【導(dǎo)讀】我是在租來的一間一居室中開始創(chuàng)業(yè)的，放在餐桌上的電腦同樣也是租來的。了省下更多的資金，我用紙板箱做檔案柜，一切辦公用品都是向別人或要或借的。的現(xiàn)金流，節(jié)約資金實(shí)在太重要了。請記住，簡陋的辦公室也可以作賺錢的大生意。在購買任何產(chǎn)品或服務(wù)之前，一定要先詢價(jià)。不久前的一件事給了我很大教訓(xùn)。然后，他遞給我一張55美元的賬單，無視于我驚呆了的表情，笑。著告訴我這就是他工作的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。得付給他55美元。所以，請記住，即使是在小的支出，也一定要事先問清楚價(jià)格。市場競爭越來越激烈，商家總是千方百計(jì)地留住每一位顧客。為合理的價(jià)格，而不是太理會對方的報(bào)價(jià)。很有可能買到次品。充分運(yùn)用“老客戶”的優(yōu)勢，抓準(zhǔn)時(shí)機(jī)與對方協(xié)商價(jià)格、合同條款和服務(wù)質(zhì)量，拿出勇。一些常購物品價(jià)格的上漲幅度。我就拿出這個(gè)“價(jià)格目錄”來對比價(jià)格。用這種方法為我的公司、客戶和值錢的老板節(jié)省了很

　　

【正文】 ，而要合理管理。 二 、 物歸其位 建議企業(yè)的每一位員工都養(yǎng)成每天下班前整理辦公文具盒文件的習(xí)慣。對于重要的文件，應(yīng)該放入可以上鎖的抽屜，以免丟失。這樣做可以避免重要文件的丟失，以防使用是找 不到，而且每位 員工都管理好自己的辦公文具，也可以減少因文具丟失而造成的浪費(fèi)。 三、積沙成塔 對某些人來說，“積沙成塔”可能聽起來有點(diǎn)迂腐和小氣，但是如果我告訴你我的公司單在這些東西上每年就節(jié)省了 200 美元，你又會做 何感想？成功在于每一個(gè)細(xì)節(jié)。 四 、 重復(fù)利用紙張 對于很多公司來說，復(fù)印紙和打印紙都是必不可少的耗材，也是公司一項(xiàng)不小的開支。并且，由于紙張的體積大，還會占用大量的儲存空間。不過，有很多辦法可以幫助你減少紙量，節(jié)省開支。 1．雙面利用 在打印、復(fù)印、手寫和畫圖的時(shí)候，盡量將紙的兩面都利用 到。 2．利用垃圾郵件 當(dāng)收到垃圾郵件時(shí)不要將它馬上扔掉，你可以利用這張 A4 廣告紙的背面空白部分打印。 3．利用舊物 對于一些沒用的舊文檔可以再次利用。利用那些不重要的文檔的空白面打印或復(fù)印。 4．高效復(fù)印 利用復(fù)印機(jī)的縮小比例復(fù)印功能，將兩頁復(fù)印在一頁上，并且在復(fù)印機(jī)上貼一個(gè)說明，告訴大 家怎樣使用復(fù)印機(jī)的這一功能。 以上這些方法使我的公司 一年內(nèi)在打印和復(fù)印的采購上節(jié)省了 800 多美元。這樣做不僅節(jié)省了地球資源，也大大節(jié)省了公司的資金。 五 、 妥善放置紙張 妥善收存打算重新使用的紙張，就不會發(fā)生傳真機(jī)、打 印機(jī)或復(fù)印機(jī)卡紙的問題。有一個(gè)儲藏在利用的好辦法：將這些紙放在一個(gè)剛好能放下 A4 的硬紙盒里，這樣可以使所有的紙都平整，以便隨時(shí)取用。記得把所有的訂書釘都去掉，避免發(fā)生卡紙現(xiàn)象。 六 、 公司內(nèi)部的聯(lián)絡(luò) 不要把公司對外使用的高級信封浪費(fèi)在公司內(nèi)部部門之間的聯(lián)絡(luò)和溝通上。重復(fù)使用辦公室內(nèi)部使用的信封，可以減小這項(xiàng)文具用品的浪費(fèi)。 七 、 使用帶窗口的信封 如果你需要寄很多信件，建議你買那種帶透明窗口的信封。