【正文】 下列情況下 ,應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要 : 1 、公司各類行政會(huì)議。 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格 ,確保記錄的原始性。 總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作 ,總經(jīng)理另有指定的 ,從總經(jīng)理指定。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守 以下規(guī)定 : 各項(xiàng)目應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員 (一般為本項(xiàng)目的內(nèi)務(wù)文員 ,名單報(bào)總經(jīng)辦備案 ),負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。 會(huì)議記錄 : 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 各職能部門 /項(xiàng)目要把每次會(huì)議精神傳達(dá)到基層員工 ,也可根據(jù)自己部門 /項(xiàng)目的實(shí)際情況 ,定期召開部門 /項(xiàng)目級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。 6 、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議 ,原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅 ,緊扣議題。 主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人 (部門 )、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述 ,適時(shí)提交與會(huì)人表明意見 。 會(huì)議進(jìn)行中 ,主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況 ,對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制 ,并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言 ,以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 會(huì)議主持人須遵守 以下規(guī)定 : 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前 5 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng) ,檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況 ,做好會(huì)前準(zhǔn)備。 會(huì)議組織。 公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定 : 會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料 (如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人 應(yīng)提交資料等 )準(zhǔn)備的組織工作 。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議 ,應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知 。 會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上 ,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門 。 (2)雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃 ,但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議 資料 、會(huì)務(wù)安排等作特別說 明 。 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定 : 1 、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議 ,月中無調(diào)整的 ,不再另行通知 ,由各項(xiàng)目按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人 。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?:公司例會(huì)、公司臨時(shí)會(huì)議、項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目臨時(shí)會(huì)議。 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的項(xiàng)目例會(huì) ,如需改期 ,或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)例會(huì)時(shí) ,項(xiàng)目應(yīng)提前 2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。