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【正文】 員、申購部門負責人（即各工種的施工主管）參與驗收，施工主管不能參與的要通知本部施工員參與驗收，部分材料還要求工程管理中心駐項目工程師參與質(zhì)量驗收，其中倉管、材料稽核員、申購部門人員必須 參加每次材料的驗收工作且必須在《送貨單》單上簽名確認。 驗收時異常問題處理辦法 驗收時發(fā)現(xiàn)材料 /設(shè)備品種、重量、數(shù)量、規(guī)格、型號、價格及質(zhì)量與采購定標的審批件要求不相符時按以下辦法處理。 ：即貨不對板嚴重根本不是項目所申購的材料，不可以辦理收貨。 實送數(shù)量與訂單數(shù)量不符 （ 1） 送貨數(shù)量少于訂單數(shù)量的：以實際驗收數(shù)量入庫，并在送貨單上注明實際收貨數(shù)量或重開送貨單，由供需雙方人員簽名確認； （ 2） 送貨數(shù)量超出訂單數(shù)量的：原則上超過部分予以退貨，并在《送貨單》上注明實際收貨數(shù)量；若屬項目持續(xù)需要的材料，超出部分不足申購量 10%的，由項目經(jīng)理判定是否照單收貨，且由項目經(jīng)理在送貨單上簽字確認后即可辦理入倉；若超出部分大于申購量 10%的，由項目經(jīng)理判定是否超單收貨，如果確定收貨必須補辦申購手續(xù)，申購手續(xù)未完善前，整單材料作暫估入倉，待申購手續(xù)完善后再轉(zhuǎn)正式入倉。 （ 3） 送貨數(shù)量與訂單總數(shù)不變但產(chǎn)品之間的個數(shù)有增有減時：此情況只允許單價高的數(shù)量減少，單價低的產(chǎn)品數(shù)量增多且必須按最低單價辦理入倉，否則將重新辦理申購手續(xù)審批后才可入倉。例如：申購了 10 棵樹，其中大樹有 7棵（ 1000 元 /棵），小樹有 3 棵（ 100 元 /棵），若送貨時送了 10 顆樹（總數(shù) 未變），但大樹只有 4 棵，小樹 6 棵，那可以辦理正式入倉且只能按 4*1000+6*100=4600元入倉，其它情況必須重新辦理申購手續(xù)且審批后才能正式入倉。 材料規(guī)格、型號、質(zhì)量不符： （ 1） 原則上對規(guī)格、質(zhì)量不符的部分予以退貨，并在送貨單上注明實際收貨數(shù)量。若屬項目急需使用的材料，經(jīng)相關(guān)施工主管、技術(shù)總工認定符合施工要求的，由項目經(jīng)理判定是否收貨，由項目采購員負責后續(xù)處理程序，材料稽核員跟進處理結(jié)果。以上人員均需在《材料進場驗收單》上簽注處理意見，并由采購中心跟進與供應(yīng)商談判材料折扣。 在處理結(jié)果未出 來之前不宜使用該批材料，財務(wù)暫不辦理入庫，相關(guān)送貨單據(jù)暫由項目采購員保管。項目經(jīng)理與項目采購員一起與供應(yīng)商進行談判，將談判結(jié)果寫在《材料進場驗收單》上，于當日內(nèi)及時將項目經(jīng)理已簽批的《材料進場驗收單》及材料相關(guān)圖片發(fā)給采購中心（并電話知會采購經(jīng)辦人），報采購中心總監(jiān)審批（審批時間不超過兩個工作日）。 （ 2） 如項目經(jīng)理與項目采購員無法與供應(yīng)商達成共識的，由采購經(jīng)辦人及采購中心總監(jiān)跟進談判。采購經(jīng)辦人將折價審批后的《材料進場驗收單》原件交集團建筑財務(wù)部存檔，復(fù)印件以 OA形式發(fā)送項目相關(guān)人員（倉庫主管、采購員、成本會計 、材料稽核員等等）并抄送給項目經(jīng)理。 貨對板但價格不符： （ 1） 對價格不符的送貨單，應(yīng)先由項目采購員了解具體情況，如屬于供應(yīng)商失誤造成的，應(yīng)由供應(yīng)商重新開具《送貨單》或由供應(yīng)商送貨人員現(xiàn)場修正單價并簽名確認，否則按《訂貨單》與《送貨單》兩者最低單價辦理入庫； （ 2） 如價格屬市場因素導(dǎo)致，則應(yīng)收集有效的支持文件（該文件由采購經(jīng)辦人提供調(diào)價函審批件）后才可以正式入倉；在未取得相關(guān)文件前，項目成本會計按暫估入倉處理。 