秘書之檔案與資訊處理技巧-資料下載頁
2025-08-01 15:23本頁面
【正文】 。 – 摸清公司利用檔案的規(guī)律 ， 了解上司和各部門需要利用內(nèi)容和要求 。 – 有計劃 、 有重點地編制必要的檢索工具和參考資料 。 – 建立查閱制度，主要有查閱手續(xù)、摘抄、復(fù)印范圍及清點、核對手續(xù)、查閱注意事項等 ? 提供利用的方式 – 設(shè)立閱覽室，開展閱覽工作。 – 將檔案材料借出，供利用者暫時使用。 – 將檔案材料進(jìn)行復(fù)制提供利用。 – 根據(jù)檔案內(nèi)容編寫綜合資料提供利用 ? 檢索工具和參考資料的作用與種類 – 檢索工具與參考資料的作用 – 檢索工具的主要種類 ? 揭示和介紹整個檔案所存的全部或其中一部分檔案材料，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄、重要文件目錄等 ? 揭示和介紹檔案室所存一個專題材料的，如專題卡片、專題目錄、專題介紹等 ? 指明檔案材料的有效地點和一定事物所涉及檔案材料的，如存放地點索引、人名、地名索引等 – 參考資料的種類 ? 大事記 ? 企業(yè)沿革 ? 匯編簡介 ? 基礎(chǔ)數(shù)字匯編 – 就是以數(shù)字形式反映一個企業(yè)某方面基本情況的資料?；A(chǔ)數(shù)字的種類較多，從時間上看，有長期的，有短期的；從形式上看有文字的，有圖表的；從內(nèi)容上看，有綜合的，有專題的 問題 1： 應(yīng)該保存哪些資料？ ? 屬秘書室共用的資料 – 政府法律和公司內(nèi)的各種規(guī)章制度 – 秘書室的業(yè)務(wù)參考資料 ? 各種規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn) ? 各種業(yè)務(wù)手冊 ? 商業(yè)應(yīng)用文文集 ? 市內(nèi)旅館、會場一覽表 ? 市內(nèi)餐廳、旅館、交通一覽表 ? 公司的大事記和老領(lǐng)導(dǎo)的檔案 ? 其他參考資料 ? 歸秘書個人專用的資料 – 領(lǐng)導(dǎo)指示的記錄 – 領(lǐng)導(dǎo)的資料 – 秘書個人的資料 問題 2： 資料如何編排？ ? 使用文件夾 ? 文具 ? 文件夾的排列方法 ? 寫標(biāo)簽的方法 第二單元 信息管理技巧 信息的收集 ? 收集的信息應(yīng)具有以下特點： – 帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發(fā)展情況和大局相關(guān) – 能為變換著的中心工作和領(lǐng)導(dǎo)者的臨時需要等突發(fā)性任務(wù)做好信息資料的準(zhǔn)備 – 具有較長時期的使用價值 ? 信息收集的方式 – 傳統(tǒng)式收集，即通過文件、會議、電話、資料或報刊等方式了解各方面信息 – 開拓式收集，即在傳統(tǒng)式收集的基礎(chǔ)上，組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)，從中獲取信息 ? 信息收集的主要方法 – 閱讀法 – 從廣播電視、電話與會議中捕捉 – 調(diào)查法 – 交換法 信息的整理 ? 篩選 ? 加工 ? 編寫 信息的傳遞 ? 單通道傳遞 ? 多通道傳遞 ? 信息傳遞的方式有：口頭傳遞、書面?zhèn)鬟f、電信傳遞等 ? 信息傳遞的要求為：迅速，以提高信息的時效性；準(zhǔn)確，指信息在傳遞過程中不能失真，減少傳遞層次、開辟多種傳遞渠道，是保證信息準(zhǔn)確的重要措施；保密，重要的機(jī)密信息，應(yīng)通過機(jī)密的通道傳遞，并盡量縮小傳遞范圍 信息的利用和儲存 ? 分類。對各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行類別劃分。 ? 記錄。對具體信息資料如實記錄，一般按照一定格式，制成分類卡片，用精簡的語言填寫。 ? 建立儲存檢索系統(tǒng)。將源源而來的信息資料根據(jù)這個系統(tǒng)歸類存放，需要時按類查找。 ? 保管。加強(qiáng)信息資料的存放和保護(hù) 秘書部門信息管理系統(tǒng)圖 感謝關(guān)注， 真誠期待再次合作！ Thank U
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