【導(dǎo)讀】本“手冊”是我公司質(zhì)量管理體系的法規(guī)性文件，則，望公司全體員工必須遵照執(zhí)行。冊是公司的QMS的施政綱領(lǐng)性文件。進(jìn)出口商品的報(bào)關(guān)等服務(wù)過程，以及所涉及的辦公場所。手冊發(fā)布時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用手。冊的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。冊提供給公司以外的人員。手冊的持有者調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將手冊。交還管理部并辦理登記手續(xù)。冊使用期間，如有修改建議，及時反饋給管理部。批準(zhǔn)，執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。顧客滿意，增加企業(yè)效益。本公司對標(biāo)準(zhǔn)所考慮的刪減見1.3；所需的規(guī)范、要求和方法等文件；資源由公司總經(jīng)理承諾提供，公司的各管理層負(fù)有責(zé)任，用，由相應(yīng)章節(jié)規(guī)定；和對這些過程的持續(xù)改進(jìn)。注2：文件可采用任何形式或類型的媒體。c)QMS過程之間的相互作用的描述。

　　

【正文】 文件統(tǒng)一由管理部歸口管理，并建立公司的“受控文件清單”。 4 .5 .2 文 件 使 用 人 應(yīng) 保 護(hù) 和 保 存 好 文 件 ， 不 得 在 受 控 文 件 上 亂 涂 亂畫 ，保 持 文 件 整 潔 、清 晰 ，并 防 止 文 件 丟 失 和 破 損 ；文 件 一 旦 丟 失 或破損嚴(yán)重，應(yīng)說明原因向管理部申請補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)時采用新的分發(fā)號，原 分 發(fā) 號 文 作 廢 。 4 .5 .3 作 廢 的 文 件 應(yīng) 加 蓋 “ 作 廢 ” 字 樣 ， 由 管 理 部 收 回 、 銷 毀 并 做好 登 記 ， 填 寫 “ 文 件 發(fā) 放 、 回 收 記 錄 ”、 和 “ 文 件 銷 毀 記 錄 ”。 4 .5 .4 不 論 因 何 種 原 因 而 保 留 的 作 廢 文 件 ， 應(yīng) 在 文 件 上 加 蓋 “ 作 廢保 留 ” 印 章 后 ， 方 可 留 用 。 4 .5 .5 公 司 內(nèi) 部 人 員 需 要 借 閱 、 復(fù) 制 文 件 時 ， 應(yīng) 填 寫 “ 文 件 借 閱 、復(fù) 制 記 錄 ”， 但 歸 檔 原 版 文 件 不 得 借 閱 。 4 . 6 文 件 的 評 審 與 更 新 4 .6 .1 由管理部組織對現(xiàn)有文件的適用性、充分性進(jìn)行評審，（可以在 管 理 評 審 會 上 進(jìn) 行 評 審 ）， 需 要 時 進(jìn) 行 修 訂 。 4 .6 .2 文件的更改應(yīng)填寫“文件更改申請單”，經(jīng)管理部審批后方可實(shí)施更改。文件更改后管理部及時將更改內(nèi)容發(fā)放到有關(guān)使用場所。 4 . 6 . 3 所 有 經(jīng) 更 改 的 文 件 應(yīng) 注 明 更 改 狀 態(tài) 標(biāo) 識 。 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS0920xx 4 .6 .4 文 件 經(jīng) 多 次 更 改 或 更 改 內(nèi) 容 很 多 時 應(yīng) 及 時 換 版 ， 換 版 同 時 做好 回 收 和 新 版 發(fā) 放 工作。 4 . 7 記 錄 控 制 執(zhí) 行 《 記 錄 控 制 程 序 》。 4 . 8 外 來 文 件 由 管 理 部 負(fù) 責(zé) 接 收 、 登 收 ， 并 控 制 其 分 發(fā) 。 4 . 9 文 件 可 以 是 任 何 媒 體 ， 但 應(yīng) 執(zhí) 行 本 程 序 。 5 相關(guān)記錄 “ 文 件 發(fā) 放 、 回 收 記 錄 ” S WJ L4 . 2 . 3 01 “ 受 控 文 件 清 單 ” S WJ L4 . 2 . 3 02 “ 文 件 銷 毀 清 單 ” S WJ L4 . 2 . 3 03 “ 文 件 借 閱 、 復(fù) 制 記 錄 ” S WJ L4 . 2 . 3 04 “ 文 件 更 改 申 請 單 ” S WJ L4 . 2 . 