【導(dǎo)讀】員工的日常行為。電子文檔管理是管理事業(yè)中一項很重要的管理工作。和計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊等信息工具高度集成。它的實施能夠提高工作效率，息系統(tǒng)是非常必要的。在分析了現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)不足的基礎(chǔ)上,描述了。一個Inter環(huán)境下新型文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)。來實現(xiàn)系統(tǒng)組件的開發(fā),使系統(tǒng)具有一定的可移植性和可擴展性。

　　

【正文】 ，查詢已發(fā)布的文檔（二級審批員審批后發(fā)布），修改自己的密碼 以及發(fā) 送郵件 等操作。在文檔創(chuàng)建者提交一個新的文檔后，他可通過給一級審批人發(fā)郵件來告知讓他對已提交的文檔進行審批已防過期。在文檔創(chuàng)建時還需對文檔的初始信息做好多處理，在此模塊中，創(chuàng)建人查看相應(yīng)的變量，若存在被退回的文檔，創(chuàng)建者還應(yīng)該對相應(yīng)的文檔進行修改再重新提交，修改時根據(jù)其審批人提出的意見進行相應(yīng)的改動再次存入數(shù)據(jù)庫，這樣可保留文檔的歷史記錄，文檔創(chuàng)建者也可查閱已發(fā)布的所有文檔。 此模塊的主要功能分為以下幾部分： 1. 創(chuàng)建新的文檔； 2. 顯示需修改的文檔并進行修改； 3. 顯示需刪除的文檔并進行刪除； 4. 查詢文檔； 5. 發(fā)送郵 件； 6. 修改自己的密碼； 7. 安全退出； 文檔創(chuàng)建者的工作在整個模塊中都一一實現(xiàn)，當(dāng)成功進入文檔創(chuàng)建者頁面時 ，整個頁面分三個框架，最上面是標題，左邊列出了文檔創(chuàng)建者所要執(zhí)行的功能，右邊顯示的是最近已經(jīng)發(fā)布了的文檔信息，任何用戶點擊下載附件即可打開附件內(nèi)容查看發(fā)布了的文檔內(nèi)容，當(dāng)文檔創(chuàng)建者點擊左邊相應(yīng)的操作時，相應(yīng)的在右邊打開其頁面進行工作。以上是對此模塊的簡單功能的說明，在下面的小節(jié)中將會詳細描述各功能的具體設(shè)計思想和實現(xiàn)方法。下圖是整個模塊的流程圖： 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 23 圖 43 文檔 提交 模塊流程圖 開 始文 檔 創(chuàng) 建 者 登 錄查 詢 數(shù) 據(jù) 庫 是 否 存 在 此 用 戶是 否 創(chuàng) 建 文 檔填 寫 文 檔 相 關(guān) 信 息提 交 并 存 入 數(shù) 據(jù) 庫發(fā) 送 郵 件 通 知 一 審 員是 否 有 退 回 文 檔刪 除 還 是 修 改 ？進 行 修 改 并 再 次 提 交 刪 除查 看 已 發(fā) 布 文 檔結(jié) 束不 成 功成 功是否有刪 除修 改沒 有 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 24 創(chuàng)建新文檔 這部分的主要 內(nèi)容是 提交一個新的文檔，提交的文檔應(yīng)包含的信息有：文檔名稱，文檔類型，版本號，文件號，創(chuàng)建者，創(chuàng)建日期，審批日期，附件，主題，正文等信息，對于我們所設(shè)計的系統(tǒng)來說，因為這次提交的文檔是以前從沒提交的，所以它的版本號在這部分默認為 ，不需我們填入，文檔的文件號在文檔信息表中作為主鍵，所以讓去自動生成，也不需我們?yōu)槠渚幪?