安徽省郵政公司檔案業(yè)務(wù)管理制度試行-資料下載頁
【導(dǎo)讀】律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。件，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。經(jīng)營、管理和研發(fā)提供有效服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)郵政企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案工。行政管理部門和集團(tuán)公司檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各市郵政局檔案部門負(fù)責(zé)本企業(yè)及所屬單。規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。工作的法規(guī)、方針、政策及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事故和自然災(zāi)。法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。單位和個(gè)人應(yīng)給予表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反文件收集、歸檔及檔。法追究相關(guān)責(zé)任。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分。用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別符號(hào)、類目范圍。及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。（一）文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。
【正文】 盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（ GB/） 。 （五）加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 （六）文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性， 應(yīng)堅(jiān)持紙質(zhì)與電子載體雙套制，將電子文件制成紙質(zhì)文件一同歸檔，兩者建立互聯(lián)。 第三十 五 條 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化 （一）數(shù)字化是用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化是檔案信息化資源建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 （二）各級(jí)郵政企業(yè)可根據(jù)檔案保管狀況和檔案利用的實(shí)際需要，有選擇、有計(jì)劃地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。 （ 三）各類傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化應(yīng)符合國家相關(guān)技術(shù)要求，紙質(zhì)檔案數(shù)字化符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T312020）的要求，縮微膠片數(shù)字化符合《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 18 （ DA/T432020）的要求，音像檔案數(shù)字化符合 《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（ DA/T322020）附錄 B 文件格式的要求。 （四）數(shù)字化生成的檔案副本檔號(hào)應(yīng)與原檔案對(duì)應(yīng)。 第三十 六 條 電子檔案保管 （一）電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。 （二）電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上，存儲(chǔ)載體 符合 《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（ DA/T322020）附錄 C的要求，保管 符合 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T188942020） 的要求。 （三）脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 （四）存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。應(yīng)定期檢查載體的保存情況，避免數(shù)據(jù)的損壞丟失，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性。 （五）超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 ， 其刪除和銷毀 應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T188942020） 。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 第三十 七 條 檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) （一）各級(jí)郵政企業(yè)應(yīng)建立室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。 （二）對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng) 19 按照各部門的工作內(nèi)容設(shè)定利用權(quán)限，并根據(jù)利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 （三）涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 （四）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施 。 （五）檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 （六）各信息系統(tǒng)應(yīng)生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。 第三十 八 條 檔案管理系統(tǒng)軟件 （一）各級(jí)郵政企業(yè)應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司的統(tǒng)一部署，全面推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的使用。 （二）各級(jí)郵政企業(yè)在使用檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)注重與本企業(yè)各信息系統(tǒng)之間的銜接，使之更加適應(yīng)本企業(yè)信息化發(fā)展需要。 第九章 檔案工作設(shè)施設(shè)備 第 三十九 條 檔案用房 （一） 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場(chǎng)所，無特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層；樓層地面 應(yīng)滿足檔案及裝具的承重要求；庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲(chǔ)發(fā)展空間。 （二）檔案館建筑應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（ JGJ252020）的要求，一般應(yīng)滿足日后 20 年檔案存儲(chǔ)需要，并可根據(jù)需要設(shè)置接 20 收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微、監(jiān)控等檔案業(yè)務(wù)技術(shù)用房和 檔案 閱覽 室 、陳列室。 （三）檔案室應(yīng)分設(shè)辦公室、庫房、閱覽室，有條件的可設(shè)陳列室。 第四十 條 檔案裝具 （一）檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。地面承重條件許可的單位可安裝集密架 。 （二）非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)需要選 擇有專用保護(hù)功能的柜架。 （三）各類檔案卷盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合 國家標(biāo)準(zhǔn)。 第四十 一 條 檔案保護(hù)設(shè)備 （一）檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施 。 （二） 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕 機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。 （三）有條件的企業(yè)可配置自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自動(dòng)調(diào) 控、監(jiān)控、滅菌等設(shè)備。 第四十 二 條 檔案技術(shù)設(shè)備 （一）各級(jí)郵政企業(yè)應(yīng)配備檔案整理工作所需的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。 （二）配備檔案保護(hù)、利用工作所需的數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī) 等設(shè)備。 （三）配備信息化管理所需的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻 21 錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。 第十章 附則 第四十 三 條 本制度適用于各級(jí)郵政企業(yè)。 第四十 四 條 各級(jí)郵政企業(yè)應(yīng)根據(jù)本制度 制定本單位的檔案工作制度，并報(bào)送 安徽省郵政公司 辦公室備案。 第四十 五 條 本制度由 安徽省郵政公司 辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第四十 六 條 本制度自印發(fā)之日起施行。 附件 : 文件歸檔基本范圍和保管期限表
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