3 05 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS0920xx 記錄控制程序 1 目的 對質(zhì)量管理體系所要求的記錄進(jìn)行控制，提供證明服務(wù)，過程和體 系 符 合 要 求 和 有 效 運(yùn) 行 的 證 據(jù) 。 2 范圍 適 用 于 服 務(wù) 實(shí) 現(xiàn) 過 程 及 質(zhì) 量 管 理 體 系 運(yùn) 行 中 的 記 錄 。 3 職責(zé) 3 .1 管 理 部 是 記 錄 的 歸 口 管 理 部 門 。 3 .2 各 有 關(guān) 部 門 負(fù) 責(zé) 本 部 門 記 錄 的 管 理 。 4 工作程序 4 .1 記 錄 控 制 范 圍 a) 與 服 務(wù) 過 程 符 合 性 的 記 錄 ； b) 與 質(zhì) 量 管 理 體 系 運(yùn) 行 有 關(guān) 的 記 錄 。 4 . 2 記 錄 的 管 理 4 .2 .1 管理部建立全公司“記錄清單”，包括收集、匯總的所有記錄表式。 4 . 2 . 2 記 錄 的 標(biāo) 識 與 編 號 執(zhí) 行《 文 件 控 制 程 序 》 4. 2. 1 規(guī) 定 ，對 于 國 家 統(tǒng) 一 用 的 表 式 ，如 ：報(bào) 關(guān) 報(bào) 單 、 商 檢 表 單 等 可 不 編 號 。 4 . 2 . 3 記 錄 的 填 寫 要 求 4 .2 .3 .1 記 錄 由 各 部 門 有 關(guān) 人 員 負(fù) 責(zé) 填 寫 ， 記 錄 填 寫 必 須 及 時 、 準(zhǔn)確 ， 要 求 字 跡 清 晰 ， 內(nèi) 容 完 整 。 4 .2 .3 .2 記 錄 不 得 隨 意 更 改 ， 需 要 勘 誤 時 ， 應(yīng) 在 原 錯 誤 位 置 劃 一 橫線 ， 將 正 確 記 錄 寫 在 適 當(dāng) 位 置 ， 并 簽 署 姓 名 和 日 期 。 4 .2 .3 .3 記 錄 由 主 管 部 門 負(fù) 責(zé) 收 集 、 保 存 、 根 據(jù) 需 要 予 以 編 目 ， 以便 查 找 和 檢 索 。 4 . 2 . 3 . 4 記 錄 應(yīng) 妥 善 保 管 ， 并 有 適 宜 的 保 管 環(huán) 境 ， 以 防 止 丟 失 或 損 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS0920xx 壞。 4 .2 .3 .5 記錄由主管部門規(guī)定保存期，對過期的記錄由管理部集中，經(jīng) 批 準(zhǔn) 后 銷 毀 ， 并 保 存 “ 文 件 銷 毀 記 錄 ”。 4 .3 記 錄 可 以 呈 現(xiàn) 為 任 何 媒 體 ， 任 何 媒 體 的 記 錄 亦 執(zhí) 行 本 程 序 的 規(guī)定。 5 相關(guān)記錄 “ 記 錄 清 單 ” S WJ L4 . 2 . 4 01 “ 文 件 銷 毀 記 錄 ” S WJ L4 . 2 . 3 03 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS0920xx 內(nèi)部審核程序 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS0920xx 不合格品控制程序 1 目的 對不合 格品進(jìn)行識別和控制，以防止不合格品的交付。 2 范圍 適用于服務(wù)過程中發(fā)生的不合格品的控制，包括對速遞等外包過程 發(fā) 生 的 不 合 格 品 的 控 制 。 3 職責(zé) 3 . 1 管 理 部 負(fù) 責(zé) 不 合 格 品 的 識 別 ， 并 跟 蹤 不 合 格 品 的 處 理 結(jié) 果 。 3 . 2 業(yè) 務(wù) 部 負(fù) 責(zé) 不 合 格 品 的 處 置 及 采 取 糾 正 和 糾 正 措 施 。 4 工作程序 4 .1 在業(yè)務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)不合格時，均應(yīng)由發(fā)現(xiàn)人做好記錄，并及時通知當(dāng)事人進(jìn)行返工，返工后再發(fā)生不合格，應(yīng)分析原因采取相應(yīng)的糾 正 措 施 ， 并 由 管 理 部 跟 蹤 驗(yàn) 證 。 4 .2 對于已交付發(fā)現(xiàn)的不合格品，應(yīng)按重大質(zhì)量問題對待，除執(zhí) 行 條外，管理部應(yīng)組織采取相應(yīng)的糾正和糾正措施，執(zhí)行《糾正和預(yù) 防 措 施 程 序 》有 關(guān) 規(guī) 定 。業(yè) 務(wù) 部 應(yīng) 及 時 與 顧 客 協(xié) 商 處 理 的 辦 法 ，以滿 足 顧 客 的 正 當(dāng) 要 求 。 