【正文】 116 ?不要時斷時續(xù) 時斷時續(xù)是造成公司職員浪費(fèi)時間最多的方式，停頓下來后重新啟動需花大量時間調(diào)整大腦活動及注意力； ?不要一個人包打天下 學(xué)會讓別人替自己做事的人才是最大的贏家； ?善用會議 會前應(yīng)有準(zhǔn)備，議題應(yīng)有時間限制，會議應(yīng)有決議，決議應(yīng)有執(zhí)行人、跟催人。 117 管理成功的關(guān)鍵 就是 —— 提高別人的工作效率 清楚地讓對方了解你對工作成果的期望 擬定計劃（月計劃、周計劃）徹底執(zhí)行 知道評量工作成果的標(biāo)準(zhǔn) 了解你的同事，并適度地調(diào)整與其共事的方式 118 ?讓對方承擔(dān)起應(yīng)負(fù)的責(zé)任，對于對方不合標(biāo)準(zhǔn)的工作誠實地給予指正 ?提供解決問題的出路，在批評時，應(yīng)提出具建設(shè)性的解決方案 ?當(dāng)委托他人，有無法監(jiān)督工作時，必須確認(rèn)給對方足夠仔細(xì)且明確的指示 ?讓團(tuán)隊伙伴分享信息 119 高 績 效 的 會 議 ?會議應(yīng)有議程，每項議程有主持人和限定時間 ?會議應(yīng)將議程分發(fā)給與會者，讓他們事先閱讀、思考 ?對離題的話題、會議主席應(yīng)技巧性的制止， 但不可封殺不同意見 ?尋求共識，若有強(qiáng)烈反對意見， 可將意見列入待議事項，稍后討論 ?會議必須每項議題有決議， 決議應(yīng)有執(zhí)行人和督導(dǎo)人，并在會后執(zhí)行 某美資企業(yè)有效的會議 120 電 話 的 管 理 ?通話時間過長浪費(fèi)的不光是話費(fèi)， 更主要的是時間和效率 ?某企業(yè)設(shè)定電話 3分鐘自動斷（客戶投訴電話例外）大大提高工作效率 ?3分鐘講不清楚的事情， 可用傳真或 Email先進(jìn)行溝通，然后再通電話 ?通話前擬提綱，通話時先講重要事項。 121 每日時間分析表 今日目標(biāo) 時間 8： 00 8： 30 9： 00 …… 1 2 3 4 5 6 工作項目 工作等級 A 重要、急 B 重要、不急 C 急、不重要 D 日常工作 行動結(jié)果 授權(quán)何人處理 訓(xùn)練 何人處理 自己處理 …… 122 ? 找出自己的黃金工作時段，在該時段做最費(fèi)腦的工作，非黃金時段處理日常事物； ? 經(jīng)常分析、檢查自己 的時間效率， 并不斷找出問題修正方法； ? 巧干而非苦干（ work smarter not harder )。 123 各階層經(jīng)理人時間分配表 層次 管理 作業(yè) 高層 90% 10% 中層 50% 50% 基層 30% 70% 124 急迫 不急迫 重 要 Ⅰ 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的會議或工作 Ⅱ 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 價值觀的澄清 計劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造力 增進(jìn)自己的能力 不 重 要 Ⅲ 造成干擾的事、電話 信件、報告 會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事 Ⅳ 忙碌瑣碎的事 廣告函件 電話 浪費(fèi)時間 逃避性活動 125 ?第一象限： 應(yīng)付難纏的客戶，準(zhǔn)時完成重要工作、危機(jī)的處理、上司臨時交辦的急事。完成不了會造成較大影響的工作等。 ?第二象限： 改善人際關(guān)系、規(guī)劃與計劃，充實自我、增進(jìn)能力、人力資源的管理與開發(fā)，公司的中長期發(fā)展規(guī)劃等。 ?第三象限： 符合別人期望的事，朋友的不重要但急迫之約會等。 ? 第四象限： 不值得作之事。 126 第二象限組織法： ? 列出你認(rèn)為 “ 最重要 ” 的三、四件事； ? 想想你的追求、理想和長期目標(biāo)是什么？ ? 想想你在人生中最重要的人 或事是誰或是什么？ ? 假設(shè)你只剩下一個月 的壽命你準(zhǔn)備干什么？ 127 ?每一周應(yīng)扮演 12個重要角色， 做 34件重要事情； ?必須找出每周自己的主要角色 和重要的事情； ?角色的變換應(yīng)準(zhǔn)確、及時； ?正確的角色選擇和變換決定 你辦事的效率。 128 一周計劃表的思考： ?完成全部或部分目標(biāo)，會有什么結(jié)果？ ?這些目標(biāo)對我個人和我的將來有什么好處？ ?若我每周持續(xù)這樣做，會有什么結(jié)果？ ? 一周計劃表完成的思考： ?我完成了哪些目標(biāo)，遭遇到哪些挑戰(zhàn)？ ?我作過哪些決定？決定的結(jié)果如何？ 129 學(xué)員心得一： 計劃一天的主要工作，壓縮在二個小時內(nèi)完成。 晚上十一點至十二點考慮綜合性的問題。 把一天的工作分類： A類（今天自己要做的工作）；B類（授權(quán)他人安排工作）； C類（把今天計劃沒有完成的工作放到明天的 A— B類完成）。 