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【正文】 員、申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人（即各工種的施工主管）參與驗(yàn)收，施工主管不能參與的要通知本部施工員參與驗(yàn)收，部分材料還要求工程管理中心駐項(xiàng)目工程師參與質(zhì)量驗(yàn)收，其中倉(cāng)管、材料稽核員、申購(gòu)部門(mén)人員必須 參加每次材料的驗(yàn)收工作且必須在《送貨單》單上簽名確認(rèn)。 驗(yàn)收時(shí)異常問(wèn)題處理辦法 驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)材料 /設(shè)備品種、重量、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格及質(zhì)量與采購(gòu)定標(biāo)的審批件要求不相符時(shí)按以下辦法處理。 ：即貨不對(duì)板嚴(yán)重根本不是項(xiàng)目所申購(gòu)的材料，不可以辦理收貨。 實(shí)送數(shù)量與訂單數(shù)量不符 （ 1） 送貨數(shù)量少于訂單數(shù)量的：以實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量入庫(kù)，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量或重開(kāi)送貨單，由供需雙方人員簽名確認(rèn)； （ 2） 送貨數(shù)量超出訂單數(shù)量的：原則上超過(guò)部分予以退貨，并在《送貨單》上注明實(shí)際收貨數(shù)量；若屬項(xiàng)目持續(xù)需要的材料，超出部分不足申購(gòu)量 10%的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否照單收貨，且由項(xiàng)目經(jīng)理在送貨單上簽字確認(rèn)后即可辦理入倉(cāng)；若超出部分大于申購(gòu)量 10%的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否超單收貨，如果確定收貨必須補(bǔ)辦申購(gòu)手續(xù)，申購(gòu)手續(xù)未完善前，整單材料作暫估入倉(cāng)，待申購(gòu)手續(xù)完善后再轉(zhuǎn)正式入倉(cāng)。 （ 3） 送貨數(shù)量與訂單總數(shù)不變但產(chǎn)品之間的個(gè)數(shù)有增有減時(shí)：此情況只允許單價(jià)高的數(shù)量減少，單價(jià)低的產(chǎn)品數(shù)量增多且必須按最低單價(jià)辦理入倉(cāng)，否則將重新辦理申購(gòu)手續(xù)審批后才可入倉(cāng)。例如：申購(gòu)了 10 棵樹(shù)，其中大樹(shù)有 7棵（ 1000 元 /棵），小樹(shù)有 3 棵（ 100 元 /棵），若送貨時(shí)送了 10 顆樹(shù)（總數(shù) 未變），但大樹(shù)只有 4 棵，小樹(shù) 6 棵，那可以辦理正式入倉(cāng)且只能按 4*1000+6*100=4600元入倉(cāng)，其它情況必須重新辦理申購(gòu)手續(xù)且審批后才能正式入倉(cāng)。 材料規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量不符： （ 1） 原則上對(duì)規(guī)格、質(zhì)量不符的部分予以退貨，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量。若屬項(xiàng)目急需使用的材料，經(jīng)相關(guān)施工主管、技術(shù)總工認(rèn)定符合施工要求的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否收貨，由項(xiàng)目采購(gòu)員負(fù)責(zé)后續(xù)處理程序，材料稽核員跟進(jìn)處理結(jié)果。以上人員均需在《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單》上簽注處理意見(jiàn)，并由采購(gòu)中心跟進(jìn)與供應(yīng)商談判材料折扣。 在處理結(jié)果未出 來(lái)之前不宜使用該批材料，財(cái)務(wù)暫不辦理入庫(kù)，相關(guān)送貨單據(jù)暫由項(xiàng)目采購(gòu)員保管。