【導讀】登記和處理，并跟蹤調查其實施情況，及時反饋信息。分管資料的檢查。負責公司的辦公用品采購申請計劃、二級庫保管及物品發(fā)放。有效配合來訪政府部門的工作，建立雙方良好的合作關系?？蛻粢庖娂盎卦L等，負責宣傳、印鑒、文件管理等方面的工作。

　　

【正文】 密的； (3) 利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 38 第十七節(jié) 公司禮儀行為規(guī)范 為了樹立公司良好形象，規(guī)范管理，營造良好的工作環(huán)境，提高工作效率，特對公司禮儀行為的管理做如下規(guī)定： 第一條 儀容儀表 所有員工必須保持潔凈整齊，按規(guī)定要求著裝，并必須端正地佩帶公司胸卡； 任何時候，在公共場所不得穿短褲、背心、拖鞋、超短裙或過于透露的服裝； 皮鞋要保持干凈、光亮，不準釘鞋底； 男員工應每日修面，發(fā)長不能蓋耳或觸及衣領，不得剃光發(fā)；女員工應適當修飾頭發(fā)，并梳理成符合崗位要求的發(fā)型，不做怪異發(fā)型。 上班穿制 服前，應先確認面部、手部干爽清潔。女員工不得濃妝艷抹，并避免使用味濃的化妝品，不留長指甲（不長于指頭 2 毫米）和涂有色的指甲油； 上班時不要佩帶過多或貴重的首飾。 第二條 行為舉止 舉止應大方得體，與人交談雙眼應平視對方，不要左顧右盼； 遇上級或有客人來訪，應立即起身相迎并問好，先請來訪人員入座后，自己方可坐下；來訪人員告辭，應起身移步相送； 站立的正確姿態(tài)應是：雙腳與兩肩同寬自然分開，肩平、頭正、雙眼平視對方、挺胸、收腹； 注意走路姿勢，在樓道內(nèi)行走腳步要輕，不要奔跑（緊急情況下除外） 。 進入上級領導或其他部門辦公室前，應先在門外輕叩門三下，征得同意后方可入內(nèi)；若進去時門是關住的，出來時則應隨手將門輕輕帶上。 進出辦公室、電梯時，應主動上前一步先拉開門或按住電梯按鈕，請同行的客戶、女士或來訪人員先行； 坐姿要端正，不要翹腿、抖腿，嚴禁將腳置于桌上，在任何場合均不允許靠墻而立； 如無工作需要，不得離崗隨處走動，不允許隨意翻看他人物品； Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 39 不允許喧鬧、粗言穢語或打斗。工作時，應避免不必要的談話，在公共場所切勿高聲說話； 工作時間嚴禁吸煙、翻看報紙。嚴禁在員工食堂外飲食 ，未經(jīng)同意，不能進入與工作無關的場所； 1上班時，謝絕親友探訪，不得處理私人事務；一般不得打（傳）私人電話。如遇急事，通話時間不宜超過 3 分鐘（禁止打聲訊電話）； 1員工應使用服務電梯，上下一兩層樓，盡量使用樓梯。除因工作需要外，不得使用客人專用電梯； 1所有員工須從員工出入口進入或離開公司，保安人員有權阻止員工從客人入口處進入公司； 1在公司內(nèi)以任何形式向客人索取傭金、小費或其它好處的行為，皆屬嚴重過錯，將被立即解雇； 第四條 電話禮儀 公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè) 務之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話，嚴禁撥打信息電話； 所有來電，務必在三響之內(nèi)接答。拿起聽筒先說“您好，富通物業(yè)公司”，通話完畢應說“再見”； 員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間； 接聽電話要熱情禮貌、語氣溫和、語言簡練得體； 對打錯的電話要耐心說明或轉告有關人，勿生硬回絕。 第五條 管理與考核 各部門負責人應認真督促部門員工遵守本規(guī)定； 各部門一個月累計違反規(guī)定超過三人次，考核部門負責人 100 元； 員工沒有按照著裝管理規(guī)定著裝的，除通報批評外，每次考核 20 元 ； 員工違反管理條例的其他規(guī)定的，除通報批評外，每次考核 20 元； 行政人事部負責對公司各部門的檢查考核。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 40 第五章 工作程序 第一節(jié) 會議管理工作程序 一、 安排好議題 需要提請經(jīng)理辦公會及公司例會討論決定的事項，應由行政人事部匯總，匯同有關領導研究后作出安排。會議議程除臨時緊急情況外，一般要提前兩天安排。重大議題提前十天通知與會人員。與會人員要在會前圍繞議題作好充分的準備，有些重大問題盡可能事前交換意見，統(tǒng)一認識。 二、擬定會議議程 要緊緊圍繞會議議題和會議指導思想，本著高效和節(jié)約的原則，科學合理地進行 精心安排，同時在情況發(fā)生變化時，要及時對議程進行調整，以適應新的情況。