【正文】 進(jìn)程 4． 規(guī)范政府采購(gòu)行為 ， 密切政府與企業(yè)的交流和溝通 政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成 我們以政府電子化采購(gòu)較為成功的珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)為例 ， 分析電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成 。 珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)由以下四個(gè)分系統(tǒng)組成： 1． 采購(gòu)中心內(nèi)部 OA系統(tǒng) 2．銀行卡管理系統(tǒng) 3．電子化采購(gòu)招投標(biāo)系統(tǒng) 4．政府采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng) 7 案例：惠普的電子化采購(gòu)之道 位于美國(guó)加利福尼亞外的帕羅阿爾托 惠普公司歷來(lái)都是商務(wù)史上的革新者 。 他們有種離經(jīng)叛道的典型做法 ，就是成立許多完全獨(dú)立的子公司 ， 并讓它們?nèi)我庾鏊鼈兿胱龅氖?(只要其針對(duì)總公司的主導(dǎo)產(chǎn)品設(shè)計(jì)出來(lái)的附屬產(chǎn)品能夠在市場(chǎng)上賣(mài)得出去并賺到錢(qián)就行了 )。 這種做法使得惠普公司極迅速地發(fā)展 ， 幾十年來(lái)一直在他們所處的領(lǐng)域內(nèi)獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷 ， 其他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們遠(yuǎn)遠(yuǎn)拋在后面 。不過(guò)近幾年來(lái) ， 惠普的發(fā)展速度有所減緩 ， 似乎開(kāi)始在人們暗示：廉頗老矣 。 惠普公司 “ 分而治之 ” 的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的確有其隱含的不利因素 ， 其中較明顯的一點(diǎn)就是于各部門(mén)分頭采購(gòu) ， 使得他們進(jìn)來(lái)的辦公設(shè)備 、 文具用品以及各項(xiàng)服務(wù)都是驚人 地昂貴 ， 此公司每年在這些項(xiàng)目上的開(kāi)銷(xiāo)都是一個(gè)天文數(shù)字 。 到 1999年底 ， 惠普花在這些項(xiàng)目上總金額就高達(dá) 20億美元 。 惠普對(duì)這個(gè)問(wèn)題早有察覺(jué) ， 并于 1998年進(jìn)行過(guò)調(diào)查 。 調(diào)查發(fā)現(xiàn) ， 自己公司的集團(tuán)購(gòu)買(mǎi) 為過(guò)于分散 ， 過(guò)于隨便 ， 缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與控制 。 “ 許多雇員自己跑到附近的一家電腦與公用品商店去隨意采購(gòu)東西拿回來(lái)報(bào)銷(xiāo) ， 而不是到與我們有供應(yīng)協(xié)議的供貨商那里去采購(gòu) ， 這樣做的結(jié)果當(dāng)然是要多花很多冤枉錢(qián) 。 ” 公司前采購(gòu)主任說(shuō) 。 因此惠普公司立即著手探討建立一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的采購(gòu)系統(tǒng) ， 旨在促使總數(shù)為 84000多的普員工隊(duì)伍全都從指定的供應(yīng)商那里取得諸如鉛筆 、 臺(tái)歷和電腦這樣的辦公用品 ， 鏟除 “闊少爺買(mǎi)東西 ”的陋習(xí) ， 全面實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的決策與實(shí)施過(guò)程無(wú)紙化 。 作為這個(gè)過(guò)程的一個(gè)副產(chǎn)品 ， 惠普得以對(duì)他們龐大的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中的十萬(wàn)個(gè)供貨點(diǎn)進(jìn)行篩選 ， 只留下最可靠最效的能夠進(jìn)行網(wǎng)上交易的少數(shù)大型供應(yīng)商 。 在各種各樣的軟件選擇方案中 ， 公司的電子采購(gòu)組最終選定了 Ariba采購(gòu)系統(tǒng) ， 并于 1999年 9月正式啟動(dòng) 。 在4個(gè)多月的試運(yùn)行時(shí)間里 ， 這套系統(tǒng)先后接待了一百多個(gè)用戶 。 運(yùn)行的結(jié)果使惠普官員們確信： Ariba網(wǎng)上采購(gòu)方案將能夠讓公司每年在 MRO維護(hù) 、 修理與運(yùn)行 項(xiàng)目 上的支出減少 6000萬(wàn)到 1億美元 。 事實(shí)上，效果比原先估計(jì)的更好。在惠普實(shí)行采購(gòu)電子化的過(guò)程中，發(fā)生了一件很有意思的事情。盡管公司對(duì)試運(yùn)行的結(jié)果十分滿意，但他們實(shí)際上并不想親自駕馭這只龐然大物。照公司的慣常做法，電子采購(gòu)組從總公司剝離了出來(lái)，成立了一個(gè)完全獨(dú)立的贏利性的商服務(wù)公司。商業(yè)服務(wù)領(lǐng)域正好是目前方興未艾的一個(gè)全新的 BSP概念，而專業(yè)化的電子采購(gòu)又是這個(gè)領(lǐng)域中填補(bǔ)空白的一種服務(wù)項(xiàng)目。電子商務(wù)的業(yè)內(nèi)分析家對(duì)此都極為關(guān)注 ,認(rèn)為它將在未來(lái)幾年內(nèi)得到無(wú)比迅速的發(fā)展。 