信封的前面有透明窗口，可以讓人直接看到收信人的地址。這種信封可在以下方面節(jié)省你的時(shí)間和金錢： 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實(shí)務(wù)全書 24 不必打印或復(fù)印地址 標(biāo)簽 ： 不必花時(shí)間在信封上貼地址標(biāo)簽 ： 不必抄寫郵寄地址（因?yàn)樵谛派弦呀?jīng)寫了，并且可以從窗口看到）。 八 、 拴住筆 ， 綁住錢 許多公司都在接待處放一些筆一遍來訪者填寫某些表格或資料。你是否注意到這些筆經(jīng)常不翼而飛？這看起來好像是很瑣碎的事情，但是我認(rèn)識的一個(gè)小公司的老板，他每個(gè)星期都要買一盒藍(lán)色簽字筆，因?yàn)檫@些筆總是丟失。這等于他每年要在這些方面花 250 美元！因此，建議你將備用筆系在前臺或文件夾上。如果這樣做對銀行和保險(xiǎn)公司都有利的畫，那當(dāng)然對你的公司也會有利。 九 、 印有公司信息的筆記本是誰在用 許多公司都花錢定制印有公司信息和詳細(xì)聯(lián)系方式的筆記本，以送給客戶和潛在的客戶。如果你的公司也有這樣的筆記本，你和你的員工有必要把它們留作內(nèi)部使用嗎？ 這些筆記本應(yīng)該放在客戶的桌上，提醒他們應(yīng)該與你做生意。 第四章 復(fù)印和打印成本節(jié)約細(xì)節(jié) 在電腦和互聯(lián)網(wǎng)普及之前，一些成功的企業(yè)已經(jīng)在向無紙化社會邁進(jìn)了。這不僅使他們節(jié)省了大量時(shí)間，還節(jié)省了大量金錢。本章的建議不僅有助于降低企業(yè)日常的打印費(fèi)用，還有助于應(yīng)對一些意外事件。 一 、 減少復(fù)印費(fèi)用 我曾在一幢大廈里辦公，大廈提供復(fù)印服務(wù)，每張的復(fù)印價(jià)格是 20美分。盡 管我們的復(fù)印量不大，但是我還是進(jìn)行了貨比三家。我找到附近的一家復(fù)印中心，每張的復(fù)印價(jià)格才 7美分。一個(gè)月后，我算了一下有關(guān)的復(fù)印支出，發(fā)現(xiàn)在此方面公司就節(jié)省了 50美元的復(fù)印費(fèi)，這樣一年就是 600 美元！ 以上只是我的 具體實(shí)例，下面這些建議有助于企業(yè)節(jié)省更多的復(fù)印費(fèi)： 減少復(fù)印錯(cuò)誤，盡量避免卡紙。你可以在復(fù)印機(jī)上貼一個(gè)提示，告訴大家怎么放置特殊的紙張，如有抬頭的紙，這樣可以避免浪費(fèi)。 任命一個(gè)“復(fù)印機(jī)保管員”，他的責(zé)任就是指導(dǎo)所有的員工正確地使用復(fù)印機(jī)，如怎樣手動放紙、如何雙面復(fù)印、如何縮小比例復(fù)印等?；蛘撸?你也可以將供貨商請到公司來，讓他為某位員工進(jìn)行免費(fèi)使用培訓(xùn)，然后再由該員工來培訓(xùn)其他員工。 使用縮小比例的復(fù)印功能，將兩頁合并為一頁復(fù)印。這個(gè)簡單的方法可以將你的復(fù)印費(fèi)減少一半。 二、真的需要復(fù)印嗎 ？ 我曾供職的一家公司力爭每位員工都知道公司正在進(jìn)行的每一件事。他們給每一位員工分最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實(shí)務(wù)全書 25 發(fā)所有相關(guān)的備忘錄、通知和報(bào)告的復(fù)印件。于是，每個(gè)月紙就像洪水一樣用掉。如果你也想讓員工知道公司的進(jìn)展，但又不想浪費(fèi)時(shí)間和金錢來分發(fā)這么多的復(fù)印件，那就考慮一下下面的建議吧。 1．