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【正文】 紙或進行雙面復印，以節(jié)省開支。 發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。 第 20 頁 共 81 頁 3．公文格式 公文一般由發(fā) 文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章（簽名）、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。 發(fā)文字號格式：部門簡稱 + （年號） +文件編號（ **號），例如 行政人事部 發(fā)文：行政 人事 （ 2021） 012 號，表示 行政人事部 2021 年發(fā)的第 12 次公文。 緊急文件分別標明“特急”、“急件”。 公文標題應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關于 ******請示”（報告、通知、決定、通報）。 公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。 公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。 4． 行文規(guī)則 “請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關聯(lián)的事可以一文多事。 “報告”中不得帶請示事項。 行文統(tǒng)一使用《簽報單》并付上公文，給各級領導批示。 5．公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領導批準，可以定期銷毀。 第八章 請示報告制度 目的： 為建立良好的工作秩序，進一步規(guī)范集團的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制定本制度。 1 請示或報告工作應堅持逐級請示報告的原則，非特殊情況，不得越級請示 或報告工作。 2 請示工作可采取發(fā)送《簽報單》及口頭請示兩種形式進行，重大、重要工作的請示，必須報送《簽報單》。 3 《簽報單》的報送，需經(jīng)本部門及 有關職能部門審核后，再報 主管 總監(jiān) 、副總裁審批。審批時間一般不超過 3 個工作日，緊急工作事宜，需及時簽署審核、審批意見。 4 請示的工作事項辦畢后 ，承辦部門負責人（承辦人）應及時向有關領導匯報 第 21 頁 共 81 頁 辦理情況，便于 領導統(tǒng)籌安排下一步工作。 5 涉及費用支出的事項，未經(jīng)請示不得擅自決定，否則，其費用由有關責任人自理。 6 本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請示與報告。 第九章 資料管理 1．目的 明確 公司資料管理原則，建立完善準確的資料系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。 2．定義 資料是指公司在經(jīng)營活動中形成的，具有價值并按有關制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會議記錄、單據(jù)、契約、合同等。 3．原則 部門重要資料在項目完成前應由部門自已管理，項目完成后所有資料原件應移交給 行政人事部統(tǒng)一保管。 各部門上交資料，需填寫 移交表。 行政人事部 按規(guī)定格式填寫案卷目錄 。 公司對外簽訂的所有合同統(tǒng)一由 財務部 管理。 公司所有資料實行統(tǒng)一管理、分級查閱（即根據(jù)行政級別的不同對查 閱資料的內(nèi)容加以限制）、網(wǎng)絡化管理。 4．需要保管的檔案資料及其分類 文書類：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件；工作計劃、總結(jié)、會議記要、重要文件；公司領導的重要講話、批示；人事檔案、考勤表等由 行政人事部 負責保管。 財務類：各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、 會計報表等 由財務 部 負責保管。 物業(yè) 類：施工記錄、 維修記錄、 質(zhì) 量記錄、質(zhì)量安全事故報告、重要的工程 第 22 頁 共 81 頁 圖表、結(jié)算文件資料、竣工項目 總結(jié)報告等在項目完工前由 物業(yè)部 保管，項目完工后移交給 行政人事部 。 策劃類 ：市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負責保管，項目完成后統(tǒng)一移交給 行政人事部 。 銷售類：客戶檔案、認購書、賣房契約、銷售資料等在項目完成前由銷售部保管，項目完成后統(tǒng)一移交給 行政人事部 資料室。 圖書資料：公司各部門所購買的圖書資料統(tǒng)一交由 行政人事部 ，存放于閱覽室，員工需要用時需辦理借閱手續(xù)。 5．有關注意事項 各部門須指定專人進行文件資料管理，并做好整理、分類、立卷、歸檔工作。