議程采用簡短文字或表格方式。 三、發(fā)出通知 在各項準備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前做好準備。會議通知有兩種形式，一種是書面通知，一種是口頭通知，即當面或電話通知。參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知。書面通知由標題、正文和落款組成。正文要寫清楚會議名稱、時間、地點、出席人、議題、要求等內(nèi)容。落款部分包括發(fā)文單位和通知發(fā)出日期，要加蓋發(fā)通知單位公章?？陬^通知包括當面口頭通知和電話通知，小型會議可采用口頭當面通知 ，參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。會務人員要提前打印或復印出會議需要討論的文件等材料，根據(jù)要求提前或會上發(fā)給出席會議人員。 四、會議服務 會務人員要做好簽到，有特殊情況臨時不能參加的，要及時報告會議主持人。會議開始后要做好會議紀錄；會議結束后，要及時撰寫會議紀要。盡可能在 24小時內(nèi)將會議紀要發(fā)出去。會議紀要包括兩部分，第一部分是會議的組織情況，包括會議名稱、屆次、時間、地點、出席者、主持人等。第二部分是會議的內(nèi)容：會議議題、討論發(fā)言、形成的決議等。會議紀要要準確、清楚、完整，不得 隨意增刪改動，要忠實原話，保持風格，充分表述討論情況，經(jīng)公司領導審核把關后印發(fā)有關領導和有關部門，發(fā)文應有簽收手續(xù)。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 41 五、編寫簡報 重要的會議（如董事會會議）除撰寫會議紀要外，還應當編寫信息。做好會議的傳達與登記工作。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 42 第二節(jié) 公文處理工作程序 一、收文處理程序 （一）上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由行政人事部文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領導閱批。 （二） 承辦人應根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領導批示，安排傳閱或辦理。公司領導之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 （三）凡需辦理的公文，應先送行政人事部經(jīng)理簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。行政人事部經(jīng)理在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質直接批有關部門閱辦。各部門收到急件時，應在 3 天內(nèi)答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應辦理并退文件。 （四）加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。 （五）領導參加重要 會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。 二、發(fā)文處理程序 （一）公文擬稿。 公文的標題應當準確、簡明地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。公文標題一般不加書名號和其他標點符號。 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。 發(fā)文時間：以領導簽發(fā)日期為準：聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。 公文字號一般包括年號、順序號。 公文如有附件，應當在正文之后、單位之前，注明附件的名稱和件數(shù)。 情況要確實，觀點要明 確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。 (二 )公文審核 。 公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 43 后送 行政人事部 核稿。審核的重點： 是否需要行文。 是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。 