某學校檔案管理教材-資料下載頁
2025-03-08 00:39本頁面
【正文】 （ 1） 省級以上的 永 久 （ 2） 市級以下的 長 期 2 本校接收的國外友人 、 友好團體 、 校友等饋贈的紀念品 、 書畫 、文字資料 永 久 二級及二級以下類目的設置 管理、學籍、教學、照片類檔案按 教學年度 設置二級類目，需要設置三級類目的按其 保管期限 設置。 校舍類檔案設置 確權、基建、管理 三個二級類目，按 項目 設置三級類目。 設備儀器類檔案一般按設備儀器使用 性質或部門 設置二級類目，按 單臺（套）設備儀器 設置三級類目。 會計類檔案按其種類設置二級類目，會計帳簿、憑證分別按年度設置三級類目， 會計報告不設置三級類目 。 聲像類檔案一般按 載體形式 設置二級類目，按年度設置三級類目。 照片、 錄音帶、錄像帶 實物類檔案按其 種類 或年度設置二級類目，一般不設置三級類目。 印章 獎狀 獎杯 獎牌 錦旗 證書等 三、檔號的編制 檔號由全宗號、類目（目錄）號、件（案卷）號及間隔號組成。 （一）全宗號 全宗號由市檔案館統(tǒng)一確定，在檔案未進館之前該號暫空。 （二）類目號 一級類目號采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫 GL： 管理 XJ： 學籍 JX： 教學 XS： 校舍 SB： 設備儀器 KJ： 會計 JG： 教職工 SX： 聲像類 DZ: 電子類 SW： 實物類 管理、學籍、教學、會計、聲像、電子、實物、校舍等類二級及二級以下類目號采用 阿拉伯數字 編寫； 設備儀器類檔案， 按使用性質設置二級類目， 有型號的，一般應優(yōu)先采用 代號（型號） 進行三級類目；無代號的，采用阿拉伯數字編寫。 （ 設備簡單，可直接以設備型號設置二級類目 ） 年度號采用相應的四位阿拉伯數字表示。 采用阿拉伯數字 “ 1”、“ 2”、“ 3” 分別表示“永久”、“長期”、“短期”三個不同的保管期限。 （三）件（案卷）號的編制 管理、學籍、教學、照片、聲像、實物類檔案分別按各年度在各保管期限內編寫起止件（案卷）號。 校舍、設備儀器類檔案分別以最低一級類目依次編寫件（案卷）號。 會計類檔案中的 財務報告按“大流水” 形式編寫件（案卷）號；其他二級類目分別按年度編寫起止件（案卷）號。 （四）間隔號 阿拉伯數字編寫的類目層次中間用間隔號 “ ? ” 隔離。 分類號與件（案卷）號中間用間隔號 “ ” 隔離。 四、檔號示意 （一） GL 20231 — 001 件或卷號 保管期限代號 年度代號 管理類代號 （二） XJ2023— 001 件或卷號 年度代號 學籍類代號 （三） JX 20231 — 001 件或卷號 保管期限代號 年度代號 教學類代號 也可不設三級類目 JX2023001 （四） XS21 — 001 件或卷號 教學樓代號 基建類代號 校舍類代號 （五） KJ32023 — 001 件或卷號 年度號 憑證類代號 會計類代號 （六） ZP20231 — 00001 保管期限代號 件號 年度代號 照片類代號 （六） SW12023 — 001 件號 年度代號 榮譽證書類代號 實物類代號 實物類檔案一般不設三級類目，如的確需要則可按以上格式設置 （七） SX1— 001 件號 聲像類代號 錄音帶代號 根據具體情況可以設年度為三級類目 五、檔案實體排列 （一）檔案實體一般可按管理類、學籍類、教學類、校舍類、設備儀器類、會計類、教職工類、聲像類、電子類、實物類等大類順序排列。 （二）各大類內按下列順序排列 管理、學籍、教學類檔案分別在大類內按 年度、保管期限、問題 順序排列。即把同一大類的檔案首先按年度分別排列，在各年度內，按永久、長期、短期的順序排列，再將同一保管期限的檔案按問題順序排列。 校舍、設備儀器類檔案，分別在大類內按 屬類、項目（一項工程、一臺設備儀器）順序排列。 會計類檔案按 財務報告、會計帳簿、會計憑證 等二級類目分別排架；在二級類目中分別按 年度順序 排列。 照片類檔案按 年度、 (保管期限 )、 (問題 )順序排列。 聲像、實物類檔案分別按 載體種類、年度 順序排列。
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