，因為在表中有大量的文檔，編號是很費時的，在設(shè)計此系統(tǒng)時，我們設(shè)定了三個文檔創(chuàng)建者，分別為三個 部門的，每個文檔創(chuàng)建者只需負責(zé)自己所在部門的文檔創(chuàng)建就可以 ，在用戶登錄此系統(tǒng)是，我們就把用戶的一些信息存如到環(huán)境變量中例如：用戶名，用戶類型等，以便在后面的操作中會用到，所以在提交文檔時，創(chuàng)建者也不需用戶填入，為了保證文檔的可靠，提交者必須填寫創(chuàng)建日期，審批日期是保證此文檔盡快通過審批者的審批，由于一個文檔的內(nèi)容一般來說是很大的，所以我們就以附件的形式上傳，主題是你這次發(fā)布文檔的說明，正文是你對這個文檔內(nèi)容的簡單概述，當(dāng)文檔創(chuàng)建者完成相應(yīng)的填寫 便可提交文檔，提交的同時存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)表中，至此，完成文檔的創(chuàng)建 并提交。 修改文檔 當(dāng)文檔創(chuàng)建者進入自己的頁面后，可點擊修改文檔按鈕，后臺程序?qū)?zhí)行相應(yīng)的操作，首先查詢文檔信息表 DocInfo， 查詢 條件 為返回標志為“修改”且創(chuàng)建者是當(dāng)前用戶的記錄，若存在這樣的文檔，則把其部分信息顯示在頁面上，點擊修改按鈕轉(zhuǎn)到修改頁進行修改， 此時為了保留文檔的歷史記錄，需把要修改的原文檔信息轉(zhuǎn)移到文檔的歷史信息表 FileHistory中保存，歷史信息表與文檔信息表基本相同，只是沒有歸檔日期，因為在歷史表中的文檔永遠不會被發(fā)布，所以就沒有此屬性，再在原來文檔信息表中進行修改 文檔信息， 其需填寫的內(nèi)容和文檔創(chuàng)建時是一樣的，在這就不需重復(fù)說明了，實現(xiàn)這部分功能主要用到 中的 DataGrid 控件和其相關(guān)的屬性。 刪除文檔 文檔創(chuàng)建者提交文檔后，文檔需通過一級和二級審批者進行審批，在審批過程中，若審批者發(fā)現(xiàn)此文檔沒有任何價值或由于其他原因，沒必要發(fā)生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 25 布此文檔，則審批者通過把文檔的返回標志置為“刪除”，文檔創(chuàng)建者通過查詢文檔數(shù)據(jù)表獲知此信息， 這部分操作步驟和修改文檔差不多， 只是在查詢數(shù)據(jù)表時的查詢條件不同而已，它的查詢條件是返回標志為“刪除”且創(chuàng)建者是當(dāng)前用戶 的記錄，接下來的操作就基本相同了。 查詢文檔 這部分的操作是基于查詢模塊的， 任何用戶只可以查詢已經(jīng)發(fā)布了的文檔信息，沒有發(fā)布的文檔是不能查看的，查看文檔時，有三類查詢條件，即按日期查詢、按文檔類型查詢、按部門查詢，在按文檔類型進行查詢時，我們用到了模糊查詢，這部分的操作大多都是在查詢數(shù)據(jù)庫， 查詢語句比較難寫，具體實現(xiàn)將在查詢模塊中講述。 發(fā)送郵件 發(fā)送郵件是基于網(wǎng)路來實現(xiàn)的 ，要用到 SMTP 協(xié)議，這部分的實現(xiàn)也是一個難點，當(dāng)文檔創(chuàng)建者提交一個新文檔后，為了不讓文檔的審批時間 超過一定的范圍，他可發(fā)送郵件給一級審批者，通知他你已提交一份文檔，讓他及時審批并提交給二級審批者 。要完成這部分功能，我們應(yīng)需掌握相關(guān)的實現(xiàn)技術(shù)，要用到 C中的 SmtpClient 類和 MailMessage 類的相關(guān)的屬性和方法，前臺做相關(guān)頁面的實現(xiàn)，后臺做相關(guān)功能的處理。 