會議團隊預(yù)訂流程及接待方案-資料下載頁
2024-11-03 23:47本頁面
【正文】 ，特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。會前準(zhǔn)備工作1:根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(會標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實到位。2:據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。4:提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。5:與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括:體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四:會議其它費用開支預(yù)算1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會標(biāo)準(zhǔn)6:水果7:紀(jì)念品8:資料打印、復(fù)印9:照相、攝像10:其它 人員安排1:根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)2:會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3:攝影組:根據(jù)會議需求安排攝影人員4:車輛小組:根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如:專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會議期間的生活服務(wù)發(fā)票的開據(jù)在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。會議接站會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處。火車站或者飛機場設(shè)一塊醒目接站牌。會議報到1:在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”2:報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。4:根據(jù)會務(wù)組要求傳達通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5:代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存 6:當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表 7:會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表會議期間1:要求酒店落實叫早服務(wù)2:準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行3:會議室布置情況落實4:安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記5:及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋 6:與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取7:準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程會議結(jié)束工作1:會議結(jié)算1:我向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤 2:向會務(wù)組提供所需發(fā)票 3:返還會務(wù)組附加的會議利潤 2:會議返程1:根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送麗江特色精美禮品
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