【正文】 可以安裝檔案管理軟件進(jìn)行整理、編目、檢索。 5電子文件如何歸檔？ 21 （ 1）電子文件的歸檔管理目前實(shí)行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。 （ 2）電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。所謂背景信息和元數(shù)據(jù)分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息；元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù)。 （ 3）電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件： ? 支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)。 ? 數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對原始數(shù)據(jù)隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。 ? 與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書、操作手冊、元代碼表等。 電子文件如何歸檔？ 22 （ 4）、 邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件歸檔方式可以采取實(shí)時的邏輯歸檔和定期的物理歸檔。物理歸檔應(yīng)當(dāng)復(fù)制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于異地保存。一個歸檔年度的電子文件應(yīng)集中拷貝到一個或多個載體中。 （ 5）、 歸檔電子文件存儲載體應(yīng)標(biāo)注：全宗號、歸檔年度、盤號、套別（封存保管、提供利用、異地保存）等內(nèi)容。 （ 6）、 文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，檔案部門應(yīng)將歸檔電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體為 :一次性寫光盤、磁帶。不允許用軟磁盤、 U盤等移動設(shè)備作為歸檔電子文件長期保存的載體。 5通用電子文件格式主要有哪些？ 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。 通用電子文件格式主要有： 文本 PDF、 XML、 TXT、 RTF 圖像、照片 TIFF、 JPEG、 PDF 音頻 MP WAV 視頻 MPEG、 AVI 用于全文檢索的文件類型： TXT 5歸檔電子文件如何保管？ 21 （ 1）載體的物理保護(hù) 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： ? 歸檔載體應(yīng)作防寫處理； ? 避免擦、劃、觸摸記錄涂層； ? 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓； ? 存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離； ? 環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ － 20℃ ；相對濕度選定范圍： 35－ 45%。 歸檔電子文件如何保管？ 22 （ 2）信息的安全維護(hù) ? 采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。鏡像技術(shù)是對實(shí)時要求極為嚴(yán)格的動態(tài)數(shù)據(jù)庫文件所采取的安全備份措施。它實(shí)際上是為某一動態(tài)系統(tǒng)建立完全對等的孿生系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)同時執(zhí)行完全相同的工作，若其中一個系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一系統(tǒng)仍可繼續(xù)工作，以防止文件信息的丟失。 ? 加密防范對策，如采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識別方法等措施，滿足企業(yè)對電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。 ? 殺毒主要用殺毒軟件，這是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，應(yīng)組織專業(yè)人員建立起完善有效的防治體系。 ? 安裝補(bǔ)丁程序，作以彌補(bǔ)程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發(fā)現(xiàn)程序的安全漏洞，因發(fā)現(xiàn)后傳播極快，更應(yīng)及時修正，否則后果難料。 5檔案信息管理軟件具有哪些基 本功能？ 檔案信息管理軟件一般可分為兩大類：一類是按照傳統(tǒng)檔案管理模式開發(fā)的計(jì)算機(jī)輔助檔案管理軟件；另一類是按照文檔一體化要求開發(fā)的電子文件管理系統(tǒng)。 前者可參照國家檔案局發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，應(yīng)具有“數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)”等基本功能，其中“數(shù)據(jù)管理”要求能對各類檔案部門數(shù)據(jù)庫和原文信息進(jìn)行管理，檔案機(jī)讀目錄格式應(yīng)符合江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)的要求；“整理編目”要求具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、資料校驗(yàn)、檔案目錄生成、資料統(tǒng)計(jì)、打印輸出、主題詞自動標(biāo)引等功能；“檢索查詢”應(yīng)具備對檔案資料的多途徑檢索及檢索結(jié)果的排序、輸出、轉(zhuǎn)存，檔案借閱管理等功能；“輔助實(shí)體管理”應(yīng)具備對檔案征集、接受、移交、鑒定、密級變更等功能；“安全保密、系統(tǒng)維護(hù)”應(yīng)具備資料保密、操作監(jiān)控、用戶權(quán)限管理、日志管理、備份恢復(fù)等功能。 