秘書之檔案與資訊處理技巧(編輯修改稿)
2025-08-28 15:23 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ? 把好程序關 ? 把好文字關 ? 把好文體格式關 ? 通過核稿發(fā)現(xiàn)的問題，主要采取以下方法處理 登記編號 ? 發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項目包括：日期、擬稿單位、簽發(fā)人、編號、標題、緩急、份數(shù)、發(fā)送企業(yè)等 發(fā)文登記編號需要注意以下幾點： ? 首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認準確無誤后，方可進行登記編號 ? 對登記簿所列項目應逐項填寫，不得缺項，并要求字跡清楚，不得潦草 ? 文稿涉及有關負責部門，但不是部門負責人簽字的，應完善協(xié)商 ? 對于文稿中的重大問題需作修改時，核稿人應提出意見，退回修改 ? 對于文稿中的一般性問題需作修改時，可由核稿人修改后征求擬稿人意見，或者與擬稿人共同研究修改 ? 對于文字技術方面的改動，在不傷原意的基礎上，由核稿人負責修改 校對的基本原則和方法 ： ? 忠實于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題 ? 要發(fā)揚認真細致、一絲不茍的工作精神，對文稿從頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個標點符號進行校對 ? 對一些習以為常不會出錯的地方，如標題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁碼等，都不能有絲毫疏忽。對專用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹慎，反復核校。必要時對一些數(shù)字還要進行計算，看與其相關的數(shù)字、百分比等是否矛盾 文書立卷歸檔 ? 按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動的本來面貌，分門別類，便于保管和利用 立卷的原則 ? 文書立卷時，要求你最好準確地劃分保管期限。避免將需永久或長期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整 立卷的要求 ? 按主題特征立卷 ? 按時間特征立卷 ? 按 “ 作者 ” 特征立卷 ? 按文件名稱特征立卷 ? 按收發(fā)文單位特征立卷 立卷的方法 堅持做好平時立卷工作 ? 編好案卷類目 ? 準確確定立卷歸檔的范圍 調(diào)整定卷和歸檔 ? 復查案卷文件，確定保管期限 ? 排列卷內(nèi)文件 : 卷內(nèi)文件的排列可按照時間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時要注意正文在前，附件在后，請示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時間早的在前，發(fā)文時間晚的在后 ? 編寫卷內(nèi)文件 : – 依次為文件的每一張編一個號，而不是為每一頁編號；空白紙不編張?zhí)枴? – 卷內(nèi)的小冊子與其他文件合在一起編張?zhí)枴? – 折疊的文件兩頁編一個張?zhí)枴? – 左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)?，右?cè)裝訂的在左上角編號。 – 張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔蚀_無誤。 ? 填寫卷內(nèi)目錄和備考表 – 案卷經(jīng)過復查調(diào)整 ， 在裝訂前 ， 應及時填寫卷內(nèi)目錄 。填寫卷內(nèi)目錄時一般每一份文件分別填寫 。 如幾份文件的內(nèi)容完全是針對著某一個具體問題的 ， 也可以綜合起來填寫 。 永久 、 長期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄 ， 短期保管的案卷可不填寫卷內(nèi)目錄 。 卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份 ， 其中一份附在卷首 ， 不編張?zhí)?， 另一份留以備查 。 – 永久、長期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)?，應在裝訂前填好 ? 裝訂案卷的要求 – 裝訂案卷時 ， 要注意：修整文件 ， 去掉文件上的所有金屬物 。 – 不裝訂的一側(cè)和下邊 ， 要取齊 ， 使案卷整齊美觀 。 裝訂一側(cè)線外要留有一
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