【正文】 報告內(nèi)容：一是定期報告工作情況和進程，讓上司及時了解下情，隨時作出指導；二足工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時作出處理；三是合理化建議，供上司改進工作時參考；四是應上司的要求匯報情況。 請示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。 、 四、辦公室環(huán)境布髓 目的：創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。 二、辦公室事務管理特征：服務性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性. 三、我國文秘工作、國際文秘人員工作、我國外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實務內(nèi)容。級別高的又稱“辦公廳”。辦公室管理復習提要 第一章辦公室實務概述 一、辦公室的含義 辦公室，一個常用的很普通的名詞，卻有著多種含義： 1．廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分?？偨?jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。16．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（2）應在清點后才能簽名。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？（2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？（3）（4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等14. 文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關(guān)于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；（4）東方學院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學院關(guān)于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結(jié)；答：立卷一：市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；東方學院關(guān)于2003年招生工作的請示（呈市教委）；市教委關(guān)于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關(guān)于招生工作的通知、請求、批復 立卷二：東方學院關(guān)于招生工作院務擴大會議紀要；東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；東方學院關(guān)于做好開學工作的通知；標題：東方學院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學工作的會議紀要、決定、通知 立卷三：東方學院2003年招生工作計劃；1東方學院2003年度工作總結(jié)；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結(jié) 立卷四：東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告；東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告；1東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；標題：東方學院各系關(guān)于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質(zhì)量的報告12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。小萬沒有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。會議上，聽完報告后，進人小組討論。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；（2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（5）小沈應該對領(lǐng)導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導的不足。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。小林就滔滔不絕地講了起來。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。（6）拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向?qū)Ψ降狼?。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答:(1)該問的沒有問(指對方情況,手套的需要量)。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。五、案例分析題：1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。他應該考慮哪些問題？答案 : （1）會議的名稱： （2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。（10）歡送來賓、接待小結(jié)。（6）正式會談。（2）了解來賓、制訂計劃。（9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。確定名單， 再請上司核定。（7）建立旅行－旅館信息資料庫。（5）考慮行李問題。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關(guān)事務寫出工作匯報。8）；（3）S－參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，　為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留言時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。以作查證。對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預定時刻）（4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。小李應該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層?！返囊?guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答案: （1）命令（令）； （2）決定； （3）公告；通告；（4）通知；通報； （5）議案； （6）報告； （7）請示； （8）批復；意見； （9）函； （10）會議紀要。1 按照2000年《國務院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（4）一定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（3）認真閱讀。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？答：（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問題特征立卷。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）適時。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。（7）用印。（5）繕印。（3）簽發(fā)。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發(fā)說明。 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。注意傾聽，用心判斷指示的用意。（2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。（ ）三、簡答題： 文員所作的的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)資料；（10）下次會議預定日期。（ ∨ ）65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ）61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。（