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目采購(gòu)員一起與供應(yīng)商進(jìn)行談判，將談判結(jié)果寫(xiě)在《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單》上，于當(dāng)日內(nèi)及時(shí)將項(xiàng)目經(jīng)理已簽批的《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單》及材料相關(guān)圖片發(fā)給采購(gòu)中心（并電話知會(huì)采購(gòu)經(jīng)辦人），報(bào)采購(gòu)中心總監(jiān)審批（審批時(shí)間不超過(guò)兩個(gè)工作日）。 （ 2） 如項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目采購(gòu)員無(wú)法與供應(yīng)商達(dá)成共識(shí)的，由采購(gòu)經(jīng)辦人及采購(gòu)中心總監(jiān)跟進(jìn)談判。采購(gòu)經(jīng)辦人將折價(jià)審批后的《材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單》原件交集團(tuán)建筑財(cái)務(wù)部存檔，復(fù)印件以 OA形式發(fā)送項(xiàng)目相關(guān)人員（倉(cāng)庫(kù)主管、采購(gòu)員、成本會(huì)計(jì) 、材料稽核員等等）并抄送給項(xiàng)目經(jīng)理。 貨對(duì)板但價(jià)格不符： （ 1） 對(duì)價(jià)格不符的送貨單，應(yīng)先由項(xiàng)目采購(gòu)員了解具體情況，如屬于供應(yīng)商失誤造成的，應(yīng)由供應(yīng)商重新開(kāi)具《送貨單》或由供應(yīng)商送貨人員現(xiàn)場(chǎng)修正單價(jià)并簽名確認(rèn)，否則按《訂貨單》與《送貨單》兩者最低單價(jià)辦理入庫(kù)； （ 2） 如價(jià)格屬市場(chǎng)因素導(dǎo)致，則應(yīng)收集有效的支持文件（該文件由采購(gòu)經(jīng)辦人提供調(diào)價(jià)函審批件）后才可以正式入倉(cāng)；在未取得相關(guān)文件前，項(xiàng)目成本會(huì)計(jì)按暫估入倉(cāng)處理。 安裝工程驗(yàn)收管理辦法 對(duì)包安裝的材料 /工程，合同編碼上需注明是工程類，而不是采購(gòu)類，一般不需原材料進(jìn)倉(cāng)。工程俊工后供應(yīng)商向集團(tuán)經(jīng)辦采購(gòu)員書(shū)面申請(qǐng)組織驗(yàn)收，經(jīng)辦采購(gòu)員視實(shí)際情況親自或委托項(xiàng)目采購(gòu)員組織驗(yàn)收，驗(yàn)收人員包括工程管理中心、水電工長(zhǎng)、項(xiàng)目經(jīng)理等，驗(yàn)收合格后填制《工程驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字，一式兩份，供應(yīng)商和采購(gòu)員各一份。 材料 /設(shè)備 /工程款報(bào)銷審批權(quán)責(zé)及所需單據(jù)清單總表 (含地產(chǎn) /建筑 /綠化材料 ) 審批權(quán)責(zé)參照 權(quán)責(zé)手冊(cè) 地產(chǎn)材料付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖 建筑項(xiàng)目材料入庫(kù)掛賬和付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖 材 料 進(jìn) 場(chǎng) 驗(yàn) 收 單調(diào) 價(jià) 通 知 單月 度 對(duì) 賬 單入 庫(kù) 單 記 賬 聯(lián)送 貨 單 記 賬 聯(lián)過(guò) 磅 單入 庫(kù) 單 結(jié) 算 聯(lián)送 貨 單 顧 客 聯(lián)訂 購(gòu) 單申 購(gòu) 單 第 二 聯(lián)比 價(jià) 分 析 表合 同 清 單 外合 同 清 單 內(nèi)支 付 會(huì) 簽 單收 據(jù) 或 發(fā) 票委 托 收 款 書(shū)材 料 款 支 付 清 單材 料 款 報(bào) 銷 單現(xiàn) 購(gòu)所 有 材 料 掛 賬 都 需要 的 公 共 單 據(jù) 部 份合 同 清 單 外運(yùn) 費(fèi) 收 據(jù) 掛 賬 聯(lián)需 簽 合 同 ， 但 合 同還 沒(méi) 走 流 程 的鋼 材 采 購(gòu)綠 化 苗 木集 團(tuán) 采 購(gòu) 為 O A 申 購(gòu) 單需 要 填 制 的 提 供需 要 過(guò) 磅 的 提 供可 選 項(xiàng)除 上 述 單 據(jù) 外 還需 提 供 的 單 據(jù)采 