與會(huì)人員一般不得缺席或指定他人代表 ,確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的 ,須向會(huì)議主持人請(qǐng)假 ,同時(shí)指定專人代為履行職責(zé)。與會(huì)人員應(yīng)有機(jī)的安排工作 ,認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。 、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。 、力求會(huì)議實(shí)效。對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法 ,并對(duì)此負(fù)責(zé)。 、講究會(huì)議質(zhì)量。每月底總經(jīng)辦檢查會(huì)議記錄及落實(shí)情況 ,并作為考核當(dāng)事 人工作的依據(jù)。公司會(huì)議記錄要做到專人記錄和管理 ,會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦 ,并將督辦和催辦情況 報(bào)告 會(huì)議主持人。 (各項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)議管理規(guī)范由項(xiàng)目自定 ,報(bào)總經(jīng)辦審批后執(zhí)行 ) 管理權(quán)責(zé) : 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制 度的執(zhí)行監(jiān)督。 8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。 6．發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限 定時(shí)效，過時(shí)收回。 5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時(shí)一周。 2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周 審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。 9．物業(yè) 管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。 7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。 5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。 3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按 公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。 相關(guān)質(zhì)量記錄： 1.《來訪登記表》 2.《服務(wù)登記表》 3.《日常報(bào)修記錄》 苑博 公司 物業(yè)檔案管理制度 一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定： 1．公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。 4 接待工作的要求 管理中心的管理人員均應(yīng)熟悉接待工作，并掌握本手冊(cè)中的相關(guān)內(nèi)容。 檢查過程中，關(guān)系到管理中心的事項(xiàng)，由中心經(jīng)理或經(jīng)理指定的管理人員做檢查記錄。 對(duì)不符合規(guī)定程序的參觀要求，應(yīng)禮貌地謝絕或向其指明本公司有關(guān) 參觀事宜的聯(lián)系途徑。 申報(bào)維修（公共區(qū)域內(nèi)報(bào)修）： a. 接到維修要求，及時(shí)安排工程維修，填寫《維修派工單》并由維修人員確認(rèn)，并錄入《日常報(bào)修記錄》。 c. 對(duì) 申請(qǐng)的緊急維修項(xiàng)目，應(yīng)立即通知維修人員，先進(jìn)行維修，再補(bǔ)辦派工手續(xù)。 申報(bào)維修（業(yè)主區(qū)域內(nèi)報(bào)修）： a. 接到維修要求，及時(shí)安排工程維修，填寫《維修派工單》并由維修人員確認(rèn)，并錄入《服務(wù)記錄表》。 接待業(yè)主申報(bào)裝修和維修等： 申報(bào)裝修： a. 接待人員填寫辦理裝修手續(xù)登記，接受業(yè)主的裝修申請(qǐng)表。 b. 管理處主任將可付諸實(shí)施的合理化建議列入工作計(jì)劃中；對(duì)關(guān)系到公司服務(wù)質(zhì)量的重大整改建議時(shí)，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)決策。 2 接待工作分類 業(yè)主來訪 業(yè)主提管理意見 接待投訴人士 申報(bào)裝修、維修等 外來參觀 上級(jí)單位物業(yè)檢查 3 接待工作程序 業(yè)主來訪： 業(yè)主到管理處提合理化建議時(shí)： a. 接待人員認(rèn)真填寫《來訪登記表》。 3 特殊規(guī)定： 當(dāng)來訪人有過激的言行時(shí)，應(yīng)保持冷靜，不準(zhǔn)與來訪人發(fā)生爭(zhēng)吵。 