【正文】 等文件。（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)檔案類(lèi)別包括：專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。（四）投資業(yè)務(wù)類(lèi)檔案，以項(xiàng)目為檔案類(lèi)別，歸檔資料包括：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書(shū)、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。（五）人事類(lèi)檔案類(lèi)別包括：?jiǎn)T工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國(guó)報(bào)告等文件。（六）財(cái)務(wù)類(lèi)檔案類(lèi)別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評(píng)估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。（七）行政管理類(lèi)檔案類(lèi)別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車(chē)類(lèi)合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。檔案歸檔時(shí)按卷宗形式歸檔。（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)，各部門(mén)應(yīng)按以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫(xiě)。（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案類(lèi)檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔，各每個(gè)檔案細(xì)分類(lèi)別為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類(lèi)檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門(mén)的“部門(mén)檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見(jiàn)“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)合同號(hào)。其中“部門(mén)”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj?！啊睘楹贤a(chǎn)生，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生，則編號(hào)時(shí)直接以“部門(mén)合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部2008年合同號(hào)為2008rmjs/n－3003項(xiàng)下檔案對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)為：nt2008rmjs/n－3003。貿(mào)易業(yè)務(wù)部門(mén)非合同類(lèi)檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)按檔案類(lèi)別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)檔案類(lèi)別。其中部門(mén)以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、實(shí)業(yè)投資部sy、計(jì)財(cái)處jc、綜合處zh。檔案類(lèi)別以拼音首字母代替。如2007年rd項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：nt2007rdxm。投資業(yè)務(wù)類(lèi)按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)項(xiàng)目名稱(chēng)。項(xiàng)目名稱(chēng)以拼音首字母縮寫(xiě)代替。如實(shí)業(yè)投資部2007興光礦業(yè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：sy2007xgky。人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)檔案類(lèi)別。其中檔案類(lèi)別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓(xùn)文件的檔號(hào)為：zh2008px。（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對(duì)應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對(duì)應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。盒脊號(hào)為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按以數(shù)字3??順序分別表示。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。（二）其他檔案的移交及管理檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理，各部門(mén)檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。檔案移交中的管理（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案的移交程序?yàn)椋焊鞑块T(mén)終結(jié)合同時(shí)將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對(duì)照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號(hào)項(xiàng)下單據(jù)相符時(shí)，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對(duì)應(yīng)檔號(hào)的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。第五篇：公司檔案管理制度公司檔案管理制度第一條 管理部門(mén)，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二條 文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：，如有短少，應(yīng)即追查歸入。，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后，文件送歸檔。第三條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條 檔案分類(lèi)、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為 若干小類(lèi)。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后 另增第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)?！靶☆?lèi)”(或細(xì)類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè) 檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考?！澳看伪怼?，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱(chēng)及編號(hào)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)各級(jí)名 稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第六條 檔號(hào)編定，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號(hào)。，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第七條 歸檔與檔案清理 ，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。，以便查檔。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及 股東會(huì)紀(jì) 錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè) 計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核 定須保存10年的文書(shū)。：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。第十條 調(diào)卷程序，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門(mén)主 管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱?！罢{(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。，免填“調(diào)卷單”。，經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條 調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng) 調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明 原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。