購(gòu) 員 另 行 請(qǐng) 車(chē) 的集 團(tuán) 采 購(gòu) 為 O A 申 購(gòu) 單材 料 進(jìn) 度 款 申 請(qǐng) 單所 有 材 料 付 款 都 需要 的 公 共 單 據(jù) 部 份合 同 清 單 內(nèi)合 同鋼 材 采 購(gòu)需 辦 理 委 托 收 款 的 提 供建 筑 項(xiàng) 目 材 料 入 庫(kù) 掛 賬 和 付 款 所 需 單 據(jù) 結(jié) 構(gòu) 圖除 上 述 單 據(jù) 外 還需 提 供 的 單 據(jù)掛 賬 單 據(jù) 名 稱 付 款 鋼 材 報(bào) 價(jià) 單 或 訂 貨單合 同 或 已 走 完 審 批流 程 的 合 同 電 子 版申 購(gòu) 單 原 件 或 復(fù) 印 件需 簽 合 同 ， 但 合 同還 沒(méi) 走 流 程 的鋼 材 入 庫(kù) 臺(tái) 賬 表 第四章 采購(gòu)制度管理 （通用于整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)） 材料購(gòu)銷發(fā)票管理細(xì)則 目的： 避免遺失供應(yīng)商的發(fā)票、確保發(fā)票單據(jù)的傳遞過(guò)程、時(shí)間、退單現(xiàn)象等情況有據(jù)可察，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商貨款，不造成貨款拖欠現(xiàn)象。 適用范圍： 本細(xì)則適用于海倫堡地產(chǎn)集團(tuán)采購(gòu)系統(tǒng)材料購(gòu)銷發(fā)票的接收、傳遞、審批、管理等工作。 發(fā)票保管及辦理報(bào)銷手續(xù)責(zé)任人： （ 1） 集團(tuán)采購(gòu)類的材料屬集團(tuán)采購(gòu)中心采購(gòu)經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)； （ 2） 集團(tuán)選定、項(xiàng)目采購(gòu)類的材料屬項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)。 發(fā)票主要接收方式： 集團(tuán)采購(gòu)中心 （ 1） 委派項(xiàng)目采購(gòu)員收取供應(yīng)商發(fā)票，將發(fā)票單據(jù)（一般為發(fā)票連同相對(duì)應(yīng)的送貨單）送至集團(tuán)采購(gòu)中心，統(tǒng)一由采購(gòu)中心文員進(jìn)行簽收。文員將發(fā)票單據(jù)分發(fā)給采購(gòu)中心相應(yīng)采購(gòu)員辦理貨款報(bào)銷； （ 2） 供應(yīng)商將發(fā)票送至集團(tuán)采購(gòu)中心，由對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員進(jìn)行簽收； （ 3） 采購(gòu)員外出采購(gòu)發(fā)生的購(gòu)銷發(fā)票。 項(xiàng)目采購(gòu)部 （ 1） 供應(yīng)商將發(fā)票送至項(xiàng)目采購(gòu)部，由對(duì) 應(yīng)的采購(gòu)員進(jìn)行簽收； （ 2） 采購(gòu)員外出采購(gòu)發(fā)生的購(gòu)銷發(fā)票。 發(fā)票報(bào)銷單據(jù)規(guī)范化管理操作要點(diǎn) 簽收發(fā)票規(guī)范化管理 （ 1） 采購(gòu)員接收發(fā)票時(shí)必須開(kāi)據(jù)《發(fā)票簽收證明》，將該證明的第一聯(lián)交至供應(yīng)商； （ 2） 《發(fā)票簽收證明》的第二聯(lián)由采購(gòu)員按照項(xiàng)目依次進(jìn)行分類存檔以備查驗(yàn)，不可隨意丟棄； （ 3） 采購(gòu)員接收發(fā)票時(shí)必須第一時(shí)間檢查發(fā)票真?zhèn)斡袩o(wú)錯(cuò)誤，確認(rèn)無(wú)誤方可接收并開(kāi)具證明； （ 4） 如供應(yīng)商的發(fā)票為快遞、郵寄或由部門(mén)其它人員轉(zhuǎn)交送達(dá)采購(gòu)員，則該采購(gòu)員必須補(bǔ)開(kāi)《發(fā)票簽收證明》傳真給供應(yīng)商并存檔； （ 5） 《發(fā)票簽收證明》一式兩聯(lián)必需保持內(nèi)容一致，不可單方面涂改偽造； （ 6） 當(dāng)付款或款項(xiàng)匯出后，已開(kāi)具相對(duì)應(yīng)的《發(fā)票簽收證明》自動(dòng)失效，但采購(gòu)員仍需保存第二聯(lián)。 