秘書(shū)之檔案與資訊處理技巧(編輯修改稿)
2025-08-28 15:23 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ? 把好程序關(guān) ? 把好文字關(guān) ? 把好文體格式關(guān) ? 通過(guò)核稿發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，主要采取以下方法處理 登記編號(hào) ? 發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿單位、簽發(fā)人、編號(hào)、標(biāo)題、緩急、份數(shù)、發(fā)送企業(yè)等 發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)： ? 首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后，方可進(jìn)行登記編號(hào) ? 對(duì)登記簿所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)，不得缺項(xiàng)，并要求字跡清楚，不得潦草 ? 文稿涉及有關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)，但不是部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的，應(yīng)完善協(xié)商 ? 對(duì)于文稿中的重大問(wèn)題需作修改時(shí)，核稿人應(yīng)提出意見(jiàn)，退回修改 ? 對(duì)于文稿中的一般性問(wèn)題需作修改時(shí)，可由核稿人修改后征求擬稿人意見(jiàn)，或者與擬稿人共同研究修改 ? 對(duì)于文字技術(shù)方面的改動(dòng)，在不傷原意的基礎(chǔ)上，由核稿人負(fù)責(zé)修改 校對(duì)的基本原則和方法 ： ? 忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 ? 要發(fā)揚(yáng)認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍的工作精神，對(duì)文稿從頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行校對(duì) ? 對(duì)一些習(xí)以為常不會(huì)出錯(cuò)的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁(yè)碼等，都不能有絲毫疏忽。對(duì)專(zhuān)用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹(jǐn)慎，反復(fù)核校。必要時(shí)對(duì)一些數(shù)字還要進(jìn)行計(jì)算，看與其相關(guān)的數(shù)字、百分比等是否矛盾 文書(shū)立卷歸檔 ? 按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來(lái)面貌，分門(mén)別類(lèi)，便于保管和利用 立卷的原則 ? 文書(shū)立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來(lái)不便，甚至影響重要檔案的齊全完整 立卷的要求 ? 按主題特征立卷 ? 按時(shí)間特征立卷 ? 按 “ 作者 ” 特征立卷 ? 按文件名稱(chēng)特征立卷 ? 按收發(fā)文單位特征立卷 立卷的方法 堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作 ? 編好案卷類(lèi)目 ? 準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍 調(diào)整定卷和歸檔 ? 復(fù)查案卷文件，確定保管期限 ? 排列卷內(nèi)文件 : 卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱(chēng)等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請(qǐng)示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后 ? 編寫(xiě)卷內(nèi)文件 : – 依次為文件的每一張編一個(gè)號(hào)，而不是為每一頁(yè)編號(hào)；空白紙不編張?zhí)枴? – 卷內(nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)枴? – 折疊的文件兩頁(yè)編一個(gè)張?zhí)枴? – 左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)枺覀?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。 – 張?zhí)柧帉?xiě)工作必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤。 ? 填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表 – 案卷經(jīng)過(guò)復(fù)查調(diào)整 ， 在裝訂前 ， 應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄 。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫(xiě) 。 如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問(wèn)題的 ， 也可以綜合起來(lái)填寫(xiě) 。 永久 、 長(zhǎng)期保管的案卷填寫(xiě)卷內(nèi)目錄 ， 短期保管的案卷可不填寫(xiě)卷內(nèi)目錄 。 卷內(nèi)目錄一般可填寫(xiě)相同的兩份 ， 其中一份附在卷首 ， 不編張?zhí)?， 另一份留以備查 。 – 永久、長(zhǎng)期保存的案卷還要填寫(xiě)備考表，主要是為說(shuō)明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問(wèn)題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)?，?yīng)在裝訂前填好 ? 裝訂案卷的要求 – 裝訂案卷時(shí) ， 要注意：修整文件 ， 去掉文件上的所有金屬物 。 – 不裝訂的一側(cè)和下邊 ， 要取齊 ， 使案卷整齊美觀 。 裝訂一側(cè)線(xiàn)外要留有一
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