協(xié)調(diào)在貫徹決策過(guò)程中的各方面關(guān)系；四是在領(lǐng)導(dǎo)決策后檢查決策的執(zhí)行情況，綜合來(lái)自各方面的反饋信息，以便修正、完善決策；還要負(fù)責(zé)調(diào)查決策在各方面引起的反應(yīng)、貫徹中存在的問(wèn)題，建議領(lǐng)導(dǎo)采取必要的措施，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化決策效果，為制定新的最佳決策提供有效的反饋信息。中職文秘工作是組織管理工作的一部分，主要是以輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的形式來(lái)體現(xiàn)職能。 在任何組織系統(tǒng)中，中職文秘部門都是處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。作為社會(huì)組織，本單位與上、下級(jí)單位、本系統(tǒng)同級(jí)單位以及其它社會(huì)組織之間的溝通，也是以中職文秘部門為橋梁的。 在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，上級(jí)只有充分了解下級(jí)各方面的具體情況，才可能作出符合實(shí)際，具有科學(xué)性和可行性的 決定。 不僅如此，中職文秘部門在各類組織結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)中，還發(fā)揮著萬(wàn)向軸的作用。它的運(yùn)行狀態(tài)如何，將直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)或單位能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)；它的工作狀況怎樣，又將直接影響全局的工作。有人說(shuō)，只要開(kāi)個(gè)公司，至少有三個(gè)人：一個(gè)經(jīng)理、一個(gè)會(huì)計(jì)、一個(gè)中職文秘兼出納。中職文秘在工作中各有側(cè)重并相互配合，而且許多工作是協(xié)助并配合其它職能部門進(jìn)行的，既體現(xiàn)了中職文秘綜合服務(wù)的職能，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)管理。有的公司企業(yè)公共關(guān)系部就設(shè)在辦公室之下，工作任務(wù)就包括協(xié)助人力資源部對(duì)內(nèi)開(kāi)展增強(qiáng) 凝聚力的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，樹(shù)立企業(yè)精神；對(duì)外協(xié)助市 場(chǎng)營(yíng)銷部開(kāi)展樹(shù)立公司企業(yè)形象、與公眾建立良好關(guān)系的公關(guān)宣傳活動(dòng)。比如規(guī)模再小的公司，也首先會(huì)聘請(qǐng)做電話接待和處理一般文字工作的中職文秘。信訪工作在有的機(jī)關(guān)被歸入行政辦公室的接待工作的一部分。各個(gè)機(jī)關(guān)職能不同，中職文秘部門所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容也各有 側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。 一些基層單位的中職文秘部門，一般都設(shè)“辦公室”，由分擔(dān)各項(xiàng)中職文秘工作的專職人員組成。 黨中央、國(guó)務(wù)院各部委及各省、市、自治區(qū)的中職文秘部門，統(tǒng)稱“辦公廳”，廳下直接設(shè)處，如“中職文秘處”、“機(jī)要處”、“行政處”、“信息處”、“查辦處”等。 六、中職文秘部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)我國(guó)對(duì)中職文秘部門的稱謂目前還沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。最后，臨時(shí)性中職文秘機(jī)構(gòu)在會(huì)議或活動(dòng)完成后撤消 ，有關(guān)人員哪兒來(lái)哪兒去。如“第屆國(guó)際電腦節(jié)籌備組”、“北京市第屆高新技術(shù)產(chǎn)品展覽會(huì)辦公室”、“某某事件調(diào)查組中職文秘組”等。各事業(yè)部不另設(shè)中職文秘部門，但可能設(shè)專職中職文秘人員。其它部門因公司的業(yè)務(wù)不同而設(shè)置不同。有的公司總經(jīng)理助理由辦公室主任兼任。 總經(jīng)理是董事會(huì)任命的公司最高管理者，所謂首席執(zhí)行官（ CHIEFEXECUTIVEOFFICIAL 簡(jiǎn)稱 CEO）。董秘主要負(fù)責(zé)董事之間的信息傳遞溝通，負(fù)責(zé)公司企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的初步策劃并且在董事會(huì)層次斡旋，主要對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。所以，股份制企業(yè)中職文秘部門的設(shè)置遵循分級(jí)分類管理、精簡(jiǎn)合理高效、整體效益的原則，在工作中仍然具備輔助管理，綜合服務(wù)的基本職能。因此，除必需的數(shù)量外，一般不多設(shè)。 企業(yè)中的中職文秘部門與行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門工作范圍相近，但又有所 不同。 （四）由一兩名中職文秘承擔(dān)的中職文秘辦公室。這類中職文秘部門也稱為“經(jīng)理辦公室”、“廠長(zhǎng)辦公室”。 （二）職能性的中職文秘部門。這類中職文秘部門多是在國(guó)有大中型企業(yè)、國(guó)有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，也是企業(yè)為減少非生產(chǎn)人員，克服分工過(guò)細(xì)的弊病所設(shè)置的“一攬子”中職文秘部門。