【導(dǎo)讀】準(zhǔn)備工作可以采用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認(rèn)識：。劃分出這個界限，才能做到語言準(zhǔn)確得體。效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題；文字應(yīng)簡潔明了。一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。商務(wù)文章注重邏輯性，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，環(huán)環(huán)相扣。由近至遠(yuǎn)，由淺至深，由輕至重。在給自己的文章定位時，以下幾點(diǎn)值得我們注意。布局合理，層次分明。信息合理，內(nèi)容完整。語氣恰當(dāng)，適合讀者。語句連貫，一氣呵成。句型豐富，短句為主。措辭到位，表達(dá)準(zhǔn)確。、具體、完整、和禮貌，也。叫做商務(wù)寫作的6C原則。閱讀人能理解、接受的英語水平。正確地使用語法和標(biāo)點(diǎn)符號。條、商務(wù)便函及商務(wù)書信時，可使用較通俗的口語。措詞和信息的正確性。常見的標(biāo)點(diǎn)符號錯誤主要出現(xiàn)在逗號、冒號、省字號等。寫作中要合理安排要點(diǎn)，運(yùn)用正確的句型句法，突出重點(diǎn)，層次分明。請看下表中的兩組例子，比較一下修改前與修改后的差別。

　　

【正文】 er. （ 3） We hope to ship Order Number 4672 by Fri., Nov. 22d. （ 4） Channel K. A. O. Y., the educational television channel, is on the air from nine . to eleven p. m. （ 5） I liter is equal to qts. ________ 練習(xí)四 . I. Choose the best opening or closing. (1) A. This is to enquire what address we can reach you. B. Please tell us your address. C. We should be pleased if you would let us know your address (2) A. We are writing to answer your questions. B. We sent to you this morning our latest catalogue you requested in your letter of yesterday. C. We beg to state that your letter of October 2 has been given careful consideration. (3) A. We received your letter of May 5. Here is a copy of our price list you asked for. B. We enclose herewith a copy of our price list for which you asked. C. Here is our price list you asked for in your letter of May 5 (4) A. We write in answer to your favor of February 10. B. We are pleased to say that we can accept your conditions in your letter of February 10. C. We acknowledge receipt of your letter of February l0 and wish to ment on your conditions. (5) A. You will soon hear from this head office which has wide connections with large groups of the world, that your application for the job of a sales representative is being considered. B. We write with pleasure to inform you that we have considered your application favorably. C. We are pleased to tell you that your application for the position of a sales representative is accepted. (6) A. Thanking you once again we remain B. We will consider your suggestions favorably. C. Assuring you of our favorable consideration, we remain. (7) A. Thank you again. B. Please be assured of our best attention. C. Once again, may we express our appreciation to you. (8) A. Finally, may we thank you once again for your cooperation. B. Thank you again for your cooperation. C. I wish to express my heartfelt gratitude for your kind cooperation. 18 (9) A. We hope to have frequent contacts with you. B. Hoping to be able to keep in touch with your good services for the years to e, we remain. C. Hoping to be in frequent contact with you and assuring you of our best attention. (10) A. We have pleasure in acknowledging receipt of your letter dated May 5. B. We are sending a copy of the maintenance manual you asked, for in your letter of May 5. C. We enclose a copy of our E 30 Air condition maintenance manual which you asked for in your letter of May 5. II. Rewrite the following sentences: (1) We have received your letter of June 4. We are giving you the information you want. (2) We read your letter dated October 9 carefully. We are glad we can answer your questions. 