【正文】 時(shí)間以前，用書(shū)面、電訊或口頭的形式向誰(shuí)報(bào)告。 八小時(shí)復(fù)命制 對(duì)任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)命，如執(zhí)行人在執(zhí)行開(kāi)始后發(fā)現(xiàn)有 困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實(shí)有不可克服的困難，執(zhí)行人無(wú)法按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)完成， 要立即向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù)，也要復(fù)命。 “立即”：我們規(guī)定為不得超過(guò)八小時(shí)，這就叫“八小時(shí)復(fù)命制”。 這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人，可以取得下命令人的新指示，保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助，及時(shí)克服困難完成任務(wù)。無(wú)論出于什么原因，在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后，沒(méi)有向下命令人復(fù)命，延誤了工作，要由受命令人負(fù)責(zé)。 l命令時(shí)的語(yǔ)言要求 A．簡(jiǎn)煉、準(zhǔn)確、不需要形容和描繪。 B．使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，概念清楚，盡可能排除誤解。 C．有可操作性。 D．保證傳達(dá)渠道暢通無(wú)誤。 會(huì)議 會(huì)議經(jīng)常用來(lái)決定多項(xiàng)指揮和總體指揮。會(huì)議要求開(kāi)得簡(jiǎn)短，并能解決實(shí)際問(wèn)題。 廈門(mén)XX物業(yè)管理有限公司會(huì)議種類(lèi) NO會(huì)議名稱(chēng)主持人召開(kāi)時(shí)間會(huì)議內(nèi)容參加人員基本要求 1公司月度工作例會(huì)總經(jīng)理或總經(jīng)理助理每月1日下午2:00~4:001.上個(gè)月工作中存在問(wèn)題及解決方案。2.下個(gè)月工作計(jì)劃完成情況。總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門(mén)經(jīng)理每月28日前將書(shū)面材料交到綜合管理部以便會(huì)議中使用。 2公司月度工作計(jì)劃例會(huì)每月5日下午4:00~5:001.上月工作中存在問(wèn)題及解決方案。2.下月重點(diǎn)工作方案研討。3.對(duì)公司建議。 3公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)議總經(jīng)理每月15日下午2:00~4:001.對(duì)上個(gè)月財(cái)務(wù)管理、資金使用、經(jīng)濟(jì)效益情況給予匯報(bào)分析。2.下個(gè)月資金計(jì)劃及調(diào)配使用?？偨?jīng)理總經(jīng)理助理財(cái)務(wù)部經(jīng)理 4各部門(mén)月度工作例會(huì)各部門(mén)經(jīng)理每月25日下午2:00~4:001.上個(gè)月工作中存在問(wèn)題及解決方案。2.下個(gè)月重要工作,方案研討。3.對(duì)公司建議。各部門(mén)員工每月28日交會(huì)議紀(jì)要到綜合管理部 （1）會(huì)前準(zhǔn)備： 包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備發(fā)言，對(duì)會(huì)議進(jìn)程的預(yù)測(cè)和對(duì)策。 l議題：不要多于三個(gè)。 l主持人：主管級(jí)以上管理人員（不同層級(jí)會(huì)議） l記錄人由主持人委派，即各部門(mén)文員，總經(jīng)理會(huì)議有總經(jīng)理秘書(shū)，行政例會(huì)有行政秘書(shū)。 l將下發(fā)的文件要做到準(zhǔn)確，有錯(cuò)誤在會(huì)前要經(jīng)過(guò)修改。 l文件要按照與會(huì)人數(shù)復(fù)印，不要造成開(kāi)會(huì)中途文件準(zhǔn)備不全。 l要預(yù)先考慮到保密程序。 （2）會(huì)議通知： 根據(jù)會(huì)前準(zhǔn)備擬定會(huì)議通知。 會(huì)議通知包括：會(huì)議的名稱(chēng)、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人需帶資料，以及通知發(fā)放方法和途徑。 會(huì)議紀(jì)要 l由記錄人整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要只記決議，不記討論過(guò)程，個(gè)別重要語(yǔ)句可記。 l會(huì)議紀(jì)要一定要有執(zhí)行人和完成時(shí)間。 l會(huì)議紀(jì)要整理后要由會(huì)議主持人簽發(fā)。 l如果是連續(xù)性會(huì)議（如例會(huì)），會(huì)議上要總結(jié)上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況。 “會(huì)議的成果，凝固在會(huì)議紀(jì)要的決議中?！?公文 l批閱文件 批閱文件，下達(dá)書(shū)面指示是重要的指揮方法之一。 l呈報(bào)文件 按文件呈報(bào)程序向有關(guān)負(fù)責(zé)人呈報(bào)，呈報(bào)時(shí)間和批復(fù)時(shí)間要做記錄。 