【導(dǎo)讀】方、反應(yīng)敏捷、處事穩(wěn)健。制止違反各類公約、公眾制度和干擾、妨礙管理工作的現(xiàn)象。生火警或匪警等情況，必須以最快的速度到達(dá)現(xiàn)場，不允許以任何借口推脫。事及時有效制止。不正常的情況,應(yīng)及時組織人員搶修。路的控制系統(tǒng)檢查是否正常良好。

　　

【正文】 通知進(jìn)行突然檢查時，管理中心經(jīng)理、各相關(guān)管理處主任負(fù)責(zé)接待，并記錄在 “來訪登記表 ”中，對發(fā)現(xiàn)的有關(guān)問題按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。 4 接待工作的要求 管理中心的管理人員均應(yīng)熟悉接待工作，并掌握本手冊中的相關(guān)內(nèi)容。來源：考試大的美女編輯們 派工單可以由接待人員填發(fā)，但 “派工人 ”必須是管 理處主任指定的管理人員。 相關(guān)質(zhì)量記錄： 1.《來訪登記表》 2.《服務(wù)登記表》 3.《日常報修記錄》 苑博 公司 物業(yè)檔案管理制度 一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定： 1．公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。 2．有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。 3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按 公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。 4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。 5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。 6．物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。 7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。 8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。 9．物業(yè) 管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。 二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定： 1．在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購 /租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。 2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周 審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。 3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù) 4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。 5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。 6．發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限 定時效，過時收回。 7．員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。 8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。 三．物業(yè)管理公司檔案資料： 物業(yè)管理公司驗收檔案： 1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）； 2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件； 3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約； 4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備 驗收記錄（管理公司）； 5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）； 6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）； 物業(yè)管理公司二次裝修檔案： 1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)； 2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料； 業(yè)戶資料： 1）入伙情況記錄； 2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）； 物業(yè)管理公司管理文本匯編： 1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊； 2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等； 3）物 業(yè)管理公司各項管理分包合約； 物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類： 1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施； 2）各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄； 3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄； 4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄； 物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類： 1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄； 2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告； 3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清 洗工作應(yīng)有有效體檢證明； 4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告； 5）應(yīng)有定期沉降檢測報告； 6）消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄； 7）其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料； 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類： 1）正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄； 2）物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況 3）物業(yè)管理公司管理費(fèi)財務(wù)報告 4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報告； 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議） *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班 記錄 *保安值班記錄 *設(shè)備值班與巡檢記錄 *管理工作計劃與報告 *工程設(shè)備管理計劃與報告 *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函 *用戶報修與投訴處理記錄 *承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄 物業(yè)公司會議制度 目的 : 為進(jìn)一步 規(guī)范 公司會議管理 ,做好上情下達(dá)和下情上報工作 ,實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞 ,提升公司運(yùn)營水平 ,確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實 ,特制訂本 制度 適用范圍 : 本制度適用于 西寧苑博 物業(yè)管理 有限公司內(nèi)部會議管理。 (各項目內(nèi)部會議管理規(guī)范由項目自定 ,報總經(jīng)辦審批后執(zhí)行 ) 管理權(quán)責(zé) : 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制 度的執(zhí)行監(jiān)督。 會議提擬人或主辦職能部門負(fù)責(zé)會議的組織工作 ,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰 : 、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理 ,會議記錄人負(fù)責(zé)會議議定事項的督辦和催辦 ,并將督辦和催辦情況 報告 會議主持人。必要時應(yīng)按照會議主持人的要求形成會議紀(jì)要 ,以使大家共同遵照執(zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會議記錄及落實情況 ,并作為考核當(dāng)事 人工作的依據(jù)。