【正文】 如有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。u案卷目錄的重要作用第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；第三，它是檔案登記的基本形式也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。一份文件的標(biāo)題可以由責(zé)任者、事由、文種組成。u根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置分類方案。②號(hào)是指歸檔文件形成的。如何準(zhǔn)確劃分保管期限？國(guó)家檔案局8號(hào)令中也有明確規(guī)定： 永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；對(duì)本單位檢查的重要文件；重要的來往文件等。文件歸檔工作應(yīng)按照國(guó)家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。蓋印檔號(hào)：盒脊各檢索項(xiàng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)和盒號(hào)等。將同一保管期限內(nèi)的歸檔文件排在一起。三、確定裝訂順序《文書檔案整理規(guī)則》中，對(duì)于文件裝訂的順序做了明確的規(guī)定，裝訂時(shí)應(yīng)做到：（1）正本在前,定稿在后。例如：一般有以下幾種文件可以不歸檔（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。第一篇：文書檔案整理方法要點(diǎn)確定裝訂順序裝訂方式和要求五、歸檔文件的分類確定分類方法制定分類方案七、八、歸檔文件的編目九、裝盒第三章文件實(shí)體分類六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號(hào) 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》文件裝盒要求填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求機(jī)關(guān)檔案工作需要把握的幾個(gè)基本原則從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。（2）正文在前, 附件在后。年度:要求以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年, 填寫文件分類所屬年度。各項(xiàng)目的填寫要求與歸檔章中相同。歸檔文件規(guī)范整理基本步驟歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》、《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行。（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。③類別號(hào)用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。復(fù)式分類法—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法2009年：辦公室……永久、30年、10年業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年指導(dǎo)處……永久、30年、10年 2010年：辦公室……永久、30年、10年業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年指導(dǎo)處……永久、30年、10年 2011年： …… 復(fù)式分類法—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法永久30年10年2009年：辦公室…… 11011202130 業(yè)務(wù)處……31404150 5160指導(dǎo)處…… 同上 2010年：辦公室……業(yè)務(wù)處……同上排列指導(dǎo)處…… 2011年： …… 復(fù)式分類法—問題—保管期限分類法2009年：黨群類……永久、30年、10年業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年行政類……永久、30年、10年 2010年：黨群類……永久、30年、10年業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年行政類……永久、30年、10年 2011年：…… 復(fù)式分類法保管期限——問題分類法永久：2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2011年……30年：2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2011年……10年：2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2011年…… 復(fù)式分類法保管期限——機(jī)構(gòu)分類法永久：2009年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2010年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2011年……30年：2009年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2010年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2011年……10年：2009年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2010年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2011年…… 保管期限——機(jī)構(gòu)分類法u不管采用哪種分類方法，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一