早晨 8— 9點分配任務(wù)，余下的時間與領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，下午走訪各科室，溝通、協(xié)調(diào)工作。 把自己的鐘表調(diào)快十分鐘，充分利用瑣碎時間，如：上廁所、乘公車等。 為了節(jié)約時間，吃快餐。 周一開辦公會議，周四在分公司，如：處理業(yè)務(wù)等。（按工作內(nèi)容的不同，安排時間） 根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，在時間上做安排。 130 學(xué)員心得二： 設(shè)定工作目標(biāo)： 執(zhí)行上對總體目標(biāo)進(jìn)行量化、細(xì)化，做到明確工作內(nèi)容，確定工作職責(zé)，了解工作進(jìn)度。 對工作要分清主次、先后。 對工作的執(zhí)行上要抓好落實；解決工作中出現(xiàn)的疑 難問題；培養(yǎng)下屬獨(dú)立解決和處理問題的能力。 對工作呀有強(qiáng)而有力的監(jiān)督、考核機(jī)制，確保各項工作的準(zhǔn)確落實。 對工作結(jié)果要善于總結(jié)。 131 學(xué)員心得三： 制定短期、長期計劃，目標(biāo)明確。 事情分清重要性，因事制宜；分主次，制定相關(guān)表格或臺歷。 用商務(wù)通或電腦（手提）。 對下屬的管理要求有計劃性、可行性，安排好指定時間。 宏觀管理，多思考，靈活運(yùn)用私人時間。 減小瑣事，先完成共同完成的任務(wù)。 對下屬的績效培訓(xùn)，對人要用人得宜。 用專業(yè)人士，用錢買時間。 培訓(xùn)技巧靈活、靈巧，減少成本。 懂得授權(quán)，讓職責(zé)人員完成本職工作。 1通過會議解決各種問題。 1用書面等各種進(jìn)行溝通和合作，明確方向。 1利用高科技，即網(wǎng)絡(luò)等方式。 1系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。 1輕松、快樂地開展工作。 132 學(xué)員心得四： 做事有目標(biāo)及計劃，并嚴(yán)格按計劃執(zhí)行。 要善于將工作分配給下屬。 做事要分優(yōu)先順序。 把每天當(dāng)做生命的最后一天來度過。 不要把時間浪費(fèi)在瑣事上。 良好的溝通和合作可以提高效率。 標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、制度化、自動化。 制定每天工作進(jìn)度表。 培養(yǎng)下屬的工作能力、授權(quán)。 不打無準(zhǔn)備的戰(zhàn)爭。 …… 待續(xù) 133 學(xué)員心得五： 瑣碎的事委派別人去做，自己每天只專注地做 1— 3件重要的事。 將重要的事務(wù)寫在具體日程的臺歷或日歷上。 節(jié)省時間與提高工作效率，涉及個人的習(xí)慣和工作環(huán)境的氛圍問題。一般均是有明確的周、日計劃，溝通、協(xié)助盡可能采用書面方式，并且各司其職，專人跟蹤。 廁所尋找靈感，開車遇紅燈時看書，看電視帶有目的與方向性尋找自己需要的東西。 節(jié)省時間與提高效率關(guān)乎價值觀的問題，把時間滲透到價值觀里面才有意義。 每星期一開一個會，其余時間自我控制，設(shè)立完善的監(jiān)控機(jī)制，并定期匯報。 每天的工作寫成提綱要點，分類成重要緊要的類型，規(guī)定完成的時間段，時間安排上預(yù)留一定的機(jī)動時間，每天如此持之以恒。 134 學(xué)員心得六： 開會時，發(fā)言人準(zhǔn)備議題，在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)言人須提出自己對議題的相應(yīng)看法。 每天下午半小時總結(jié)當(dāng)天工作，安排第二天計劃。 按計劃依據(jù)員工能力安排各項資源。 排出工作完成進(jìn)度跟蹤表。 充分利用科技設(shè)備。 設(shè)立科學(xué)合理的組織架構(gòu)。 善用員工智慧，提高效率。 減少中間環(huán)節(jié)。 完善崗位責(zé)任制，實行標(biāo)準(zhǔn)化管理。 避免不必要的應(yīng)酬。 1運(yùn)用時間的 “ 二八 ” 定律，將事情的輕重緩急逐一排列（見圖）。 輕 重 緩 4 1 3 2 急 135 《高效能人士的七個習(xí)慣》 —— 史蒂芬 柯維著 主動積極 —— 你將接受新的挑戰(zhàn)，承擔(dān)更多的責(zé)任 以終為始 —— 在開始一項工作之前，先預(yù)想最終結(jié)果 要事第一 —— 對工作進(jìn)行優(yōu)化排序，分清主次，拒絕瑣事 雙贏思維 —— 尋求對雙方都有利的方案，改善人際關(guān)系 知彼解己 —— 先要學(xué)會理解他人，而后再尋找被他人理解 統(tǒng)合綜效 —— 不拘泥于“你的”或“我的” ，善于利用他人智慧 不斷更新 —— 在情感、心智、生理和心靈四方面提高自己 演講完畢，謝謝觀看！