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【正文】 考評運用。另外，每周辦公室負責出一期督查督辦周報，通報各項工作完成情況，并對相關(guān)督辦事項進行評價，并在周工作例會上通報。 辦公室將不定時對完成優(yōu)秀 /差的督辦事項組織案例討論。 評價標準。好：工作投入產(chǎn)出比在 1： 5 以上，或單項工作一次性為公司節(jié)約 /多產(chǎn)出 100 萬以上的價值；非職責性工作得到了事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)及以上人員表揚；職責工作完成效果好，超出領(lǐng)導(dǎo)期望，得到 CEO表揚；在確保工作質(zhì)量的前提下，工作進度較計劃縮短 1/2以上。平：工作投入產(chǎn)出比在1： 3 以上；職責性工作按時完 成，工作不存在不足之處，領(lǐng)導(dǎo)滿意率 100%。差：工作沒有按時完成，且在一周以內(nèi)；工作質(zhì)量上有不足；投入產(chǎn)出比低于 1： 3以下。 檔案管理制度的制訂 工作卡 工作崗位： 檔案專責、辦公室主任 考核崗位： 辦公室主任 編號： 45 目的 規(guī)范檔案管理 目標 使檔案管理合乎規(guī)范 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《檔案管理規(guī)定》 QGD002 年工作量 20h 單次參考工時 20h 工作頻率 根據(jù)制度運行情 況而定 觸發(fā)條件 規(guī)范檔案管理 28 信息 輸入 / 輸出 / 異常判定 應(yīng)用中出現(xiàn)漏洞 異常處理 修改完善制度 工作步驟與要求： 根據(jù)檔案管理內(nèi)容，明確需制訂那些制度； 草擬制度，要求所訂制度規(guī)范、合理，能有效覆蓋檔案管理內(nèi)容，包括收集歸檔、分類整理、保管維護、提供利用、鑒定銷毀、保密等方面。 反復(fù)修改，完善。要求無錯字、別字，無病句，通俗易懂，便于執(zhí)行。 檔案管理制度符合 IS09000 管理體系要求。 檔案管理制度的修改完善 工作卡 工作崗位： 檔案專責、辦公室主任 考核崗位： 辦公室主任 編號： 46 目的 規(guī)范檔案管理 目標 使檔案管理合乎規(guī)范 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《檔案管理規(guī)定》 QGD002 年工作量 15h 單次參考工時 15h 工作頻率 根據(jù)制度運行情 況而定 觸發(fā)條件 每年若干次 信息 輸入 / 輸出 / 異常判定 應(yīng)用中出現(xiàn)漏洞 異常處理 持續(xù)修改完善制度 工作步驟與要求： 針對需修改的制度，組織全體檔案管理人員逐項逐條逐句進行討論，力求把檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題盡力提出。要求與會人員熟知檔案管 理過程，討論中暢所欲言； 針對提出的問題對原有制度逐條逐句逐字進行修改； 對修改稿再次進行討論，要求與會人員各抒己見，將問題徹底提出； 根據(jù)討論意見對修改稿進行完善。要求修改后的制度更加規(guī)范、合理、能有效執(zhí)行。 對外施工單位所需歸檔資料整編工作的指導(dǎo) 工作卡 工作崗位： 檔案專責 考核崗位： 辦公室主任 編號： 47 目的 規(guī)范檔案整理 目 標 上交資料規(guī)范率 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《檔案管理規(guī)定》 QGD002 《檔案整編作業(yè)規(guī)程》 QGCCD01001 29 年工作量 24h 單次參考工時 工作頻率 4次 /月 觸發(fā)條件 每年若干次 信息 輸入 / 輸出 / 異常判定 / 異常處理 / 工作步驟與要求： 施工單位資料員將需歸檔的資料按規(guī)范進行初步整理，并將未裝訂初稿提交檔案室審查； 檔案管理人員依據(jù)國家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》及基建工程竣工資料整編細則逐項進行審查，包括案卷外觀質(zhì)量、格式、圖紙折疊、修改、字跡材料是否合符規(guī)范、歸檔資料內(nèi)容是否齊全等； 根據(jù)審查中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改事項和整改要求，要求指出問題全面、徹底； 針對存在的問題逐項對其進行科學(xué)的指導(dǎo)，要求針對性強，整改后的資料合乎規(guī)范。 