3建筑公司檔案管理制度-資料下載頁
2025-08-17 19:48本頁面
【正文】 收集。 收集、積累方法： ■ 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。 ■ 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。 ■ 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。 ■ 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保 第 9 頁 共 10 頁 存，并附有紙張打印件。 歸檔要求： ■ 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。 ■ 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是。只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 ■ 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo) 簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。 ■ 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。 ■ 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。 ■ 原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。 聲像檔案的管理： ，原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要附文字說明。 第 10 頁 共 10 頁 文字說明的編寫要求： ■ 基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等。 ■ 應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。 ■ 照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。 聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴(yán)禁擠壓堆放，并避開磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊 需要，需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。 XX 市第二建筑工程公司編制日期： 2024 年 10 月 8 日
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