5 相關(guān)文件 《 糾 正 和 預(yù) 防 措 施 程 序 》 6 相關(guān)記錄 “ 不 合 格 品 評 審 處 置 單 ” S WJ L8 . 3 01 “ 糾 正 或 預(yù) 防 措 施 處 理 單 ” S WJ L8 . 5 01 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS09005 糾正和預(yù)防措施控制程序 1 目的 對已發(fā)生的不合格采取糾正措施，消除不合格原因防止再發(fā)生；對 潛 在 的（ 可 能 發(fā) 生 ，但 還 未 發(fā) 生 ）不 合 格 采 取 措 施 ，消 除 其 原 因 防止不合格 的剅生。以此實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。 2 范圍 適 用 于 公 司 糾 正 措 施 和 預(yù) 防 措 施 的 控 制 。 3 職責(zé) 3 .1 管理部是糾正措施和預(yù)防措施的歸口管理部門，負(fù)責(zé)措施的跟蹤 與 驗(yàn) 證 。 3 . 2 各 責(zé) 任 部 門 負(fù) 責(zé) 制 定 措 施 并 予 以 實(shí) 施 。 4 工作程序 4 . 1 糾正措施 4 .1 .1 管 理 部 負(fù) 責(zé) 糾 正 和 措 施 的 管 理 ， 填 寫 “ 糾 正 或 預(yù) 防 措 施 處 理單 ”， 通 知 責(zé) 任 部 門 。 4 .1 .2 責(zé) 任 部 門 負(fù) 責(zé) 制 定 糾 正 措 施 實(shí) 施 計(jì) 劃 ， 包 括 ： 消 除 不 合 格 原因 的 具 體 辦 法 、 步 驟 、 負(fù) 責(zé) 人 和 完 成 期 限 等 。 并 進(jìn) 行 實(shí) 施 。 4 .1 .3 管 理 部 負(fù) 責(zé) 對 糾 正 措 施 或 預(yù) 防 措 施 的 確 認(rèn) 及 跟 蹤 驗(yàn) 證 其 實(shí) 施結(jié)果。 4 . 1 . 4 內(nèi) 審 中 發(fā) 現(xiàn) 的 不 合 格 執(zhí) 行 《 內(nèi) 部 審 核 程 序 》。 4 . 1 . 5 采 取 糾 正 措 施 ， 應(yīng) 權(quán) 衡 利 益 、 風(fēng) 險 與 成 本 。 4 . 2 預(yù)防措施 4 . 2 . 1 管 理 部 負(fù) 責(zé) 收 集 下 列 信 息 ： a) 服 務(wù) 不 合 格 報(bào) 告 ； b) 過 程 監(jiān) 視 與 測 量 結(jié) 果 ； c) 顧 客 滿 意 監(jiān) 視 與 測 量 結(jié) 果 ； d) 內(nèi) 外 審 結(jié) 果 。 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁 Q/SW ZS0920xx 4 .2 .2 管 理 部 每 半 年 組 織 一 次 對 收 集 到 信 息 進(jìn) 行 質(zhì) 量 分 析 ， 以 發(fā) 現(xiàn)潛在的不合格。并制定“糾正或預(yù)防措施處理單”，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)制 定 和 實(shí) 施 措 施 并 予 以 記 錄 。 4 .2 .3 管 理 部 負(fù) 責(zé) 對 采 取 的 預(yù) 防 措 施 ， 進(jìn) 行 確 認(rèn) 和 跟 蹤 實(shí) 施 結(jié) 果 ，評 價 其 有 效 性 。如 效 果 不 理 想 ，必 須 進(jìn) 一 步 分 析 ，制 定 改 進(jìn) 措 施 ，直到 滿 意 為 止 ， 并 負(fù) 責(zé) 將 預(yù) 防 措 施 的 有 關(guān) 信 息 提 交 管 理 評 審 會 。 4 . 2 . 4 由 于 預(yù) 防 措 施 引 起 的 文 件 更 改 ， 應(yīng) 執(zhí) 行 《 文 件 控 制 程 序 》。 4 . 2 . 5 采 取 的 預(yù) 防 措 施 亦 應(yīng) 權(quán) 衡 利 益 、 風(fēng) 險 和 成 本 。 4 .3 每年 12 月由管理部匯總采取的糾正和預(yù)防措施，填寫“糾正和預(yù) 防 措 施 一 覽 表 ”。 5 相關(guān)文件 《 文 件 控 制 程 序 》 《 內(nèi) 部 審 核 程 序 》 6 相關(guān)記錄 《 糾 正 或 預(yù) 防 措 施 處 理 單 》 S WJ L8 . 5 01 《 糾 正 和 預(yù) 防 措 施 一 覽 表 》 S WJ L8 . 5 02 第 0 次 修 改 第 6 頁 共 7 頁