采購系統(tǒng)流程及組織整合-資料下載頁
2025-08-24 15:28本頁面
【正文】 l 由權責主管進行審批l 進行初步報價及打樣作業(yè)。l 供應商樣品必須經過品保及技術確定簽字填寫《材料確認書》通過簽定，方可建立檔案系統(tǒng)，未通過則確定是否需要重新打樣確認。 供應商考核流程(流程編號：永冠采011；流程名稱：設備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單取消供應商資格 原輔材料/外協/外購采購流程根據采購訂單收貨后 N Y Y N連續(xù)3個月是否有改善通知財務付款依據針對品質、交期進行輔導 N Y進行考核廠商是否合格采購采購/品保采購/品管/財務采購供應商評審流程l 采購針對當月入庫貨物交貨期進行考核，品保針對當月入料品質進行考核，填寫《月供應商考核表》l 品保專人將考核結果發(fā)布至相應供貨商，同時轉財務做兌帳條件之依據。l 經考核后由品保部門主導進行供應商輔導，連續(xù)3個月仍無有效改善，則取消此供應商資格。l 斟選新供應商或將訂單轉發(fā)至其他合格供應商。 供應商檔案創(chuàng)建流程(流程編號：永冠采012；流程名稱：設備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單 Y N是否一次性供應商主管審批填寫供應商主擋申請單供應商評估流程業(yè)務需要采購部采購/品保/技術采購采購主管采購建立檔案系統(tǒng)歸檔 Yl 新產品新材料的需求，更換供應商的需求，其他需求。l 采購、技術、品保共同執(zhí)行填寫《供應商評核表》經上述三個部門主管簽核后進行初步報價及打樣作業(yè)。樣品必須經過品保及技術確定簽字填寫《材料確認書》。l 采購經辦人員填寫《供應商檔案申請表》l 新的供應商檔案創(chuàng)建必須呈采購副總簽核。l 建入系統(tǒng)歸檔。 供應商檔案維護流程(流程編號：永冠采013；流程名稱：設備采購流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說明及表單填寫變更表單 Y供應商信息更改采購主管審核 N采購采購采購主管采購/財務財務財務流程系統(tǒng)維護通知財務l 供應商信息更改，例如帳號、稅號、名稱變更。l 采購經辦人員填寫《供應商信息修改申請表》l 是否含財務數據、通知財務。l 采購做系統(tǒng)維護并通知財務。 第二部分 采購系統(tǒng)組織結構整合3 采購系統(tǒng)組織結構整合的總體思路 組織架構的整合主要基于業(yè)務流程的整合設計，應明確各業(yè)務功能的負責部門和輔助實施部門。 組織架構的整合應該確保各職位責權利一致，能夠在出現差錯時責任追究到部門、職位。 組織架構的整合應該確保采購系統(tǒng)內部各職位之間的權責利范圍、工作范圍的平衡。 組織架構的整合應充分體現體系的開放性和可調整性、適應企業(yè)長期發(fā)展并考慮當前的可操作性，為未來的調整預留空間。 進一步完善采購系統(tǒng)內部的及時登記、定時分析的職能，加強成本控制。 加強采購系統(tǒng)統(tǒng)一調度功能。 完善采購部的功能，加強采購部的組織力量，使高層人員能從日常的采購工作中解放出來，對采購部的重大事項（如：供應商管理等方面）投入更多的精力。 進一步加強采購系統(tǒng)內部對材料倉庫的控制管理，將材料倉庫納入采購系統(tǒng)的管轄范圍。4 采購系統(tǒng)組織結構整合圖解 采購系統(tǒng)組織結構圖 采購系統(tǒng)組織結構圖說明 將原材料倉庫、五金倉庫、外協外購倉庫統(tǒng)一納入采購系統(tǒng)。將各倉庫的物資管理，庫存水平的控制等納入采購系統(tǒng)的考核范圍。通過調整，有利于完善采購系統(tǒng)的職能，加強對采購物資的控制和管理。實際操作中，考慮到地域上的問題，可將各材料倉庫的日常管理委托行政副總代管。 增加采購調度崗位，由采購調度作為生產部門、采購部門和材料倉庫的接口，全面掌握原材料物資的需求信息和庫存信息，根據原材料需求信息及各項物資的安全儲備量，編制申購單，進行申購工作。通過調整，能加強對采購需求的監(jiān)控，完善采購部門的職能，有利于消除浪費、降低成本，疏通采購信息的流通渠道。 增加采購主管崗位。由采購主管協助采購部經理進行采購部門日常管理工作，加強對供應商的管理，加強對采購物資和倉庫的管理。通過增設采購主管崗位，有利于增強采購部的組織力量，把采購部經理及采購副總從日常的采購工作中解放出來，協助其進行一些重要的工作。 5 采購系統(tǒng)各部門功能定位與定崗定編采購系統(tǒng)設有部級部門1個，為采購部，處室（或班組）5個，崗位5個，人員編制11人，詳見下表：部門名稱功能定位內部機構名稱定崗主要職能定編采購部負責各項物資的申購、采購、入庫、管理工作辦公室部門經理全面負責采購部工作1采購主管協助部門經理工作，供應商管理，物資采購管理，倉庫管理1采購調度負責生產、采購、倉庫的聯系和協調，編制材料申購單1采購員執(zhí)行具體采購任務3上海倉庫倉庫管理員物資的暫時存放、保管1原材料倉庫倉庫管理員原材料的入庫保管領用1外協外購倉庫倉庫管理員外購產品的入庫保管領用1五金倉庫倉庫管理員五金件的入庫保管領用2合 計5個/11人
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