【正文】 項(xiàng)目管理工作的必備條件，它貫穿于項(xiàng)目管理全過程，并為項(xiàng)目管理的其他環(huán)節(jié)服務(wù)。要求各方面控制落實(shí)到文字，存檔備查。所有文、電、函、技術(shù)資料應(yīng)按類別進(jìn)行編號(hào)、立卷、歸檔及管理，嚴(yán)格做到文件不遺漏。確保文件能及時(shí)傳發(fā)至工程相關(guān)人員，做好簽收工作。保證資料管理與施工過程同步。文件收集分類歸檔，必要的電子文件刻錄光盤。 文件收集和歸檔方法雙方之間關(guān)于做出的可能影響項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資等重大事項(xiàng)的所有聯(lián)絡(luò)，應(yīng)當(dāng)以書面文件形式作出確認(rèn)；無論何種場合下相互間給予的批準(zhǔn)、證明、確認(rèn)、建議、同意、通知、請(qǐng)求、答復(fù)等應(yīng)當(dāng)采用書面方式；可以當(dāng)面遞交、快遞、郵寄或者向?qū)Ψ酱_認(rèn)的電子郵箱地址發(fā)送電子文件。 項(xiàng)目檔案歸檔范圍工程建設(shè)項(xiàng)目竣工后，協(xié)助建設(shè)單位進(jìn)行檔案歸檔工作。據(jù)當(dāng)?shù)貦n案館要求，督促建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行各自檔案資料整理、匯總和編制工作。項(xiàng)目檔案歸檔范圍如下：a) 項(xiàng)目立項(xiàng)階段文件 (項(xiàng)目管理單位負(fù)責(zé))b) 工程設(shè)計(jì)文件 (項(xiàng)目管理單位負(fù)責(zé))c) 監(jiān)理文件 (監(jiān)理單位負(fù)責(zé))d) 施工技術(shù)文件 (施工單位負(fù)責(zé))e) 竣工文件材料 (項(xiàng)目管理單位、施工單位負(fù)責(zé))f) 竣工圖 (施工單位負(fù)責(zé))g) 工程照片 (項(xiàng)目管理、施工單位、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)) 信息分類及編碼以下根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施全過程產(chǎn)生信息的特點(diǎn)，將文字資料、圖紙及說明、照片及圖片綜合考慮，提出信息分類細(xì)目。項(xiàng)目管理方將根據(jù)該信息分類細(xì)目，進(jìn)行信息的收集和管理。信息分類及編碼采用下圖形式：/XXXX/XX/X/XX往來區(qū)別號(hào)項(xiàng)目編碼順序號(hào)信息大類信息類階段分類號(hào)編碼圖例u 信息類別號(hào)由信息大類和信息類共由四位數(shù)字組成，編號(hào)方法見下文。u 階段分類號(hào)具體規(guī)定如下項(xiàng)目決策階段為01，項(xiàng)目實(shí)施的前期階段為02施工階段為03動(dòng)用前準(zhǔn)備階段為04保修階段為05u 往來區(qū)別號(hào)分C和G，其中C為來，G為往u 信息順序號(hào)即流水號(hào)，按01，02...順序編號(hào)。u 信息分類和編碼如下所示，在項(xiàng)目實(shí)施過程中還將對(duì)信息分類和編碼作必要的調(diào)整和細(xì)化。0000 項(xiàng)目前期資料0010 項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目可行性研究0030 政府部門批文0040 項(xiàng)目前期往來函件0050 基地地質(zhì)勘察資料0060 有關(guān)政策、制度、規(guī)定等文件0500 項(xiàng)目公共信息0510 項(xiàng)目基本信息0520 政府部門有關(guān)人員信息0530 業(yè)主方有關(guān)人員信息0540 項(xiàng)目管理單位有關(guān)人員信息0550 設(shè)計(jì)單位有關(guān)人員信息0560 施工監(jiān)理方有關(guān)人員信息0570 承包商單位和人員信息0580 供貨商單位和人員信息0590 專家信息1000 設(shè)計(jì)資料1000 已建工程設(shè)計(jì)文件1010 設(shè)計(jì)任務(wù)書1020 方案設(shè)計(jì)文件1030 初步設(shè)計(jì)文件1040 施工圖設(shè)計(jì)文件2000 招標(biāo)投標(biāo)2010 工程咨詢招投標(biāo)2020 設(shè)計(jì)招投標(biāo)2020 施工方招投標(biāo)2030 采購材料工程招投標(biāo)2040 采購設(shè)備工程招投標(biāo)2050 專業(yè)分包招投標(biāo)3000 合同3010 規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)合同3020 工程咨詢合同3030 工程承包合同3040 材料、設(shè)備供應(yīng)合同4000 函件4010 與政府部門往來函4020 與業(yè)主往來函 4030 與設(shè)計(jì)單位往來函4040 與施工方往來函4050 公司內(nèi)部函4060 材料、設(shè)備供應(yīng)商往來函4070 其他函5000 會(huì)議組織及紀(jì)要5010 政府（審批會(huì)）會(huì)議組織及紀(jì)要5020 業(yè)主代表工作會(huì)議組織及紀(jì)要5030 