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄 ,用以備忘。 、講究會議質(zhì)量。各類會議主持人會前應(yīng)與參會人員充分溝通 ,做到心中有數(shù)。對議而不決的事項提出解決的原則與方法 ,并對此負(fù)責(zé)。各類會議力求精干高效用數(shù)據(jù)說話 ,部署的工作做沒做 ,做到什么程度 ,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù) ,防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。 、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施 ,與會負(fù)責(zé)人要按照落實要求 ,層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹 ,務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做 ,對經(jīng) 常性工作要作用制度的形式確定下來 ,力求使每次會議都有具體的成果。 、嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議管理是保證會議質(zhì)量的一項措施。與會人員應(yīng)有機(jī)的安排工作 ,認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表 ,確因個人緊急事務(wù)需要請假的 ,須向會議主持人請假 ,同時指定專人代為履行職責(zé)。 管理內(nèi)容 : 會議 計劃 與統(tǒng)籌 每月 28日前 ,總經(jīng)辦應(yīng)與各項目協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的項目例會 ,統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后 ,匯同公司例會編制《月度會議計劃》 ,于月底前發(fā)放至各項目 /職能部門負(fù)責(zé)人。 凡總經(jīng)辦已列入計劃的項目例會 ,如需改期 ,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時 ,項目應(yīng)提前 2天報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。 會議安排的原則為 :小會服從大會 ,局部服從整體 ,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為 :公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急 會議不受此限。 會議準(zhǔn)備 會議通知遵照以下規(guī)定 : 1 、已列入月度會議計劃表的會議 ,月中無調(diào)整的 ,不再另行通知 ,由各項目按計劃表直接通知與會人 。 2 、屬下列情況之一者 ,按 “ 誰提擬 ,誰通知 ” 的原則進(jìn)行會議通知 : (1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議 。 (2)雖然已列入月度會議計劃 ,但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議 資料 、會務(wù)安排等作特別說 明 。 (3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 會議通知期一般應(yīng)提前一天以上 ,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門 。 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議 ,應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知 。涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議 ,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定 : 會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料 (如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人 應(yīng)提交資料等 )準(zhǔn)備的組織工作 。 會所根據(jù)會議提擬部門要求提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作 ,如落實會場 ,布置會場 ,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等 。 公司總部召開的公司級會議會務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 各項目 /職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的 ,應(yīng)提前向會議室管理部門 (會所 )提出工作聯(lián)系單 ,由會議室管理部門 (會所 )統(tǒng)籌安排。 會議組織。 會議組織遵照 “ 誰提擬 ,誰組織 ” 的原則。 會議主持人須遵守 以下規(guī)定 : 主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達(dá)會場 ,檢查會務(wù)落實情況 ,做好會前準(zhǔn)備。 主持人一般應(yīng)于會議開始后 ,將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等 ,進(jìn)行必要的說明。 會議進(jìn)行中 ,主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況 ,對議程進(jìn)行適時、必要的控制 ,并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言 ,以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。 屬討論、決策性議題的會議 ,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述 ,適時提交與會人表明意見 。對 未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。 主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人 (部門 )、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。 與會人須遵守以下規(guī)定 : 應(yīng)準(zhǔn)時到會 ,并在《會議簽到表》上簽到。 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅 ,緊扣議題。 遵循會議主持人對議程控制的要求。 屬工作部署性質(zhì)的會議 ,原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。 遵守會議紀(jì)律 ,與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無聲 ,原則上不允許接聽電話 ,如須接 聽 ,請離開會場。 6 、做好本人的會議紀(jì)錄。 會議決議事項 ,與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行 ,不得拖延或敷衍了事。 各職能部門 /項目要把每次會議精神傳達(dá)到基層員工 ,也可根據(jù)自己部門 /項目的實際情況 ,定期召開部門 /項目級會議傳達(dá)會議精神。 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人 ,考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。 會議記錄 : 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守 以下規(guī)定 : 各項目應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員 (一般為本項目的內(nèi)務(wù)文員 ,名單報總經(jīng)辦備案 ),負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。 會議記錄遵照 “ 誰組織 ,誰記錄 ” 的原則 ,如有必要 ,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要 ,臨時指定會議記錄員。 總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會議記錄工作 ,總經(jīng)理另有指定的 ,從總經(jīng)理指定。 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定 : 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄 ,根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。 會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格 ,確保記錄的原始性。 對會議已議決事項 ,應(yīng)在原始記錄中括號注明 “ 議決 ” 字樣。 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作 ,及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。 下列情況下 ,應(yīng)整理會議紀(jì)要 : 1 、公司各類行