參考答案 練習(xí)一： 1. 1/2， 8%? one half, 8 percent 2. 10th, 8 ? 10, eight 3. 25,twebty thousand dollars ? twentyfive, $20,000 4. 7:00 ? 7 5. 1st, 10th, 15th? first, Tenth, 15 6. $, sixty ? $10, 60 7. 1st, three ? first, 3 練習(xí)二： 1. So., St ? South, Street 2. . ? KNBR 3. Miss., bldg. ? Miss, building 4. , co. ? No., pany 5. Feb., dept. ? Februery, department 練習(xí)三： 1. Jr. manager, First, Avenue 2. fall semester, spring semester 3. No., Friday, November 22 4. KAOY, 9, 11 5. One, quarts 練習(xí)四： I a. b .c. b. c. b. a. b. a. b II 1) Having received your letter of June 4, We are giving you the information you want. 2) We have carefully read your letter of October 9 and are glad to answer your questions. 第三講 商務(wù)便函與電子郵件寫作 一．便函與電子郵件簡介： 1．商務(wù)交流的選擇 口頭交流還是寫便箋 在亞洲，人們喜歡直接交談。主要是因?yàn)椋? （ 1） 直接交談有助于保持良好的關(guān)系。 19 （ 2） 直接交談可以減少誤會。 2．商務(wù)便函與電子郵件的內(nèi)容與特點(diǎn) （ 1） 商務(wù)便函 ① 定義及內(nèi)容：商務(wù)便函（ Memorandum,簡寫 Memo）是同一商業(yè)組織內(nèi)部廣泛使用 的書面聯(lián)系形式。 ② 特點(diǎn)： ⅰ . 商務(wù)便函的組成部分比較簡單，這是它最大的優(yōu)點(diǎn)。 ⅱ . 商務(wù)便函的語氣需要根據(jù)寫信人與收信人之間的關(guān)系以及所談內(nèi)容來決定。 （ 2） 電子郵件 ① 定義及內(nèi)容： 電子郵件的內(nèi)容通常包括： 詢問信息，道歉，確認(rèn)，通知，倡議等等。 ② 特點(diǎn)：基于高速快捷的因特網(wǎng)的發(fā)展，電子郵件也具備了 使用方便、傳播快捷、一信多發(fā)，而且價格十分低廉的特點(diǎn)，因此特別適合國際間的交流。 3．便箋和電子郵件的主要作用 查詢資料 要求采取行動 提供資料 提供建議 警告 解決問題 二．便箋和電子郵件的結(jié)構(gòu)和措辭 ? 便箋和電子郵件必須條理清楚、證據(jù)恰當(dāng)、措辭得體，這樣才能達(dá)到預(yù)期的目的。 1．格 式 例子： Internal Memorandum To: Anne Bell From: Graham Davis Date。 23 March 1992 Subject: Office Furniture We need some fortable chairs for visitors to go in the managers? office. Can you arrange it? We need 10 chairs in either beige or dark brown. The maximum you can spend is $ 500. 便箋和電子郵件的格式。 ⑴ 信頭： ① 便函信頭 由于便函是內(nèi)部溝通，所以沒有必要寫信內(nèi)地址、回信地址或稱謂。所有便函基本上都有同一的格式，即分成四部分：發(fā)信人、收件人、日期和主題。另外在便函開頭還要寫“ MEMORANDUM”或“ MEMO”字樣。 ② 電子郵件信頭 20 電子郵件的格式類似于便函格式，包括 From(發(fā)信人姓名 ), To（收信人） , Cc（副本收信人 ，隱匿副本收信人）及 Subject（文件名，信件主題）等項(xiàng)目。其中不可缺少的是 To 和Subject 兩個項(xiàng)目，其他項(xiàng)通?？梢愿鶕?jù)使用者的需要增加或刪除。 信文的內(nèi)容一般包括： I. 致：（ To:） 說明便箋或電子郵件的收件人。在便箋中，這一欄可以寫收件人的姓名或職銜，也可以把兩者都寫上。 ? 選擇哪一種寫法主要看寫信人的職務(wù)以及和對方的關(guān)系。 ? 收件人稱呼怎么寫還取決于機(jī)構(gòu)的規(guī)模和作風(fēng)。 ? 此外，稱呼的方式還受到便箋內(nèi)容的影響。 ? 電子郵件中，一定要使用對方的電子郵件地址。電子郵件地址包括五個部分：前綴名；符號；機(jī)構(gòu)名 稱；機(jī)構(gòu)類別、代表政府部門、代表軍事組織；國別或地區(qū)代碼。 II. 由：（ From:） 說明便箋或電子郵件的發(fā)送人。和“致”這一欄一樣，發(fā)件人的寫法也要考慮四個方面：發(fā)件人在自己任職的機(jī)構(gòu)中的職位、發(fā)件人和收件人的關(guān)系、機(jī)構(gòu)的規(guī)模和作風(fēng)、便箋的內(nèi)容。 III. 日期：（ Date:）發(fā)電子郵件時，日期一般由電腦自動插入。 1. 日期的寫法有兩種，“日 月 年”（如 12 June 1998）或“月 日 年”（如 June 12,1998）； 2. 書寫日期時不要使用縮寫形式，序數(shù)詞（如： 1st, 2nd, 3rd 等）和月份都不能縮寫 ； 3. 如果使用“日 月 年”格式，月和年之間不要加逗號。 IV. 事由：（ Subject:） 事由必須寫得明白易懂，使人一目了然。事由寫得好可以突出信文的目的，引起收件人對重點(diǎn)內(nèi)容的注意。 （ 2） 信文： 寫便箋和電子郵件時，在格式方面還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 1. 首先，便箋和電子郵件不同于信件或傳真，無須使用稱呼（如“ Dear Mr Soo”）。 2. 同樣，便箋和電子郵件中也無須使用公式化的結(jié)尾敬辭。 3. 便箋一般無須簽名，只是在信文后寫上自己的姓名和姓名縮寫就可以了，也可以什么都不寫。有些電子郵件軟件可以使用 數(shù)碼插入方式簽名。 4. 如果便箋或電子郵件需要抄送其他人，應(yīng)在信頭注明。 5. 便箋和電子郵件中，無須寫上打字員的姓名。 6. 便箋和電子郵件的正文部分，段落內(nèi)采用單行間隔，段落之間采用雙行間隔。 2．結(jié) 構(gòu) 便箋和電子郵件一般都使用標(biāo)準(zhǔn)格式，寫起來比其他商業(yè)書信或傳真容易。也就是說，寫便箋和電子郵件時可以集中在內(nèi)容的組織上，使其條理清楚、脈絡(luò)分明。 便箋內(nèi)