【正文】 門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。六、“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則“請示”直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人，其危害性大體上有三點(diǎn)：一是未經(jīng)文秘機(jī)構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗(yàn)、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實(shí)中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領(lǐng)導(dǎo)個別交辦、答應(yīng)的事項(xiàng)，由此而上報的“請示”，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機(jī)關(guān)，并在公文中作出說明。收文機(jī)關(guān)在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。七、“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機(jī)關(guān)、不抄送下級機(jī)關(guān)的規(guī)則。這條規(guī)則包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是一文一事。機(jī)關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強(qiáng)交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機(jī)關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項(xiàng)，主送機(jī)關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機(jī)關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機(jī)關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機(jī)關(guān)一般不予受理。如果辦理，會造成機(jī)關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機(jī)關(guān)。請示內(nèi)容是未決事項(xiàng)，在上級機(jī)關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機(jī)關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項(xiàng)只能在上級機(jī)關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機(jī)關(guān)。八、“報告”中不得夾帶請示事項(xiàng)的規(guī)則“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用?！皥蟾妗笔窍蛏霞墮C(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，或向上級機(jī)關(guān)提出意見、建議，供上級機(jī)關(guān)決策參考。上級機(jī)關(guān)對“報告”一般不作答復(fù)，如果報告中夾帶請示事項(xiàng)，很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。九、公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則為了使公文按正常的渠道運(yùn)轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機(jī)關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機(jī)構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點(diǎn)分類，登記，擬辦，分辦，催辦：“發(fā)”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機(jī)構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認(rèn)真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進(jìn)或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關(guān)，就能保證公文在機(jī)關(guān)有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機(jī)關(guān)辦事效率，保證公文質(zhì)量。行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機(jī)關(guān)行文；而政府機(jī)關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。經(jīng)批準(zhǔn)的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機(jī)關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。公文的基本處理程序：公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。公文處理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢，并答復(fù)報文單位。因問題復(fù)雜，十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限要求的文件，必須在時限內(nèi)辦完。具體有以下幾個環(huán)節(jié)：①簽收、登記：首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度，加強(qiáng)對公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理，保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處（室）負(fù)責(zé)簽收、拆封，并按規(guī)定編號、登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外，一律由專門收文科室拆封，按其內(nèi)容和性質(zhì)，分別處理。對需納入收文辦理的，應(yīng)編號、登記，按規(guī)定程序處理。收文登記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容：收文日期、收文編號、來文單位、來文標(biāo)題、密級、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。②分辦、擬辦：凡需辦理的公文，由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序，及時提出注批、注辦意見，呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應(yīng)按要求時限辦理完畢；一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外，領(lǐng)導(dǎo)同志不受理和審批未經(jīng)文書處理部門登記、注批的公文。③催辦：各級國家行政機(jī)關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的公文，無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的，都應(yīng)及時催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的，可以上門催辦；對上門催辦也解決不了的，可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后督辦部門辦理。④辦結(jié)；公文承辦人員對已處理的文件，要定期進(jìn)行清理檢查，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況，確定是否辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確，不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類，也不宜把已結(jié)案的文件長時間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應(yīng)對暫存文件作適當(dāng)整理，要注意文件形成的先后次序和有機(jī)聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則，一般可采用分類依號排列法，也可由承辦處（室）自行確定符號這一原則的其他方法。⑤立卷、歸檔：公文辦結(jié)后，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。公文的基本處理程序（二）公文發(fā)文程序：發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。① 擬稿。擬稿一般應(yīng)本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進(jìn)行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自動手起草、或親自主持研究，明確提出擬文的主要觀點(diǎn)、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文稿應(yīng)按照《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當(dāng)?shù)卮_定密級和緊急程度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：——擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿，應(yīng)清稿謄正?！戏?、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明?！闆r屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定緊急程度或密級。——人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。時間應(yīng)寫具體年月日。——除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。——引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號?！氖褂靡?guī)范簡化字，不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡稱?！輸M全文，須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應(yīng)符合要求，不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。②核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在“辨析篇”中就“如何把好公文文稿的審核關(guān)”中作專題介紹，這里不再敘述。③簽發(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。④校對。文件打印后需由專職校對人員進(jìn)行校對。一般需經(jīng)三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任，保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。⑤印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時間及時印出；急件應(yīng)在要求的時間內(nèi)印出，不得延誤。⑥文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文病例分析標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，筆者近來在整理檔案中發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。本人就具體病例加以分析。一、語句不合語法規(guī)范例1.部、部、部、部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例2.高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例3.高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例4.省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例5.高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯誤：，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與搭配，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。二、請示、函、報告三者混淆例6.關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例7.關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報告。例8.關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的請示報告。病例分析：例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用”函“”。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。公文寫作的字詞規(guī)范字的書寫要規(guī)范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范。詞，不要生造詞頭，注意正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技新術(shù)語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”）、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風(fēng)問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此??之際”等已經(jīng)通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習(xí)慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。標(biāo)點(diǎn)符號要使用正確。常用的16種標(biāo)點(diǎn)符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標(biāo)點(diǎn)符號用法》（自1996年6月1日起實(shí)施）為標(biāo)準(zhǔn)。要做到字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點(diǎn)責(zé)任心。因?yàn)樨?zé)任心才是寫作公文的動力，正如激情是產(chǎn)生文學(xué)作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標(biāo)準(zhǔn)。公文寫作材料的嚴(yán)格篩選秘書經(jīng)過調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是都堆在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴(yán)”字，重在一個“新”字。主要是根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)：這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，??；無關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測略”。這些來自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)