【正文】 檔案管理制度的修改完善 工作卡 工作崗位： 檔案專責(zé)、辦公室主任 考核崗位： 辦公室主任 編號： 46 目的 規(guī)范檔案管理 目標(biāo) 使檔案管理合乎規(guī)范 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《檔案管理規(guī)定》 QGD002 年工作量 15h 單次參考工時 15h 工作頻率 根據(jù)制度運行情 況而定 觸發(fā)條件 每年若干次 信息 輸入 / 輸出 / 異常判定 應(yīng)用中出現(xiàn)漏洞 異常處理 持續(xù)修改完善制度 工作步驟與要求： 針對需修改的制度，組織全體檔案管理人員逐項逐條逐句進行討論，力求把檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題盡力提出。 在督查督辦的過程中如遇問題，按照如下步驟操作：問題調(diào)研，尋找問題發(fā)生原因；羅列各類解決措施；討論解決措施有效性；提出成熟的問題解決措施，等報批后督促相關(guān)責(zé)任方按照整改措施實施整改；現(xiàn)場了解問題解決進度；記錄問題解決過程；協(xié)助問題整改部門開展問題整改工作（主要是資源支持）；及時向分管高管層匯報工作進度。 完成記錄后需與會議紀(jì)要進行核對，如發(fā)生信息不統(tǒng)一的情況，以會議紀(jì)要為準(zhǔn)。 工作步驟與要求： 部門負(fù)責(zé)人審核初稿后在《 XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的核稿欄上簽名； 涉及兩個部門以上的文件需進行會簽，在《 XXXX 鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的會簽欄上簽字，由責(zé)任部門組織； 會簽完后交辦公室校核； 辦公室行政人員對文件進行校核后在 《 XXXX 鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的辦公室一欄簽名；重要文件由辦公室主任復(fù)核； 將審核完畢的文件送事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)； 23 事業(yè)部公文報送 工作卡 工作崗位： 行政專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 39 目的 規(guī)范內(nèi)部制發(fā)公文的管理 目標(biāo) 送審及時 100%； 發(fā)放登記無漏項，重要文件一個工作日內(nèi)發(fā)放到位，普通文件二個工作日內(nèi)發(fā)放到位。 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《會議管理規(guī)定》 QGD001 《會議管理流程》 QLCCD01003 《會議管理規(guī)則》 QGZCD01001 年工作量 270h 單次參考工時 工作頻率 15次 /月 觸發(fā)條件 每月、每周定期會議； 事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達開會指令 信息 輸入 會議發(fā)言內(nèi)容 輸出 會議記錄 異常判定 未記錄全面和清楚的事項 異常處理 會后及時詢問發(fā)言人和會議主持人。 受理各部門會議申請 工作卡 工作崗位： 行政專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 30 目的 規(guī)范會議，提高會議效果 目標(biāo) 受理及時率 100%； 服務(wù)到位。 目標(biāo) 及時率 100%，準(zhǔn)確率 100%，客戶滿意度 100%，領(lǐng)導(dǎo)滿意度 100%。 工作步驟與要求： 建立 分類檔案盒和文件夾； 常用報表與文件分類存放至文件夾； 每月將文件夾內(nèi)文件分類存放至檔案盒； 每年將資料整編后存于檔案室或銷毀。 工作步驟與要求： 每個工作日的 7： 40分前到達事業(yè)部總經(jīng)理辦公室； 準(zhǔn)備抹布、拖把等清潔物品； 首先進行辦公桌面的文件整理，按文件類型歸檔； 用抹布清潔所有桌椅、門窗； 用拖把清潔地面； 詢問總經(jīng)理 后沖泡水和茶水； 每月進行一次大掃除，使用皮革保護劑清潔皮質(zhì)沙發(fā)和座椅，使用玻璃清潔劑清潔所有窗戶。 信息 輸入 各部門提交的《用車單》； XXXX車隊提供的車輛信息。 組織機構(gòu)代碼辦理 工作卡 工作 崗位： 行政 副 主管 考核崗位： 辦公室主任 編號： 06 目的 辦理法人資質(zhì)證明 目標(biāo) 取得質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門批復(fù)的機構(gòu)代碼證 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 80h 單次參考工時 80h 工作頻率 根據(jù)公司需要 觸發(fā)條件 新公司成立時 信息 輸入 公司公章 法定代表人身份證復(fù)印件 年檢后營業(yè)執(zhí)照正本及復(fù)印件 輸出 組織機構(gòu)代碼 異常判定 無法定代表人身份證復(fù)印件；沒有攜帶公司公章。 