發(fā)票單據(jù)檢查要點(diǎn)： （ 1） 采購(gòu)單據(jù)（含入庫(kù)單、訂貨單、申購(gòu)單、送貨單）所定供貨商名稱與發(fā)票章的名稱須一致； （ 2） 采購(gòu)單據(jù)（含入庫(kù)單、訂貨單、申購(gòu)單、送貨單）與發(fā)票的品名規(guī)格、單位、數(shù)量、金額等內(nèi)容是須一致； （ 3） 發(fā)票抬頭（訂貨單位名稱）與采購(gòu)單據(jù)（含入庫(kù)單、訂貨單、合同）約定的抬頭應(yīng)一致； （ 4） 檢查發(fā)票真?zhèn)渭坝袩o(wú)涂改跡象； （ 5） 發(fā)票應(yīng)蓋供應(yīng)商的發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，且印章要清晰； （ 6） 供貨商發(fā)票的品名規(guī)格一欄如開(kāi)成“ XX材料一批”或未列明明細(xì)，則需供應(yīng)商提供發(fā)票清單并蓋發(fā)票章； （ 7） 發(fā)票及相應(yīng)的單據(jù)應(yīng)粘貼齊全； （ 8） 檢查核對(duì)申購(gòu)物品費(fèi)用的歸屬即支付主體； （ 9） 檢查報(bào)銷單據(jù)附件（入庫(kù)單、申購(gòu)單）是否按公司規(guī)定的審批流程及權(quán)限完成審批。 材料購(gòu)銷發(fā)票管理細(xì)則涉及的表格文件（祥見(jiàn) 第九章 支持性文件及相關(guān)記錄表格匯總 ） 《單據(jù)交接簽收追蹤表》、《發(fā)票簽收證明》 采購(gòu)系統(tǒng)單據(jù)傳遞分發(fā)管理細(xì)則 目的： 使采購(gòu)部日常單據(jù)傳遞分發(fā)工作更規(guī)范、有序地進(jìn)行，提高工作效率。 適用單據(jù)： 采購(gòu)部日常單據(jù)主要是指《訂貨單》、《比價(jià)分析表》、《年度框架協(xié)議 /材料采購(gòu)合同》、發(fā)票單據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等。 單據(jù)分發(fā)傳遞流程： 集團(tuán)采購(gòu)中心單據(jù)傳遞分發(fā)流程： （ 1） 單據(jù)上呈審批：采購(gòu)員將單據(jù)交主管審核→主管審核后將單據(jù)交采購(gòu)文員簽收→采購(gòu)文員審單后統(tǒng)一交給采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審核→采購(gòu)文員按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊(cè)權(quán)限送呈各領(lǐng)導(dǎo)審批→審批后將發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等跟財(cái)務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財(cái)務(wù)（集團(tuán) /項(xiàng) 目），將訂貨單、比價(jià)分析表等單據(jù)直接分發(fā)給相應(yīng)的經(jīng)辦采購(gòu)員（含項(xiàng)目采購(gòu)員）； （ 2） 單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題反饋回采購(gòu)中心，要求采購(gòu)中心解決問(wèn)題的情況。外部門(mén)或上級(jí)退單至采購(gòu)文員→文員將問(wèn)題明細(xì)登記在《退單情況登記表》→文員將退單交至對(duì)應(yīng)采購(gòu)員→采購(gòu)員處理問(wèn)題完將單據(jù)交回給文員簽收→文員繼續(xù)跟進(jìn)各環(huán)節(jié)工作。 （ 3） 注意事項(xiàng)：各組主管交單至文員時(shí)，需將訂貨單、比價(jià)表、報(bào)銷單等分類放臵指定文件架； 項(xiàng)目采購(gòu)部單據(jù)傳遞分發(fā)流程： 第二章 單據(jù)上呈審批：采購(gòu)員將單據(jù)交主管審核（項(xiàng)目采購(gòu)部無(wú)負(fù)責(zé)人的直 接交于項(xiàng)目經(jīng)理審核）→項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人 /項(xiàng)目經(jīng)理審核后將單據(jù)交采購(gòu)文員簽收→采購(gòu)文員審單后按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊(cè)權(quán)限送呈各領(lǐng)導(dǎo)審批→審批后將發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等跟財(cái)務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財(cái)務(wù)（集團(tuán) /項(xiàng)目），將訂貨單、比價(jià)分析表等單據(jù)直接分發(fā)給相應(yīng)的經(jīng)辦采購(gòu)員（若項(xiàng)目無(wú)文員則全過(guò)程由采購(gòu)員負(fù)責(zé)）； 第三章 單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題反饋回采購(gòu)部，要求采購(gòu)解決問(wèn)題的情況。