檔案管理制度范文3篇-資料下載頁(yè)
2024-09-30 23:21本頁(yè)面
【正文】 （二）由檔案管理人員定期到各部門(mén)對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、 全面的整理。 （三） 收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。 第十條檔案的整理 （一） （二） 檔案采用按類(lèi)別分類(lèi)的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類(lèi)、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說(shuō)明如下： 9位代表流水號(hào)001～999。、6位為檔案柜號(hào)。、4位為二級(jí)分類(lèi)的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類(lèi)的英文縮寫(xiě)。 第四章檔案建檔 第十一條分類(lèi)梳理 歸檔的資料，由檔案員分類(lèi)、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。第十二條檔案專(zhuān)用章 所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專(zhuān)用章，加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專(zhuān)用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章 檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫(xiě)，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。 第十五條電子備份 重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。 第五章檔案使用和歸還 第十六條檔案使用 （一） 文件復(fù)印。由使用人填寫(xiě)《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 （二） 借出已加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件。由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。 （三） 借閱原始文件。由使用人填寫(xiě)《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。 （四） 借出原始文件：由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽。五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查。 （五）外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。 （六） 按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案。違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以2001000元/人/件的罰款。造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 第十七條檔案歸還 （一） 檔案使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類(lèi)檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。 （二） 發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以2001000元/人/件的罰款。造成損失 的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 （三）檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。 第十八條檔案保管與檢查 （一） 公司各類(lèi)應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷(xiāo)毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 （二） 每月底，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查。每三個(gè)月與檔案員共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫(xiě)《檔案清查記錄》。 （三） 檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 第六章檔案保管期限和銷(xiāo)毀 第二十條檔案的銷(xiāo)毀 （一） 對(duì)需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理的檔案，由檔案室填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，并制作 《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，包括。本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷(xiāo)毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷(xiāo)毀的理由等內(nèi)容的書(shū)面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷(xiāo)毀。 （二） 由檔案員進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，qa和檔案歸檔部門(mén)各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，檔案 銷(xiāo)毀須協(xié)同保衛(wèi)部門(mén)共同處理。 （三） 檔案銷(xiāo)毀時(shí)檔案員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上銷(xiāo)毀情況一欄注明已銷(xiāo)毀字 樣和日期，監(jiān)銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。 第27頁(yè) 共27頁(yè)
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