設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議組織及紀(jì)要5040 施工協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議組織及紀(jì)要5050 項(xiàng)目管理公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要5060會(huì)談、談話紀(jì)要6000 投資控制6010 估算資料及審核報(bào)告6020 概算資料及審核報(bào)告6030 預(yù)算資料及審核報(bào)告6040 資金使用計(jì)劃6050 付款申請(qǐng)及記錄6060 工程實(shí)際投資報(bào)告6070 投資計(jì)劃值與實(shí)際值比較、分析報(bào)告7000 進(jìn)度控制7010 業(yè)主方進(jìn)度報(bào)告7020 設(shè)計(jì)方進(jìn)度報(bào)告7030 施工監(jiān)理方進(jìn)度報(bào)告7040 施工總承包單位進(jìn)度報(bào)告7050 材料設(shè)備單位供應(yīng)進(jìn)度報(bào)告8000 質(zhì)量控制8010 初步設(shè)計(jì)審核意見8020 施工圖設(shè)計(jì)審核意見8030 裝飾工程設(shè)計(jì)審核意見8040 施工大綱、施工方案、施工組織設(shè)計(jì)審核意見9000 項(xiàng)目管理報(bào)告9020 項(xiàng)目管理規(guī)劃9030 項(xiàng)目管理月度報(bào)告9050 項(xiàng)目管理年度報(bào)告9060 項(xiàng)目管理專題報(bào)告a) 投資專題報(bào)告b) 進(jìn)度專題報(bào)告c) 重大質(zhì)量問題及處理專題報(bào)告d) 設(shè)備、材料采購及招投標(biāo)專題報(bào)告e) 合同管理專題報(bào)告9070 現(xiàn)場主管項(xiàng)目管理日志9080 項(xiàng)目管理內(nèi)部報(bào)告A000 施工監(jiān)理報(bào)告A010 施工監(jiān)理大綱A020 施工監(jiān)理規(guī)劃A030 施工監(jiān)理實(shí)施細(xì)則A040 施工監(jiān)理月度報(bào)告B000 施工單位文件和報(bào)告B010 施工大綱B020 施工組織設(shè)計(jì)B030 專題施工方案C000 材料及設(shè)備資料C010 材料資料C020 電梯設(shè)備資料C030 給排水設(shè)備資料C040 暖通空調(diào)設(shè)備資料C050 強(qiáng)電設(shè)備資料C060智能化設(shè)備資料D000 通知D010 政府部門通知D020 業(yè)主代表通知D030 項(xiàng)目管理方通知D040 設(shè)計(jì)單位通知D050 施工監(jiān)理總工程師通知 D060 施工總承包單位通知E000 節(jié)點(diǎn)及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告F000 照片及圖片F(xiàn)010 設(shè)計(jì)圖片F(xiàn)020 施工照片 F021 工程開工前工程現(xiàn)狀照片F(xiàn)022 地上主體結(jié)構(gòu)每層照片F(xiàn)023 設(shè)備安裝工程照片F(xiàn)024 項(xiàng)目竣工照片F(xiàn)030 會(huì)議照片GOOO 其他資料（包括錄音帶或錄像帶）10 組織與協(xié)調(diào) 項(xiàng)目前期1. 及時(shí)組織項(xiàng)目管理的組織框架，明晰管理責(zé)任和管理流程；2. 協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)、勘察單位與業(yè)主及各方面的聯(lián)系和溝通，幫助業(yè)主確定優(yōu)化的勘察、原有建筑加固處理方案，以及設(shè)計(jì)方案；3. 根據(jù)設(shè)計(jì)文件和業(yè)主要求，及時(shí)分解項(xiàng)目結(jié)構(gòu)，制定項(xiàng)目投資、進(jìn)度和成本的控制目標(biāo)；4. 協(xié)調(diào)業(yè)主向各政府主管部門辦理各種報(bào)建審批手續(xù)；5. 組織技術(shù)的評(píng)審和項(xiàng)目的招投標(biāo)工作；6. 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和總結(jié)在前期工作中可能對(duì)后續(xù)工程造成影響的因素，及時(shí)向業(yè)主匯報(bào)，并提供解決方案。 項(xiàng)目施工階段1. 制定現(xiàn)場管理規(guī)章制度和管理流程；2. 根據(jù)項(xiàng)目分解，及時(shí)安排相關(guān)單位按進(jìn)度實(shí)施；3. 定期召開工地管理會(huì)議；4. 及時(shí)組織工地各種驗(yàn)收；5. 協(xié)調(diào)解決工地各方面問題；6. 及時(shí)向業(yè)主反映工地情況，定期匯報(bào)； 項(xiàng)目竣工階段1. 規(guī)范管理各種工程資料，保證資料的準(zhǔn)確和完整；2. 及時(shí)收集驗(yàn)收要求的文件資料；3. 協(xié)助業(yè)主做好項(xiàng)目結(jié)算；4. 協(xié)助業(yè)主辦理項(xiàng)目驗(yàn)收手續(xù)。11 附圖：50 /