安裝工程驗收管理辦法 對包安裝的材料 /工程，合同編碼上需注明是工程類，而不是采購類，一般不需原材料進倉。工程俊工后供應(yīng)商向集團經(jīng)辦采購員書面申請組織驗收，經(jīng)辦采購員視實際情況親自或委托項目采購員組織驗收，驗收人員包括工程管理中心、水電工長、項目經(jīng)理等，驗收合格后填制《工程驗收單》，相關(guān)人員簽字，一式兩份，供應(yīng)商和采購員各一份。 材料 /設(shè)備 /工程款報銷審批權(quán)責及所需單據(jù)清單總表 (含地產(chǎn) /建筑 /綠化材料 ) 審批權(quán)責參照 權(quán)責手冊 地產(chǎn)材料付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖 建筑項目材料入庫掛賬和付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖 材 料 進 場 驗 收 單調(diào) 價 通 知 單月 度 對 賬 單入 庫 單 記 賬 聯(lián)送 貨 單 記 賬 聯(lián)過 磅 單入 庫 單 結(jié) 算 聯(lián)送 貨 單 顧 客 聯(lián)訂 購 單申 購 單 第 二 聯(lián)比 價 分 析 表合 同 清 單 外合 同 清 單 內(nèi)支 付 會 簽 單收 據(jù) 或 發(fā) 票委 托 收 款 書材 料 款 支 付 清 單材 料 款 報 銷 單現(xiàn) 購所 有 材 料 掛 賬 都 需要 的 公 共 單 據(jù) 部 份合 同 清 單 外運 費 收 據(jù) 掛 賬 聯(lián)需 簽 合 同 ， 但 合 同還 沒 走 流 程 的鋼 材 采 購綠 化 苗 木集 團 采 購 為 O A 申 購 單需 要 填 制 的 提 供需 要 過 磅 的 提 供可 選 項除 上 述 單 據(jù) 外 還需 提 供 的 單 據(jù)采 購 員 另 行 請 車 的集 團 采 購 為 O A 申 購 單材 料 進 度 款 申 請 單所 有 材 料 付 款 都 需要 的 公 共 單 據(jù) 部 份合 同 清 單 內(nèi)合 同鋼 材 采 購需 辦 理 委 托 收 款 的 提 供建 筑 項 目 材 料 入 庫 掛 賬 和 付 款 所 需 單 據(jù) 結(jié) 構(gòu) 圖除 上 述 單 據(jù) 外 還需 提 供 的 單 據(jù)掛 賬 單 據(jù) 名 稱 付 款 鋼 材 報 價 單 或 訂 貨單合 同 或 已 走 完 審 批流 程 的 合 同 電 子 版申 購 單 原 件 或 復(fù) 印 件需 簽 合 同 ， 但 合 同還 沒 走 流 程 的鋼 材 入 庫 臺 賬 表 第四章 采購制度管理 （通用于整個采購系統(tǒng)） 材料購銷發(fā)票管理細則 目的： 避免遺失供應(yīng)商的發(fā)票、確保發(fā)票單據(jù)的傳遞過程、時間、退單現(xiàn)象等情況有據(jù)可察，及時跟進供應(yīng)商貨款，不造成貨款拖欠現(xiàn)象。 適用范圍： 本細則適用于海倫堡地產(chǎn)集團采購系統(tǒng)材料購銷發(fā)票的接收、傳遞、審批、管理等工作。 發(fā)票保管及辦理報銷手續(xù)責任人： （ 1） 集團采購類的材料屬集團采購中心采購經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報銷手續(xù)； （ 2） 集團選定、項目采購類的材料屬項目采購經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報銷手續(xù)。 發(fā)票主要接收方式： 集團采購中心 （ 1） 委派項目采購員收取供應(yīng)商發(fā)票，將發(fā)票單據(jù)（一般為發(fā)票連同相對應(yīng)的送貨單）送至集團采購中心，統(tǒng)一由采購中心文員進行簽收。文員將發(fā)票單據(jù)分發(fā)給采購中心相應(yīng)采購員辦理貨款報銷； （ 2） 供應(yīng)商將發(fā)票送至集團采購中心，由對應(yīng)的采購員進行簽收； （ 3） 采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。 