修改密碼 任何用戶都有權(quán)限 修改自己的密碼，這部分的實現(xiàn)很簡單，輸入舊密碼和新密碼后，系統(tǒng)先判斷你的舊密碼是否正確，若正確把原來的密碼更新為新密碼，至此修改密碼成功。 安全退出 當(dāng)文檔創(chuàng)建者 完成了自己的功能后，不需再 提交新文檔時，便可退出系統(tǒng)，用戶點擊安全退出按鈕時，即可退出當(dāng)前頁面，若需重新使用此系統(tǒng)則重新登錄便可。 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 26 文檔查詢模塊 的設(shè)計 在查詢模塊中， 此模塊用于系統(tǒng)的用戶查詢已經(jīng)發(fā)布了的文檔，查詢的方式各種各樣，盡可能多地搜集到用戶已經(jīng)知道的關(guān)于文檔的信息。可以根據(jù)文檔的創(chuàng)建、批閱和發(fā)布的日期查詢，也可以根據(jù)文件類型，密級和文檔的創(chuàng)建人查詢，最常用的還是根據(jù)文檔名稱、標題和主題詞查詢。還可以根據(jù)用戶需要，查詢文 檔之前的各個歷史版本，一般情況下用戶查詢到的是文檔的最近版本，每次查詢時根據(jù)用戶的需要選擇相關(guān)的查詢 條件查詢所需文檔。 下圖 是 此模塊的流程圖： 圖 44 查詢模塊流程圖 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 27 開 始查 詢 主 頁按 日 期 查 詢 按 文 件 類 型 查 詢 按 部 門 查 詢選 擇 查 詢 條 件 輸 入 查 詢 條 件 選 擇 查 詢 條 件進 行 查 詢是 否 存 在 符 合 條 件 的 文 檔顯 示 查 詢 的 結(jié) 果繼 續(xù) 查 詢結(jié) 束是否否 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 28 按日期查詢 在 文檔的信息表中有文檔的創(chuàng)建日期，審批日期，發(fā)布日期，所以在根據(jù)日期查詢文檔時，我們有三種選擇，即按創(chuàng)建，發(fā)布，審批三類時間進行查詢 ，查詢主頁由 實現(xiàn)，主要是一些 的控件組成，最主要的是時間控件。后臺由 實現(xiàn)，實現(xiàn)代碼主要是 一些查詢語句，其結(jié)構(gòu)也是比較復(fù)雜的。根據(jù)選擇的條件查詢數(shù)據(jù)表，若有符合條件的記錄則在顯示結(jié)果頁 中顯示。若沒有相關(guān)信息則提示換一種查詢條件。 按部門查詢 文檔創(chuàng)建時 是按不同的部門進行提交的，各部門有各自的文檔，所以我們可以根據(jù)部門的不同查看不同的文檔信息，在設(shè)計此系統(tǒng)時我們假定有三個部門，三部門分別對應(yīng)三個不同的文檔創(chuàng)建者， 每個創(chuàng)建者只提交自己所在部門的文檔，查詢頁由 實現(xiàn)，查詢語句在后臺 里實現(xiàn)，其查詢結(jié)果同樣顯示在顯示結(jié)果頁 中。 按文件類型查詢 在數(shù)據(jù)庫 設(shè)計 中 ，我們專門設(shè)計了一個數(shù)據(jù)表用于存放文檔的類型，我們在提交文檔時必須選擇文檔所屬類型，在這部分查詢中，查詢頁由 實現(xiàn)，在此頁面中有四項查詢選項，你可以選其中一種或幾種的結(jié)合進行查詢 ，但至少得有一種查詢條件。按文件名、文件密級、文件類型、主題詞查詢，因為一個文檔的文件名稱和主題詞不是文檔的主要信息，我們沒法分的很細，所以在這部分查詢中，我們用的是數(shù)據(jù)庫中的模糊查詢，其查詢語句由后臺 實現(xiàn)，由于設(shè)計到好多查詢組合條件，其語句是相當(dāng)復(fù)雜的。 