后者除了以上檔案后端管理的一般功能外，還要求對文件前端具備電子文件動態(tài)采集、邏輯和物理歸檔、自動分類組卷、實(shí)現(xiàn)檔案保管、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)全過程的流程化管理、元數(shù)據(jù)記錄等功能。 5應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案注意哪些問題？ 計(jì)算機(jī)管理檔案在給我們帶來便利的同時，也要注意到它的局限性，主要有： （ 1）要加強(qiáng)資料備份和遷移意識。由于電子存儲載體的使用壽命較短，光盤 6－ 8年，如使用頻繁，則壽命更短。注意隨時備份硬盤內(nèi)的動態(tài)資料，并及時遷移歸檔電子載體； （ 2）要熟悉各類軟件的使用，多看在線幫助和使用手冊。計(jì)算機(jī)操作比較復(fù)雜，如使用不當(dāng)，很容易導(dǎo)致資料丟失和損壞。熟悉軟件后，可以發(fā)揮它的最大功能，為檔案管理服務(wù)； （ 3）要選購合適的檔案管理軟件。計(jì)算機(jī)硬件并不能提供任何檔案管理功能，必須依托一定的數(shù)據(jù)管理軟件，作為一般的資料錄入和檢索，利用 Access、 Excel即可實(shí)現(xiàn)，但要實(shí)現(xiàn)方便的報表輸出、實(shí)體管理、借閱利用、輔助組卷等功能，必須借助于檔案管理軟件； （ 4）要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全意識。檔案信息涉及大量的個人隱私、商業(yè)機(jī)密，必須加強(qiáng)安全防范意識，防止信息泄露，目前計(jì)算機(jī)在硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件、網(wǎng)絡(luò)安全等方面均存在不少漏洞，保存檔案機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)不得和外網(wǎng)直接連接，內(nèi)網(wǎng)也必須配置防火墻、防病毒等軟件。 結(jié)束語 謝 謝 ? 靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。 , March 26, 2023 ? 雨中黃葉樹，燈下白頭人。 13:08:0713:08:0713:083/26/2023 1:08:07 PM ? 1以我獨(dú)沈久，愧君相見頻。 :08:0713:08Mar2326Mar23 ? 1故人江海別，幾度隔山川。 13:08:0713:08:0713:08Sunday, March 26, 2023 ? 1乍見翻疑夢，相悲各問年。 :08:0713:08:07March 26, 2023 ? 1他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。 2023年 3月 26日星期日 下午 1時 8分 7秒 13:08: ? 1比不了得就不比，得不到的就不要。 。 2023年 3月 下午 1時 8分 :08March 26, 2023 ? 1行動出成果，工作出財(cái)富。 2023年 3月 26日星期日 1時 8分 7秒 13:08:0726 March 2023 ? 1做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點(diǎn)的射線向前。 下午 1時 8分 7秒 下午 1時 8分 13:08: ? 沒有失敗，只有暫時停止成功！。 , March 26, 2023 ? 很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。 13:08:0713:08:0713:083/26/2023 1:08:07 PM ? 1成功就是日復(fù)一日那一點(diǎn)點(diǎn)小小努力的積累。 :08:0713:08Mar2326Mar23 ? 1世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。 13:08:0713:08:0713:08Sunday, March 26, 2023 ? 1不知香積寺，數(shù)里入云峰。 :08:0713:08:07March 26, 2023 ? 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 3月 26日星期日 下午 1時 8分 7秒 13:08: ? 1楚塞三湘接，荊門九派通。 。 2023年 3月 下午 1時 8分 :08March 26, 2023 ? 1少年十五二十時，步行奪得胡馬騎。 2023年 3月 26日星期日 1時 8分 7秒 13:08:0726 March 2023 ? 1空山新雨后，天氣晚來秋。 下午 1時 8分 7秒 下午 1時 8分 13:08: ? 楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。 , March 26, 2023 ? 閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。 13:08:0713:08:0713:083/26/2023 1:08:07 PM ? 1越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。 :08:0713:08Mar2326Mar23 ? 1越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。 13:08:0713:08:0713:08Sunday, March 26, 2023 ? 1知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。 :08:0713:08:07March 26, 2023 ? 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 3月 26日星期日 下午 1時 8分 7秒 13:08: ? 1最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。 2023年 3月 下午 1時 8分 :08March 26, 2023 ? 1業(yè)余生活要有意義，不要越軌。 2023年 3月 26日星期日 1時 8分 7秒 13:08:0726 March 2023 ? 1一個人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。 下午 1時 8分 7秒 下午 1時 8分 13:08: MOMODA POWERPOINT Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. 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