集中歸檔 設(shè)置一個(gè)文件中心，對每一個(gè)歸檔文件編號，并集中放置在文件中心。這樣，只需要復(fù)印一份文件、準(zhǔn)備若干 文件柜即可。 2．張貼復(fù)印件 將文件復(fù)印幾份，然后貼在員工可能看到的地方，如員工宣傳欄、飲水機(jī)的上方、復(fù)印機(jī)的附近，甚至洗手間的門上 —— 我保證沒有人會錯(cuò)過這個(gè)布告！ 復(fù)印數(shù)量的減少還可以促使其他方面也節(jié)省開支。首先，可以節(jié)省紙和墨盒；同時(shí)，還可以減少復(fù)印所花的時(shí)間：再者，也可以減少 文件的存儲空間。由于減少了存儲設(shè)備，你就可以減少小辦公室的面積，進(jìn)而減少辦公室的房租支出。由此可以看出，一個(gè)小舉動可以產(chǎn)生連鎖反應(yīng)， 最終會使你節(jié)省很多項(xiàng)開支。 三 、 給打印機(jī)的墨盒補(bǔ)充墨粉 購買可以填充在使用的打印機(jī)墨盒可以讓公司一年節(jié)省不少耗材費(fèi)用。以下有兩個(gè)使用打印機(jī)的小技巧： 當(dāng)打印機(jī)打印出來的字體顏色變淺時(shí)，將墨盒取出來搖一搖，使墨粉均勻分布，這樣可延長墨盒的使用壽命； 將塊用完的墨盒用來打印文件草案或內(nèi)部使用的文件。 四 、 在復(fù)印前校對 電腦的出現(xiàn)使我們很多人都變得懶惰，這導(dǎo)致了許多公司的巨大損失和浪費(fèi)。在打印任何文件之前，一定要先進(jìn)行校對，找出拼寫錯(cuò)誤和語法錯(cuò)誤。 我在讀市場營銷碩士研究生時(shí)，爭取到了一個(gè)為某以銷售公司發(fā)直銷 郵件的機(jī)會。我很快就將信件寄給了500 位顧客，然后焦急地等待他們的電話。然而，第一個(gè)電話就給了我沉重的一擊。那時(shí)一個(gè)細(xì)心的顧客打來的，他很有禮貌地告訴我，在我發(fā)送的信中有 3 個(gè)嚴(yán)重的拼寫錯(cuò)誤。我當(dāng)時(shí)真是尷尬，不僅自尊心受到傷害，而且還影響了公司的形象。我立刻重寫了一封信，然后復(fù)印并重新發(fā)給 500 位客戶。最后，那個(gè)給我指出拼音些錯(cuò)誤的顧客獲得了一份精美的公司產(chǎn)品。這也反映出有多少顧客會仔細(xì)看我們的郵件。這封信詳細(xì)地介紹了公司對產(chǎn)品所進(jìn)行的改進(jìn)，這些可以增加產(chǎn)品的美譽(yù)度 ，但是小小的拼寫錯(cuò)誤則導(dǎo)致了公司在郵資、文 具、打印上多花了 1000 美元。 一定要洗去我的教訓(xùn)，多花一兩分鐘的時(shí)間來檢查拼寫錯(cuò)誤和語法錯(cuò)誤，這點(diǎn)時(shí)間投入比起你和你的公司將要承擔(dān)的損失和尷尬要微小的多。請一個(gè)同事來幫你和對文件還有一個(gè)好處—— 因?yàn)槲募λ麄儊碚f是生疏的，所以他們會看得比你仔細(xì)，更容易挑出所有錯(cuò)誤。 五 、 改變文件格式 仔細(xì)檢查公司的所有表格和文件，有時(shí)，只需要簡單地改變表格的大小和格式，你就可以最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實(shí)務(wù)全書 26 節(jié)省一大筆錢。 喬經(jīng)營了一家割草服務(wù)公司，同通過往附近居民的信箱里發(fā)傳單來宣傳公司的業(yè)務(wù)。后來他向出一個(gè)主意，就是改變傳單的格式。他將兩頁紙合并成 一頁 A4 的紙，這樣紙和復(fù)印的費(fèi)用都減少了一半。一年下來，他節(jié)省了大約 300 美元。 六 、 關(guān)于信件的省錢之道 如果你的公司需要經(jīng)常性地寄出大量信件，有兩個(gè)方法可以節(jié)省紙張。 