苑苑 博博 物物 業(yè)業(yè) 接接 待待 工工 作作 暫暫 行行 規(guī)規(guī) 定定 1 接待規(guī)范 文明語言：執(zhí)行《員工手冊(cè)》中相關(guān)規(guī)定。 如發(fā)生報(bào)警依《緊急情況報(bào)警處理規(guī)程》及時(shí)通知有關(guān)部門及相關(guān)人員，啟動(dòng)和運(yùn)用各種設(shè)備展開滅火自救工作。如有 故障及時(shí)匯報(bào)、通知有關(guān)人員檢查、維修。 嚴(yán)禁外人進(jìn)入監(jiān)控室，不準(zhǔn)將茶杯、報(bào)紙等物品放于工作臺(tái)上，不準(zhǔn)在值班期間玩電腦游戲或準(zhǔn)許他人在工作機(jī)上玩電腦游戲。 苑博物業(yè)監(jiān)控制度 監(jiān)控中心設(shè)備 24 小時(shí)運(yùn)行，實(shí)行 24 小時(shí)值班制，不得擅離職守。 ，并做好培訓(xùn)記錄。 ，處理車輛管理方面的問題和客戶投訴。 ，對(duì) 員工進(jìn)行日考核，填寫《員工日考核表》。 。 對(duì)對(duì) 總總 務(wù)務(wù) 處處 查查 出出 的的 各各 種種 火火 險(xiǎn)險(xiǎn) 隱隱 患患 ， 及及 時(shí)時(shí) 督督 促促 和和 積積 極極 協(xié)協(xié) 助助 部部 門門 領(lǐng)領(lǐng) 導(dǎo)導(dǎo) 落落 實(shí)實(shí) 整整 改改 措措 施施 ，并并 把把 整整 改改 結(jié)結(jié) 果果 回回 復(fù)復(fù) 總總 務(wù)務(wù) 處處 。 火火 情情 嚴(yán)嚴(yán) 重重 時(shí)時(shí) 要要 立立 即即 撥撥 打打 火火 警警 119電電 話話 報(bào)報(bào) 警警 。 根根 據(jù)據(jù) 本本 部部 位位 的的 防防 火火 實(shí)實(shí) 際際 需需 要要 ， 隨隨 時(shí)時(shí) 向向 部部 門門 領(lǐng)領(lǐng) 導(dǎo)導(dǎo) 和和 總總 務(wù)務(wù) 處處 申申 請(qǐng)請(qǐng) 需需 要要 增增 減減 的的 滅滅火火 器器 材材 。 隨隨 時(shí)時(shí) 向向 總總 務(wù)務(wù) 處處 報(bào)報(bào) 告告 本本 部部 位位 存存 放放 易易 燃燃 易易 爆爆 和和 劇劇 毒毒 危危 險(xiǎn)險(xiǎn) 品品 的的 種種 類類 和和 數(shù)數(shù) 量量 ， 保保 證證各各 種種 危危 險(xiǎn)險(xiǎn) 品品 的的 存存 放放 符符 合合 防防 火火 安安 全全 要要 求求 。 做做 到到 本本 單單 位位 工工 作作 人人 員員 人人 人人 會(huì)會(huì) 使使 用用滅滅 火火 器器 材材 撲撲 救救 初初 起起 火火 災(zāi)災(zāi) ， 會(huì)會(huì) 進(jìn)進(jìn) 行行 人人 員員 疏疏 散散 ， 會(huì)會(huì) 撥撥 打打 火火 警警 119， 懂懂 得得 火火 災(zāi)災(zāi) 中中 逃逃 生生 的的基基 本本 方方 法法 。 積積 極極 參參 加加 總總 務(wù)務(wù) 處處 組組 織織 的的 消消 防防 知知 識(shí)識(shí) 培培 訓(xùn)訓(xùn) 和和 消消 防防 實(shí)實(shí) 戰(zhàn)戰(zhàn) 演演 練練 ， 熟熟 練練 掌掌 握握 各各 種種 消消 防防器器 材材 的的 使使 用用 范范 圍圍 和和 使使 用用 方方 法法 。 義義 務(wù)務(wù) 消消 防防 員員 職職 責(zé)責(zé) 義義 務(wù)務(wù) 消消 防防 員員 全全 面面 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 本本 大大 廈廈 的的 消消 防防 安安 全全 工工 作作 。保安員必須廉潔自律，堅(jiān)持原則，照章辦事，不給違法違紀(jì)分子任何可乘之機(jī)。 文明執(zhí)勤，禮貌待人。 遵紀(jì)守法，勇于護(hù)法，切實(shí)做到學(xué)法、守法 、用法，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)贏得社會(huì)的認(rèn)可和業(yè)主（住戶）的信任。 (每月 1 日、 15 日 ) 15)當(dāng)煤氣監(jiān)測(cè)系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)時(shí) ,應(yīng)立即通知當(dāng)班班長(zhǎng)和樓層管理人員前去查明 ,并關(guān)閉煤氣總閥和分閥 ,及時(shí)采取有效措施 ,防止煤氣燃爆和再泄露 ,并馬上打電話報(bào) 16)當(dāng)發(fā)生火災(zāi)時(shí) ,應(yīng)懂得怎樣用緊急廣播處理和疏散人員。 13)總控室嚴(yán)禁收、錄、放電 臺(tái)節(jié)目及與工作無關(guān)的音樂、錄象帶。 11)當(dāng)值人員準(zhǔn)確、真實(shí)、清晰填寫值班記錄。 9） 配合機(jī)電人員等進(jìn)行報(bào)警系統(tǒng)每季度的檢查以及半年一次的消防系統(tǒng)有關(guān)試驗(yàn)。 7） 從閉路電視上發(fā)現(xiàn)可疑情況或各類違法犯罪活動(dòng) ,應(yīng)立即通知當(dāng)值班長(zhǎng)前往調(diào)查處 理并錄像。通過對(duì)講機(jī)或電話及時(shí)通知當(dāng)值班長(zhǎng)前去報(bào)警位置核查信號(hào)真?zhèn)吻闆r。每月第一個(gè)周一做一次手動(dòng)、自動(dòng)實(shí)際操作檢查以確認(rèn)設(shè)備是否處于完好狀態(tài)。