只能有一個(gè)人呈報(bào)，可以抄送其他人。 l批閱文件的處理形式 三種處理形式：發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。 A．發(fā)回即發(fā)回給呈報(bào)人執(zhí)行（或否）。 B．批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人。 C．留中有兩種情況： ①做為資料收存。 ②暫不處理（文件暫不處理的決定要及時(shí)通知呈報(bào)人）。 l公司中常用的文件 公司內(nèi)部日常事務(wù)文件，是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存 照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。 常使用的公文種類(lèi)有： 計(jì)劃、通知、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、章程、辦法、規(guī)則、準(zhǔn)則、守則、備忘錄、 函等等。 l公文格式 1）標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文部門(mén)和公文種類(lèi)。 2）簽發(fā)人：發(fā)到哪一級(jí)的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。 3）主送部門(mén)：即負(fù)責(zé)承辦的受文單位。 4）正文：由開(kāi)頭、主題、結(jié)尾三部分組成，或由依據(jù)、說(shuō)明、決策三部分組成。要條理層次清楚，文字簡(jiǎn)練確切，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)精確無(wú)誤，篇幅短小，一目了然。 5）發(fā)文部門(mén)落款：俗稱(chēng)“下款”。發(fā)文部門(mén)應(yīng)寫(xiě)部門(mén)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，幾個(gè) 部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，將主辦部門(mén)排在前面。 6）發(fā)文時(shí)間：用公元，小寫(xiě)漢字?jǐn)?shù)碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能 省略數(shù)字。一個(gè)部門(mén)單獨(dú)成文的，按簽發(fā)人簽發(fā)的日期；幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合制發(fā) 的，按最后一個(gè)部門(mén)的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。 為了便于本公司的文件管理，現(xiàn)將各部門(mén)的文件統(tǒng)一編制文件頭，請(qǐng)各部門(mén) 按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件： 公司辦公室XX辦字[年份]第號(hào) 財(cái)務(wù)部XX財(cái)字[年份]第號(hào) 工程部XX工字[年份]第號(hào) 綜合管理部XX綜字[年份]第號(hào) R—報(bào)告P—計(jì)劃N—通知M—會(huì)議紀(jì)要O—其它 例如：綜合管理部發(fā)出一份通知，那么其文件的編號(hào)為“XX綜N字[2003]第001 號(hào)”。[]中填寫(xiě)的是年份，“第”和“號(hào)”之間填寫(xiě)的是第幾號(hào)文件。 5）附件：補(bǔ)充說(shuō)明主題內(nèi)容的附件，與正文構(gòu)成一份完整的文件。 6）印章：公文一律加蓋印章。這是正式成文的標(biāo)志。印章蓋在部門(mén)名稱(chēng)和日期上。落款部門(mén)應(yīng)與印章一致，否則失去法定存在權(quán)。 l公文的撰寫(xiě)程序 撰寫(xiě)公文時(shí)所要遵守的一定的程序，專(zhuān)指公文的制作流程，基本程序有： 1）交擬 2）擬稿 3）核稿 4）繕校 5）簽發(fā) 6）用印 7）封發(fā) l公文的發(fā)文程序 1）審核公司各部門(mén)發(fā)文必須經(jīng)公司辦公室審核后才可簽發(fā) 2）簽發(fā) 3）用印 4）分發(fā) 5）立卷 6）歸檔 7）銷(xiāo)毀 l公文的收文程序 1）傳遞 2）簽收 3）登記 4）分發(fā) 5）催辦 6）查辦 7）立卷 8）歸檔 9）銷(xiāo)毀 簽收的方法是在原件上由收件人背簽，背簽后直接放入文件夾存檔備查。 五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則 不間斷 公司的管理要做到指揮不間斷，包括休假、下班、夜間。 l時(shí)間不間斷。 l最高決策不間斷。 l指揮渠道不間斷。 及時(shí) 決策就是要不失時(shí)機(jī)。該決定時(shí)不決定是最大的失敗。 領(lǐng)導(dǎo)做出決定要有時(shí)限，任何指揮上的延誤都會(huì)造成混亂和損失。 前后一致 領(lǐng)導(dǎo)人在進(jìn)行指揮的時(shí)候： l要考慮到同類(lèi)事情的連續(xù)性。 l要考慮到領(lǐng)導(dǎo)者本人的連續(xù)性。 l要考慮到換屆負(fù)責(zé)人之間的連續(xù)性，在這一條上，基本原則是人換法不換。 公司不同部門(mén)之間的一致性： 凡出現(xiàn)不一致的情況，要有以下三點(diǎn)： A．原則 B．內(nèi)容 C．轉(zhuǎn)換時(shí)間 確保執(zhí)行 確保能執(zhí)行，確保已執(zhí)行。 凡不能執(zhí)行的命令不要下，這就是可行性的問(wèn)題。 可監(jiān)督 命令下達(dá)后要有有效的監(jiān)察手段28 /