辦公用品及設(shè)備管理制度[合集]-資料下載頁
2024-10-17 14:10本頁面
【正文】 發(fā)放工作。三．辦公設(shè)備的使用管理1．辦公設(shè)備的使用（1）計算機(jī)的使用：1)計算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨意搬離辦公地點(diǎn)。若出現(xiàn)人事變動（調(diào)崗、離職等），辦公設(shè)2)3)4)5)6)7)8)9)10)11)備按程序交接。計算機(jī)使用人應(yīng)保持所使用的計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于整潔、無灰塵的狀態(tài)。在工作時間內(nèi)不得做與工作無關(guān)事情，禁止在計算機(jī)上安裝各種游戲。違反者按公司《獎懲制度》處理接收EMAIL時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。禁止私自更改計算機(jī)的IP地址，以免影響網(wǎng)絡(luò)上其他計算機(jī)的正常工作。電腦使用人在利用網(wǎng)絡(luò)與其他員工共享文件時應(yīng)設(shè)置密碼，以免被他人給破壞。電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定，電腦信息屬公司機(jī)密，不得向公司外部人員泄露。電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設(shè)備，若經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后，照原價3倍進(jìn)行賠償。電腦使用人在關(guān)機(jī)時，應(yīng)按操作規(guī)范關(guān)機(jī)。計算機(jī)使用人造成計算機(jī)無法正常使用者，按制度處罰外，一切后果自負(fù)。計算機(jī)使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作，堅持做到數(shù)據(jù)雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，應(yīng)把季度或的資料匯總做成光盤作永久性保存。（2）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用1)各部門要加強(qiáng)打印紙張的管理，使用打印機(jī)前應(yīng)先校對文稿，確認(rèn)無誤后再打印，打印數(shù)量較多時要進(jìn)行復(fù)印，以免造成浪費(fèi)。2)私人的材料一律不得在公司打印、復(fù)印。3)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)是比較貴重的易耗易損辦公用品，應(yīng)該愛護(hù)使用，按照程序操作。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)如果發(fā)生不正常的損壞，追究當(dāng)事人責(zé)任。4)由專業(yè)的人員定期對打印機(jī)復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。5)下班后或長時間離開辦公室，必須確認(rèn)要關(guān)閉打印機(jī)、復(fù)印機(jī)。6)控制彩色打印數(shù)量。純文本工作文檔、文案校對稿、設(shè)計過程稿（對色彩要求不高的）應(yīng)采用黑白打印非重要文件應(yīng)盡量利用回收紙打兩面。（3）電話使用管理1)電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。2)電話如果在使用過程中如果出現(xiàn)故障，請部門主管與行政部門聯(lián)系進(jìn)行處理。（4）傳真機(jī)使用管理1)傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管。2)不得使用傳真機(jī)傳送個人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。3)建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。4)每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件（5）其他辦公設(shè)備如投影儀，音響等需要有專門人員進(jìn)行管理。辦公設(shè)備的領(lǐng)用與退回：辦公設(shè)備屬公司資產(chǎn)，使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、合理使用，不能隨意轉(zhuǎn)交他人，或隨意帶出公司。（1）新調(diào)入人員因工作需要領(lǐng)用辦公設(shè)備的，須持經(jīng)部門主管審批的申請單到財務(wù)部辦理領(lǐng)用手續(xù)。（2）由于工作變動不再需要原個人保管的物品，應(yīng)及時到行政部辦理退理手續(xù)。辦公設(shè)備的報修：所有辦公設(shè)備在使用中出現(xiàn)的故障均須嚴(yán)格按辦公設(shè)備報修程序進(jìn)行申報，申請報修的程序如下：（1）報修人填寫《設(shè)備報修申請單》，經(jīng)部門主管簽字后，由行政部門聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行修理，修理費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一報銷。（2）如果經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定屬下列情況造成損壞的，由責(zé)任者支付修理費(fèi)用或進(jìn)行賠償。1)安裝非工作所必需件所引起的故障；2)私自拆裝計算機(jī)；3)使用不當(dāng)造成的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)故障；4)人為的損壞。四、辦公設(shè)備的暫借由申請人在《設(shè)備借用登記表》 上登記，經(jīng)行政部核實(shí)及主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在公司辦公資源許可的條件下，予以解決。暫借辦公設(shè)備（特指復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)及投影儀）需帶出公司使用的，除按照要求申請外，需報請行政部并獲得批準(zhǔn)后方可將辦公設(shè)備帶出公司使用。五、辦公設(shè)備報廢：凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成辦公設(shè)備損壞且不能維修的，按照下述程序進(jìn)行報廢處理：（1）由使用者填寫《設(shè)備報廢申請單》，并由部門主管簽字確認(rèn)。（2）使用者將《設(shè)備報廢申請單》報行政部審批后交財務(wù)部審核并進(jìn)行賬務(wù)處理。（3）經(jīng)總經(jīng)理審批后辦理報廢手續(xù)和補(bǔ)充新品的領(lǐng)用手續(xù)。六．辦公設(shè)備的檢查與監(jiān)督：各部門主管應(yīng)嚴(yán)格控制辦公設(shè)備的領(lǐng)用，對辦公設(shè)備使用和保管進(jìn)行監(jiān)督。行政部有權(quán)隨時進(jìn)行抽查，并對違反規(guī)定者并予以相應(yīng)處罰。
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