項目采購部 （ 1） 供應(yīng)商將發(fā)票送至項目采購部，由對 應(yīng)的采購員進行簽收； （ 2） 采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。 發(fā)票報銷單據(jù)規(guī)范化管理操作要點 簽收發(fā)票規(guī)范化管理 （ 1） 采購員接收發(fā)票時必須開據(jù)《發(fā)票簽收證明》，將該證明的第一聯(lián)交至供應(yīng)商； （ 2） 《發(fā)票簽收證明》的第二聯(lián)由采購員按照項目依次進行分類存檔以備查驗，不可隨意丟棄； （ 3） 采購員接收發(fā)票時必須第一時間檢查發(fā)票真?zhèn)斡袩o錯誤，確認無誤方可接收并開具證明； （ 4） 如供應(yīng)商的發(fā)票為快遞、郵寄或由部門其它人員轉(zhuǎn)交送達采購員，則該采購員必須補開《發(fā)票簽收證明》傳真給供應(yīng)商并存檔； （ 5） 《發(fā)票簽收證明》一式兩聯(lián)必需保持內(nèi)容一致，不可單方面涂改偽造； （ 6） 當付款或款項匯出后，已開具相對應(yīng)的《發(fā)票簽收證明》自動失效，但采購員仍需保存第二聯(lián)。 發(fā)票單據(jù)檢查要點： （ 1） 采購單據(jù)（含入庫單、訂貨單、申購單、送貨單）所定供貨商名稱與發(fā)票章的名稱須一致； （ 2） 采購單據(jù)（含入庫單、訂貨單、申購單、送貨單）與發(fā)票的品名規(guī)格、單位、數(shù)量、金額等內(nèi)容是須一致； （ 3） 發(fā)票抬頭（訂貨單位名稱）與采購單據(jù)（含入庫單、訂貨單、合同）約定的抬頭應(yīng)一致； （ 4） 檢查發(fā)票真?zhèn)渭坝袩o涂改跡象； （ 5） 發(fā)票應(yīng)蓋供應(yīng)商的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，且印章要清晰； （ 6） 供貨商發(fā)票的品名規(guī)格一欄如開成“ XX材料一批”或未列明明細，則需供應(yīng)商提供發(fā)票清單并蓋發(fā)票章； （ 7） 發(fā)票及相應(yīng)的單據(jù)應(yīng)粘貼齊全； （ 8） 檢查核對申購物品費用的歸屬即支付主體； （ 9） 檢查報銷單據(jù)附件（入庫單、申購單）是否按公司規(guī)定的審批流程及權(quán)限完成審批。 材料購銷發(fā)票管理細則涉及的表格文件（祥見 第九章 支持性文件及相關(guān)記錄表格匯總 ） 《單據(jù)交接簽收追蹤表》、《發(fā)票簽收證明》 采購系統(tǒng)單據(jù)傳遞分發(fā)管理細則 目的： 使采購部日常單據(jù)傳遞分發(fā)工作更規(guī)范、有序地進行，提高工作效率。 適用單據(jù)： 采購部日常單據(jù)主要是指《訂貨單》、《比價分析表》、《年度框架協(xié)議 /材料采購合同》、發(fā)票單據(jù)、費用報銷單、借款單等。 單據(jù)分發(fā)傳遞流程： 集團采購中心單據(jù)傳遞分發(fā)流程： （ 1） 單據(jù)上呈審批：采購員將單據(jù)交主管審核→主管審核后將單據(jù)交采購文員簽收→采購文員審單后統(tǒng)一交給采購中心負責人審核→采購文員按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責手冊權(quán)限送呈各領(lǐng)導(dǎo)審批→審批后將發(fā)票、費用報銷單、借款單等跟財務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財務(wù)（集團 /項 目），將訂貨單、比價分析表等單據(jù)直接分發(fā)給相應(yīng)的經(jīng)辦采購員（含項目采購員）； （ 2） 單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過程中發(fā)現(xiàn)問題反饋回采購中心，要求采購中心解決問題的情況。外部門或上級退單至采購文員→文員將問題明細登記在《退單情況登記表》→文員將退單交至對應(yīng)采購員→采購員處理問題完將單據(jù)交回給文員簽收→文員繼續(xù)跟進各環(huán)節(jié)工作。 （ 3） 注意事項：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放臵指定文件架； 項目采購部單據(jù)傳遞分發(fā)流程： 第二章 單據(jù)上呈審批：采購員將單據(jù)交主管審核（項目采購部無負責人的直 接交于項目經(jīng)理審核）→項目采購部負責人 /項目經(jīng)理審核后將單據(jù)交采購文員簽收→采購文員審單后按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責手冊權(quán)限送呈各領(lǐng)導(dǎo)審批→審批后將發(fā)票、費用報銷單、借款單等跟財務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財務(wù)（集團 /項目），將訂貨單、比價分析表等單據(jù)直接分發(fā)給相應(yīng)的經(jīng)辦采購員（若項目無文員則全過程由采購員負責）； 第三章 單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過程中發(fā)現(xiàn)問題反饋回采購部，要求采購解決問題的情況。外部門或上級退單至采購文員→文員將問題明細登記在《退單情況登記表》→文員將退單交至對應(yīng)采購員→采購員處理問題完將單據(jù)交回給文員簽收 （若項目無文員則全過程由采購員負責）。 第四章 注意事項：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放臵指定文件架； 需打包的文件傳遞流程 （ 1） 統(tǒng)一交于文員（集團 /項目）登記→帶件人→項目 /集團采購員的文件交接； （ 2） 文員將包裝好的整包文件交與前往項目 /集團的帶件人，由帶件人簽收（簽收的內(nèi)容例：至 XX 項目采購員 XXX 的文件 X 包）。同時需在文件包上面粘貼一張公司版本的打包單； （ 3） 帶件人前往項目 /集團將打包文件交給收件人，同時收件人需在打包單上簽名，帶件人再將打包單撕下交回文員。 目的： 明確各采購業(yè)務(wù)員借款及沖帳的流程及辦法 ,及時借款、報銷個人借支 ,同時對采購業(yè)務(wù)人員的借款行為起到一個約束管控的作用。 適用范圍 適用于采購中心及各項目采購員的借支及清理借支事宜。 借支原則 采購業(yè)務(wù)工作中原則上不允許或盡量杜絕現(xiàn)金采購，一般采用月結(jié)方式結(jié)算且公對公賬戶轉(zhuǎn)賬或支票，如遇特特殊情況經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可采用現(xiàn)金采購。借支款必須?？顚Ｓ茫瑖澜灿?。 借支申請 （ 1） 借支憑證：采購員憑經(jīng)審批的《申購單》、《合同》、《約談記 錄表》、《比價分析表》、《訂購單》其中之一均可辦理借支申請； （ 2） 借支審批流程：采購員填寫《借支單》→采購主管 /經(jīng)理審核→采購中心文員查單并登記→采購中心負責人審批→財務(wù)審核→采購員領(lǐng)取借款； （ 3） 借支單填寫注意事項：應(yīng)注明借款事項、擬到貨時間、受理報銷主體、提供發(fā)票還是收據(jù)，并附上借支憑證，《借支單》一式二聯(lián)，采購副總監(jiān)審批后，一聯(lián)交財務(wù)辦理借支，另一聯(lián)由采購文員在《借支臺帳》中登記存檔備案。 （ 4） 借款發(fā)放公司及部門：憑經(jīng)審批的《借支單》，房地產(chǎn)有限公司 財務(wù)部辦理借支。 報銷沖賬 （ 1） 受理報銷主體 受理報銷主體 適用條件 備注 地產(chǎn)財務(wù) 進入地產(chǎn)公司成本的物資，且取得發(fā)票 1) 到建筑財務(wù)辦理報銷的物資，均需辦理 NC 入庫，憑入庫單報銷。 2) 到地產(chǎn)財務(wù)辦理報銷的物資，不需辦理 NC 入庫，憑相關(guān)部門會簽的送貨單報銷。 建筑財務(wù) 進入建筑公司成本的物資 理應(yīng)進入地產(chǎn)公司成本，但沒能索取發(fā)票的物資 設(shè)備資產(chǎn)，且取得發(fā)票