處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。 文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改 ，改動過大的，要重新抄正。 (三 )公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。重要文件，由 董事長 簽發(fā) 。 (四 )公文簽發(fā)后，由文 員 負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。 （五） 公文辦理完畢后，要及時送交文員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 44 第三節(jié) 印章使用工作程序 一、 部門或個人蓋章，首先填寫《印章使用申請表》，視內(nèi)容不同，按照分級審批的原則，進行審批。 二、涉及人員調動、任免、租賃合同、協(xié)議、財務收支以及公司名義對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章，由總經(jīng)理批準 ；有關業(yè)務管理工作用章，由分管副總經(jīng)理審批；使用法人代表用章，由總經(jīng)理批準。 三、經(jīng)審批后，使用人到行政人事部蓋章。印章管理人員在蓋章前，要仔細檢查。 （一） 檢查印章使用申請表填寫是否正確完整，有無載明用章時間、事由、件數(shù)、批準人簽字等項目； （二） 檢查蓋章的內(nèi)容是否與審批的內(nèi)容相符； （三） 檢查留存材料是否齊全，凡有留存價值的，行政認識部要留原件。 四、印章管理人員，每次蓋章都要登記，填寫《用章登記表》。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 45 第四節(jié) 合同審批工作程序 合同的文本由承辦部門草擬，原則上應使用經(jīng)工商與專業(yè)機關 監(jiān)制的標準合同文本。審批合同采用有關部門會簽，公司領導審核、審批的辦法。 承辦部門按照規(guī)范的合同制式起草合同文本后，需經(jīng)公司財務部、行政人事部，其中重大合同需交公司法律顧問審查，各方審核無誤后，交由合同的管理部門即行政人事部辦理。 由承辦部門填寫合同審批表，承辦部門領導在審批表上簽署意見并簽字。合同審批表經(jīng)財務部、行政人事部會簽后，送公司主管領導審核，最后交由公司法定代表人審批。 合同審批后，由行政人事部負責辦理簽訂合同委托手續(xù)。授權委托書要采用書面形式，載明代理人的姓名或名稱、代理事項、范圍權 限、期間，并由委托人簽名或加蓋單位公章。對外簽定合同一般由主管領導在法定代表人的授權范圍內(nèi)以委托人的名義簽定，因特殊情況超出授權的，承辦人員要用電話等通訊工具請示允許后實行，回到企業(yè)后補辦手續(xù)。 合同經(jīng)審批雙方簽字蓋章后，合同審批表交回行政人事部留存，合同正本由承辦人送交行政人事部存檔留存。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 46 第六章 外聯(lián)工作 一、治安管理 （一）內(nèi)保登記：需要到當?shù)嘏沙鏊k理，領取登記表格，并按照要求將所有客戶的資料進行登記存檔，隨時接受派出所管片民警的審查； （二）地址注冊：到當?shù)嘏沙鏊k理，需要提供大廈 的產(chǎn)權、立項等證明文件，以及大廈名稱的申請文件； （三）治安聯(lián)防：歸街道辦事處和派出所雙重管理； （四）保安公司：按照市有關部門的規(guī)定，各單位雇用的保安隊伍由當?shù)氐呐沙鏊y(tǒng)一管理，如何聘用保安人員，需要到派出所去聯(lián)系。 二、通郵 辦理了地址注冊后，就可以去郵局辦理通郵手續(xù)。 三、環(huán)保 （一）垃圾清運：要與當?shù)氐沫h(huán)衛(wèi)局（隊）簽定一個垃圾清運協(xié)議，規(guī)定好每天幾點鐘來清運，生活垃圾與裝修垃圾如何收費等； （二）化糞池清掏：可以與上個協(xié)議一同簽訂； （三）污水排放：由環(huán)保局進行檢測，合格后發(fā)給排放證； （四）廢氣排 放：鍋爐和廚房的廢氣，由環(huán)保局進行檢測，日后將不定期進行抽查。 四、防疫 （一）餐飲：開業(yè)前應辦理好廚房加工間的防疫檢查，取得合格證； （二）生活水質：正式送水后，應到防疫站辦理水質檢測，合格后才能使用，每半年應重新檢測一次； 五、自來水 需與自來水公司簽定一個供水協(xié)議，明確雙方的責任以及收費辦法。 六、供電 需與供電局簽定協(xié)議，明確雙方的責