某學(xué)校檔案管理教材-資料下載頁
2025-03-08 00:39本頁面
【正文】 （ 1） 省級(jí)以上的 永 久 （ 2） 市級(jí)以下的 長 期 2 本校接收的國外友人 、 友好團(tuán)體 、 校友等饋贈(zèng)的紀(jì)念品 、 書畫 、文字資料 永 久 二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置 管理、學(xué)籍、教學(xué)、照片類檔案按 教學(xué)年度 設(shè)置二級(jí)類目，需要設(shè)置三級(jí)類目的按其 保管期限 設(shè)置。 校舍類檔案設(shè)置 確權(quán)、基建、管理 三個(gè)二級(jí)類目，按 項(xiàng)目 設(shè)置三級(jí)類目。 設(shè)備儀器類檔案一般按設(shè)備儀器使用 性質(zhì)或部門 設(shè)置二級(jí)類目，按 單臺(tái)（套）設(shè)備儀器 設(shè)置三級(jí)類目。 會(huì)計(jì)類檔案按其種類設(shè)置二級(jí)類目，會(huì)計(jì)帳簿、憑證分別按年度設(shè)置三級(jí)類目， 會(huì)計(jì)報(bào)告不設(shè)置三級(jí)類目 。 聲像類檔案一般按 載體形式 設(shè)置二級(jí)類目，按年度設(shè)置三級(jí)類目。 照片、 錄音帶、錄像帶 實(shí)物類檔案按其 種類 或年度設(shè)置二級(jí)類目，一般不設(shè)置三級(jí)類目。 印章 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)杯 獎(jiǎng)牌 錦旗 證書等 三、檔號(hào)的編制 檔號(hào)由全宗號(hào)、類目（目錄）號(hào)、件（案卷）號(hào)及間隔號(hào)組成。 （一）全宗號(hào) 全宗號(hào)由市檔案館統(tǒng)一確定，在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)暫空。 （二）類目號(hào) 一級(jí)類目號(hào)采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫 GL： 管理 XJ： 學(xué)籍 JX： 教學(xué) XS： 校舍 SB： 設(shè)備儀器 KJ： 會(huì)計(jì) JG： 教職工 SX： 聲像類 DZ: 電子類 SW： 實(shí)物類 管理、學(xué)籍、教學(xué)、會(huì)計(jì)、聲像、電子、實(shí)物、校舍等類二級(jí)及二級(jí)以下類目號(hào)采用 阿拉伯?dāng)?shù)字 編寫； 設(shè)備儀器類檔案， 按使用性質(zhì)設(shè)置二級(jí)類目， 有型號(hào)的，一般應(yīng)優(yōu)先采用 代號(hào)（型號(hào)） 進(jìn)行三級(jí)類目；無代號(hào)的，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 （ 設(shè)備簡單，可直接以設(shè)備型號(hào)設(shè)置二級(jí)類目 ） 年度號(hào)采用相應(yīng)的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 采用阿拉伯?dāng)?shù)字 “ 1”、“ 2”、“ 3” 分別表示“永久”、“長期”、“短期”三個(gè)不同的保管期限。 （三）件（案卷）號(hào)的編制 管理、學(xué)籍、教學(xué)、照片、聲像、實(shí)物類檔案分別按各年度在各保管期限內(nèi)編寫起止件（案卷）號(hào)。 校舍、設(shè)備儀器類檔案分別以最低一級(jí)類目依次編寫件（案卷）號(hào)。 會(huì)計(jì)類檔案中的 財(cái)務(wù)報(bào)告按“大流水” 形式編寫件（案卷）號(hào)；其他二級(jí)類目分別按年度編寫起止件（案卷）號(hào)。 （四）間隔號(hào) 阿拉伯?dāng)?shù)字編寫的類目層次中間用間隔號(hào) “ ? ” 隔離。 分類號(hào)與件（案卷）號(hào)中間用間隔號(hào) “ ” 隔離。 四、檔號(hào)示意 （一） GL 20231 — 001 件或卷號(hào) 保管期限代號(hào) 年度代號(hào) 管理類代號(hào) （二） XJ2023— 001 件或卷號(hào) 年度代號(hào) 學(xué)籍類代號(hào) （三） JX 20231 — 001 件或卷號(hào) 保管期限代號(hào) 年度代號(hào) 教學(xué)類代號(hào) 也可不設(shè)三級(jí)類目 JX2023001 （四） XS21 — 001 件或卷號(hào) 教學(xué)樓代號(hào) 基建類代號(hào) 校舍類代號(hào) （五） KJ32023 — 001 件或卷號(hào) 年度號(hào) 憑證類代號(hào) 會(huì)計(jì)類代號(hào) （六） ZP20231 — 00001 保管期限代號(hào) 件號(hào) 年度代號(hào) 照片類代號(hào) （六） SW12023 — 001 件號(hào) 年度代號(hào) 榮譽(yù)證書類代號(hào) 實(shí)物類代號(hào) 實(shí)物類檔案一般不設(shè)三級(jí)類目，如的確需要?jiǎng)t可按以上格式設(shè)置 （七） SX1— 001 件號(hào) 聲像類代號(hào) 錄音帶代號(hào) 根據(jù)具體情況可以設(shè)年度為三級(jí)類目 五、檔案實(shí)體排列 （一）檔案實(shí)體一般可按管理類、學(xué)籍類、教學(xué)類、校舍類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、教職工類、聲像類、電子類、實(shí)物類等大類順序排列。 （二）各大類內(nèi)按下列順序排列 管理、學(xué)籍、教學(xué)類檔案分別在大類內(nèi)按 年度、保管期限、問題 順序排列。即把同一大類的檔案首先按年度分別排列，在各年度內(nèi)，按永久、長期、短期的順序排列，再將同一保管期限的檔案按問題順序排列。 校舍、設(shè)備儀器類檔案，分別在大類內(nèi)按 屬類、項(xiàng)目（一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）順序排列。 會(huì)計(jì)類檔案按 財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證 等二級(jí)類目分別排架；在二級(jí)類目中分別按 年度順序 排列。 照片類檔案按 年度、 (保管期限 )、 (問題 )順序排列。 聲像、實(shí)物類檔案分別按 載體種類、年度 順序排列。
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