文檔審批模塊的設(shè)計 在文檔管理 系統(tǒng)中，此模塊也是很重要的一部分，當(dāng)文檔創(chuàng)建者提交文檔后，審批者就開始審批提交的現(xiàn)有文檔，在審批這部分中此系統(tǒng)設(shè)計了 2生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 29 級審批，一級審批者按照不同的部門對各自所在部門的文檔進行審批 ，在審批過程中若發(fā)現(xiàn)提交的文檔有問題則返回給此文檔的創(chuàng)建者讓其進行修改，審批狀態(tài)置為“未審批”，若通過審批置為“一審?fù)ㄟ^”，并進行提交，讓二級審批者進行審批，二級審批者審批文檔是根據(jù) 文檔的密級程度不同進行審批的，此系統(tǒng)設(shè)計時，把文檔的密級劃分為三個等級，即秘密、機密、絕密， 二級審批者對文檔進行審批時，若不合要求也可退回給此文檔的創(chuàng)建者進行修改或刪除該文檔，若通過審批則發(fā)布此文檔，下圖是此模塊的流程圖： 圖 審批模塊流程圖 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 30 批 閱 通 過一 級 審 批 者N OY E S審 批 意 見 ， 返 回 發(fā) 送 回 執(zhí) ， 通 過文 檔 提 交 者二 級 審 批 者批 閱 通 過N OY E S發(fā) 送 回 執(zhí) ， 歸 檔審 批 意 見 ， 返 回 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 31 系統(tǒng)管理員模塊的設(shè)計 該模塊為系統(tǒng)管理員而設(shè)計，包括的功能主要有待辦事項，用戶管理，文檔管理，系統(tǒng)日志 和部分公共功能。該模塊實現(xiàn)主要通過 GridView 實現(xiàn)各種信息的管理。 下圖是該模塊的文件架構(gòu)圖： 圖 管理員模塊的文件架構(gòu)圖 管 理 員 主 頁A d m i n . a s p x用 戶 管 理U s e r m a n a g e . a s p x文 檔 管 理F i l e m a n a g e . a s p x系 統(tǒng) 日 志 管 理L o g . a s p x詳 細 信 息U s e r m s g e d i t . a s p x詳 細 信 息F i l e m s g e d i t . a s p x 管理員主頁顯示待辦事項，包括過期的文件處理等，以 GridView 顯示，左側(cè)功能選項點擊用戶管理，進入用戶頁面，以 GridView 顯示，有詳細信息（編輯）和刪除選項按鈕，詳細信息頁以 TextBox 顯示，可修改的可讀，不可修改的不可讀。左側(cè)功能選項 點擊文檔管理，進入文檔頁面，以 GridView 顯示，有詳細信息（編輯）和刪除選項按鈕，詳細信息頁以TextBox 顯示，可修改的可讀，不可修改的不可讀，點擊查看系統(tǒng)日志按鈕生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 32 即可在頁面上顯示此系統(tǒng)的使用情況，在數(shù)據(jù)庫中建有一個數(shù)據(jù)表用于存儲系統(tǒng)的日志信息，數(shù)據(jù)表中的每條記錄都代表相應(yīng)的用戶的相應(yīng)操作，在每個用戶操作過程中，都有寫入日志的函數(shù)，我們調(diào)用這個函數(shù)，便將我們的操作過程插入到日志表中。下圖是此模塊的流程圖： 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 33 圖 系統(tǒng)管理員模塊流程 圖 開 始管 理 員 主 頁是 否 有 待 辦 事 項 ？處 理 待 辦 事 項 用 戶 管 理 ？文 檔 管 理 ？查 看 日 志處 理 用 戶 信 息處 理 文 檔 信 息結(jié) 束有無是否否是 生產(chǎn)實習(xí)報告 （論文） 34