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管，不得私 自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等；更不能隨便亂放，以免遺失。 6．檔案目錄制定 所有檔案的前二級目錄（公司名 +部門名）由 行政人事部 統(tǒng)一制定，第三級及第四級子目錄由部門擬定上報 行政人事部 。 7． 處理條例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50~500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任： 1) 毀損、丟失或擅自銷毀公司資料； 2) 擅自向外界提供、抄摘公司資料； 3) 涂改、偽造資料； 4) 未及時歸還； 5) 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（資料管理者同罰） 第十章 1． 總則 ： 為維護公司安全及使人員、車輛、物品出入的管理 有所遵循 ， 特訂定本規(guī)則。 第 23 頁 共 81 頁 2． 適用 范圍 ： 人員、車輛、物品出入公司門口時，應遵守本規(guī)定，由保安負責管理。 3． 人員出入管理 ： 本公司人員： 總監(jiān)及以下員工（ 周六除外）， 應 按規(guī)定 穿著 工裝 。 非本公司人員： 如因公需入公司者， 前臺文員 應登記并 聯(lián)系相關人員接待 ，離開時 登記出公司時間 ，同時須注意是否有物品出入 。 參觀人員： 政府機關或本公司人員親友 等 如有必要入公司參觀 ，須先經(jīng)得 行政人事負責人 同意。 入公司時 前臺文員 應于登記 并 簽注入公司時間，參觀完畢出公司時簽注出公司時間，翌日送 行政人事部 門存查。 本公司 經(jīng) 理 級以上人員陪伴賓客參觀事前免辦申請手續(xù)，但應于當日內(nèi)補填登記 ， 送保安簽注入出公司時間后送 行政人事部 門存查 參觀時間以上班時間內(nèi)為限 。未經(jīng) 行政人事部 同意，不允許來訪人員拍照或攝影。 4．大件 物品出入管理 ： 外來物品：攜帶 大件物品 入公司應 在來訪人 員登記 時備注，出公司時核查 。 公司物品 ： 公司大件物品要搬出公司，須提供相關部門提供的證明，由前臺文員 /保安電話向 行政人事 部 匯報，得到肯定答復后予以放行。 第十一章 名片管理 1. 公司員工的名片經(jīng) 行政人事部 審核后統(tǒng)一印制，個人不得私自印制。 2. 印制名片要提前三天填寫 《名片印刷 申請表》，由 部門負責人簽字后送 行政人事部 。 3. 新印制名片要在 行政人事部 備案，已備案的名片，在增印時可不再備案。 4. 員工離職時，應將名片交回 行政人事部 。 第 24 頁 共 81 頁 第十二章 通訊管理 1. 公司辦公樓電話總機由 行政人事部 負責安排人員轉(zhuǎn)接。 2. 部門的電話機、傳真機及其它辦公設備的購買、維修，由 行政人事 部 統(tǒng)一負責。 3. 手機由員工個人購買。 4. 手機話費限額標準： 公司根據(jù)員工的職責及級別實行限額包干，超出部分自付，具體每月限額如下： (1) 副總裁： 1000 元； (2) 總經(jīng)理： 800 元； (3) 副總理： 700 元； (4) 總 監(jiān) ： 600 元； (5) 經(jīng) 理： 500 元 ； (6) 副經(jīng)理： 300 元； (7) 主 管： 200 元 ； (8) 司 機： 0200 元； (9) 其他職員通訊標準按“行政 人事 ”、“財務”雙簽執(zhí)行； 注： 沒有設置手機費定額因工作需要手機費的崗位，或者是已設置定額因工作需要超標的崗位，由部門負責人申請， 經(jīng)行政人事負責人、主管 總監(jiān) 審核后，報 副 總裁批準生效； 以上已設置定額的崗位，但實際工作中不需要，或者是定額高于實際工作需要的，由各部門負責人提出，經(jīng) 行政人事負責人 、 主管總監(jiān) 批準報 行政人事部 備案生效。 5．第四條所定的崗位話費標準只是一個原則性參考標準，所有在職員工及新入職員工必 須經(jīng)過批準，財務 部 才可在員工工資中予以發(fā)放。 6． 話費 實施憑發(fā)票報銷，享有話費補貼員工的手機必須 24 小時開機。 7．手機號碼由員工自行購買，為了節(jié)省費用要選擇話費優(yōu)惠號碼及盡量使用固定電話。 因工作需要需在公司直線撥打長途電話時，應在行政 人事 文員處做好登記。 8．公司固定電話費 行政人事部 每月 5 號以前要及時到電信局繳交，否則造成欠費停機一次，將對責任人進行一定的經(jīng)濟處罰。 第 25 頁 共 81 頁 第十三章 會議管理辦法 1． 職責 /權(quán)限： 行政人事部 ：公司會議室的日常管理，會議室的統(tǒng)一安排。會議的接待工作。會議室的日常清潔。 行政 人事 文員：公 司例會的接待與會后的臺面整理工作。 部門文員：部門會議的接待與會后的臺面整理工作。 2． 會議的組織： 公司例會由 行政人事部 負責組織， 行政 人事 文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 部門會議由各部門自行組織，部門文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 會議準備：會議都必須