外部門(mén)或上級(jí)退單至采購(gòu)文員→文員將問(wèn)題明細(xì)登記在《退單情況登記表》→文員將退單交至對(duì)應(yīng)采購(gòu)員→采購(gòu)員處理問(wèn)題完將單據(jù)交回給文員簽收 （若項(xiàng)目無(wú)文員則全過(guò)程由采購(gòu)員負(fù)責(zé)）。 第四章 注意事項(xiàng)：各組主管交單至文員時(shí)，需將訂貨單、比價(jià)表、報(bào)銷單等分類放臵指定文件架； 需打包的文件傳遞流程 （ 1） 統(tǒng)一交于文員（集團(tuán) /項(xiàng)目）登記→帶件人→項(xiàng)目 /集團(tuán)采購(gòu)員的文件交接； （ 2） 文員將包裝好的整包文件交與前往項(xiàng)目 /集團(tuán)的帶件人，由帶件人簽收（簽收的內(nèi)容例：至 XX 項(xiàng)目采購(gòu)員 XXX 的文件 X 包）。同時(shí)需在文件包上面粘貼一張公司版本的打包單； （ 3） 帶件人前往項(xiàng)目 /集團(tuán)將打包文件交給收件人，同時(shí)收件人需在打包單上簽名，帶件人再將打包單撕下交回文員。 目的： 明確各采購(gòu)業(yè)務(wù)員借款及沖帳的流程及辦法 ,及時(shí)借款、報(bào)銷個(gè)人借支 ,同時(shí)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的借款行為起到一個(gè)約束管控的作用。 適用范圍 適用于采購(gòu)中心及各項(xiàng)目采購(gòu)員的借支及清理借支事宜。 借支原則 采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中原則上不允許或盡量杜絕現(xiàn)金采購(gòu)，一般采用月結(jié)方式結(jié)算且公對(duì)公賬戶轉(zhuǎn)賬或支票，如遇特特殊情況經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可采用現(xiàn)金采購(gòu)。借支款必須專款專用，嚴(yán)禁挪用。 借支申請(qǐng) （ 1） 借支憑證：采購(gòu)員憑經(jīng)審批的《申購(gòu)單》、《合同》、《約談?dòng)?錄表》、《比價(jià)分析表》、《訂購(gòu)單》其中之一均可辦理借支申請(qǐng)； （ 2） 借支審批流程：采購(gòu)員填寫(xiě)《借支單》→采購(gòu)主管 /經(jīng)理審核→采購(gòu)中心文員查單并登記→采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審批→財(cái)務(wù)審核→采購(gòu)員領(lǐng)取借款； （ 3） 借支單填寫(xiě)注意事項(xiàng)：應(yīng)注明借款事項(xiàng)、擬到貨時(shí)間、受理報(bào)銷主體、提供發(fā)票還是收據(jù)，并附上借支憑證，《借支單》一式二聯(lián)，采購(gòu)副總監(jiān)審批后，一聯(lián)交財(cái)務(wù)辦理借支，另一聯(lián)由采購(gòu)文員在《借支臺(tái)帳》中登記存檔備案。 （ 4） 借款發(fā)放公司及部門(mén)：憑經(jīng)審批的《借支單》，房地產(chǎn)有限公司 財(cái)務(wù)部辦理借支。 報(bào)銷沖賬 （ 1） 受理報(bào)銷主體 受理報(bào)銷主體 適用條件 備注 地產(chǎn)財(cái)務(wù) 進(jìn)入地產(chǎn)公司成本的物資，且取得發(fā)票 1) 到建筑財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷的物資，均需辦理 NC 入庫(kù)，憑入庫(kù)單報(bào)銷。 2) 到地產(chǎn)財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷的物資，不需辦理 NC 入庫(kù)，憑相關(guān)部門(mén)會(huì)簽的送貨單報(bào)銷。 建筑財(cái)務(wù) 進(jìn)入建筑公司成本的物資 理應(yīng)進(jìn)入地產(chǎn)公司成本，但沒(méi)能索取發(fā)票的物資 設(shè)備資產(chǎn)，且取得發(fā)票