企業(yè)檔案管理的基本知識與方法-資料下載頁
2025-02-14 00:39本頁面
【正文】 聲像材料； 記錄公司重要合同和協(xié)議簽字儀式等聲像材料； 公司榮獲政府、行業(yè)組織所頒發(fā)的獎狀、獎旗和榮譽(yù)證書及獲獎場面的聲像材料； 本單位重大基建項(xiàng)目建設(shè)以及不同歷史時(shí)期本單位典型建筑物的聲像材料； 記錄公司重大事故現(xiàn)場的聲像材料； 本單位涉外活動形成的聲像材料； 其它具有重要保存價(jià)值的聲像材料。 聲像檔案的歸檔份數(shù) 各單位應(yīng)對所形成的聲像材料進(jìn)行篩選，具體數(shù)量一般控制在： 一次會議照片 10張 單位工程現(xiàn)場照片 20張 大型活動照片 10張 事故現(xiàn)場照片 10張 合影 1張 出訪照片 10張 錄音錄像材料按照自然時(shí)長，單項(xiàng)工程錄像時(shí)長不低于一小時(shí)，以光盤或磁帶方式提交，原則上一次活動提交一套。 其他內(nèi)容的聲像材料，由拍攝者根據(jù)實(shí)際需要決定提交數(shù)量。 聲像歸檔材料的整理編目 聲像檔案、實(shí)物檔案一般歸檔時(shí)間與紙質(zhì)材料保持一致，歸檔數(shù)量一般為一份（套） （五）企業(yè)檔案的鑒定與庫房管理 企業(yè)檔案的鑒定 授權(quán) 標(biāo)準(zhǔn)體系 流程指引 鑒定工作機(jī)構(gòu) 組織機(jī)構(gòu)人員 檔案人員及專家 鑒定工具 機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)組 期限鑒定 銷毀鑒定 進(jìn)館鑒定 歸檔鑒定 開放鑒定 真?zhèn)舞b辨 ? 企業(yè)所保存的文檔資料 ,由于其作用的范圍和作用的程度不同 ,所以對其價(jià)值確定也不能相同 .針對公司的具體情況 ,建議從以下幾個(gè)方面入手開展這項(xiàng)工作 : ? ,改為 :是檔案的 ,一律長期保存 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷毀 .(有長期參考價(jià)值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn) .是否具有法律依據(jù)性 .是否屬于公司大事 .是否具有通用性或示范性 .是否屬于專利 . ? ,凡是列入歸檔范圍的文件 ,均作為公司檔案處理 . ? . ? ,可以僅保存電子文本 ,不必保存紙本 . 檔案的排架與庫房管理 收集入庫的文檔資料 ,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放 .具體方法有以下幾種 : .即按照入庫的時(shí)間先后順序依次排放 ,先來先放 ,后來后放 .優(yōu)點(diǎn)是簡單易行 ,避免了空架 ,倒架的麻煩 .缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找 ,不便于精確查找 .(在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理的前提下 ,這種排放值得提倡 ) .即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排放 ,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排放到一起 ,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系 ,便于精確查找 .缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具 ,或到一定程度后進(jìn)行倒架 . .結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點(diǎn) ,先將入庫的文檔資料劃分出大類 ,然后再在每類中按照時(shí)間順序排放 . （六）企業(yè)檔案的日常利用與保密 文檔的利用是文檔管理的最終目的 .主要內(nèi)容是 : ,確保文檔信息有存有取 . ,確保被利用文檔的安全和有效利用 . ,實(shí)現(xiàn)信息的增值 . ,適時(shí)開展即時(shí)監(jiān)管 ,及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息產(chǎn)生 ,傳遞和利用中的問題 ,疏通信息渠道 ,協(xié)調(diào)信息資源的配置 . 在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的條件下 ,檔案部門應(yīng)當(dāng)采用較為適用的文檔管理軟件系統(tǒng) ,促使檢索工具的自動生成 ,信息內(nèi)容的自動組配 ,利用過程的自動監(jiān)督等功能的實(shí)現(xiàn) . 企業(yè)檔案意識的提升 一、企業(yè)檔案的作用 法律證據(jù)作用 責(zé)任認(rèn)定作用 信息支持作用 文化積累與承傳作用 二、企業(yè)檔案意識創(chuàng)新 認(rèn)識檔案意識的個(gè)性化特征，強(qiáng)化檔案利益關(guān)系，選準(zhǔn)工作入手點(diǎn)。 深化檔案意識的法治化趨勢，明確企業(yè)檔案工作的根本目的，確定檔案人員的法定權(quán)力和職業(yè)道德界限。 提出檔案意識的資源配置化發(fā)展方向，全方位為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。 三、企業(yè)檔案人員的基本職責(zé) 國家《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定： 檔案人員要求 、忠于職守、具有專業(yè)知識。 職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。 學(xué)識水平。 。 ? 郭沫若《題贈檔案館》 ? 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 ? 猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。 ? 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 ? 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。 企業(yè)檔案人員的工作精力分配： 40% 業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)（包括了解主業(yè)，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)溝通，歸檔指導(dǎo)，檔案價(jià)值認(rèn)定，網(wǎng)絡(luò)管理等） 30% 建章立制（包括熟悉工作流程，清理文件數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，制定制度標(biāo)準(zhǔn)，宣貫，修訂，統(tǒng)計(jì)等） 20% 檔案服務(wù)（包括編制檢索工具，查檔，辦理利用手續(xù)，深度開發(fā)等） 10% 庫房管理（包括檔案接收進(jìn)庫，庫內(nèi)工作，安全管理等） 演講完畢，謝謝觀看！
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