證照變更 工作卡 工作 崗位： 行政 副 主管 考核崗位： 辦公室主任 編號： 03 目的 業(yè)務(wù)發(fā)展、變更需要和工商規(guī)定 目標(biāo) 資料收集完畢后一周內(nèi)取得新的證照 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 50h 單次參考工時 50h 工作頻率 根據(jù)公司需要 觸發(fā)條件 當(dāng)公司情況發(fā)生變更時 信息 輸入 公司法定代表人簽署的《公司變更登記申請書》（公司加蓋公章 ）； 公司簽署的《指定代表或者共同委托代理人的證明》（公司加蓋公章）及指定代表或委托代理人的身份證復(fù)印件（本人簽字）； 公司章程修正案（公司法定代表人簽署）； 董事會、股東會決議； 公司簽署的《公司股東（發(fā)起人）出資情況表》（公司加蓋公章）； 公司營業(yè)執(zhí)照正副本； 依法設(shè)立的驗資機構(gòu)出具的驗資證明。 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《印章管理規(guī)則》 QGZCD01011 年工作量 20h 單次參考工時 3h 工作頻率 隨機 觸發(fā)條件 機構(gòu)調(diào)整；職責(zé)調(diào)整 信息 輸入 《印章管理規(guī)定》 《印章刻制申請表》 輸出 審核通過的《印章刻制申請表》 填寫完整的《印章領(lǐng)用 /移交登記表》 異常判定 不能在規(guī)定時間完成印章報刻 異常處理 向申請部門說明情況； 向上級匯報。 事業(yè)部總經(jīng)理辦公室環(huán)境衛(wèi)生的整理、維護 工作卡 工作崗位： 行政專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 19 目的 為事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造干凈整潔的工作環(huán)境 目標(biāo) 辦公設(shè)施整齊，桌面、地面無灰塵 領(lǐng)導(dǎo)滿意度 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 單次參考工時 工作頻率 22次 /月 觸發(fā)條件 每日 7： 40分以前到領(lǐng)導(dǎo)辦公室； 桌面文件較多時，需及時清理；客人離去后，及時清理辦公室。 總經(jīng)理存查的檔案資料的整理、立卷與定期歸檔 工作卡 工作崗位： 行政專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 22 目的 使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。 信息 輸入 門崗來電； 領(lǐng)導(dǎo)指示 輸出 / 異常判定 遇到未得到批準(zhǔn)而執(zhí)意要見和吵鬧的來賓 異常處理 請執(zhí)勤保安按規(guī)定處理。 請經(jīng)授權(quán)后的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，如未授權(quán)則用通訊工具請示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。 安排會議座次 工作卡 工作崗位： 行政專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 33 目的 規(guī)范會議，提高會議效果 目標(biāo) 座次排列無誤 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《會議管理規(guī)定》 QGD001 《會議管理流程》 QLCCD01003 《會議管理規(guī)則》 QGZCD01001 年工作量 30h 單次參考工時 工作頻率 5次 /月 觸發(fā)條件 會議召開前 信息 輸入 參會人員職務(wù)、發(fā)言順序、人數(shù) 輸出 會議座次定置表 異常判定 座次排列錯誤 異常處理 向上級匯報； 馬上調(diào)整。 事業(yè)部公文審核 工作卡 工作崗位： 辦公室主任 考核崗位： 事業(yè)部總 /副總經(jīng)理 編號： 38 目的 規(guī)范內(nèi)部制發(fā)公文的管理 目標(biāo) 發(fā)文稿件校核后正確率 100%， 送領(lǐng)導(dǎo)審核的文件無重大文字錯誤，差錯率為 0。 異常處理 向上級匯報； 按照《保密管理規(guī)定》處理。對于一般督辦事項，辦公室督查人員在事項結(jié)束和關(guān)鍵節(jié)點時到現(xiàn)場核實情況，并對過程有所了解，做到至少 2個工作日 1督促。 反復(fù)修改，完善。 對外施工單位所需歸檔資料整編工作的指導(dǎo) 工作卡 工作崗位： 檔案專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 47 目的 規(guī)范檔案整理 目 標(biāo) 上交資料規(guī)范率 100% 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《檔案管理規(guī)定》 QGD002 《檔案整編作業(yè)規(guī)程》 QGCCD01001 29 年工作量 24h 單次參考工時 工作頻率 4次 /月 觸發(fā)條件 每年若干次 信息 輸入 / 輸出 / 異常判定 / 異常處理 / 工作步驟與要求： 施工單位資料員將需歸檔的資料按規(guī)范進行初步整理，并將未裝訂初稿提交檔案室審查； 檔案管理人員依據(jù)國家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》及基建工程竣工資料整編細則逐項進行審查，包括案卷外觀質(zhì)量、格式、圖紙折疊、修改、字跡材料是否合符規(guī)范、歸檔資料內(nèi)容是否齊全等； 根據(jù)審查中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改事項和整改要求，要求指出問題全面、徹底； 針對存在的問題逐項對其進行科學(xué)的指導(dǎo)，要求針對性強，整改后的資料合乎規(guī)范。 分析過程中注重數(shù)據(jù)的收集，按照數(shù)理要求進行數(shù)據(jù)的整理、統(tǒng)計，計算事業(yè)部和各部門的整體執(zhí)行率、工作良好率、工作不良率，同時比照上月數(shù)據(jù)進行分析。 在 督查督辦副主管 草擬督查工作完成時間、工作完成標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任人后，由 督查督辦副主管采用電話或現(xiàn)場溝通的方式跟執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人進行溝通，如執(zhí)行部門對完成時間存在異議， 督查督辦副主管 需到現(xiàn)場進行核實相關(guān)情況重新確定完成時間、工作完成標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任人等信息，并將有關(guān)上報辦公室主任，辦公室主任認(rèn)可后， 督查督辦副主管 負(fù)責(zé)將重新修訂后的信息與執(zhí)行部門進 26 行重新溝通、確定，如再存在異議將以辦 公室核定的內(nèi)容為準(zhǔn)。 異常處理 可收回的文件在第一時間收回，修改后重新發(fā)文；不可收回的文件（發(fā)外單位）向發(fā)往機構(gòu)說明情況后重新發(fā)送。 編寫會議紀(jì)要 工作卡 工作崗位： 行政專責(zé) 考核崗位： 辦公室主任 編號： 35 目的 會議精神和決議得到貫徹執(zhí)行 目標(biāo) 會后四小時內(nèi)完成紀(jì)要編寫，及時率 100%； 記載完整率 100%； 下發(fā)及時率 100%，無遺漏。 對不符合要求的會議申請要求申請部門重新修改； 審核通過的會議申請在當(dāng)日將原件反饋至申請部門，可進入一下程序（會議通知）。 目標(biāo) 及時率 100%，準(zhǔn)確率 100%，廢件 0件，領(lǐng)導(dǎo)滿意度 100%。 工作步驟與要求： 每日十點前督促各部門第一負(fù)責(zé)人填寫日清； 收齊各部門第一負(fù)責(zé)人當(dāng)日填寫的日清表； 分送各事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)； 次日下午下班前從事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)處收回后分發(fā)。 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 108h 單次參考工時 工作頻率 30次 /月 觸發(fā)條件 緊急文件立即呈送；已批示文件第一時間返回呈送部門或電話通知取文。 根據(jù)工作的重要性合理調(diào)整。 對應(yīng)流程 /規(guī)則 《印章管理規(guī)則》 QGZCD01011 年工作量 單次參考工時 工作頻率 10次 /月 觸發(fā)條件 各部門提交的需用印文件 信息 輸入 《印章管理規(guī)定》 《用印登記表》 各部門需用印文件 輸出 完成用印的文件 8 異常判定 錯誤用??； 未按程序用印； 用印不清晰。 目標(biāo) 通過年檢 對應(yīng)流程 /規(guī)則 / 年工作量 40h 單次參考工時 40h 工作頻率 1年 1次（上半年完成） 觸發(fā)條件 每年 4月份 信息 輸入 通過年檢的營業(yè)執(zhí)照； 公司公章； 經(jīng)辦人身份證復(fù)印件； 法定代表人身份證復(fù)印件； 年檢表格。 工作步驟與要求： 每次用印時檢查印油是否足量，用印不明顯時需添加印油，印油不宜添加過 多； 每次用印后蓋好印章蓋； 放入存放柜，上鎖； 每年年初（一至二月份）對前一年各部門印章使用情況進行清理，要求各部門填寫《印章清理登記表》，對印章提出保留、封存、銷毀建議。