首先，如果你要寄的信件有兩頁內(nèi)容，那么你可以將第二頁只有一句寫信人的問候語時(shí)，或者，你就充分利用第二頁紙，加上一些有用的附言等。 七 、 不要著急打印 我們中的很多人已將點(diǎn)擊電腦上的打印按鈕變成習(xí)慣動作，其實(shí)有時(shí)我們并不需要將其打印出來。下面一些方法可以幫助你減少習(xí)慣性的打印。 養(yǎng)成在電腦上審閱文件的習(xí)慣； 將文件保存在電腦硬盤上； 在打 印之前先檢查打印紙，避免用油公司抬頭的紙來打印文件草案； 將有公司抬頭的紙單獨(dú)放置在貼有標(biāo)簽的盒子里； 如果資金允許的話，可以考慮買一臺有雙面打印功能的打印機(jī)，如果資金比較緊張，那就手腳勤快一些，也可以手動來雙面打?。? 在打印前經(jīng)濟(jì)地進(jìn)行頁面設(shè)置。 八 、 色彩上節(jié)省 色彩可以使企業(yè)的宣傳資料更加醒目，但是彩色打印也會增加成本。下面這些建議可以幫助企業(yè)避免此方面的浪費(fèi)。 1．選用其他單色打印 必要時(shí)可以選用藍(lán)色或褐色等其它顏色增加色彩感。 2．進(jìn)行色彩搭配 有時(shí)黑色和另一種顏色搭配，同樣可以產(chǎn)生強(qiáng)烈的視覺 效果，比如黑色與黃色搭配可以給人以深刻的印象。 3．以雙色創(chuàng)造四色打印的效果 四色打印真有必要嗎？你知道嗎，采用雙色打印且利用深淺的主色，也可以營造車四色打印的效果。對于一些中小型企業(yè)來說，四色打印是在沒有必要，也太奢侈了。 4．選用不同顏色的紙 采用色彩鮮亮的打印紙同樣可以產(chǎn)生醒目的效果。許多公司都用彩色的紙來打印宣傳單和通知，因?yàn)檫@樣可以吸引注意力。 九 、 公司信紙上的節(jié)約秘密 選擇合適的辦公用品對每一個(gè)老板來說都是極為重要的。印有公司抬頭的信 箋和小冊子都最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實(shí)務(wù)全書 27 會影響客戶對公司的印象，其實(shí)建立良好的公司形象并不 需要花很多錢。 1．紙張的質(zhì)量 從實(shí)際需要出發(fā)， 選擇公司信紙的紙張材質(zhì)。你真的需要有光澤的或有術(shù)紋的紙嗎？這與你的公司樹立的形象一致嗎？是否可以適當(dāng)降低一點(diǎn)檔次呢？其實(shí)你會發(fā)現(xiàn)檔次稍微降低一點(diǎn)，客戶是不會發(fā)現(xiàn)有什么變化的，但是對你來說卻降低了成本。 光滑、有術(shù)紋的紙會使你的辦公用品看起來很專業(yè)或很引人注目 —— 這符合公司的形象要求。但是，這有可能太過頭了。有一次，我花了一個(gè)上午的時(shí)間在一家辦公用品商店尋找一支能在一個(gè)委托人提供的賀卡和客戶推薦卡上寫字的筆?？ㄆ臋n次是夠高，但是由于我真得找不到一支能在這些賀卡 和推薦卡上寫字的筆，所以這些卡片都沒派上用場。當(dāng)然，這個(gè)委托人還損失了生意，因?yàn)榭蛻粢膊荒茉谶@些推薦卡上寫字。 2．賀卡 你的公司必須制作這些賀卡嗎？當(dāng)我收到一張什么也沒寫的賀卡時(shí)，我會對寄送著的浪費(fèi)感到驚訝。如果 使用的恰當(dāng)?shù)脑挘@張卡片可以成為銷售工具，帶來巨大的銷售額。例如，在上面寫上你們上一次的電話談話內(nèi)容。如果使用不恰當(dāng)?shù)脑?，那它只是浪費(fèi)你的錢。所以好好的利用賀卡，讓他們發(fā)揮效果而不是浪費(fèi)錢。 3．信封 建議在公司內(nèi)部準(zhǔn)備兩種信封。一種是質(zhì)量很好的信封，上面印有公司的名字和其他一些重要信息，一邊給人 留下好印象；另一種用來寄發(fā)票、收據(jù)和一些普通信件。 4．