如 不正常應(yīng)立即查明原因 ,并及時(shí)處理 ,無法處理的問題 ,迅速上報(bào)主管或機(jī)電人員。 2） 值班員要堅(jiān)守崗位 ,密切注視監(jiān)視屏及各類控制柜的運(yùn)行狀態(tài)。 協(xié)助處理好緊急時(shí)期的聯(lián)絡(luò)、指揮、搶救、疏散等工作。 負(fù)責(zé)保障消防電話的暢通。 負(fù)責(zé)本責(zé)任區(qū)內(nèi)消防設(shè)施、設(shè)備的保養(yǎng)。 適用范圍 :本小區(qū)總控室值班工作人員。 （二）本預(yù)案自印發(fā)之日起實(shí)行。 應(yīng)急管理力量：主要由管理區(qū)建設(shè)局相關(guān)人員組成，擔(dān)負(fù)接收和轉(zhuǎn)發(fā)管委會(huì)和盟建設(shè)局應(yīng)急命令、指示，組織各有關(guān)單位對(duì)建設(shè)工程重大質(zhì)量安全事故進(jìn)行應(yīng)急處置，并與有關(guān)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)及信息交換。 工程設(shè)施搶險(xiǎn)力量：主要由施工、檢修、物業(yè)等人員組成，擔(dān)負(fù)事故現(xiàn)場(chǎng)的工程設(shè)施搶險(xiǎn)和安全保障工作。 八、保障要求 （一）宣傳教育 建設(shè)行政主管部門以及各施工、產(chǎn)權(quán)和物業(yè)管理等單位要按照管理區(qū)管委會(huì)的統(tǒng)一部署，有計(jì)劃、有目的、有針對(duì)性地開展預(yù)防建設(shè)工程重大質(zhì)量安全事故及有關(guān)知識(shí)和預(yù)防常識(shí)的宣傳，增加事故的防范意識(shí)，提高防范和應(yīng)急反應(yīng)能力。 （二）應(yīng)急狀態(tài)終止后，各有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)作出書面 報(bào)告。 （三）信息發(fā)布 建設(shè)工程重大質(zhì)量安全事故的信息和新聞發(fā)布，由管理區(qū)管委會(huì)統(tǒng)一管理，以確保信息正確、及時(shí)傳遞，并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定向社會(huì)公布。 ③應(yīng)立即啟動(dòng)本單位的應(yīng)急救援預(yù)案，全力協(xié)助開展事故搶險(xiǎn)救援工作；嚴(yán)格保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)，并迅速采取必要措施搶救傷員和財(cái)產(chǎn)，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序，妥善保管有關(guān)證物，配合有關(guān)部門收集 證據(jù)；因搶救傷員、防止事故擴(kuò)大以及疏通交通等原因要移動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)物件時(shí)，必須做出標(biāo)志、拍照、詳細(xì)記錄和繪制事故現(xiàn)場(chǎng)圖，并妥善保存現(xiàn)場(chǎng)重要痕跡、物資等。 實(shí)施施工總承包的建設(shè)工程，由總承包單位負(fù)責(zé)上報(bào)事故。 建設(shè)局應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組成員趕到現(xiàn)場(chǎng)后，應(yīng)統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)事故現(xiàn)場(chǎng)搶險(xiǎn)工作、制定搶險(xiǎn)措施、調(diào)集搶險(xiǎn)隊(duì)伍和施工機(jī)械，搜尋遇難的幸存人員，配合醫(yī)療救護(hù)人員和公安干警 做好受傷人員的搶救和事故現(xiàn)場(chǎng)和保護(hù)警衛(wèi)工作，協(xié)同有關(guān)部門做好事故調(diào)查處理工作。 建設(shè)局應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室接到報(bào)告后，應(yīng)立即通報(bào)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組各成員，迅速啟動(dòng)并及時(shí)組織實(shí)施預(yù)案，迅速核實(shí)有關(guān)情況，立即報(bào)告管理區(qū)特別重大事故應(yīng)急搶險(xiǎn)救災(zāi)指揮部和盟建設(shè)局。 報(bào)告內(nèi)容 （ 1）險(xiǎn)情或事故發(fā)生的時(shí) 間、地點(diǎn)、事故類別、人員傷亡情況； （ 2）事故工程的建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的資質(zhì)等級(jí)，施工單位負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部經(jīng)理、監(jiān)理單位有關(guān)人員的姓名和執(zhí)業(yè)資格； （ 3）險(xiǎn)情基本情況或事故的簡(jiǎn)要經(jīng)過，緊急搶險(xiǎn)救援情況，傷亡人數(shù)、直接經(jīng)濟(jì)損失等； （ 4）事故原因、性質(zhì)的初步分析； （ 5）事故搶救處理的情況和采取