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)中職文秘長(zhǎng)，但是嚴(yán)格地說(shuō)，中職文秘長(zhǎng)是職務(wù)名稱，是一級(jí)官位，不是職業(yè)名稱，不表示為“中職文秘的領(lǐng)導(dǎo)”或“高一級(jí)的中職文秘”。行政機(jī)關(guān)的中職文秘部門就分別設(shè)置在各級(jí)機(jī)關(guān)之下，其級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。因此，行政機(jī)關(guān) 中職文秘部門的設(shè)置應(yīng)是全能型的，承擔(dān)機(jī)關(guān)內(nèi)部的全部行政管理任務(wù)，機(jī)構(gòu)規(guī)格較高，干部選配也較嚴(yán)格。它對(duì)外代表本機(jī)關(guān)，對(duì)內(nèi)聯(lián)系和協(xié)調(diào)各職能部門工作。 現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)科學(xué)化管理，中職文秘部門最根本的設(shè)置原則就是保證所在組織的良性運(yùn)轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。 三、整體效益原則 中職文秘部門作為群體集合的組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的輔助工作機(jī)構(gòu)，首先是作為一個(gè)整體出現(xiàn)的。管理層次要少，也不等于越少越好。正如美國(guó)一位管理學(xué)家所說(shuō)的，最佳的機(jī)構(gòu)，就是能完成所負(fù)擔(dān)的任務(wù)而又最簡(jiǎn)單的機(jī)構(gòu)。政府系統(tǒng)的中職文秘部門，主要為協(xié) 調(diào)政府系統(tǒng)工作而設(shè)置；在政府以外，各級(jí)各類組織中的中職文秘部門 ，主要為協(xié)調(diào)本組織機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)而設(shè)置。在實(shí)際工作中，任何一個(gè)中職文秘部門，都首 先對(duì)直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，受直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指揮，并主要為直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。現(xiàn)行中職文秘工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級(jí)各類組織體制改革的需要。 1951 年，中央人民政府政務(wù)院在對(duì)各級(jí)人民政府機(jī)關(guān)中職文秘長(zhǎng)和不設(shè)中職文秘長(zhǎng) 的辦公廳主任的工作任務(wù)和中職文秘工作機(jī)構(gòu)的決定中對(duì)我國(guó)中職文秘機(jī)構(gòu)的設(shè)置及人員編制提出了最基本的原則和要求：“各級(jí)中職文秘工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)根據(jù)精簡(jiǎn)原則，盡力減少層次，辦公廳一般可分設(shè)兩層，最多不超過(guò)三層。而且，由于它所處的樞紐地位，使它成為除機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)。 中職文秘部門作為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。中職文秘部門是公務(wù)中職文秘工作的組織形式，私人中職文秘一般受雇于個(gè)人，直接接受雇主管理。這就是中職文秘的“永業(yè)化”。這使中職文秘職業(yè)出現(xiàn)了“專業(yè)化”。 （三）兩種分類是中職文秘職業(yè)向“專業(yè)化”、“永業(yè)化”發(fā)展的重要條件 前面，我們談了中職文秘的縱向分類和橫向分類對(duì)于中職文秘工作的意義。隨著中職文秘工作日益普遍化和社會(huì)化，中職文秘不僅存在于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體，同時(shí)也滲透到社會(huì)的各個(gè)角落。對(duì)中職文秘進(jìn)行縱向分類，目的是使各個(gè)層次的中職文秘充分明確自己的工作職責(zé)和工作范圍，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，從而保證中職文秘工作有序、高效地進(jìn)行。不同層次、不同行業(yè)的中職文秘工作，差別也較大。美國(guó)就有把中職文秘劃成十類的區(qū)分方法，分別為政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)、事務(wù)、技術(shù)、法律、醫(yī)務(wù)、教學(xué)、外事、私人中職文秘。 目前我國(guó)對(duì)中職文秘在不同社會(huì)行業(yè)中的橫向分類沒(méi)有明確界說(shuō)。其主要工作是：收集信息、調(diào)查研究、綜合情況、草擬文件、組織會(huì)議、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)等。也辦理與病人約定診療時(shí)間，辦理住院手續(xù)，打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄，負(fù)責(zé)收費(fèi)和訂購(gòu)辦公用品等事務(wù)。主要負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問(wèn)當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其它事務(wù)等。教學(xué)中職文秘主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實(shí)施工作，協(xié)助對(duì)教學(xué)工作進(jìn)度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)中職文秘主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi)