【正文】 背不可散頁明訂。第十五條印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下(無抄送機關時在主題詞之下)占一行位置；用3號仿宋字體。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。第十六條版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、。第十七條版記的位置版記應置于公文最后一頁（不能與正文再同一頁面上），版記的最后一各要素置于最后一行。第十八條各部門需要發(fā)文時，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進行格式審查，確保格式爭取后方可發(fā)文。第四章 行文規(guī)定第十九條 行文應當確有必要，注重效用。屬于一個系統(tǒng)的事項由本系統(tǒng)自行發(fā)文，屬于幾個系統(tǒng)的共同事項應聯(lián)合發(fā)文。第二十條 對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門研討，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當報請分管公司領導協(xié)調，仍不能解決的，可報請總經理上公司研討會決定。對涉及全公司性的規(guī)章制度、工作安排等事關公司井安全發(fā)展的重要文件，必須上公司研討會研討通過后，方可行文。第二十一條 公文的文種應當根據行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。第二十二條“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式?！皥蟾妗迸c“請示”屬不同文種，“報告”不得夾帶請示事項。第五章 發(fā)文辦理第二十三條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發(fā)放要嚴格遵守文件發(fā)放程序，其他文件可視重要程度簡化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔不可簡化。第二十四條 發(fā)文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負責人審核—有關部門會簽（需要會簽的）—經理層簽發(fā)—行政辦統(tǒng)一編號、繕印、蓋章、分發(fā)—歸檔。第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負責起草初稿，起草時應嚴格遵守以下規(guī)定：（一）符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及上級部門和本企業(yè)有關規(guī)定，如提出新辦法或規(guī)定，應注明舊辦法和規(guī)定相對應的公文的處置方法；（二）公文的內容應全面，情況應具體，觀點應明確，表達應規(guī)范，條理應清楚，層次應分明，文字應精練，標點應準確，篇幅應簡短；（三）人名、地名、數(shù)字、引文應準確。使用簡稱應先用全稱，并注明簡稱，對眾所周知或約定俗成的簡稱也可以直接引用；引用其它公文應先引標題，后引發(fā)文字號；使用日期應寫具體的年、月、日；（四）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字，數(shù)字使用必須前后一致；（五）必須使用國家法定的計量單位。第二十六條核稿：各單位文件草稿應明確核稿人員，建立核稿責任制度。核稿結束后，由分管副總、業(yè)務管理部門及執(zhí)行單位（部門）對公文的全面性、準確性、合理性、公正性、符合性進行研討把關，提出改進意見和建議。研討可采用會議或傳閱的方式進行，由原擬文單位（部門）應根據研討結果對公文做進一步的完善。文件在簽發(fā)前由行政辦公室對文稿格式進行審核，對不符合要求的公文稿，有權提出具體修改意見。部門研討把關的主要任務是把好五關：（一）行文關—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過電話等形式解決的問題就不要發(fā)文，保持文件的嚴肅性。（二）內容關—審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實可行；有無觀點錯誤、界限不滿、寬嚴失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門或單位的問題是否已協(xié)商、會簽。（三）政策法規(guī)關—審查文稿內容是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經發(fā)布，仍在執(zhí)行的制度、規(guī)定有無矛盾，如屬制定新的制度、規(guī)定、建議，是否經有關部門研究；按照職責權限，應由哪一級批準，是否需要廢止現(xiàn)行有關制度、規(guī)定等。（四）文字關—審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練，句子是否符合語法；標點符號、數(shù)字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規(guī)范。（五）格式關—審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏或存在溢抄亂送現(xiàn)象，機密程度和緩急程度是否適當?shù)?。第二十七條會簽（一）凡涉及到其它部門業(yè)務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會簽。（二）在會簽過程中，如意見不一致，主辦單位應主動協(xié)商，仍不能取得一致意見時，應將各自的意見寫明，請有關領導決定。第二十八條簽發(fā)：簽發(fā)的一般原則如下（一）所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由經理層簽發(fā)。（二）已簽發(fā)的公文，不準隨意改動。（三）簽發(fā)時，簽發(fā)人應工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應注明日期。簽發(fā)時用筆墨應符合存檔要求。（四）黨委、紀委、工會、共青團發(fā)文，此類發(fā)文由黨委書記簽發(fā)，或者委托工會主席簽發(fā)，該發(fā)文流程不涉及行政辦公室。第二十九條編寫發(fā)文卡：文稿經領導人簽發(fā)后，應填寫《發(fā)文登記表》，登記時應檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認真填寫，字跡要清晰，內容要完整，不能隨意漏項?！栋l(fā)文登記表》應包括以下內容：日期、文號、標題、秘密等級、主送單位、主辦單位、簽發(fā)人等。登記后將發(fā)文字號及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。第三十條繕印：繕印公文要注意以下問題：（一）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據，不得有任何改動。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動。（二）繕印工作要精細，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。（三）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。第三十一條用?。簢栏癜凑铡逗酌簶I(yè)印章和簽名管理制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。第三十二條發(fā)文：發(fā)文實行簽字取文制度，具體程序是：（一）收發(fā)人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關內容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。（二）取文單位接到取文通知后，應及時派人領取并在記錄上簽字，取文人應及時將文件交給本單位負責人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內容。（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負責辦理。