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【正文】 和 部門的計算機中，而且缺乏標準化，有價值的信 息資料無法共享 和利用 ，根本不具 備 數(shù)據(jù)整合能力和管理決策能力。 系統(tǒng)對數(shù)據(jù)處理的要求 從上述分析當中，我們注意到在應(yīng)用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之前公司的進出口業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都基于單機運行，工作效率很低，缺乏標準性、實時性和可靠性，更無法實現(xiàn)公司各部門之間的信息聯(lián)系。因此，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)中，要求所有數(shù)據(jù)都存放在公司服務(wù)器的同一帳套中，通過嚴格的權(quán)限設(shè)置，使各部門的使用者感覺是在各自獨立的帳套中進行操作，但實際上都是在同一數(shù)據(jù)帳套中進行工作，從而實現(xiàn)了全公司一 本帳的管理模式。 實時性 對數(shù)據(jù)進行遠程、動態(tài)、實時處理，實現(xiàn)遠程數(shù)據(jù)錄入，查詢，遠程審批，遠程查帳等各種實時監(jiān)管功能，實時動態(tài)地掌握公司業(yè)務(wù)的最新明細數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)。 第二章 系統(tǒng)需求分析 10 真實性、準確性、完整性 所有決策信息的結(jié)果直接從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)自動生成得來，而不是采用單機報表匯總等傳統(tǒng)方式，保證了信息的真實性、準確性、完整性。同時，根據(jù)數(shù)據(jù)分析還可以對決策結(jié)果進行明細追溯，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運作過程中的問題。 提高業(yè)務(wù)和管理效率 加強公司內(nèi)各部門間的信息聯(lián)系，數(shù)據(jù)只需一次錄入，減少了人工的重復(fù)勞動，提高了效率，避 免了錯誤，能夠有效地對分散在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進行跟蹤和管理，還可以隨時與歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行比對、查詢，準確、有效地控制當前以及未來的業(yè)務(wù)流程和方向。 業(yè)務(wù)流程 分析研究 各種進出口業(yè)務(wù)方式的操作流程，正確理解現(xiàn)有流程并實現(xiàn)業(yè)務(wù)的標準化操作 ，弄清現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的運作 情況和效果，這是 后 面 的 業(yè)務(wù) 流程優(yōu)化工作 的 基礎(chǔ)。進出口業(yè)務(wù)主要 劃分為 自營出口 業(yè)務(wù)、代理出口業(yè)務(wù)、自營進口業(yè)務(wù) 、代理進 口業(yè)務(wù)。 出口業(yè)務(wù)流程 出口業(yè)務(wù)流程包括報價、 簽約 、付款、備貨、通關(guān)、裝 運 、制單結(jié)匯、 核銷 結(jié)算等。出口業(yè)務(wù)包括自營出口 業(yè)務(wù)和代理出口業(yè)務(wù)兩種方式。 出口業(yè)務(wù) 流程圖 如 圖 1 所示 ： 11 財 務(wù) 人 員業(yè) 務(wù) 人 員業(yè) 務(wù) 經(jīng) 理否是是否接 到 外 商 求 購 信 息向 國 內(nèi) 廠 家 詢 價開 始比 價對 外 報 價盈 虧 預(yù) 算 審 核合 同 審 核簽 訂 合 同是 否 L / C 付 款 出 口 收 匯 登 記信 用 證 到 證 登 記信 用 證 是 否 修 改信 用 證 改 證審 核 付 款 付 工 廠 貨 款 申 請結(jié) 束付 工 廠 貨 款工 廠 發(fā) 貨業(yè) 務(wù) 制 單 發(fā) 放 核 銷 單發(fā) 貨 出 運交 單 議 付審 核 付 款 付 報 關(guān) 運 雜 費 用 申 請付 費 用 及 結(jié) 算 處 理核 銷 圖 1 出口業(yè)務(wù) 流程圖 自營出口業(yè)務(wù) 自營出口業(yè)務(wù)流程主要由進出口公司業(yè)務(wù)員完成，每筆自營出口業(yè)務(wù)自負盈虧，第二章 系統(tǒng)需求分析 12 在獨立核算的基礎(chǔ)上完成，不存在國內(nèi)委托代理和傭金關(guān)系。其業(yè)務(wù)流程除訂貨談判和定價這兩部分由外貿(mào)公司自行決定外，其余步驟與代理出口流程基本相同。 1） 報價 在出口業(yè)務(wù)中一般由產(chǎn)品的詢價、報價作為貿(mào)易的開始。一般在簽訂外銷合同之前，國外 都會有相關(guān)的詢價給業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時回復(fù)客人的詢價，給客戶做正式報價。出口產(chǎn)品的報價內(nèi)容主要包括產(chǎn)品的價格、質(zhì)量等級、規(guī)格型號、產(chǎn)品的包裝形式、產(chǎn)品訂購的數(shù)量、交貨期限、付款方式、運輸方式等內(nèi)容。比較常用的價格條款有 :FOB（ 船上交貨 ）、 CFR（ 成本加運費 ） 、 CIF（ 成本、運費加保險費 ） 等形式。 2） 簽約 貿(mào)易雙方就報價達成意向后，在對訂貨的一些相關(guān)事項進行協(xié)商洽談?wù)J可后，需要正式簽訂購貨合同。在簽訂購貨合同時，主要對商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、包裝規(guī)格、產(chǎn)地、裝運期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi) 容條款進行商談，然后正式簽定購貨合同。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份雙方簽章生效，各自保存一份。 . 3） 業(yè)務(wù)審批 業(yè)務(wù)部收到訂貨合同后，首先填報出口合同審核表，按各項目如實填寫，將各種預(yù)計費用也都盡可能列明。合同審批時要附上客人訂單傳真件和工廠的收購合同意向書。合同審核表要根據(jù)合同金額確定審批權(quán)限，如金額較大或有預(yù)付款、傭金等附加條款的，要經(jīng)主管業(yè)務(wù)的經(jīng)理審批才可執(zhí)行。 4） 國內(nèi)購貨合同 在 得到 國外 客 戶 的訂單確認后，業(yè)務(wù)員要給 國內(nèi) 工廠下 購貨合同 ，安排生產(chǎn)計劃，按照確定的交貨期通知工廠按時生產(chǎn)。 5） 催證、 收證、審證 對于以信用證 (L/C)付款的客戶，通常要在交貨期前一個月左右確認收到信用證，然后由業(yè)務(wù)員和單證員分別審核信用證，仔細核對信用證條款和和訂單合同之間的各項內(nèi)容是否相吻合，檢查是否存在無法履行的條款，交貨期能否保障等問題，如有問題應(yīng)立即電請客戶改證。 6） 國內(nèi)采購、備貨、運輸流程 向供貨部門和廠家下發(fā)書面?zhèn)湄浲ㄖ?，詳細列出該筆業(yè)務(wù)的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、包裝、嘖頭和在碼頭裝船的具體時間，通知下發(fā)后如有必要還要下到車間了解生產(chǎn)情況， 13 掌握備貨進度 。備貨在整個業(yè)務(wù)流程中 ，具有舉足輕重的重要地位，要按照合同逐一落實。 7） 包裝 可以根據(jù)貨物形狀大小的不同，來選擇包裝形式。不同的包裝形式其包裝要求也有所不同。 8） 申領(lǐng)核銷單 出口貨物前要提前向外匯管理局申領(lǐng)出口收匯核銷單，填好出口產(chǎn)品數(shù)量和金額，加蓋公章，用于報關(guān)和結(jié)匯手續(xù)。 9） 出運報關(guān) 在貨物備妥后，根據(jù)與客戶簽訂的合同，及時安排訂艙配載，以便貨物能盡早報關(guān)，裝船出運。通關(guān)手續(xù)十分重要但又較為繁瑣，如不能順利通關(guān)則無法完成交易。提交的報關(guān)單據(jù)包括報關(guān)委托書 、 出口報關(guān)單 、 發(fā)票 、 箱單，如需商檢還要提供商檢憑證 、 動植物檢疫憑證等。 10） 付款 貨物正常出運后，根據(jù)收匯情況，在收到工廠開來的增值稅發(fā)票后 要 及時安排給工廠付款。如有給國外客戶的傭金，也要及時向外匯管理局和銀行申請辦理。 11） 運輸保險 通常雙方在簽定購貨合同中己事先約定運輸保險的相關(guān)事項，要根據(jù)所定險種來進行投保。保險根據(jù)運輸方式有海洋貨物運輸保險、陸空郵貨運輸保險等。其中，海洋運輸貨物保險又分為基本險和附加險兩類。 12） 提運單 出口商辦理完出口通關(guān)手續(xù)、海關(guān)放行后，由運輸公司或其代理簽發(fā)出提運單，供進口商提貨 和 結(jié)匯 使 用。提單份數(shù)根據(jù)信用證要求簽發(fā)，通常是三份正本提單。出口商要用來辦理結(jié) 匯退稅，正本全部寄給進口商辦理提貨等手續(xù)。海運貨物時，進口商必須持正本提單、發(fā)票、箱單來提取貨物，若是空運貨物，則可直接用提單、發(fā)票、箱單的傳真復(fù)印件來辦理報關(guān)提貨。 13） 結(jié)匯 在貨物裝運出口之后，進出口公司應(yīng)按照信用證的規(guī)定，正確繕制商業(yè)發(fā)票、箱單、提單、產(chǎn)地證明、商檢單、出口結(jié)匯匯票、裝船通知等單據(jù)，在信用證規(guī)定的交單有效期內(nèi)，遞交銀行辦理議付結(jié)匯手續(xù)。 第二章 系統(tǒng)需求分析 14 除采用信用證結(jié)匯外，其它的結(jié)匯方式還有電匯、票匯、托收等方式，現(xiàn)在匯款主要使用電匯方式。 14） 核銷 出口收匯核銷單在貨物出口報關(guān)時由海關(guān)蓋章確認，并和銀行結(jié)匯水單、出口發(fā)票、增值稅發(fā)票等一起作為核銷憑證提交外匯管理局核銷。 15） 退稅 出口貨物裝船出運后，進出口公司 憑出口報關(guān)單、 外匯核銷單、工廠 的增值稅發(fā)票 等單據(jù) 提 交到當?shù)貒?稅 局，稅務(wù)局根據(jù) 貨物名稱和 商品 編碼按照相應(yīng)退稅率退還稅款 給進出口公司 。 代理出口業(yè)務(wù) 代理出 口業(yè)務(wù) 是指外貿(mào)公司代理國內(nèi)用戶出口貨物，具有國內(nèi)委托代理和傭金關(guān)系，其業(yè)務(wù)流程包括報價、訂貨、確定付款方式、備貨、包裝、通關(guān)、裝船、辦理運輸保險、制單結(jié)匯、退稅等， 流程中訂貨談判和定價這兩部分主要由國內(nèi)用戶決定，其余步驟與自營出口流程基本相同。 先由國內(nèi)用戶與外商談好價格等合同條款，然后外貿(mào)公司代理用戶簽訂出口合同，代收貨款，在貨物出運之前準備各種出口單據(jù)，辦理通關(guān)手續(xù)， 到商檢部門報檢， 之后再 進行報關(guān) ，海關(guān)審核后再 憑海關(guān) 放行的 進口 報 關(guān)單和船公司提 貨 單提箱 提貨，然后裝車送往用戶指定倉庫，最后再向用戶 收取進口代理 費 。 進口業(yè)務(wù)流程 進口業(yè)務(wù)流程與 出口業(yè)務(wù) 大體是相反的過程，買 賣 雙方互換位置進行操作，其中間環(huán)節(jié)基本相似，不同之處在于 進口貨物時會有一些不同于出口 業(yè)務(wù) 的具體法規(guī)和操作 要求 。 進口業(yè)務(wù)分為代理進口和自營進口兩種形式。進口業(yè)務(wù)流程圖如圖 2 所示 ： 15 財 務(wù) 人 員業(yè) 務(wù) 人 員業(yè) 務(wù) 經(jīng) 理是否接 到 國 內(nèi) 需 求 信 息向 國 外 廠 商 詢 價比 價盈 虧 預(yù) 算 審 核合 同 審 核簽 訂 合 同國 內(nèi) 預(yù) 收 款 登 記是 否 L / C 付 款信 用 證 開 證 申 請付 匯 申 請審 批 開 證 付 匯開 立 信 用 證 或 付 匯催 國 外 發(fā) 貨收 到 到 貨 通 知報 關(guān) 報 檢付 關(guān) 稅 費 用 申 請審 核 付 款支 付 關(guān) 稅 及 費 用裝 運 發(fā) 貨 結(jié) 算業(yè) 務(wù) 終 結(jié) 開 始 結(jié) 束對 國 內(nèi) 用 戶 報 價 圖 2 進口業(yè)務(wù)流程 圖 自營進口業(yè)務(wù) 自營進口業(yè)務(wù)的主體是進出口公司，全部經(jīng)營活動包括報價、簽約訂貨、確定付款方式、貨到辦理報檢，報關(guān)等通關(guān)手續(xù)、付匯、交納海關(guān)稅金等都由公司業(yè)務(wù)員完成的，第二章 系統(tǒng)需求分析 16 每筆自營進口業(yè)務(wù)自負盈虧，是在獨立核算的基礎(chǔ)上完成，不存在國內(nèi)委托代理關(guān)系。 1） 簽訂代理進口協(xié)議 ： 業(yè)務(wù)員在接 到國內(nèi)用戶的代理進口委托后，首先填寫“代理進口協(xié)議審核表”并將各種預(yù)計費用都盡可能列明，還要附上國內(nèi)用戶傳真的委托訂單。審核時要根據(jù)訂貨金額確定審批權(quán)限，如金額較大要經(jīng)公司業(yè)務(wù)主管經(jīng)理審批才可執(zhí)行。 2） 簽訂進口合同：進出口公司根據(jù)訂貨需求與國外供貨商簽訂貨物買賣合同。 3） 報關(guān)、核銷：收到國外客戶提單及各種進口商業(yè)單據(jù)后，在貨物到達時持正本提單到船公司換取提貨單，先到商檢部門報檢，之后再去海關(guān)通關(guān)交納關(guān)稅，海關(guān)審核后再憑海關(guān)放行的進口報關(guān)單和船公司提貨單辦理提貨，然后裝車安排內(nèi)陸運輸?shù)接脩糁付▊}庫入庫，最 后由財務(wù)進行進口核銷。 4） 信用證管理：進出口公司與國外客戶簽訂訂購合同后，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時通知財務(wù)部門向銀行提交開立信用證的申請，在業(yè)務(wù)主管經(jīng)理審核通過后，開據(jù)擔保函，銀行審核通過后向國外客戶開出信用證。 5） 對外付款：根據(jù)付款方式的不同，付款分為信用證 (L/C )、電匯 (T/T)、付款交單 (D/P)和承兌交單 (D/A)。 6） 進口結(jié)算：代理進口業(yè)務(wù)完成后，進出口公司應(yīng)根據(jù)代理進口協(xié)議向委托進口方結(jié)算，收 取代理手續(xù)費。 代理進口業(yè)務(wù) 代理進口業(yè)務(wù) 是指外貿(mào)公司代理無進出口權(quán)的國內(nèi)用戶進口貨物，存在委托代理關(guān)系。外貿(mào)公司代理用戶簽訂進口合同，代付貨款，在貨物到達后準備各種進口單據(jù)，憑正本提單 到船公司換 取提貨單 ，到商檢部門報檢， 之后再 進行報關(guān) 交納關(guān)稅，海關(guān)審核后再 憑海關(guān) 放行的 進口 報 關(guān)單和船公司提 貨 單提箱 提貨，然后裝車送往用戶指定倉庫，最后再向用戶 收取進口代理 費 。 以上詳細介紹并分析了出口業(yè)務(wù)流程和進口業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容，可以看到進出口業(yè)務(wù)具有關(guān)聯(lián)性很強而且實時性要求較高的特點。 當前業(yè)務(wù)流程中的主要問題有以下 兩方面： 溝通不暢，過程脫節(jié) 出口 發(fā)運 與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)， 容 易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；業(yè)務(wù)部門與財務(wù) 部門 之間信息溝通不暢，造成財務(wù)部門對 業(yè)務(wù)人員 的資金流向和流量失控，無法起到對 業(yè)務(wù)資金的 運作協(xié)調(diào) 作用 。 17 業(yè)務(wù)透明度低、監(jiān)控困難 業(yè)務(wù)員的高度集權(quán)使得領(lǐng)導(dǎo)很難進行業(yè)務(wù)監(jiān)控 ； 客戶檔案 由 個人掌握，容易流失； 業(yè)務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù) 部門 對客戶資信等很難考評，從而增大 了 公司 的經(jīng)營 風險；對應(yīng)收 帳款管理缺乏及時有效的分析和控制手段 。 系統(tǒng)功能性需求 系統(tǒng)功能 從業(yè)務(wù)類型上 劃分為 自營出口 管理、代理出口管理、 自營進口管理 、代理進 口管理 。 從功能架構(gòu)上看，系統(tǒng)的重 要的 業(yè)務(wù) 模塊 包括 進出口合同管理、進出口業(yè)務(wù)執(zhí)行管理、業(yè)務(wù)信息查詢管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計維護管理、進出口單證制作管理等 ， 上述功能需要根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型分別處理。 下面 主要 對 出口業(yè)務(wù)管理 需求 、進口業(yè)務(wù)管理 需求和 查詢 分析 需求 進行 描述 。 出口業(yè)務(wù)管理需求 詢價 報價簽約 管理采購 管理信用 證管 理核銷 單管 理出運 管理資金 收付業(yè)務(wù) 員 圖 3 出口業(yè)務(wù)用例圖 詢價報價 在出口業(yè)務(wù)中一般由產(chǎn)品的詢價、報價作為貿(mào)易