秘書之檔案與資訊處理技巧-文庫(kù)吧
2025-07-17 15:23 本頁(yè)面
【正文】 是業(yè)務(wù)部門的分工與職責(zé) ? 要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) ? 把握文件的輕重緩急 ? 要做好分送文件的登記工作 文件的傳閱 ? 主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對(duì)象在收退文件時(shí)，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。第一個(gè)人閱完后，直接退還秘書人員，再由秘書人員送給第二個(gè)人，第二個(gè)人閱完后再退還，再送給第三個(gè)人，依次，直到傳完為止。 傳閱式樣表 文件名稱 時(shí)間 呈送人 送閱對(duì)象 簽名 備注 傳閱注意以下幾點(diǎn)： ? 合理調(diào)度，分清主次 ? 急件、密件，單獨(dú)處理 ? 嚴(yán)格范圍，認(rèn)真管理 文件的請(qǐng)辦 ? 做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件 ? 要熟悉情況，不僅是要掌握和了解本公司的基本業(yè)務(wù)工作情況，同時(shí)要掌握和了解上下左右各部門、業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)工作情況。 ? 如有可查或有與來(lái)文相關(guān)的材料，在提出擬辦意見送上司批示時(shí)要一并附上，以供上司參考 ? 對(duì)收文提出意見，通常是由辦公室負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)。意見雖然不是文件處理的最后決定，但它對(duì)上司決策提出參考，應(yīng)慎重對(duì)待?？偟囊笫牵v觀全局，實(shí)事求是，力求準(zhǔn)確、具體地提出切實(shí)可行的擬辦意見。同時(shí)，意見的文字應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，抓住問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，提出主要的處理方案及理由。如果對(duì)某個(gè)文件的處理有兩種以上的意見，可一并提出，但應(yīng)寫明傾向意見及理由。 特別提醒 ： 文件的批示 ? 要表明是否同意及有無(wú)補(bǔ)充和糾正意見。 ? 批示用詞要簡(jiǎn)練、明確，意圖清楚， ? 如需要兩個(gè)以上的部門辦理時(shí)，要明確指定主辦部門 ? 對(duì)于重要文件和緊急文件的批示，要明確提出時(shí)限并及時(shí)督察 ? 督察工作對(duì)于提高辦事效率 ， 改進(jìn)工作作風(fēng) ， 具 有重要作用 。 因此 ， 督察工作必須做到經(jīng)?；?、 制度化 。 特別提醒： 文件的備注 ? 一般情況下，辦理完畢的文件，如已答復(fù)來(lái)文單位，就要注明時(shí)間和主要情況 ? 如采取電話、會(huì)議等其他方式答復(fù)的，則應(yīng)注明答復(fù)方式、時(shí)間、地點(diǎn)、交代人員及主要內(nèi)容等情況 ? 無(wú)論何種方式的答復(fù)，主辦時(shí)，辦理人員都要簽署姓名和日期，明確責(zé)任 ? 主辦工作往往被辦理人員所忽視，有些辦理人員怕麻煩，文件辦理完畢后不做任何記載，總認(rèn)為自己親手處理的都很清楚，勿需注明。但實(shí)際上，時(shí)間一長(zhǎng)，就記不清情況了，再遇有接辦人員就很難弄清過(guò)去的具體情況，文件歸檔以后，將來(lái)查考也會(huì)發(fā)生困難。所以必須重視主辦工作。 特別提醒 ： 立卷歸檔 ? 收文經(jīng)過(guò)上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件及其有關(guān)的卡片、批示等進(jìn)行整理，立卷歸檔 發(fā)文處理程序 擬 稿 協(xié) 商 會(huì) 簽 簽 發(fā) 登 記 編 號(hào) 歸 檔 核 稿 校 對(duì) 擬稿注意： ? 先按順序一個(gè)問(wèn)題一個(gè)問(wèn)題地考慮。對(duì)每一個(gè)問(wèn)題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思，但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一，留待具體擬寫時(shí)解決。 ? 要注意各部分之間的界限劃分。無(wú)論是并列性的問(wèn)題，還是連續(xù)性的問(wèn)題，在安排內(nèi)容、分配材料時(shí)要瞻前顧后，統(tǒng)盤考慮，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象和重復(fù)使用同樣的材料，造成內(nèi)容上界限不清。 協(xié)商會(huì)簽 ? 親自會(huì)簽 ? 分頭會(huì)簽 ? 會(huì)議協(xié)商 核稿 ? 把好行文關(guān) ? 把好內(nèi)容關(guān)
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