【正文】 種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。二、提高檔案管理效率的對策(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。（二）調動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進?？傊?，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。第五篇：文書檔案一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結、統(tǒng)計報表等。（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。不歸檔的范圍（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經簽發(fā)的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內部互相抄送的文件材料；（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。