【正文】 錄了一定的工作活動內(nèi)容。關(guān)于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯(lián)系。整理時把內(nèi)容相關(guān)的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習(xí)慣。如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內(nèi)容上共同反映了檢查活動的過程與結(jié)果。（4）文件在形式方面的聯(lián)系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應(yīng)當(dāng)單獨保存，便于保管利用優(yōu)先于保持檔案文件之間的聯(lián)系。？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；請示、批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；中文本、其它文本。？全宗號、保管期限、件號會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進行分類。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內(nèi)容或機構(gòu)分類；第三步：同一內(nèi)容或機構(gòu)的文件按不同的保管期限分開；如果文件數(shù)量較多，可先按機構(gòu)分開，再按問題分開。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應(yīng)重要程度結(jié)合時間順序排列在一起。第四篇：文書與檔案教案▲案例導(dǎo)入：天地公司（中外合資公司）收到集團總公司的一份《關(guān)于各子公司財務(wù)負責(zé)人向集團總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進行收文。秘書高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書處理的一些規(guī)范，并對文書收文程序的各個環(huán)節(jié)的要求有所掌握。到底如何處理文件？請學(xué)生踴躍發(fā)言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節(jié)內(nèi)容將讓我們成為一名合格文秘人員。▲講授： 167。24 文書處理的程序文書在機關(guān)內(nèi)部從形成倒運轉(zhuǎn)所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。一、收文處理收文處理是指對外單位發(fā)給本單位的所有文書進行收進處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。（一）簽收：文書部門收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。（保留證據(jù)，如圖示，向?qū)W生展示學(xué)校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細講授，具體內(nèi)容見課件）（二）登記：（必不可少的重要環(huán)節(jié)和程序）對收進的文件在《收文登記表》上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對收文數(shù)量進行統(tǒng)計以及今后的查考利用。如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）登記注意事項和具體要求：字跡清晰、不漏填，關(guān)鍵在于細心。★下級單位上報公文注意審核，把好上行文的質(zhì)量關(guān)。審核的重點：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（三）分送分發(fā)或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。過程：填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負責(zé)人審核；根據(jù)部門負責(zé)人意見，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門閱辦；（具體見學(xué)?！妒瘴奶幚肀怼芳笆腥肆Y源局表格。）（四）傳閱：有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。需要傳閱的文件：（提醒學(xué)生注意哪些文件需要傳閱）a、文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。（取幾份學(xué)校的收文，提問學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）（五）擬辦對收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間和精力，提高辦文效率。提出的擬辦意見要抓住中心，有針對性、考慮全面、切實可行，文字表述要簡明精練。（講授此條時，提醒學(xué)生注意，擔(dān)任文秘工作，盡快進入工作狀態(tài)，熟悉單位各部門職責(zé)構(gòu)成，以便提出更好的擬辦意見。）并不是所有文件都要擬辦意見（引導(dǎo)學(xué)生靈活處理事項，舉例子說明禮儀的恰當(dāng)和適度）需要擬辦的文件范圍：ａ上級機關(guān)主送給本機關(guān)需要貫徹落實的文件；機關(guān)直屬各部門祝頌本機關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計劃、方案、財務(wù)預(yù)決算等；ｂ下級機關(guān)主送給本機關(guān)的請求性文件；ｃ平級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問題的文件；ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。取幾份未辦理的文件，提問讓學(xué)生區(qū)分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學(xué)合理、簡明扼要。（六）批辦：（收文中最重要的程序）領(lǐng)導(dǎo)人對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。單位負責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內(nèi)。（七）承辦：貫徹落實文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過程。（1）確認承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時快捷辦理公文（4）依據(jù)規(guī)章辦理公文（5）簽注公文的承辦結(jié)果（八）催辦（文件跟進，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會議催辦。（會議紀(jì)要）(6)簡報催辦。注意，催辦一定要留下記錄。發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。（九）注辦 即文件處理結(jié)果。（十）歸檔及時歸檔。（授課時融入8S要求，“幾案潔”）▲小結(jié)：提問學(xué)生，前面講述的案例中，如果你是秘書，你應(yīng)該怎樣去做呢？回憶本節(jié)課程學(xué)習(xí)的收文處理過程?！鳂I(yè)：編制收文處理流程表。第五篇：文書與檔案職責(zé)（二）文書工作文書工作是辦公室工作的重要組成部分，文書工作總的任務(wù)是準(zhǔn)確及時、安全地處理文書事務(wù)，組織公文運轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮公文的作用，為有效地推進工作服務(wù)。學(xué)校文書工作的具體任務(wù)是：第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦；第二，做好發(fā)文處理包括：擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、封發(fā)等工作；第三，做好文書管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學(xué)校的各種會議記錄。（三）值班工作學(xué)校辦公室要做好值班的工作。負責(zé)安排值班、值班檢查、值班統(tǒng)計；每天查看值班記錄，了解值班情況，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋；做好值班人員的管理和值班室的管理工作。（四）會務(wù)工作會務(wù)工作是指會議的籌辦、組織以及與此有關(guān)的服務(wù)工作。會務(wù)工作是使會議正常進行、取得預(yù)期效果的保證。搞好會務(wù)工作的關(guān)鍵是：會前要做好充分準(zhǔn)備:這是保證會議開好的前提，包括（1）安排議題（2）確定會名、會期、會址（3）準(zhǔn)備會議文件（4）提名與會人員（5）編輯與會人員名單（6）確定會議議程（7）制定會議通知（8）選擇、布置會場及安排座位、座次。會中嚴密組織：主要工作有（1）簽到（2）文檔的印制分發(fā)（3）安排發(fā)言（4）會議記錄（5）會議紀(jì)要與編發(fā)簡報（6）生活保障與安全。會后要妥善處理好有關(guān)事宜：主要有（1）會議總結(jié)（2）文件處理（3）會議決議的貫徹落實（4）其它事務(wù)性處理。做好會務(wù)工作要遵循以下原則：要做好充分準(zhǔn)備；要進行周密安排；要做好周到服務(wù)；要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。（五）檔案工作學(xué)校檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理學(xué)校檔案，為學(xué)校各項工作服務(wù)。學(xué)校檔案工作的基本任務(wù)是：貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策及法規(guī)，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案知識，總結(jié)經(jīng)驗。制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。負責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計全校的各類檔案及有關(guān)資料。做好檔案的編研和開發(fā)利用工作。指導(dǎo)學(xué)校各科室有關(guān)人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。