最早關(guān)于電子化采購(gòu)的想法是由買(mǎi)主來(lái)管理其采購(gòu)網(wǎng)站，吸引供應(yīng)商到自己的站點(diǎn)上來(lái)，但真正實(shí)行起來(lái) 卻往往很難，因?yàn)?許多供應(yīng)商沒(méi)有自己的網(wǎng)上產(chǎn)品目錄，或者根本就不想?yún)⒓淤I(mǎi)主的站點(diǎn)。因此，一個(gè)獨(dú)立的公開(kāi)對(duì)外服務(wù)的專業(yè)采購(gòu)網(wǎng)站就更有可能把賣(mài)主與買(mǎi) 主拉到一起。 現(xiàn)在惠普的員工需要買(mǎi)什么東西都上 Alliente的網(wǎng)站去訂購(gòu)，而不是在公司自己的內(nèi)部網(wǎng)尋找自己的采購(gòu)部。網(wǎng)站對(duì)所有的交易都有詳細(xì)的記錄，以方便日后的維修與保養(yǎng)。總資 產(chǎn)達(dá)四百七十億美元的惠普公司從此能夠與其一百個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行更加快捷的交易與聯(lián)系。過(guò)去需要 兩個(gè)星期 的采購(gòu)過(guò)程，現(xiàn)在只需要不到兩天就可以完成了。對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，過(guò)去所有的開(kāi)票、調(diào)貨和信用卡問(wèn)題需要占用 60％的工作時(shí)間，而現(xiàn)在這些時(shí)間僅僅占30％左右。將來(lái)有一天，惠普的員工都不必為購(gòu)買(mǎi)紙張或打印墨盒而操心，因?yàn)橄到y(tǒng)能夠自動(dòng)算出某臺(tái)打印機(jī)需要換墨盒的時(shí)間并及時(shí)提醒他們。 小結(jié) 采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn) ， 也是企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作的發(fā)端 ， 在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中具有重要地位 。 傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端有： (1)采購(gòu)成本居高不下； (2)采購(gòu)周期冗長(zhǎng)； (3)采購(gòu)信息缺乏溝通與共享； (4)采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力； (5)庫(kù)存積壓和物資短缺并存； (6)采購(gòu)范圍受地理局限； (7)采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難； (8)采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式。 電子化采購(gòu)就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò) ， 借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù) 。 流程包括： (1)填寫(xiě)訂購(gòu)單； (2)審核訂購(gòu)單； (3)聯(lián)系供應(yīng)商； (4)選擇供應(yīng)商； (5)采購(gòu)結(jié)算 。 電子化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)有： (1)顯著降低采購(gòu)成本； (2)有效提高采購(gòu)效率； (3)獲得采購(gòu)主動(dòng)權(quán)； (4)優(yōu)化采購(gòu)管理； (5)保證采購(gòu)質(zhì)量； (6)增加交易的透明度； (7)加強(qiáng)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系； (8)適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮 。 電子化采購(gòu)系統(tǒng)包括采購(gòu)申請(qǐng)模塊 、 采購(gòu)審批模塊 、采購(gòu)管理模塊 。 電子化采購(gòu)的策略有： (1)逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息化； (2)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟件； (3)加強(qiáng)采購(gòu)管理人員培訓(xùn)； (4)堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施。 政府電子化采購(gòu)是一種既能體現(xiàn)公平 、 公正 、 公開(kāi) 、高效 、 低成本的原則 ， 又能作為項(xiàng)政府推動(dòng)企業(yè)電子商務(wù)發(fā)展的重要舉措的新型的采購(gòu)方式 。 它的意義表現(xiàn)在： (1)節(jié)約政府開(kāi)支 ， 提高采購(gòu)效率； (2)推動(dòng)企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施 ， 促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展； (3)加快政府信息化進(jìn)程 ， 加快電子政務(wù)進(jìn)程； (4)規(guī)范政府采購(gòu)行為，密切政府與企業(yè)的交流和溝通。 政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成包括： (1)采購(gòu)中心內(nèi)部 OA系統(tǒng)； (2)銀行卡管理系統(tǒng)； (3)電子化采購(gòu)招投標(biāo)系統(tǒng)； (4)政府采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng)。