自己來打印 可以用自己公司的打印機(jī)來打印印有公司抬頭的信 箋 和賀卡，這樣可以節(jié)省費(fèi)用。只需要在一張白色或淺色的紙上打印黑色的字，你就可以做得很專業(yè)。 十 、 打印的省錢之道 大批量打印可以節(jié)省費(fèi)用 盡量用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張打印 第五章 郵寄和快遞成本節(jié)約細(xì)節(jié) 雖然我們現(xiàn)在生活在高科技時(shí)代，但是郵政系統(tǒng)還是為許多公司提供了至關(guān)重要的可靠服務(wù)。本章的建議可以幫助企業(yè)在這個(gè)很難降低成本的環(huán)節(jié)節(jié)省費(fèi)用。 減少郵寄和快遞費(fèi)用 即使在互聯(lián)網(wǎng)和電子郵件被廣泛運(yùn)用的 今天，郵寄和快遞仍然是許多企業(yè)必不可少的信件和物件傳遞方式。對于企業(yè)而言， 郵寄和快遞費(fèi)用是一項(xiàng)經(jīng)常性支出，采取以下建議可以使公最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實(shí)務(wù)全書 28 司的物件既安全又省錢地送達(dá)收件人手中。 一 、 收集郵寄價(jià)目表 向當(dāng)?shù)氐泥]局咨詢，以獲得不同的 郵寄方式的郵資信息，或者直接從郵局拿回一張價(jià)目表。一般而言，郵局工作人員會提供一些省錢的方法。將郵寄價(jià)目表分發(fā)給各部門，使大家對郵資標(biāo)準(zhǔn)有所了解。 二 、 失之毫厘 ， 謬以千里 郵寄費(fèi)用主要取決于郵件的大小和重量。有時(shí)候，只是幾克之差就會使郵資造成很大差別。 三 、 從經(jīng)濟(jì)的角度設(shè)計(jì)郵件規(guī)格 在設(shè)計(jì)促銷宣 傳單之前，一定要從經(jīng)濟(jì)的角度來設(shè)計(jì)材料的大小。因?yàn)橛袝r(shí)郵件的大小會影響郵寄費(fèi)用，如郵件不平整或不符合郵局的規(guī)定不僅會浪費(fèi)郵費(fèi)，還會耽誤寄送。 一家公司通過改變郵件的規(guī)格一年節(jié)省了 5000 美元。以前，這家公司的促銷宣傳單的大小為 A5 紙規(guī)格。按此規(guī)格，每逢郵件的郵寄費(fèi)用是 美元。后來，公司的一位員工向郵局的工作人員詢問了一些建議，將郵件的大小縮小到支票本那樣大。 這樣寄送郵件時(shí)就可用公司現(xiàn)成的標(biāo)準(zhǔn)信封了，從而不僅節(jié)省了信封的費(fèi)用，還節(jié)省了紙張費(fèi)用。 四 、 將同一地方的信件統(tǒng)一寄送 如果需要給統(tǒng)一各地方寄許多信， 可以將要寄的郵件積攢起來，然后用一個(gè)大信封來統(tǒng)一寄送，這樣也可以節(jié)省郵寄費(fèi)用。不過，不要將全部的郵件無序地裝在大信封里，最好先進(jìn)行一下分類。 當(dāng)我在布里斯班工作的時(shí)候，我每次都要把諸如稅務(wù)表、發(fā)票和報(bào)告等寄往西尼總部。除非郵件很急，否則我一般是將所有的郵件積累到星期五，然后將它們裝進(jìn)一個(gè)大信封一起寄出。之所以選擇在星期五寄送是因?yàn)檫@樣可以保證對方在星期一能收到。這樣寄送每次都能節(jié)省大約 2 美元。由于每星期只寄一次，公司每年光在這項(xiàng)郵資上就可節(jié)省大約 100 美元。 五 、 盡量利用電子郵件 、 傳真或電話 如果可以的話， 盡量用電子郵件或傳真來發(fā)文件， 這比郵寄要省錢的多。如果打一個(gè)電話就能解決問題的話，那就更好了。這樣不僅可以節(jié)省時(shí)間，還可以節(jié)省郵寄費(fèi)。 六