第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領導批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發(fā)送。第三十四條 發(fā)文卡片填寫要求（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；（二）核稿：擬文單位（部門）負責人簽；（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；（四）復核、簽印：歸口管理部門負責人簽；（五）簽發(fā)（批示）：公司領導簽。第六章 收文辦理第三十五條 收文是指我公司收進上級機關、同級機關、下級或不相隸屬機關的行文或請示、報告。收文辦理程序如下：發(fā)文機關—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經理層批示意見—按領導批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—歸檔—銷毀。第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。第三十四條簽收：簽收公文應認真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機關、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點文件應逐頁查點，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向發(fā)文機關查詢并采取相應的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應依據收到日期與文件要求日期確定急緩。第三十五條登記：登記文件應將原文字號、來文單位、文件標題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標題不能刪減，無標題文件應登記內容摘要，對內容概括要準確。登記編號不能出現(xiàn)重復、空號或跳號現(xiàn)象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。第三十七條上級機關下發(fā)指導性質的文件、下級請示的有關緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓、學習、考察等文件，由總經理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領導主管的業(yè)務時，由總經理閱示。第三十八條批辦：行政辦公室依據擬辦意見將文件呈送經理層閱示，經理層在閱讀基礎上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。第三十九條傳閱：行政辦公室依據領導批辦意見將文件依次傳閱到領導或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負責人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點：（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應按文件的急緩和重要性進行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領導優(yōu)先處理。（二）掌握傳閱范圍：嚴格按擬辦意見和領導閱示范圍傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。（四）認真檢查處理：文秘人員應對收回的傳閱文件進行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標明了閱完時間，是否簽名；（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領取承辦公文復印件時，領取人員應在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應當抓緊時間辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。第四十一條催辦：送領導人批示、傳閱或者交有關部門辦理的公文，行政辦要負責催辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內容，可復印留存，原文應交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應在存檔時間欄內登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內容分類存放。第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經領導許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結果內容。第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應及時送交行政辦公室進行收文處理，不得私自進行處理和保存。未經行政辦公室接收的公文在處理過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責任。第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應提出擬辦意見，送有關公司領導批示或交有關部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應注明主辦單位。需要其它領導傳閱時，應先對公文進行復印，送交承辦單位，再將原文進行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。第四十六條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回歸口管理部門，并說明理由。第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協(xié)商解決。第四十八條 送有關經理層批示或交有關部門辦理的公文，歸口管理部門要負責催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應及時了解和反饋執(zhí)行情況。第七章 公文立卷和銷毀第四十九條 公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。第五十條 公文立卷，應根據其特征、相互關系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關系，以便保管、查找和利用。第五十一條 案卷應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別、歸口管理部門負責人和有關公司領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。第八章 公文管理第五十四條 各單位（部門）應認真做好公文的學習貫徹、落實及管理工作，嚴格執(zhí)行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質量和效率。第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現(xiàn)行有效的公文進行隔離存放，并明確標識以防誤用。對涉及企業(yè)機密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負責。第五十六條 保密公文執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團保護企業(yè)秘密管理暫行規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。第五十七條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第九章 附 則第五十九條 各部門嚴格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補充制定本部門公文處理辦法。第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續(xù)修正完善。第六十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，最終解釋權歸行政辦公室。