各相關(guān)部門做資料整理歸檔的指導(dǎo) 工作卡 工作崗位： 檔案專責 、檔案管理員 考核崗位： 檔案專責 /辦公室主任 編號： 48 目的 規(guī)范檔案整理 目標 上交資料規(guī)范率 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《檔案管理規(guī)定》 QGD002 檔案整編作業(yè)規(guī)程》 QGCCD01001 年工作量 24h 單次參考工時 工作頻率 4次 /月 觸發(fā)條件 每年若干次 信息 輸入 / 輸出 / 異常判定 / 異常處理 / 工作步驟與要求： 相 關(guān) 單 位 責 任人 將 需 歸 檔的 資 料 按規(guī) 范 進 行 初步 整 理 后 ，提 交 檔 案室 審 查 ； 檔案管理人員依據(jù)國家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》逐項進行審查，包括案卷外觀質(zhì)量、格式、圖紙折疊、修改、字跡材料是否合符規(guī)范、歸檔資料內(nèi)容是否齊全等； 根據(jù)審查中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改事項和整改要求，要求指出問題全面、徹底； 針對存在的問題逐項對其進行科學(xué)的指導(dǎo)，要求針對性強，整改后的資料合乎規(guī)范。 對外文件資料發(fā)放 工作卡 工作崗位： 檔案專責 、檔案管理員 考核崗位： 檔案專責 /辦公室主任 編號： 49 目的 傳遞信息，保證工程建設(shè)順利開展 目標 文件保密 30 登記、發(fā)放及時、準確率 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 480h 單次參考工時 工作頻率 160次 /月 觸發(fā)條件 每天若干次 檔案管理員，應(yīng)將收到的文件及時登記，在 5分 鐘內(nèi)通知到位 信息 輸入 工作聯(lián)系單、設(shè)計修改通知、合同、技術(shù)協(xié)議等 輸出 外部文件發(fā)放登記表 異常判定 登記錯誤 漏登 異常處理 糾正錯誤 補登 工作步驟與要求： 接收各部門發(fā)送的文件； 檔案管理人員認真核對接收的文件，要求逐項核對，包括簽字手續(xù)是否完備、是否蓋印、數(shù)量是否相符等，核對準確無誤后簽字認可； 將接收的文件留取一份存檔，余下文件詳細登記在《外部文件發(fā)放登記表》上； 電話通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件，要求 5分鐘內(nèi)通知到位，特殊情況除外； 領(lǐng)取文件人核對文件名稱、數(shù)量等無誤后簽字確認； 文件發(fā)放完成。 對內(nèi)文件資料發(fā)放 工作卡 工作崗位： 檔案專責 、檔案管理員 考核崗位： 檔案專責 /辦公室主任 編號： 50 目的 傳遞信息，保證工程建設(shè)順利開展 目標 文件保密 登記、發(fā)放及時、準確率 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 600h 單次參考工時 工作頻率 200次 /月 觸發(fā)條件 每天若干次 檔案管理員，應(yīng)將收到的文件及時登記，在 10分鐘內(nèi)通知送達到位 信息 輸入 工作聯(lián)系單、設(shè)計修改通知、監(jiān)理月報、周報、會議紀要等 輸出 內(nèi)部文件發(fā)放登記表 異常判定 登記錯誤 漏登 異常處理 糾正錯誤 補登 工作步驟與要求： 接收施工、監(jiān)理等單位發(fā)送的文件； 檔案管理人員認真核對接收的文件，要求認真核對，包括簽字手續(xù)是否完備、是否蓋印、數(shù)量是否相符等，核對準確無誤后再簽字確認； 將接收的文件詳細登記在《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》上； 31 將文件發(fā)送至相關(guān)部門，要求 5分鐘內(nèi)送達到位，特殊情況除外； 收取文件人核對文件名稱、數(shù)量等內(nèi)容無誤后簽字確認； 文件發(fā)送完成。 圖紙資料的發(fā)放 工作卡 工作崗位： 檔案專責 、檔案管理員 考核崗位： 檔案專責 /辦公室主任 編號： 51 目的 保證工程建設(shè)順利開展 目標 登記、發(fā)放及時、準確率 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 126h 單次參考工時 工作頻率 15次 /月 觸發(fā)條件 每月若干次 檔案管理員，應(yīng)將收到的圖紙資料及時登記，在當天內(nèi)發(fā)送到所需單位 信息 輸入 設(shè)計圖紙、廠家資料等 輸出 圖紙資料發(fā)放登記表 異常判定 登記錯誤 漏登 異常處理 糾正錯誤 補登 工作步驟與要求： 接收設(shè)計等單位發(fā)送的圖紙資料； 檔案管理人員根據(jù)發(fā)送清單進行認真核對，包括圖紙名稱、數(shù)量是否相符等， 若不符應(yīng)告知發(fā)送單位； 確認無誤后將所收圖紙資料詳細錄入電腦（包括圖紙資料名稱、責任單位、數(shù)量等）； 依據(jù)合同或項目負責人的交代確認圖紙資料發(fā)放單位； 將需發(fā)放圖紙資料詳細登記在《圖紙資料發(fā)放登記本》上； 電話通知 相關(guān)單位領(lǐng)取資料；